盤點(diǎn)是什麼？完整了解企業(yè)執(zhí)行庫存盤點(diǎn)的作業(yè)流程！|鼎新電腦

文：吳欣珊

盤點(diǎn) 庫存盤點(diǎn) 盤點(diǎn)流程

不論是商家還是製造業(yè)者，只要有倉儲或器具、工具等，都得面臨每年必經(jīng)的盤點(diǎn)過程，依據(jù)倉儲大小與產(chǎn)品多寡，盤點(diǎn)過程和複雜程度也讓許多廠商與製造業(yè)者感到棘手，但盤點(diǎn)對企業(yè)體能否穩(wěn)健經(jīng)營有著非常重要的意義，如未能徹底盤點(diǎn)清查列冊，從庫存、產(chǎn)出甚至營收都有所影響。

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目錄(點(diǎn)擊可直達(dá)段落)

• 什麼是盤點(diǎn)？

• 盤點(diǎn)的4個(gè)目的

• 盤點(diǎn)的3個(gè)結(jié)果與後續(xù)處理

• 盤點(diǎn)的4個(gè)方法

• 盤點(diǎn)的5個(gè)步驟

• 盤點(diǎn)步驟流程中的5大注意事項(xiàng)

• 製造業(yè)運(yùn)用庫存盤點(diǎn)的成功案例

• 結(jié)論

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什麼是盤點(diǎn)？

盤點(diǎn)是定期或不定期針對店內(nèi)或倉儲商品、原物料、半成品、資材等進(jìn)行全部或部分清點(diǎn)的過程，藉由清點(diǎn)實(shí)際數(shù)量核對是否與目前帳面上數(shù)目相符，確實(shí)掌握實(shí)際物料或貨物數(shù)量的進(jìn)貨、銷貨、存貨等狀況並加強(qiáng)管理，避免囤積貨物或缺貨狀況出現(xiàn)，協(xié)助物料管理帳面準(zhǔn)確，也同時(shí)更能準(zhǔn)確計(jì)算成本、利潤與損失。

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盤點(diǎn)的4個(gè)目的

需要?jiǎng)佑么罅咳肆?、物力與時(shí)間進(jìn)行的盤點(diǎn)，其有4個(gè)重要目的：

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盤點(diǎn)目的1：確實(shí)掌握庫存數(shù)字，確認(rèn)可用資源多寡

盤點(diǎn)作業(yè)因相當(dāng)耗時(shí)耗人力，並非常態(tài)作業(yè)，執(zhí)行盤點(diǎn)主要是徹底掌握現(xiàn)有倉儲實(shí)際狀況，包含完整產(chǎn)品、原物料、半成品、公司資產(chǎn)等實(shí)際數(shù)量是否與帳面數(shù)字相符，確認(rèn)現(xiàn)場實(shí)際數(shù)值，後續(xù)經(jīng)營需求才能有所依據(jù)並執(zhí)行，也可同步掌控囤積貨物與缺料情形。

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盤點(diǎn)目的2：評估實(shí)際損失狀況

在企業(yè)營運(yùn)流程中，損耗分為可視與不可視，可視的損耗相對能藉由平常作業(yè)流程中著手改善，不可視損耗則藉由盤點(diǎn)進(jìn)行確認(rèn)與釐清，在計(jì)算出實(shí)際的損失後，真實(shí)數(shù)據(jù)才能呈現(xiàn)企業(yè)實(shí)際經(jīng)營績效與獲利狀況。

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盤點(diǎn)目的3：安全檢核並確認(rèn)物料與貨物品質(zhì)

盤點(diǎn)過程中可以檢視現(xiàn)有倉儲的貨物與原物料狀況，品質(zhì)是否有異常、批號物料是否過期、資材條碼是否標(biāo)示完整清晰等，確認(rèn)實(shí)際貨物與物料狀態(tài)良好，調(diào)整策略讓整體倉儲保管品質(zhì)提升，也是盤點(diǎn)需進(jìn)行除錯(cuò)的重點(diǎn)作業(yè)之一。

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盤點(diǎn)目的4：加強(qiáng)倉儲物料實(shí)際管理

盤點(diǎn)完掌握實(shí)際庫存狀況後，則要擬定管理對策進(jìn)行庫存管控，包括分析物料損耗高的原因、處理庫存天數(shù)高的物料以降低存貨金額、或?qū)⒔咏^期商品進(jìn)行庫存去化以降低報(bào)廢等，協(xié)助提高倉庫周轉(zhuǎn)率，降低存貨金額，或是針對目前庫存值過高的根本原因如長短料問題進(jìn)行對策分析等。

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盤點(diǎn)的3個(gè)結(jié)果與後續(xù)處理

一般而言，盤點(diǎn)後會出現(xiàn)3種結(jié)果，不同結(jié)果的後續(xù)處理方法各不相同，但最終的目的都是讓帳面數(shù)字與實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)相符。

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盤帳一致

這是盤點(diǎn)完最理想狀態(tài)，表示帳面與實(shí)際狀況完全相符，不須調(diào)帳並可維持現(xiàn)有管理模式。

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盤盈

盤盈是指盤點(diǎn)後有盈餘，帳面上物料或貨物數(shù)字少於實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量，雖然看似利潤無虞，但須反查原先的進(jìn)貨或出貨作業(yè)流程是否準(zhǔn)確無誤，如進(jìn)貨未刷條碼也會出現(xiàn)盤盈問題，也會對原先企業(yè)財(cái)務(wù)支出造成影響，並依據(jù)實(shí)際擁有數(shù)量進(jìn)行調(diào)整帳面數(shù)字。

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盤損

企業(yè)執(zhí)行盤點(diǎn)後較常發(fā)生狀況，帳面上物料或貨物數(shù)字多於實(shí)際盤點(diǎn)數(shù)量，則需進(jìn)一步找出可能造成盤損的原因，制定對策並作為之後的流程執(zhí)行方針，藉由下次盤點(diǎn)再次檢核。

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盤點(diǎn)的4個(gè)方法

依據(jù)進(jìn)行的目的、方式、週期的不同，盤點(diǎn)方法可分為4種。

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抽樣盤點(diǎn)

稽核單位或其他管理單位發(fā)起的突發(fā)性盤點(diǎn)，藉由臨時(shí)盤點(diǎn)檢核倉儲單位是否落實(shí)管理工作並進(jìn)行審核，其抽樣盤點(diǎn)可針對不同面向進(jìn)行，包含倉庫、物料屬性、倉庫管理?xiàng)l則等面向。

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循環(huán)盤點(diǎn)

維持固定一個(gè)週期針對不同類別的盤點(diǎn)，主要用意為加強(qiáng)期間庫存值正確性，多數(shù)用為年終(中)盤點(diǎn)的輔助盤點(diǎn)選項(xiàng)，原因在年終(中)盤點(diǎn)的時(shí)間間隔過長，屆時(shí)盤點(diǎn)易有盤差值過大的問題。

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年終(中)盤點(diǎn)

多數(shù)公司或企業(yè)會採取的盤點(diǎn)法，為定期且全面性的物料與資材盤點(diǎn)方法，作業(yè)相對其他盤點(diǎn)方法來得耗時(shí)，但是作為全面檢核整間公司的物料資材數(shù)據(jù)，有作業(yè)的必要性。

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臨時(shí)盤點(diǎn)

因?yàn)樘囟康尼槍μ囟ㄎ锪线M(jìn)行盤點(diǎn)，屬不定時(shí)且不定期的特殊盤點(diǎn)作業(yè)模式，較少使用。

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盤點(diǎn)的5個(gè)步驟

盤點(diǎn)工作一共分為盤點(diǎn)前置準(zhǔn)備、實(shí)際盤點(diǎn)作業(yè)、覆盤、數(shù)量調(diào)整、盤點(diǎn)檢討等5步驟，分別如下：

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盤點(diǎn)前置作業(yè)

包含盤點(diǎn)時(shí)間、人力需求、盤點(diǎn)範(fàn)圍、項(xiàng)目、盤點(diǎn)機(jī)制步驟流程等都需詳盡列出，盤點(diǎn)清冊、盤點(diǎn)卡和條碼也需準(zhǔn)備齊全，在全面盤點(diǎn)的情況下，物料與資材種類繁雜，盤點(diǎn)執(zhí)行前都必須進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)且縝密的規(guī)劃，避免出現(xiàn)盤點(diǎn)時(shí)因流程出現(xiàn)盤點(diǎn)數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問題。

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實(shí)際盤點(diǎn)作業(yè)

依據(jù)盤點(diǎn)配置好的人力，規(guī)劃盤點(diǎn)位置、紙本表單與進(jìn)行盤點(diǎn)流程說明，以提高盤點(diǎn)效率；人員現(xiàn)場清點(diǎn)完數(shù)據(jù)撰寫在盤點(diǎn)卡上，使用PDA進(jìn)行條碼掃描盤點(diǎn)相對準(zhǔn)確度較高，另也須關(guān)注盤點(diǎn)區(qū)域是否將範(fàn)圍內(nèi)全部物料資材盤點(diǎn)完畢，避免盤點(diǎn)遺漏。

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覆盤

覆盤作業(yè)相對初次盤點(diǎn)作業(yè)較簡易，由不同人員執(zhí)行品項(xiàng)覆點(diǎn)或抽查進(jìn)行二次盤點(diǎn)，補(bǔ)充數(shù)據(jù)於同張盤點(diǎn)卡上，如數(shù)字有誤即重新盤點(diǎn)，數(shù)字無誤則後續(xù)統(tǒng)一集中盤點(diǎn)卡輸入電腦，避免盤點(diǎn)誤差性。

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數(shù)量調(diào)整

在盤點(diǎn)完的數(shù)量確認(rèn)後，不論出現(xiàn)盤盈或盤損，都須進(jìn)行帳面數(shù)字的調(diào)整，讓盤點(diǎn)完後的帳差一致。

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盤點(diǎn)檢討

針對盤點(diǎn)數(shù)量實(shí)際與帳上不符的狀況，需實(shí)際找出原因並檢討，修正現(xiàn)有作業(yè)流程，避免盤差再度發(fā)生；如中間發(fā)現(xiàn)原物料的過期或失效，則需進(jìn)行報(bào)廢處理並同步調(diào)整帳面數(shù)字，認(rèn)列損失，讓企業(yè)以準(zhǔn)確數(shù)字執(zhí)行後續(xù)對策。

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盤點(diǎn)步驟流程中的5大注意事項(xiàng)

在上述的5個(gè)步驟裡，有許多細(xì)項(xiàng)需要注意並調(diào)整，才能確保盤點(diǎn)結(jié)果正確無誤，盤點(diǎn)的重點(diǎn)是結(jié)果的「正確性」，而盤點(diǎn)需要時(shí)間，依據(jù)公司規(guī)模甚至有盤點(diǎn)數(shù)天不等的時(shí)間，在盤點(diǎn)期間如何確保帳上數(shù)字不因平常的作業(yè)流程變動，有5個(gè)注意要點(diǎn)：

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庫存系統(tǒng)需暫時(shí)關(guān)帳

盤點(diǎn)期間忌諱帳面數(shù)字變動，這會降低盤點(diǎn)結(jié)果的準(zhǔn)確度，即便是大型製造業(yè)委託盤點(diǎn)公司協(xié)助，也會暫停物料入倉、生產(chǎn)、產(chǎn)品出庫等作業(yè)，暫時(shí)關(guān)閉系統(tǒng)讓帳上數(shù)字不動，待盤點(diǎn)流程執(zhí)行完畢，帳上更新成正確數(shù)字，再恢復(fù)正常營運(yùn)狀態(tài)，確保帳面數(shù)字正確性。

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分批或多人同時(shí)盤點(diǎn)的疑慮

會有這點(diǎn)疑慮，因與製造業(yè)可以排出幾天讓多人同時(shí)盤點(diǎn)的情況不同，門市銷售因顧及門市營運(yùn)狀況，但仍有貨物盤點(diǎn)需求，此時(shí)會採用的是分批盤點(diǎn)，可能以區(qū)域、產(chǎn)品類別進(jìn)行逐步盤點(diǎn)，依據(jù)不同產(chǎn)業(yè)類型，所使用的盤點(diǎn)方式也不盡相同。

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完成品移動或調(diào)撥問題

盤點(diǎn)往往容易遇到這類問題影響，分為製造業(yè)與零售業(yè)面對這個(gè)狀況。製造業(yè)在成品問題主要在於須完成一定產(chǎn)能，才趕得上交期交貨，因此只要盤點(diǎn)時(shí)間與交期時(shí)間錯(cuò)開，帳面數(shù)字就不會受影響；零售業(yè)容易因?yàn)檎{(diào)貨問題導(dǎo)致帳面數(shù)字不斷變動，因此較常以暫停調(diào)撥貨物作為盤點(diǎn)期間的對應(yīng)方法。

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盤點(diǎn)模式的確認(rèn)

因盤點(diǎn)方法的不同，作用場景與使用工具也有差異，全盤與抽盤的作業(yè)模式也不相同，系統(tǒng)設(shè)定上需注意細(xì)節(jié)，避免最終盤點(diǎn)數(shù)字無法準(zhǔn)確呈現(xiàn)。

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進(jìn)銷存的明細(xì)留存

在盤點(diǎn)完發(fā)現(xiàn)帳面與實(shí)際數(shù)字差異太大，如原先的進(jìn)銷存明細(xì)都有留存下來，想確認(rèn)帳面數(shù)字是否有誤，加總即可知道與實(shí)際帳面上數(shù)字是否相符，也能檢視是否有人為疏漏等問題。

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製造業(yè)運(yùn)用庫存盤點(diǎn)的成功案例

創(chuàng)立於民國72年的俊益鋼鐵，從事鋼鐵材料代切及零售服務(wù)，包含碳素鋼、不銹鋼、特殊鋼、合金鋼及快削鋼等鋼材，以多年經(jīng)驗(yàn)及優(yōu)良品質(zhì)，為中部工廠提供可靠且穩(wěn)定的鋼材，擁有為數(shù)不少的客戶群。但由於一直以來都使用簡單的蕭存系統(tǒng)紀(jì)錄銷貨模式，且?guī)齑嬉?guī)劃未落實(shí)，也漸漸產(chǎn)生以下問題：

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1.物料於系統(tǒng)內(nèi)無編碼的管理瓶頸

人員對於原料等級區(qū)分有困難，針對不同等級的原物料成本也有所不同，系統(tǒng)內(nèi)編碼不確實(shí)，經(jīng)常發(fā)生料帳差距，或是帳上有庫存，卻因未落實(shí)庫存管理而找不到料等問題也常態(tài)發(fā)生。

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2.無標(biāo)準(zhǔn)化流程

因是屬較傳統(tǒng)的鋼材供應(yīng)商，剛開始就沒有建立完整的流程規(guī)劃，造成行政與現(xiàn)場經(jīng)常花費(fèi)時(shí)間溝通與追蹤實(shí)際狀況。

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因?yàn)樯鲜鰡栴}，在決定導(dǎo)入ERP系統(tǒng)後，建立場內(nèi)條碼化與倉庫管理系統(tǒng)機(jī)制，使用QR code將品號進(jìn)行標(biāo)籤分化進(jìn)行管理，有了以下改善：

1.導(dǎo)入Barcode協(xié)助落實(shí)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)

以往現(xiàn)場人員經(jīng)常發(fā)生資料輸入錯(cuò)誤、品號抄錯(cuò)、標(biāo)示不清、庫存單位弄錯(cuò)、未記錄的交等狀況，透過Workflow ERP導(dǎo)入+倉庫管理系統(tǒng)+QR code條碼整合後，現(xiàn)場人員理貨時(shí)，直接刷訂單憑証上條碼。系統(tǒng)自動判斷品號不符，會被稽核擋掉不允予出貨，解決人員因疏忽出錯(cuò)的問題。

2.盤點(diǎn)計(jì)畫的改善

以往盤點(diǎn)前，需先擬定盤點(diǎn)計(jì)畫做預(yù)盤準(zhǔn)備動作，需要17名員工花費(fèi)約2天才能盤點(diǎn)完，現(xiàn)今透過QR-code條碼，運(yùn)用盤點(diǎn)PDA方式直接刷入，只需6名員工半個(gè)工作天即可快速完成盤點(diǎn)，透過ERP庫存管理系統(tǒng)立即比對實(shí)際庫存與盤查庫存間差異，也因時(shí)間占用少，可每個(gè)月執(zhí)行庫存盤查，徹底解決以往料、帳不符問題。?

3.降低存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)：

系統(tǒng)上線後，因有準(zhǔn)確的庫存資料作為依據(jù)，分析存貨週轉(zhuǎn)天數(shù)，進(jìn)而調(diào)整採購策略達(dá)成最佳庫存水位，減少資金的積壓，進(jìn)而提升整體報(bào)酬率。

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藉由這樣的速度優(yōu)勢，從Workflow ERP的導(dǎo)入，再透過倉庫管理系統(tǒng)內(nèi)QR-code條碼化管理，記錄整個(gè)產(chǎn)品的完整資訊，如品檢資料、材質(zhì)証明書等。並建置自動化倉儲設(shè)備，透過倉儲與智慧物流系統(tǒng)可快速將貨物送至客戶端。未來亦將努力擴(kuò)廠建立智能化工廠的先期準(zhǔn)備，一步一步努力朝向工業(yè)4.0智慧化的供應(yīng)商，創(chuàng)造出俊益鋼鐵獨(dú)特的競爭優(yōu)勢。

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延伸閱讀案例：俊益鋼鐵-工廠管理結(jié)合QRcode條碼化改變傳統(tǒng)鋼材廠

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結(jié)論

盤點(diǎn)的作業(yè)流程短快緊湊，但需每年藉由盤點(diǎn)這件事檢視存貨與物料狀況，來確認(rèn)企業(yè)的成本與經(jīng)營狀態(tài)，因此盤點(diǎn)向來都是製造業(yè)與零售業(yè)的重要作業(yè)，而如何藉由盤點(diǎn)後的數(shù)據(jù)檢視並改進(jìn)原先的作業(yè)流程，才是執(zhí)行盤點(diǎn)作業(yè)的重要關(guān)鍵。

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延伸閱讀：生產(chǎn)線管理、流程、規(guī)劃，改善生產(chǎn)線重點(diǎn)

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內(nèi)文資料來源

MBA智庫-盤點(diǎn)

庫存盤點(diǎn)，需要更Smart的管理方式

庫存盤點(diǎn)出問題？五個(gè)不可不知的盤點(diǎn)細(xì)節(jié)

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