富林塑膠工業(yè)企業(yè)流程e化 ERPxBPM線上簽核提升效率展綜效

臺商管理．遠(yuǎn)距簽核．管理勾稽

文：鍾招安．李孟純

富林塑膠工業(yè)

發(fā)布時間： 2021-06-17 15:31:00

東南亞

高速競爭與數(shù)位化應(yīng)用的時代，在國際貿(mào)易與疫情新常態(tài)下，考驗著企業(yè)維持正常營運的能力，因此流暢的工作流程、資訊化基礎(chǔ)與數(shù)位化，才是能因應(yīng)多變世界的企業(yè)流程，已然成為成功企業(yè)的必備條件。

富林塑膠導(dǎo)入BPM企業(yè)流程管理系統(tǒng)源起

富林塑膠工業(yè)在建設(shè)ERP做為企業(yè)資源管理的基石之後，隨著企業(yè)成長相關(guān)的作業(yè)流程與行政單據(jù)愈來愈多元，管理成本亦愈來愈加重，因此富林導(dǎo)入前的ERP單據(jù)簽核是由傳統(tǒng)方式處理，導(dǎo)致為了符合內(nèi)部稽核控管的流程，使得表單簽核效率不彰，且因為人工作業(yè)不具備管理及勾稽的機(jī)制，人員的疏失往往造成企業(yè)流程在控管上很大的困擾，因此為了廠內(nèi)的管理能符合管理階層的期望，將企業(yè)流程e化，管理的流程改善，減少人為失誤，提高企業(yè)流程簽核的效率，實現(xiàn)企業(yè)流程簽核管理改善，是富林企業(yè)流程精進(jìn)及改善的目標(biāo)。

富林在公文及單據(jù)的簽核，導(dǎo)入前的是採用紙張及人工的方式處理，從請採購單及訂單到生產(chǎn)的單據(jù)簽核條件複雜，且簽核關(guān)卡的條件多變、乳膠皮、膠皮、柔軟皮及PU皮等製程繁複，產(chǎn)品的多樣化，品質(zhì)的要求，因此對庫存及交期的管理，對公司，員工及客戶都造成困擾，所以對於各項單據(jù)控管及簽核效率的提升，成為富林管理階層關(guān)注的公司目標(biāo)。

富林塑膠工業(yè)股份有限公司在1997年在海防成立總公司，為100%臺灣投資的企業(yè)，2003年在AMATA工業(yè)區(qū)成立分公司，專製各種PVC、PU人造皮革銷售越南國內(nèi)及全球市場。富林塑膠所生產(chǎn)之乳膠皮、膠皮、柔軟皮及PU皮，可提供三次加工廠用於傢俱、皮包箱、鞋子、球類、成衣…日用製品等，亦供應(yīng)Yamaha、Toyota、Honda、Suzuki、Ashley、Coach、Guess等國際知名大廠生產(chǎn)用料。

導(dǎo)入BPM抓大看細(xì)，首重三大重點

導(dǎo)入過程一開始著重在申請採購、進(jìn)貨與付款單等的流程控管及簽核，根據(jù)金額不同簽核的層級控管也不同，是企業(yè)控管費用與成本重要的源頭?.且在簽核過程當(dāng)中提供主管必要的資訊讓主管能夠清楚快速的決定請採購的必要與否，精準(zhǔn)控制成本?，也節(jié)省後續(xù)人工作業(yè)時間，簡化流程符合一般中小企業(yè)人力精簡的需求。

簽核系統(tǒng)除了完成e化實現(xiàn)無紙化的目標(biāo)，且在上線過程中企業(yè)可以檢討並規(guī)劃現(xiàn)行作業(yè)的管控，精簡過去冗長的公文處理程序，節(jié)省收發(fā)人員的處理公文時間，並透過電子化簽核的方式，大幅降低人員簽核的時間，達(dá)成企業(yè)費用控管的目標(biāo)。

系統(tǒng)導(dǎo)入關(guān)鍵成功要素

• 主管支持與決心

在系統(tǒng)導(dǎo)入期間主要是由邱經(jīng)理負(fù)責(zé)廠內(nèi)各部門溝通，流程規(guī)劃與推動，再由使用者與邱經(jīng)理與廠內(nèi)各部門人員溝通，教育訓(xùn)練及對資訊人員技術(shù)轉(zhuǎn)移.因此在這段時間廠內(nèi)人員的配合及積極度都需要主管階層的支持，否則人員在接受新系統(tǒng)時心裡上的抗拒，或是不願改變舊習(xí)慣，接受新方法及流程，往往會導(dǎo)致系統(tǒng)上線的不利因素.因此主管的支持，堅持及溝通，讓各部門能了解本身的任務(wù)與其他部門間的關(guān)聯(lián)性，使得系統(tǒng)導(dǎo)入能更順暢。?

• 完整輔導(dǎo)程序與執(zhí)行

系統(tǒng)導(dǎo)入期間，每一程序都是重要關(guān)鍵，前後流程彼此關(guān)聯(lián)緊密。因此在每一個輔導(dǎo)過程中，都會請相關(guān)單位必須完成負(fù)責(zé)之事項。使用者在執(zhí)行時會提出種種問題，都需要鼎捷服務(wù)與顧問能耐心處理及溝通，讓使用者能盡量方便的使用新系統(tǒng)，使得富林能按步就班的順利完成導(dǎo)入。

• 越南鼎捷完整的服務(wù)體制

在教育訓(xùn)練方面，越南鼎捷提供多種的教育訓(xùn)練資源，讓使用者可以得到完整的操作訓(xùn)練。越籍使用者有專屬的越籍顧問及服務(wù)，當(dāng)使用者有問題時可透過電話或各種網(wǎng)路通訊方式，完成遠(yuǎn)距離溝通及教育訓(xùn)練 .臺籍人員若有流程上或使用上的問題，也可與臺籍顧問直接作電話溝通或遙控的方式，解決不論是流程上或操作上的問題。

初步展現(xiàn)BPM系統(tǒng)效益?

表單簽核e化與流程控管資訊清楚完整呈現(xiàn)

過去富林的單據(jù)簽核資訊，因為大部分是紙本作業(yè)的緣故，因此要找到相關(guān)資料都要花費煩蠻多時間才找到，增加人員的工作負(fù)擔(dān)。而現(xiàn)在可以馬上就可使用鼎捷BPM系統(tǒng)查詢及報表統(tǒng)計功能，即時就可找到簽核歷程及完整的資料。

透過電子化簽核方式，大幅降低人員簽核時間

過往單據(jù)簽核透過人工及紙本傳遞，各關(guān)卡審核完畢，曠日廢時，透過系統(tǒng)代理機(jī)制，當(dāng)人員休假或出差時，系統(tǒng)自動將公文轉(zhuǎn)派給代理人員簽核，增加簽核效率。

簽核系統(tǒng)支援多國語言輕鬆切換不同語言

跨國企業(yè)面對不同國籍的使用者，透過多國語言系統(tǒng)的切換減少了溝通的時間，降低? 企業(yè)溝通的成本，增加簽核效率。

未來展望：攜手鼎捷越南團(tuán)隊持續(xù)數(shù)位優(yōu)化

富林正在對生產(chǎn)系統(tǒng)作優(yōu)化，透過鼎捷ERP系統(tǒng)讓經(jīng)營團(tuán)隊能夠即時瞭解企業(yè)內(nèi)部的整體狀況，並且能夠針對不足之處，隨時的針對營運策略做調(diào)整與改善。

導(dǎo)入ERP及BPM系統(tǒng)是好的開始是成功的一半，在雲(yún)端時代來臨的當(dāng)下，鼎捷數(shù)智南團(tuán)隊助力富林跨出了E化的步伐，邁向數(shù)位化轉(zhuǎn)型，而未來越南鼎捷也仍將陸續(xù)提供更完善的服務(wù)，與富林共同成長。

照片由左至右：鼎捷數(shù)智(越南)增值服務(wù)組阮氏翠柳 顧問、富林塑膠邱文輝 財務(wù)長、鼎捷數(shù)智(越南)工程組 鍾招安副理

?? ? ????

更多案例