彩富電子流程透明有效追蹤，資訊即時(shí)整合管理

表單即時(shí)追蹤、串連分析更快速

文：曾聰敏

彩富電子

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-07 17:54:00

集團(tuán)管理 企業(yè)流程管理

　　「ERP是一個(gè)組織架構(gòu)、有著許多的點(diǎn)，BPM就像是連結(jié)各點(diǎn)的線，讓流程更加優(yōu)化、效益更加全面。」23年前就已在電腦公司擔(dān)任線上簽核的專案經(jīng)理，彩富電子薛棊一經(jīng)理對(duì)線上簽核不僅著墨深、也有一定的了解程度，簡(jiǎn)單一句話就描繪出線上簽核系統(tǒng)對(duì)於企業(yè)的重要性。由於早期線上簽核多與流程相關(guān)程式互相牽制，以致無法因應(yīng)組織調(diào)整作彈性變化，造成IT人員往往要付出很多人力成本維護(hù)，後來經(jīng)過時(shí)間的洗禮，鼎新系統(tǒng)已發(fā)展出更為完整的模組化管理系統(tǒng)，協(xié)助企業(yè)快速輕鬆e化。在詳細(xì)評(píng)估後，彩富電子決定導(dǎo)入鼎新的第一套系統(tǒng)是TIPTOP，第二套系統(tǒng)即是BPM。

BPM組織架構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，維護(hù)簡(jiǎn)單整合效益高

　　彩富電子之所以陸續(xù)採(cǎi)用鼎新系統(tǒng)，就是因?yàn)槎π庐a(chǎn)品不亞於市面國(guó)內(nèi)外軟體，且之前曾體驗(yàn)到TIPTOP系統(tǒng)和HRM系統(tǒng)互相串連整合的優(yōu)勢(shì)，所以再次採(cǎi)用鼎新BPM系統(tǒng)的最大原因，就在強(qiáng)大的系統(tǒng)整合能力與架構(gòu)上的嚴(yán)謹(jǐn)度。

　　BPM強(qiáng)大的Routing Engine(流程管理系統(tǒng)底層服務(wù))很符合彩富電子IT部門在開發(fā)時(shí)的方便性，流程調(diào)整上不但彈性強(qiáng)、更是大大降低IT部門的維護(hù)負(fù)荷，如面對(duì)組織變動(dòng)時(shí)，只要將組織流程稍加調(diào)整，系統(tǒng)也會(huì)將相關(guān)表單跟著變動(dòng)完成，影響真的非常大，對(duì)於企業(yè)流程一致化及整體化的維護(hù)功不可沒；而將「組織」跟「角色」切開，也可以在簽核流程設(shè)計(jì)上，能隨著公司內(nèi)部組織擁有更多空間及彈性。

表單即時(shí)追蹤、串連分析更快速

　　「鼎新BPM系統(tǒng)的可追蹤性，其實(shí)是彩富導(dǎo)入系統(tǒng)的最大誘因與幫手?！共矢浑娮友?jīng)理表示，當(dāng)初導(dǎo)入BPM時(shí)，公司人數(shù)約300多人，之後隨著公司擴(kuò)大，以往人工簽核表單到工廠時(shí)，免不了要用傳真或掃描成附檔e-mail等傳送方式，由於無法即時(shí)追蹤，常因主管事務(wù)繁忙、忘了簽核，反被同仁跟催，表單甚至積壓而不見，故BPM表單追蹤的功能正可以一方面協(xié)助提醒簽核，也讓相關(guān)單位更清楚目前表單的進(jìn)度為何，不用擔(dān)心表單遺失重跑。

　　尤其彩富電子在R&D設(shè)計(jì)資料的維護(hù)及人員請(qǐng)假部份，最需要即時(shí)性和整合性。譬如有工程需求變更時(shí)，內(nèi)部需求單位發(fā)出之ECR(工程需求變更單)，R&D完成設(shè)計(jì)後變更發(fā)送ECN(工程需求變更確認(rèn)單)給相關(guān)單位接收，縮短跨部門間往返通知的時(shí)效，提昇產(chǎn)品品質(zhì)、降低呆廢料發(fā)生及產(chǎn)線重工浪費(fèi)；另外，人員請(qǐng)假單的線上簽核尤有顯著性效率及效益提昇，簽核經(jīng)核準(zhǔn)後就直接回寫到HRM系統(tǒng)計(jì)算，大幅減少人資同仁資料登錄之工作負(fù)擔(dān)，讓人資部門專注做好異常管理及相關(guān)管理分析統(tǒng)計(jì)工作，請(qǐng)假單線上簽核不僅讓各地人工簽核及登入HRM系統(tǒng)時(shí)效節(jié)省縮短了1-2週作業(yè)時(shí)間，甚至跨區(qū)時(shí)效也比以前快非常多，整體提升了企業(yè)流程效率與品質(zhì)。

效益明顯 高階同仁皆支持

　　「IT主管其實(shí)一直以來都在做整合運(yùn)作的工作，不只要會(huì)行銷、更要有說故事之說服力，讓老闆及不同部門看到美好的願(yuàn)景、對(duì)於新系統(tǒng)的變動(dòng)買單。此外，因?yàn)镮T主管也必須專注風(fēng)險(xiǎn)控管作業(yè)，如何將失敗的風(fēng)險(xiǎn)降到最低並盡早產(chǎn)生效益，則是這份工作的重責(zé)大任?！共矢浑娮友?jīng)理闡述了在導(dǎo)入過程中，IT主管協(xié)調(diào)各部門的難處，也點(diǎn)明了他對(duì)於工作的自我要求。

　　彩富電子薛經(jīng)理提到，當(dāng)初向總經(jīng)理報(bào)告，導(dǎo)入BPM系統(tǒng)能幫公司節(jié)省多少成本，而且做了多少交叉分析數(shù)據(jù)提供參考，總經(jīng)理看過後二話不說毅然同意他的建議，並授權(quán)讓他放手執(zhí)行也才會(huì)有今天這樣的程度。因BPM系統(tǒng)的單據(jù)流程確認(rèn)，係自動(dòng)經(jīng)由系統(tǒng)來核決權(quán)限控管，能精確定義單據(jù)簽核之關(guān)卡，除了大幅節(jié)省紙張列印及人工傳遞所耗費(fèi)之時(shí)間及成本，並透過跨平臺(tái)整合技術(shù)，從ERP之前端介面、中間甚至商業(yè)邏輯與後端資料庫(kù)都能完全整合，讓單據(jù)資料更新及驗(yàn)證一致化，流程優(yōu)化效益一目瞭然。

　　同時(shí)彩富電子張桂香也表示，以往因人工跑單流程過久時(shí)效不彰，雖有急單需調(diào)整，卻因流程未跑完、無法即時(shí)完成而疲憊不堪與苦惱；自從導(dǎo)入BPM系統(tǒng)後，內(nèi)部流程改善有了很好的成果典範(fàn)，具體驗(yàn)證了流程時(shí)效的大幅提升與管理績(jī)效即時(shí)化，所有同仁們都相當(dāng)支持與配合，不但作業(yè)效率提升、資訊即時(shí)正確、責(zé)任歸屬也更明顯清楚，促使組織發(fā)揮極大力量，落實(shí)為組織目標(biāo)和行動(dòng)方案，具體推動(dòng)提昇企業(yè)營(yíng)運(yùn)管理。

　　彩富電子薛經(jīng)理表示，BPM的導(dǎo)入也間接影響了使用者的思維。當(dāng)他們看到現(xiàn)有表單的成效及好處，便會(huì)主動(dòng)由使用需求人填系統(tǒng)需求申請(qǐng)單、清楚表達(dá)自己的需求面。對(duì)負(fù)責(zé)開發(fā)表單的IT人員而言，EasyFlow表單製作的需求增加則反應(yīng)在他們的工作KPI上。使用者提出需求後，IT人員負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)修改，從BPM流程可記錄追蹤每個(gè)客製完成時(shí)間，相對(duì)的也能做出使用效率的統(tǒng)計(jì)分析等評(píng)估(如準(zhǔn)時(shí)交付/使用時(shí)間/使用度等)，因系統(tǒng)清楚記錄追蹤管控很少有疏漏，所以BPM系統(tǒng)也深得IT部門全力支持和投入。

擴(kuò)大系統(tǒng)整合 管理再精進(jìn)

　　彩富電子張桂香提及公司目前使用HR系統(tǒng)最廣，此外，還有以前的加班簽核單、採(cǎi)購(gòu)單、工程變更單等，尤其像出貨特採(cǎi)(特殊狀況出貨前須盡速特別批準(zhǔn)之表單)這類都屬較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牟糠?，在?zé)任歸屬面也較難劃分?，F(xiàn)在導(dǎo)入BPM後，除了ECN和出貨特採(cǎi)這方面有立即簽核、立即性的效益看得到，就連相關(guān)整合性的ERP流程，如申請(qǐng)單等都有憑有據(jù)，系統(tǒng)更有警示催促功能，內(nèi)部甚至不斷有新的需求表單要設(shè)計(jì)，這些都可虧見BPM功能的完善與嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)劃的整合性。

　　之前在別家公司服務(wù)時(shí)，彩富電子張桂香曾經(jīng)接觸過鼎新EasyFlow GP、已有部分了解，她當(dāng)初支持選擇鼎新電腦，就是因鼎新是已發(fā)展到相當(dāng)規(guī)模的企業(yè)，且BPM系統(tǒng)是自行開發(fā)的，客服人員和顧問也都在臺(tái)灣，一旦需要尋求解決或溝通等問題，都可即時(shí)獲得支持，尤其在梳理組織結(jié)構(gòu)及了解設(shè)計(jì)流程上得到鼎新同仁很多協(xié)助。鼎新陳珮琪顧問師也提到，彩富電子IT人員會(huì)先主動(dòng)學(xué)習(xí)工具，了解流程後再運(yùn)用到線上簽核實(shí)務(wù)面，因?yàn)樗麄兊挠眯囊沧寣?dǎo)入更加的順利。

　　除了感謝鼎新電腦提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)價(jià)值，以及BPM系統(tǒng)的流程優(yōu)化提高在營(yíng)運(yùn)管理的整體效益外，彩富電子將來也規(guī)劃之後階段性導(dǎo)入PLM和電子發(fā)票等相關(guān)系統(tǒng)，期待未來與鼎新電腦共同攜手，創(chuàng)造更多深層的精進(jìn)管理價(jià)值。

▲左起：鼎新電腦 陳珮琪 顧問、彩富電子 薛棊一 經(jīng)理、張桂香 小姐、鄭文綺小姐

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