勝霖藥品－精進保健藥妝連鎖通路服務(wù)，提供資訊即時、精準決策

文：彭添吉

勝霖藥品

發(fā)布時間： 2018-10-23 17:20:00

進銷存管理 財務(wù)會計管理

? ? ? ?勝霖藥品股份有限公司，為上櫃公司--優(yōu)盛醫(yī)學(xué)科技股份有限公司轉(zhuǎn)投資之子公司，主要業(yè)務(wù)為藥品、保健食品、美妝品、生活百貨品、奶製品、紙製品、婦嬰用品、醫(yī)療化工品之批發(fā)及

零售，實體販售通路為佑全保健藥妝店(佑全連鎖藥局)。

發(fā)展沿革

1987年：成立第一家門市。?
2000年：成立勝霖藥品股份有限公司?
2002年：成立佑全藥妝連鎖體系?
2006年：版圖中部向南、北拓展。共63家直營門市?
2007年：版圖中部向南、北拓展。共54家直營門市

　　佑全以專業(yè)Know how深耕市場，建立健康專業(yè)與品質(zhì)信譽保證的連鎖通路。定位在專業(yè)醫(yī)藥、保健的諮詢，是全家人健康的顧問專家！佑全深信，客戶相信專業(yè)也重視健康，執(zhí)著保健對生命的意義與價值！這正展現(xiàn)了佑全從心出發(fā)、關(guān)懷社區(qū)的LOHAS精神，目的就是希望顧客進門後所看到的、聽到的、買到的，都能浸潤在一個專業(yè)溫馨的氛圍中，享受購物的喜悅。這樣的用心，相信只要走進佑全保健藥妝門市，就能感受到！而當(dāng)顧客需要的時候，佑全保健藥妝，就是顧客健康美麗的專屬顧問，如同社區(qū)健康服務(wù)中心一般。

　　佑全團隊啟動社區(qū)健康服務(wù)中心的希望工程，以「您健康的顧問」之企業(yè)精神，希望能成為顧客健康的好鄰居。發(fā)展出創(chuàng)新、專業(yè)的保健藥妝連鎖通路經(jīng)營管理模式；冀引領(lǐng)國內(nèi)保健藥妝連鎖產(chǎn)業(yè)經(jīng)營邁進21世紀新領(lǐng)域，期望成為保健藥妝連鎖通路的第一品牌，做到想到保健藥妝就想到佑全。

1、該公司所屬行業(yè)之產(chǎn)業(yè)概況

　　連鎖藥妝店是一種具高滲透度之銷售通路，深入社區(qū)而有助於發(fā)展各項服務(wù)，目前之營運除現(xiàn)有之實體商品銷售外，其商品群之變化亦呈多樣性發(fā)展，而隨著各項服務(wù)功能的增加，連鎖藥妝店所能提供之生活機能益加完備，和消費者將更加緊密結(jié)合，使消費者到連鎖藥妝店消費之行為將會更加穩(wěn)固，未來配合網(wǎng)際網(wǎng)路及電子商務(wù)發(fā)展，國內(nèi)各連鎖藥妝店體系也正積極利用綿密通路、物流管理之優(yōu)勢，規(guī)劃網(wǎng)路購物、電子商務(wù)後端 的取貨付款相關(guān)服務(wù)，藉由異業(yè)策略聯(lián)盟開創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域，引進更多的商品及服務(wù)，發(fā)展多元化之服務(wù)，帶動該行業(yè)之成長。

　　價格促銷是當(dāng)下連鎖藥妝店的主要促銷策略，加上連鎖藥妝店與量販店最大不同的特點－地理上的便利性，使得消費者漸漸養(yǎng)成到藥妝店購買便宜生活用品的習(xí)慣。

　　因生物科技的技術(shù)成熟，保健品進入通路販售，擴大了產(chǎn)品市場的推廣商機。使大型保健藥妝連鎖業(yè)成長率、規(guī)模及發(fā)展動皆能高於市場平均值。

2、該公司所屬行業(yè)之產(chǎn)業(yè)特性

• 商品結(jié)構(gòu)中，總品項約近2萬商品數(shù)，其中20% 是化妝保養(yǎng)類產(chǎn)品，50%是健康醫(yī)藥用品，30%為日常生活用品

• 每一直營店均有自己的統(tǒng)編， 稅務(wù)申報上是進項總公司總繳，銷項是各分支機構(gòu)申報

• 需了解每一直營店的損益

• 展店關(guān)店換店資訊快速建置需求

• 直營店所有的商品均需向總公司採購，區(qū)分一般品(總公司採購門市進貨)&常備品(總公司採購，進貨; 轉(zhuǎn)撥至門市)

• 物流營運模式(常備品)：供應(yīng)商與總公司洽談商品上架販售事宜(簽口) 之後，即由總公司負責(zé)向供應(yīng)商下單以備庫存，門市再向總公司下單，由倉儲物流中心負責(zé)檢貨、配送到全國各地的門市，讓消費者選購

• 物流營運模式(一般品)：供應(yīng)商與總公司洽談商品上架販售事宜(簽口) 之後，即由總公司負責(zé)向供應(yīng)商下單以備庫存，由供應(yīng)商配送到全國各 地的門市，讓消費者選購

• 簽口(採購合約)形式複雜

• 不同供應(yīng)商每週有不同的補貨週期(例:週一&週四)及負責(zé)的供貨區(qū)域

• 依補貨週期自動執(zhí)行補貨， 產(chǎn)生採購單&轉(zhuǎn)撥單並上傳至供應(yīng)商採購平臺(每週約產(chǎn)出近1萬商品ITEM的採購單)

• 門市進貨每月約產(chǎn)出2萬商品ITEM的進貨單， 退貨約2千商品ITEM的退貨單

• 每月進退貨資料繁多， 對帳資料不易核對!

• 利用關(guān)貿(mào)網(wǎng)電子發(fā)票平臺，自成一體系!

• 應(yīng)付款項每月約近6千家次需處理， 利用ATM來自動付款

• 營業(yè)稅媒體申報， 每次申報量約40萬張的進銷項憑證

• 業(yè)中盤點需求

二、導(dǎo)入ERP的原由

　　　「勝霖藥品」導(dǎo)入ERP的原由，是冀望ERP系統(tǒng)可協(xié)助該公司制度流程建立及電腦化工具的應(yīng)用，也就是管理與技術(shù)的結(jié)合，甚至對於新進人員訓(xùn)練都將系統(tǒng)學(xué)習(xí)列為標準訓(xùn)練程序，任何表單規(guī)章流程的改變都要考慮電腦上的可行性，由此可見「勝霖藥品」電腦化之深入及應(yīng)用廣泛。所以當(dāng)內(nèi)外在環(huán)境迅速變遷，e化成為提升企業(yè)競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵因素時，資訊系統(tǒng)的選擇變得相當(dāng)重要。將原本較小規(guī)模的MIS系統(tǒng)升級以符合快速變遷的外在環(huán)境是導(dǎo)入ERP的主要原由。公司希望藉由ERP的導(dǎo)入，統(tǒng)一所有的編碼、重新規(guī)劃軟硬體的整合、組織工作流程再造，垂直整合規(guī)劃企業(yè)的所有資源，達到資源分配最佳化的目標。

　　「勝霖藥品」期望ERP帶領(lǐng)整個企業(yè)運作電腦化、自動化，協(xié)助規(guī)劃企業(yè)運用各樣資源的最優(yōu)策略，務(wù)求使企業(yè)能夠充分利用資源透過ERP完整的資訊系統(tǒng)，提供即時、正確及一致性的資訊，以做為管理者最佳的決策參考。

三、選擇鼎新Cosmos ERP的原因

　　由於「勝霖藥品」內(nèi)部管理流程有其獨特性且行業(yè)屬性屬連鎖通路性質(zhì)，一般套裝軟體較無法全然因應(yīng)，故可以採用現(xiàn)行軟體進行客製化，如此可符合內(nèi)控原則，亦可滿足產(chǎn)業(yè)特性，鼎新能滿足客戶客製化的需求並照顧到客製對系統(tǒng)的影響層面。鼎新 Cosmos ERP是一個以財務(wù)為導(dǎo)向、符合內(nèi)稽內(nèi)控的資訊系統(tǒng)，用來處理、運用及整合銷售、採購、固資和財務(wù)等整個企業(yè)的資源，也符合「勝霖藥品」的需要，而鼎新一系列e化產(chǎn)品之相關(guān)性與秉持一貫卓越的技術(shù)，專業(yè)服務(wù)的團隊，與客戶共同成長的精神，同時內(nèi)建內(nèi)控內(nèi)稽循環(huán)架構(gòu)的Cosmos ERP符合企業(yè)需求，再加上鼎新是國內(nèi)專業(yè)的永續(xù)經(jīng)營的ERP優(yōu)良廠商，是鼎新雀屏中選的主要原因。亦對公司e化之鴻圖打下良好的基礎(chǔ)。

四、電腦化上線輔導(dǎo)的過程

• 95/12/15 初訪

• 預(yù)計上線日：96/7/1

• 實際上線日：97/01/01

• 輔導(dǎo)過程：

• 整個專案進度的進行，一開始時花費相當(dāng)多的時間在轉(zhuǎn)基本資料及異動資料上，也因資料庫平臺並非一致，導(dǎo)致轉(zhuǎn)換過程困難重重！

• 因匯入的異動資料延申後續(xù)問題，也因客製的需求量大，使得專案進度延誤，經(jīng)協(xié)調(diào)專案變更至97/01上線!

• 在與客戶一起努力下，97/01如期上線！

• 針對客戶的行業(yè)特性，經(jīng)重覆討論決議後完成如下的內(nèi)容：

• 展店關(guān)店換店需求

• 與原Browse的pos資料擷取至後端拋分錄及營業(yè)稅申報

• 與供應(yīng)商的AP運用ATM自動匯款及產(chǎn)生付款單

• 與關(guān)貿(mào)整合的電子發(fā)票平臺

• 自動補貨功能

• 倉管撿貨功能

• 合約管理

• 門市新品採購/下架退貨/轉(zhuǎn)撥批次產(chǎn)生功能

• 業(yè)中盤點功能

• 進項憑證檢核功能

• 權(quán)限防呆控管功能

　　感謝「勝霖藥品」總經(jīng)理、倪協(xié)理、鄭經(jīng)理、潘副理及全體員工的全力支持，及電腦化成員的參與，盡心盡力，在整個輔導(dǎo)過程中，公司上下總動員配合鼎新顧問師接受教育訓(xùn)練，完成各項專案之進度，各單位主管要求所有人員對鼎新系統(tǒng)無論是觀念或操作技巧上需相當(dāng)熟練，在整個顧問輔導(dǎo)過程上充份支持與配合，總經(jīng)理及倪協(xié)理的決心和全體員工的配合是「勝霖藥品」克服種種困難成功上線的關(guān)鍵。

五、上線效益

「勝霖藥品」ERP上線達成整個企業(yè)運作電腦化、自動化，舉凡會計科目、商品料號、固定資產(chǎn)、廠商代碼等，只要任何依符號或是數(shù)字來代表或象徵其他物品者，所有的編碼皆完成統(tǒng)一。目前ERP可整合各部門的運作，使企業(yè)業(yè)務(wù)更流暢，及時將合適的資源分配到所需部門。透過ERP完整的資訊系統(tǒng)，提供即時、正確及一致性的資訊，已可做為管理者最佳的決策參考。

　　上線以來，經(jīng)過數(shù)次的檢討及調(diào)整，「勝霖藥品」電腦化的績效也慢慢呈現(xiàn)，資訊的共享及作業(yè)的一貫性，是電腦化最大的效益，避免重複的資料在各部門建立，來減少各人員的工作時間，進而提高工作的效率，減少錯誤率的發(fā)生。財務(wù)單位在查帳及稽核來源資料時，不必再從成堆的原始單據(jù)中尋找，經(jīng)由電腦作業(yè)的查詢，很快就能找到所需的資料，應(yīng)收應(yīng)付帳款的結(jié)算迅速及正確性。各種報表的呈現(xiàn)，提高了管理上的需求，資料的及時性及正確率，也使得庫存資金的掌控，更加方便。

其產(chǎn)生的效益如下：

• 運用系統(tǒng)的防呆機制，有效的避免後續(xù)問題的發(fā)生，如：盤點底稿規(guī)範產(chǎn)出、使用者權(quán)限控管

• 展店關(guān)店換店需求：展店時需有一定的庫存， 關(guān)店時該店的剩餘品項需轉(zhuǎn)回總公司， 換店時由A店直接轉(zhuǎn)至B店， 不需人工費時的一筆一筆KEY-IN；節(jié)省大量的人力(每一店點至少7，8千品項)， 並防止人為的LOSE

• 與原Browse的pos資料擷取至後端拋分錄及營業(yè)稅申報：避免人工二次處理， 及維持資料流的惟一路徑， 確保資料的一致性；直接依POS的資料來產(chǎn)生銷貨收入分錄及營業(yè)稅申報資料， 簡化人工的KEY-IN

• 與供應(yīng)商的AP運用ATM自動匯款及產(chǎn)生付款單：前端的立帳資料已正確無誤， 故可與銀行合作直接產(chǎn)出及依據(jù)銀行結(jié)果產(chǎn)生付款單；前端的立帳資料已正確無誤， 代表系統(tǒng)上線已到穩(wěn)定狀態(tài)， 故可更自動化的來處理AP帳款， 簡化AP的資訊流與金流

• 與關(guān)貿(mào)整合的電子發(fā)票平臺：因門市進貨每月約產(chǎn)出53600item的進貨單， 退貨約4550 item的退貨單， 故進項憑證多， 且需人工遂一核對， 耗人時且仍會有錯誤發(fā)生， 透過電子發(fā)票平臺可免上述狀況發(fā)生；可節(jié)省人力並讓資料更正確

• 自動補貨功能：由系統(tǒng)依設(shè)定週期來自動產(chǎn)生需補貨的門市及總倉；直接透過系統(tǒng)產(chǎn)出採購及轉(zhuǎn)撥， 不需人工處理， 降低門市及採購人員的工作負荷

• 倉管撿貨功能：方便倉管依門市每日的常備品需求來備貨；不需再人工計算key-in， 可由系統(tǒng)來直接產(chǎn)生物流單位所需的資料

• 合約管理：由系統(tǒng)來控管合約上的相關(guān)資訊:送貨地點限制， 費用贊助(如:新店贊助，尾牙贊助，陳列費..)，前贈金，後贈金，進退貨物流費；採購人員可依系統(tǒng)來產(chǎn)生相關(guān)資料， 不需人工再額外處理

• 門市新品採購/下架退貨/轉(zhuǎn)撥批次產(chǎn)生功能：簡化人工逐筆key-in的困擾；採購人員可依系統(tǒng)來產(chǎn)生相關(guān)資料， 不需人工再額外處理

• 業(yè)中盤點：門市於營運中仍可透過系統(tǒng)來盤點；門市於營運中仍可透過系統(tǒng)來盤點， 不需畢店時再盤點， 可省下可觀的加班費用

• 進項憑證檢核：透過事先的檢核， 避免申報時才發(fā)現(xiàn)問題；透過事先的檢核， 避免申報時有問題， 而被罰款

六、結(jié)論

　　「勝霖藥品」身處於競爭激烈的產(chǎn)業(yè)中，必須要能迅速應(yīng)付多變的市場環(huán)境，對於資訊系統(tǒng)的依賴是持續(xù)的。由於競爭環(huán)境的多變，企業(yè)的運作模式也會隨著時間而調(diào)整，再加上資訊科技的進步神速，使得企業(yè)需要的不僅是在一個時點上取得一套好的資訊系統(tǒng)而已。更重要的，是隨著企業(yè)持續(xù)的發(fā)展，該資訊系統(tǒng)能夠得到充份的支援而不斷的蛻變與進步。永續(xù)經(jīng)營是軟體公司對客戶的最大保障，「鼎新」能提供客戶最大的保障，況且鼎新e系列滿足企業(yè)e化需求的Total Solution中的『電子商務(wù)之整合(E-BChain)』、『Easy-flow電子表單系統(tǒng)』、『知識庫管理(KM)』、『客戶關(guān)係管理(CRM)』，不但可以使其在市場中繼續(xù)保持高度的競爭力，同時對企業(yè)內(nèi)部一般員工或是幹部的教育訓(xùn)練，都能完全做到知識的分享與取用，進而加速企業(yè)本身的成長。資訊科技一日千里，資訊情報的競逐日益激烈，企業(yè)要成為永遠的常勝軍，唯有不斷的進步再進步，成長再成長。

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