新奧集團(tuán)：工作流軟件提速業(yè)務(wù)發(fā)展 贏市場(chǎng)先機(jī)

作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時(shí)間：2013-11-08 15:01:00

進(jìn)銷存管理

新奧集團(tuán)股份有限公司（簡(jiǎn)稱“新奧集團(tuán)”）創(chuàng)建于 1989 年，通過全體員工的共同努力，已發(fā)展成為以清潔能源開發(fā)利用為主要事業(yè)領(lǐng)域的綜合性企業(yè)集團(tuán)，主要產(chǎn)業(yè)為能源分銷、能源裝備、能源化工、生物化工等，初步構(gòu)建了 集下游能源分銷、中游裝備集成到上游開采加工一體化的能源產(chǎn)業(yè)鏈。 新奧堅(jiān)持“以人為本、事求卓越、和諧共生”的核心價(jià)值觀，致力于創(chuàng)造高品質(zhì)的產(chǎn)品與服務(wù)，努力成為客戶信賴、社會(huì)尊重、較有價(jià)值并具國(guó)際影響力的能源企業(yè)集團(tuán)。

新奧從燃?xì)鈽I(yè)務(wù)起步，經(jīng)過持續(xù)的戰(zhàn)略升級(jí)與產(chǎn)業(yè)拓展，構(gòu)建了能源分銷、智能能源、太陽(yáng)能源、能源化工等相關(guān)多元產(chǎn)業(yè)。截至2012年12月，集團(tuán)擁有員工3萬(wàn)人，總資產(chǎn)超過600億元人民幣，100多家全資、控股公司分布于國(guó)內(nèi)20余省份及亞洲、歐洲、美洲、大洋洲等地區(qū)。

復(fù)雜管理 亟需標(biāo)準(zhǔn)化流程體系支撐

隨著集團(tuán)業(yè)務(wù)的進(jìn)一步擴(kuò)張，新奧集團(tuán)內(nèi)部出現(xiàn)的協(xié)作溝通矛盾凸顯，在集團(tuán)統(tǒng)一管理下，需要通過統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)內(nèi)部及時(shí)與合資公司之間的溝通和統(tǒng)一管理，需要把復(fù)雜繁瑣的財(cái)務(wù)報(bào)銷和費(fèi)用申請(qǐng)從原始的手工作業(yè)升級(jí)為電子化管理，實(shí)現(xiàn)流程簡(jiǎn)潔和高效，同時(shí)，公司內(nèi)部行政辦公流程也亟待實(shí)現(xiàn)電子化審批，提高工作效率；ERP業(yè)務(wù)單據(jù)流程與內(nèi)部流程實(shí)現(xiàn)整合，提高公司整體運(yùn)作效率。

而如何兼顧個(gè)性且不失原則的進(jìn)行流程設(shè)置，保障企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的有序，則成為新奧集團(tuán)亟待突破的發(fā)展瓶頸。為了解決集團(tuán)業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)問題，應(yīng)對(duì)集團(tuán)發(fā)展所面臨的挑戰(zhàn)，新奧集團(tuán)經(jīng)過慎重考慮，上馬了鼎捷數(shù)智的工作流軟件。

電子化協(xié)作工作平臺(tái) 凸顯信息化效益

新奧集團(tuán)工作流軟件，從較傳統(tǒng)的電子郵件和內(nèi)部網(wǎng)站開始建設(shè)，成長(zhǎng)至今，已經(jīng)成為整個(gè)集團(tuán)電子化的協(xié)作工作平臺(tái)。以業(yè)務(wù)管控為核心，運(yùn)行著數(shù)百項(xiàng)業(yè)務(wù)應(yīng)用，成為公司的核心系統(tǒng)之一。工作流軟件的成功實(shí)施，提升了新奧集團(tuán)內(nèi)部的訊息溝通效率，突破了因人員出差而無法處理事務(wù)的限制，大幅提高了流程運(yùn)轉(zhuǎn)效率，讓新奧集團(tuán)邁入了無紙化辦公時(shí)代。

費(fèi)用預(yù)算管控

鼎捷工作流軟件與新奧集團(tuán)財(cái)務(wù)系統(tǒng)的整合集成，讓新奧集團(tuán)實(shí)現(xiàn)了從預(yù)算編制審批、預(yù)算調(diào)整審批、費(fèi)用動(dòng)支申請(qǐng)、費(fèi)用報(bào)銷審批、費(fèi)用憑證自動(dòng)生成、費(fèi)用預(yù)算數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計(jì)以及指標(biāo)分析等的從事前、事中以及事后的全面閉環(huán)管控，極大增強(qiáng)了集團(tuán)財(cái)務(wù)部門的管控范圍和管控能力，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)的精細(xì)化管控，與此同時(shí)，流程運(yùn)轉(zhuǎn)周期從10天縮短至3.8天，亦極大提升了全體員工的工作效率。

采購(gòu)付款管理

鼎捷實(shí)施團(tuán)隊(duì)從企業(yè)采購(gòu)管控整理管控出發(fā)，對(duì)新奧集團(tuán)包括供應(yīng)商主數(shù)據(jù)、合同審批、采購(gòu)訂單、采購(gòu)付款以及資金系統(tǒng)在內(nèi)的各種管控進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，同時(shí)，為全面防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，設(shè)置了多項(xiàng)管控點(diǎn)：如采購(gòu)付款與供應(yīng)商資質(zhì)管控，合格供應(yīng)商才可以付款；采購(gòu)付款與合同管控，合同金額內(nèi)且條款范圍內(nèi)進(jìn)行控制；采購(gòu)付款與訂單、收貨、發(fā)票、應(yīng)付暫進(jìn)行關(guān)聯(lián)，符合條件者才可進(jìn)行審批環(huán)節(jié)； SAP管控-供應(yīng)商信息及資質(zhì)、合同主信息、采購(gòu)訂單、收貨、應(yīng)付賬款信息管理等，這一系列的動(dòng)作，有力支持了新奧集團(tuán)對(duì)采購(gòu)的過程監(jiān)控以及采購(gòu)集中管控制度的落地。

接駁收款管理

由于新奧集團(tuán)承接城市燃?xì)夤艿赖慕玉g業(yè)務(wù)，涉及到客戶管理、合同管理、訂單管理、項(xiàng)目管理、驗(yàn)收管理、回款管理、優(yōu)惠條件審批等諸多業(yè)務(wù)，為防范風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)資金回流，鼎捷把協(xié)同管理平臺(tái)與SAP相關(guān)業(yè)務(wù)模塊進(jìn)行整合，進(jìn)行相關(guān)事中管控。如接駁收款與客戶資質(zhì)管控，合格客戶才可簽訂合同；接駁收款與合同管控，集團(tuán)對(duì)合同條款范圍內(nèi)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制；接駁收款與銷售訂單回款、各層級(jí)優(yōu)惠程度進(jìn)行關(guān)聯(lián)，符合條件者才可任務(wù)下達(dá)； SAP管控-客戶信息及資質(zhì)、銷售訂單、回款、項(xiàng)目進(jìn)度信息管理。鼎捷這些相關(guān)功能模塊上線后，有力支撐新奧集團(tuán)快速發(fā)展的同時(shí)，又幫助其較大程度的減少了項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。

共享中心任務(wù)分發(fā)

為有效支持新奧集團(tuán)內(nèi)財(cái)務(wù)共享管控，鼎捷協(xié)助其成立共享服務(wù)中心的同時(shí)，又結(jié)合SAP、工作流系統(tǒng)、資金系統(tǒng)特點(diǎn)進(jìn)行深度整合，力爭(zhēng)為新奧集團(tuán)提供共享服務(wù)的財(cái)務(wù)制度和任務(wù)管理模式，并在工作流軟件中得以實(shí)現(xiàn)并有效運(yùn)轉(zhuǎn)。其中內(nèi)容有：流程財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)工作量進(jìn)行匯總，統(tǒng)一進(jìn)行任務(wù)分配；財(cái)務(wù)任務(wù)根據(jù)業(yè)務(wù)類型進(jìn)行統(tǒng)一分配，員工學(xué)習(xí)多種業(yè)務(wù)情況；對(duì)員工任務(wù)進(jìn)行跟蹤，工作量、工作效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，財(cái)務(wù)服務(wù)做出承諾；OA公共任務(wù)池管理-任務(wù)匯總分發(fā)、業(yè)務(wù)組管理、員工管理、員工狀態(tài)統(tǒng)計(jì)。較之前分散式管理，工作流軟件的統(tǒng)一管控，讓新奧集團(tuán)節(jié)約了70%以上的人力成本，新奧集團(tuán)財(cái)務(wù)服務(wù)中心的人員做到了任務(wù)清晰、執(zhí)行效率透明、實(shí)現(xiàn)了工作業(yè)績(jī)考核自動(dòng)化統(tǒng)計(jì)。

票據(jù)管理

通過工作流獲取財(cái)務(wù)回款信息，進(jìn)而與發(fā)票進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，通過管理票據(jù)入庫(kù)、領(lǐng)取、開具、丟失、置換、繳銷等過程，通過與SAP集成獲取回款信息，根據(jù)開具發(fā)票形成對(duì)應(yīng)報(bào)表等，鼎捷工作流軟件對(duì)新奧集團(tuán)的票據(jù)生命周期進(jìn)行了全面管理，從而有效記錄集團(tuán)財(cái)務(wù)票據(jù)的同時(shí)，有防范了過程風(fēng)險(xiǎn)。

正如新奧集團(tuán)CIO所言：“自2005年與鼎捷數(shù)智合作開始，近十年的歷程中，新奧集團(tuán)的信息化管理水平有了質(zhì)的飛躍。通過建設(shè)紐帶型系統(tǒng)，鼎捷助力新奧集團(tuán)，把內(nèi)部的不同應(yīng)用系統(tǒng)、不同的業(yè)務(wù)部門、上百家分支機(jī)構(gòu)連通起來，讓龐大的集團(tuán)化企業(yè)機(jī)器更加透明、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)?！倍鳛樾聤W集團(tuán)信息化道路上的重要合作伙伴，鼎捷將繼續(xù)攜其在制造業(yè)信息化領(lǐng)域的深厚經(jīng)驗(yàn)積累，一路伴隨新奧集團(tuán)書寫管理新篇章。

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