合益金屬透過ERP建制度信息化提效能

鼎捷越南致力企業(yè)出海在地化管理

文：呂向澤

合益金屬工業(yè)(越南)股份公司

作者：鼎捷數(shù)智 | 發(fā)布時間：2019-11-01 16:55:00

金益金屬2007年由母公司-臺灣世全鋼鐵出資，于越南同奈省胡奈三工業(yè)區(qū)成立合益金屬工業(yè)(越南)股份公司，專門承接生產(chǎn)冷熱軋鋼管之業(yè)務(wù)。對外本著「誠信、服務(wù)、質(zhì)量」的經(jīng)營理念享譽業(yè)界，提供客戶質(zhì)量精純的各類鋼鐵產(chǎn)品。對內(nèi)本著管理人性化、設(shè)備自動化、制度合理化的前題下，致力創(chuàng)造一個豐富化的就業(yè)環(huán)境，提供員工較大的成就感，因為我們相信員工才是公司較大的資產(chǎn)，有優(yōu)秀的員工才能提供給客戶較好的服務(wù)較優(yōu)異的產(chǎn)品，同時更是世全鋼鐵與合益金屬的立業(yè)根基。

透過軟件導(dǎo)入建立公司標(biāo)準(zhǔn)化流程

合益金屬工業(yè)于公司建廠初期，即在評估ERP 軟件之導(dǎo)入工作，原本預(yù)計導(dǎo)入母公司使用之ERP軟件，但因考量當(dāng)?shù)厥褂谜呤褂贸潭?、軟件服?wù)以及越南財務(wù)法規(guī)等因素，因而合益金屬鄭厚邑總經(jīng)理于2009年評估后改為選擇導(dǎo)入擁有越南語言界面、有在地服務(wù)團(tuán)隊及符合越南當(dāng)?shù)刎攧?wù)規(guī)定的鼎捷ERP軟件。

合益金屬工業(yè)在導(dǎo)入鼎捷ERP軟件分為兩個主要時程再進(jìn)行，2010年~2015年為進(jìn)銷存、應(yīng)收付與總帳導(dǎo)入階段，此部分透過與顧問的訪談建立公司內(nèi)部業(yè)務(wù)、采購、倉管、財務(wù)等...作業(yè)的SOP規(guī)范，讓負(fù)責(zé)的同仁能依循作業(yè)規(guī)范完成自己的工作，減少錯誤的發(fā)生機(jī)會。

2015年增加導(dǎo)入制造與成本模塊，落實制令領(lǐng)退料之收集，與實際成本計算，讓各部門間搭配更加密切，前后資料一致，減少資料重工建立的問題，同時藉由資料的前后勾稽提升資料的正確性。藉由軟件的使用提升人員信息化素質(zhì)，讓管理更加輕松。

心態(tài)轉(zhuǎn)變，效能提升

軟件上線初期，使用者通常只會依據(jù)日常操作的步驟進(jìn)行工作，軟件有許多便利日常作業(yè)的功能均無使用到，并未把軟件效能發(fā)揮到極致，但使用頻率增加，對軟件越來越熟悉，才漸漸發(fā)覺ERP軟件讓自己日常工作便利許多，到現(xiàn)在為止，當(dāng)遇到問題時，同仁都可以透過軟件來找出問題點，并將問題排除，或者透過與顧問討論的方式，改善目前作業(yè)流程，提升工作效率。

軟件全面連結(jié)、提升資料正確性、減少重工、管理越來越輕松

針對使用者-減少資料重工狀況、縮短時間、提升工作效率

未導(dǎo)入生產(chǎn)與成本之前，生產(chǎn)單位的信息均使用紙本資料傳遞，因此反饋到財務(wù)部門時，常常發(fā)生須重新再做一次相同的資料，而且要花費很多時間在資料稽核上面，例如：制令領(lǐng)退料的稽核、入庫資料的稽核、材料成本的統(tǒng)計、銷貨成本計算...等，都需要重新將資料收集與統(tǒng)計，這部分除了增加工作量外也容易造成資料輸入錯誤，現(xiàn)在透過ERP軟件全面導(dǎo)入讓部門與部門間透過軟件的協(xié)助進(jìn)行整合，各部門間的銜接點都會經(jīng)過嚴(yán)格的檢核，可降低資料錯誤的機(jī)會，而前部門輸入的資料可提供后部門使用，以往資料核對需耗用一半的工作時間以上，到現(xiàn)在平均每天只要花費不到一個小時的時間即可完成手邊工作，減少資料重工、減少書面資料管理工作，有效的減少無意義工時的耗費。

針對管理者-提升管理信息的正確性、讓管理越來越輕松

全面導(dǎo)入鼎捷ERP前，公司相關(guān)的生產(chǎn)管理表報由于生產(chǎn)部門自整理后提供，時間方面花費必較多，偶爾還有提供的資料不一致的問題，因此參考價值較低，現(xiàn)在透過ERP軟件的導(dǎo)入后，以及合益金屬相關(guān)部門同仁的努力下，目前為止較大的影響是各單位提出的管理性報表時效高、隨時掌握采購歷史價格、有效掌握客戶報價與出貨價格、掌控黑名單客戶、有效掌握實時庫存量、訂單分析、訂單資料追蹤、應(yīng)收帳款逾期未收狀況明顯改善。上軟件后，資料公開透明，只要有權(quán)限及可取得你所需要的信息，管理者可以隨時掌握目前公司較新狀況。

較高主管的支持及公司全員配合是項目成功的關(guān)鍵因素

ERP軟件導(dǎo)入的過程中有以下幾個重要的成功因素：

· 管理者的認(rèn)同與全力支持

合益金屬鄭厚邑?總經(jīng)理、楊雅惠小姐、黃雅婷小姐?于軟件導(dǎo)入過程中全程參與，并擔(dān)任種子教官一職。管理者的支持與決心，在導(dǎo)入過程中占著非常重要的影響因素。當(dāng)部門間作業(yè)的分配與任務(wù)的指派發(fā)生的沖突時，管理者需實時調(diào)整公司資源，給予實時的指導(dǎo)或支援。導(dǎo)入軟件前同仁會有不確定性及抗拒的心理, 此時各部門間都會有自己本身立場，此時一定要有上級主管居中進(jìn)行裁決或提供溝通協(xié)助，讓各部門能夠?qū)崟r了解本身任務(wù)與其他部門之間的關(guān)連性。

· 分段執(zhí)行步步向前

合益金屬在ERP導(dǎo)入過程中雖分為兩個階段執(zhí)行，但是遇到任何問題，都會隨時來電告知尋求客服或者顧問的協(xié)助，鼎捷團(tuán)隊會在較短時間內(nèi)提供相關(guān)解決方法或意見給予參考。

目前合益金屬在ERP軟件已從進(jìn)銷存、生產(chǎn)整合到應(yīng)收付、成本與會計總帳部分的上線使用，導(dǎo)入過程中除了訓(xùn)練要不斷的持續(xù)進(jìn)行以增加人員的熟練度外，更希望藉由軟件使用的過程，建立起各部門間的一個正面且有效的聯(lián)系管道，讓軟件能帶給管理者一個實時、正確且全面性的信息。