華博科技：建構(gòu)協(xié)同辦公平臺(tái) 釋放一體化運(yùn)營(yíng)效能

作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時(shí)間：2014-07-30 15:06:00

進(jìn)銷(xiāo)存管理 易飛

珠海華博科技工業(yè)有限公司(以下簡(jiǎn)稱“華博科技”)是一家研發(fā)制造太陽(yáng)能燈具及AC節(jié)能LED照明燈具、地磚燈、方向指示燈、庭園燈、行道燈、道路工程警示燈、高功率LED路燈以及太陽(yáng)能光伏組件等系列產(chǎn)品的企業(yè)。1992年進(jìn)入中國(guó)大陸設(shè)廠，2009年，華博科技研發(fā)團(tuán)隊(duì)突破瓶頸，開(kāi)發(fā)出無(wú)燈點(diǎn)、無(wú)眩光而且節(jié)能60%以上之LED日光燈管，并引起同業(yè)及客戶廣大回響，目前該產(chǎn)品已經(jīng)取得中國(guó)國(guó)家新型專(zhuān)利。此外，2010年6月，華博科技生產(chǎn)的太陽(yáng)能模組(光伏組件)成功獲得德國(guó)TüV認(rèn)證;2011年7月，華博科技更是通過(guò)廣東省綠色照明產(chǎn)品標(biāo)桿企業(yè)認(rèn)證;2011年12月，其LED AC節(jié)能燈管及LED AC節(jié)能路燈同時(shí)取得美國(guó)ETL及中國(guó)CQC認(rèn)證。

打造協(xié)同辦公平臺(tái) 標(biāo)準(zhǔn)流程高效運(yùn)作

近年來(lái)，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，也不斷催生了華博科技在運(yùn)營(yíng)管理上的新需求。通過(guò)與鼎捷數(shù)智的攜手合作，ERP系統(tǒng)與OA系統(tǒng)得以緊密集成并深化應(yīng)用，助推企業(yè)更好更快的發(fā)展。在啟動(dòng)此次信息化項(xiàng)目之初，華博科技便已制定了明確目標(biāo)，即通過(guò)鼎捷工作流軟件的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)工作流程的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化辦公以及ERP單據(jù)的電子化審批，進(jìn)一步規(guī)范審批流程，提高審批效率。更為重要的是，將工作流與易飛管理軟件無(wú)縫集成，將能夠消除IT系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)孤島、信息孤島和應(yīng)用孤島，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，知識(shí)文檔管理的自動(dòng)化也便于企業(yè)內(nèi)部知識(shí)的采集、分類(lèi)、沉淀、分享、學(xué)習(xí)和持續(xù)積累創(chuàng)新。

從管理層面看，工作流系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)控管企業(yè)流程細(xì)節(jié)，便于信息查詢，減少流程確認(rèn)時(shí)間，有效節(jié)省企業(yè)辦公成本;從設(shè)計(jì)層面看，鼎捷工作流軟件靈活強(qiáng)大的電子表單設(shè)計(jì)向?qū)?，穩(wěn)定、易用的流程設(shè)定引擎，高效的管理程序產(chǎn)生向?qū)В耆先A博科技的實(shí)際需求;從操作層面看，審批人員能夠及時(shí)了解審批的各個(gè)細(xì)節(jié)，填單界面標(biāo)準(zhǔn)化，使得員工能夠快速上手;從擴(kuò)展性層面看，鼎捷工作流軟件提供了標(biāo)準(zhǔn)化接口，能夠與易飛ERP系統(tǒng)無(wú)縫集成。

自工作流系統(tǒng)上線以來(lái)，僅表單數(shù)就達(dá)40多種，涉及到華博科技業(yè)務(wù)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)、資訊、人事等各部門(mén)，實(shí)現(xiàn)了表單的全面電子化，以及流程的規(guī)范化。

ERP集成應(yīng)用 深挖數(shù)據(jù)管理價(jià)值

如今，通過(guò)鼎捷工作流系統(tǒng)的全面導(dǎo)入，以及與易飛管理軟件的集成應(yīng)用，華博科技的日常業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)了全面的電子化管理。2013年11月至2014年3月，華博科技發(fā)起業(yè)務(wù)流程總數(shù)達(dá)7844個(gè)，參與流程簽核的總?cè)舜芜_(dá)39632次。工作流平臺(tái)的搭建，幫助華博科技實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，大大降低了企業(yè)日常辦公的成本。據(jù)了解，在工作流軟件上線前，華博科技的表單達(dá)2800張/月，而現(xiàn)在已下降到800張/月，打印機(jī)復(fù)印表單的成本則從工作流系統(tǒng)上線前的每月1200元，下降到每月340元，極大削減了企業(yè)紙張及油墨成本。更為重要的是，華博科技的單據(jù)平均審核天數(shù)，由之前的2天縮短到6小時(shí)，對(duì)企業(yè)整體工作效率有極大的提升。

訂單會(huì)審意見(jiàn)

原先，訂單會(huì)審意見(jiàn)表紙質(zhì)單據(jù)上的報(bào)價(jià)單信息、客戶名稱、希望交期、以及單身的品號(hào)信息等資料，皆需進(jìn)到易飛ERP系統(tǒng)進(jìn)行查詢。現(xiàn)在只需要手工輸入或者開(kāi)窗選擇一個(gè)報(bào)價(jià)單號(hào)，所有跟報(bào)價(jià)單相關(guān)的信息，包括客戶名稱，希望交期以及報(bào)價(jià)單的明細(xì)內(nèi)容，皆可從ERP系統(tǒng)直接帶出來(lái)，極大的簡(jiǎn)化了信息的錄入工作，并且可以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

另外，原先各部門(mén)在評(píng)審紙質(zhì)單據(jù)時(shí)，審批內(nèi)容并不規(guī)范。通過(guò)工作流系統(tǒng)的控制，相關(guān)審批意見(jiàn)為否時(shí)，皆要填寫(xiě)改善方法或者可完成日期，從而規(guī)范了各部門(mén)的評(píng)審內(nèi)容。

手工報(bào)價(jià)單

實(shí)現(xiàn)了手工報(bào)價(jià)單(國(guó)內(nèi)、國(guó)外)的電子化審批，可上傳產(chǎn)品圖片。

客訴回復(fù)單

華博科技之前的客訴案件處理，皆采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)表單形式，無(wú)法進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)分析工作。現(xiàn)通過(guò)工作流系統(tǒng)的處理，可以方便的按照客戶代號(hào)名稱、產(chǎn)品型號(hào)品名、問(wèn)題的描述進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，以期減少相同原因的客訴機(jī)率，并可根據(jù)以往的客訴效果確認(rèn)更快速的找到類(lèi)似的發(fā)生原因，更快的回復(fù)客戶。

出貨訊息確認(rèn)表

可開(kāi)窗選擇ERP報(bào)價(jià)單號(hào)碼，系統(tǒng)自動(dòng)帶出報(bào)價(jià)單相關(guān)信息，保證了數(shù)據(jù)的一致性，并可方便的根據(jù)各種出貨確認(rèn)訊息進(jìn)行報(bào)表的統(tǒng)計(jì)分析。

物流詢價(jià)單

實(shí)現(xiàn)了物流詢價(jià)的電子化審批，在詳細(xì)記錄物流詢價(jià)各項(xiàng)信息的同時(shí)，方便了之后的統(tǒng)計(jì)查詢工作。

業(yè)績(jī)提成申請(qǐng)單

可關(guān)聯(lián)易飛ERP系統(tǒng)的客戶信息、訂單信息、產(chǎn)品信息及成交金額等，減少了往返查詢的工作量并可根據(jù)提成比例及入賬金額自動(dòng)計(jì)算業(yè)績(jī)的提成總金額。

品號(hào)基本資料建立申請(qǐng)表

原先各部門(mén)會(huì)簽資料完畢后，紙質(zhì)表單會(huì)流轉(zhuǎn)到系統(tǒng)管理員手上，管理員需要再將一個(gè)一個(gè)品號(hào)，對(duì)著紙質(zhì)表單輸入到ERP系統(tǒng)中。這一方面導(dǎo)致工作量變大，另一方面因?yàn)槊刻煸黾拥钠诽?hào)很多，人工錄入操作一旦出錯(cuò)，就會(huì)造成數(shù)據(jù)的不一致。

如今，通過(guò)工作流系統(tǒng)的自動(dòng)回寫(xiě)，直接生成ERP中的品號(hào)資料，一方面減少了數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入工作，另一方面由系統(tǒng)自動(dòng)根據(jù)資料生成ERP的品號(hào)信息資料，保證了數(shù)據(jù)的一致性。通過(guò)工作流系統(tǒng)的檢查，確保如果ERP中已存在相同的品名+規(guī)格的品號(hào)信息，則彈出警告提示，從而減少了重復(fù)建立品號(hào)信息的幾率。

訂購(gòu)單

實(shí)現(xiàn)了雜項(xiàng)的采購(gòu)流程，可自動(dòng)計(jì)算含稅總金額、未稅金額、稅額等。

比價(jià)單

客戶原先的紙質(zhì)比價(jià)單格式各異，不同的采購(gòu)員使用不同的比價(jià)單格式，甚至同一個(gè)采購(gòu)員，針對(duì)不同的品名，比價(jià)單的格式也不太一樣，不方便進(jìn)行比價(jià)信息的收集匯總工作，通過(guò)工作流系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了比價(jià)單格式的統(tǒng)一，也方便了后續(xù)的比價(jià)信息統(tǒng)計(jì)工作。

如今，伴隨著工作流軟件與易飛管理軟件的集成深度應(yīng)用，華博科技依托IT系統(tǒng)成功建立起業(yè)務(wù)集成整合平臺(tái)，以業(yè)務(wù)流程作為鏈接紐帶，實(shí)現(xiàn)與ERP等業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)集成，形成跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)閉環(huán)，從而全面催生了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效益，并有力地支撐了企業(yè)當(dāng)前以及未來(lái)的快速發(fā)展。相信在信息化的助力下，華博科技必將獲得源源不斷的經(jīng)營(yíng)動(dòng)力，創(chuàng)造更大的數(shù)字化運(yùn)營(yíng)價(jià)值。

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