大綸紡織電子簽核管理超便利主管差旅不卡關(guān)

企業(yè)流程電子化　鼎捷ERPXBPM展現(xiàn)綜效

文：李孟純

大綸紡織

作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間：2024-03-31 10:37:00

越南大綸責(zé)任有限公司于2017年攜手鼎捷數(shù)智(越南)導(dǎo)入TIPTOP ERP系統(tǒng)，邁開數(shù)字化管理藍(lán)圖的第一步，完成建設(shè)ERP做為企業(yè)資源管理的基石，有了成功的第一步，接續(xù)推進企業(yè)流程電子化的項目，于2022年導(dǎo)入EasyFlow電子表單流程系統(tǒng)，透過網(wǎng)絡(luò)實時特性，大綸公司的主管們可以透過BPM系統(tǒng)(Business Process Management)在線簽核電子公文，即便在異地差旅，也能透過手機簽核方式，或指定代理簽核，做到企業(yè)流程電子表單實時簽、可追蹤，大幅提升作業(yè)效率！

越南大綸責(zé)任有限公司，2006年于越南同奈省設(shè)立，布局東南亞，就是看準(zhǔn)其勞動市場的低價人力，亦期待人口紅利帶來的內(nèi)需市場成長；倚著集團資源優(yōu)勢，擁有研發(fā)基地取得先進技術(shù)與原物料，大綸就在越南大量復(fù)制生產(chǎn)，這樣國際化的布局與分工也因著地利之便，快速交付到以東南亞為核心的全球紡織生產(chǎn)鏈當(dāng)中。

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?「短交期、高質(zhì)量，拼全球市占」大綸紡織的采取短交期與高質(zhì)量的競爭策略，給予客戶高度信任是擴展全球市場的關(guān)鍵，除了先進的研發(fā)、制造技術(shù)質(zhì)量精良與據(jù)點優(yōu)勢的硬實力之外，還有什么是大綸永持經(jīng)營，持續(xù)擴展的優(yōu)勢呢？數(shù)字化管理能力！

透過信息系統(tǒng)貫穿企業(yè)的價值鏈，大綸的管理作業(yè)效率提高、投入人力減少、耗品成本減少，利潤自然提高，也因生產(chǎn)質(zhì)量提高、產(chǎn)品競爭力就整體提升。透過第一階段TIPTOP ERP系統(tǒng)導(dǎo)入所帶來立竿見影的成果，緊接著開展第二階段的電子簽核系統(tǒng)導(dǎo)入，讓大綸營運效能整體提效！

全球服飾快時尚的節(jié)奏下，大綸紡織具備著「交期短」的行業(yè)特性，不僅企業(yè)管理流程通順，更快加速節(jié)拍，大綸在未使用電子簽核系統(tǒng)前，其管理挑戰(zhàn)皆與時效性有相當(dāng)大的關(guān)系。

由于簽核的權(quán)限與代理制度未建立完善，因此未能確認(rèn)人員是否遵照公司規(guī)章執(zhí)行流程，無法掌控表單簽核程序與實時糾偏；也因為之前傳統(tǒng)紙本簽核，無法追蹤或查詢簽核進度，若遇人員出差或責(zé)任界定不清等，將無法實時處理，時常也不知道簽核歷程與目前關(guān)卡在哪處更增加溝通成本；即便紙本簽核完成，亦無法確定資料正確性，因為完成紙本簽核還需人員費時將資料手動輸入ERP，最后再將其歸檔，紙本亦具有保存不易與遺失風(fēng)險，也無法快速查閱歷史資料…等特性。

大綸項目團隊成員在BPM電子流程系統(tǒng)導(dǎo)入階段，與鼎捷BPM輔導(dǎo)顧問阮氏翠柳密切協(xié)作，進一步提出「是否能跨時區(qū)使用」與「操作界面的多國語系」功能確認(rèn)，亦提出了與ERP串接的客制開發(fā)；鼎捷BPM系統(tǒng)完全符合以上述二項使用需求，但對于客制開發(fā)需求來說目前程序繁多困難，暫不建議執(zhí)行。

本次大綸BPM項目的輔導(dǎo)顧問阮氏翠柳表示，大綸BPM項目導(dǎo)入的管理挑戰(zhàn)與成功關(guān)鍵有以下列點：

電子表單簽核流程需依照公司規(guī)章落實
清楚定義人員層級與職掌與代理人機制建立
在ERP與BPM異質(zhì)系統(tǒng)之間的資料傳遞與整合

在雙方團隊的協(xié)作之下，導(dǎo)入BPM系統(tǒng)立即發(fā)揮了企業(yè)流程提效的作用，透過鼎捷BPM系統(tǒng)能支援多國語言的轉(zhuǎn)置功能，服務(wù)臺籍、外籍與本籍的管理與員工，并且具備多AP支援同時大量上線人數(shù)使用，并且提供有表單樣板，可以彈性的設(shè)計腳本不需會撰寫程序碼，能簡易制作出符合企業(yè)特殊使用性的表單（EX：交通車申請單…），而且在表單驗證條件設(shè)定也相當(dāng)彈性，可以依據(jù)關(guān)卡、操作行為決定驗證時機…等；大綸BPM項目輔導(dǎo)上線后，整體的應(yīng)用效益如下列點所示：

快速落實公司規(guī)章：透過企業(yè)流程電子化重審與調(diào)整規(guī)章
減少人工作業(yè)時間80%：因明確定義人員所屬關(guān)系與職掌，快速核決并同步電子化存儲紀(jì)錄。
遠(yuǎn)距電子文件傳簽：隨時隨地皆能透過手機、平板、計算機簽核文件，縮短傳遞時間與審核時間。
快速完成審批：以服務(wù)表單使用者的角度出發(fā)，于系統(tǒng)中連帶提供簽助簽核判斷的相關(guān)信息，加速簽核者的決策進度，由15分鐘縮短至2分鐘。
電子簽核流程透明化：可追蹤處理進度，確保表單發(fā)送與接收
電子簽核無紙化：可良好保存資料也方便查詢年度資料。

大綸BPM項目的輔導(dǎo)顧問阮氏翠柳回憶輔導(dǎo)BPM電子簽核系統(tǒng)過程中，初期著重流程討論及客制需求確認(rèn)，因此本項目的重點在于客制流程與異質(zhì)系統(tǒng)整合；感謝鼎捷相關(guān)顧問全力支援，順利與客戶達(dá)成共識也厘清問題，并加快規(guī)格的確認(rèn)。整合需考慮資料正確性外，也需并入錯誤的處理機制，在上線后若有問題則可順利排除。

最后非常感謝大綸的IT信息部門與負(fù)責(zé)人積極學(xué)習(xí)，自主能力強，溝通及配合度良好，并且熟悉ERP整合相關(guān)程序，可自行處理整合與客制單據(jù)，相信大綸后續(xù)將深度應(yīng)用，讓大綸透過ERP企業(yè)管理優(yōu)化與BPM企業(yè)流程，為營運效能加速度、展綜效！