元成化工Tip Biu-BI數(shù)據(jù)導(dǎo)航 發(fā)揮職能管理新價值

文：李孟純 /攝影：李紫欣

元成化工

發(fā)布時間： 2021-05-31 14:25:00

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元成化工原料有限公司成立於二○○三年，專營電子級製程化學(xué)品、工業(yè)級製程化學(xué)品、食品級添加劑、有機(jī)質(zhì)肥料、肥料添加劑…等，以專精的化工原料專業(yè)知識、高品質(zhì)保證、誠信負(fù)責(zé)為經(jīng)營理念；作為工業(yè)應(yīng)用的化工原料供應(yīng)商來說，產(chǎn)業(yè)的瞬息萬變，同樣影響了元成在產(chǎn)品線發(fā)展上的營運(yùn)策略，面向不同的產(chǎn)業(yè)市場，元成與時俱進(jìn)採用數(shù)位化工具-敏捷式BI：Tip Biu-BI，來協(xié)助元成的營運(yùn)作業(yè)提效與決策提速，進(jìn)一步地達(dá)到數(shù)位優(yōu)化的精進(jìn)管理階段。

產(chǎn)業(yè)外移也不怕 開拓產(chǎn)品線轉(zhuǎn)向新市場

元成化工王俊傑總經(jīng)理受訪時表示：「電子產(chǎn)業(yè)在八年前，從面版廠開始外移，連帶著相關(guān)的衛(wèi)星行業(yè)也跟著遷出去」，這對當(dāng)時以電子級製程化學(xué)品為主力產(chǎn)品的元成來說，造成不小的影響，當(dāng)時元成就以敏銳地市場觀察到高科技農(nóng)業(yè)與環(huán)保趨勢興起，開拓出農(nóng)業(yè)用化工原料、廢水淨(jìng)化處理產(chǎn)品、食品級添加劑…等，更多產(chǎn)品線因應(yīng)市場變化。

客戶結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變 加重管理成本與分析難度

開拓出不同產(chǎn)品線的元成化工，從單一產(chǎn)業(yè)客戶，面向了多產(chǎn)業(yè)多客戶的銷售型態(tài)，因此也帶來在管理上的困擾；元成化工Ching Lin財務(wù)經(jīng)理表示：「以前經(jīng)營比較容易，客戶單純就是電子業(yè)而貨款幾乎都是預(yù)收，但是其他行業(yè)不像電子，普通製造業(yè)的應(yīng)收帳款週轉(zhuǎn)率就會拉高；當(dāng)初人手不足，以及專業(yè)能力也不夠，需要花很多時間處理相關(guān)報表與分析，其實都沒有效率，也沒有達(dá)到公司主管的管理需求標(biāo)準(zhǔn)?！?/p>

試想，當(dāng)營業(yè)額維持增長的前提下，本來電子業(yè)客戶可以預(yù)收的一張大單，分裂變成多筆小單，並且每張訂單都是應(yīng)收款項，這其中的作業(yè)單據(jù)筆數(shù)與人員管理成本都是以數(shù)倍成長，但卻無法增加員額因應(yīng)，那麼元成如何化解呢？

Tip Biu-BI好用不需說明就能說服

資訊部門，通常是主責(zé)企業(yè)資訊系統(tǒng)的重要部門，元成化工自二○一六年採用鼎新Work flow ERP建置資訊化時，即有數(shù)據(jù)分析的觀念，當(dāng)時一併採購了BI商業(yè)決策智慧系統(tǒng)，因此一開始時營運(yùn)分析報表的任務(wù)是由資訊人員承接，但由於開發(fā)週期長、程式技術(shù)要求高、分析維度固定，無法符合財報分析與高階管理者使用，因此一開始仍是透過Excel將資料不斷濾化與人工整理，直到鼎新客服主管向元成提供敏捷式BI-Tip Biu-BI的介紹，才有了戲劇性的變化！

?鼎新客服主管-林秀蓉經(jīng)理回憶起當(dāng)時在了解元成的管理分析重點時，先以「營收落差報表」管理面版示意，提供給總經(jīng)理參考，立即獲得好評，因為若要按照傳統(tǒng)的人工整理，需要以「季」的週期才能獲得這樣的分析報表，但若是透過Tip Biu-BI只要將欄位與邏輯建立設(shè)定後，即能立刻圖示化報表，營運(yùn)分析數(shù)據(jù)一點即現(xiàn)！

擺脫職能框架 營運(yùn)分析更精確

隨後元成化工就成為了Tip Biu-BI的訂閱制服務(wù)的用戶，相對來說建置系統(tǒng)的成本費(fèi)用更低，也不需要資訊人員撰寫程式與人工維護(hù)，直接精減了一個專責(zé)人力；財務(wù)經(jīng)理Ching Lin笑說：「傳統(tǒng)BI和Tip Biu-BI就像是珍珠奶茶一樣，一杯40元真材實料的手搖杯，比起100元的精裝飲品來說，更適合元成這樣規(guī)模的企業(yè)！CP值很高，又好喝！」

過往ERP是由資訊部門所主導(dǎo)，所有的單據(jù)和數(shù)據(jù)都是落後指標(biāo)資料，財務(wù)部門只能承接結(jié)果，未能往前去偵錯或是把關(guān)，因此能即時串接ERP產(chǎn)出管理分析報表的功能，讓財務(wù)主管如同關(guān)公一樣，現(xiàn)在手持大刀，英雄方有用武發(fā)揮之地！正因為Tip Biu-BI報表是直接由使用者自助式建置，職能主管更能以精確的分析維度建置報表，免去了向資訊人員的溝通理解落差與撰寫程式時效過長的困擾，現(xiàn)在財務(wù)主管、業(yè)務(wù)主管就能根據(jù)各自的營運(yùn)指標(biāo)進(jìn)行相關(guān)的分析、監(jiān)控、除錯與預(yù)警…等，更能發(fā)揮職能主管價值，並將整理報表的時間用來做更多有價值的工作。

▲傳統(tǒng)BI V.S 敏捷式BI

圍繞數(shù)據(jù)核心，驅(qū)動營運(yùn)提升

老闆不在辦公室，也能隨時透過手機(jī)檢視公司營運(yùn)狀況，那是什麼感覺呢？就像是數(shù)據(jù)導(dǎo)航，設(shè)定了目標(biāo)之後，可以知道離目標(biāo)有多遠(yuǎn)，然後盡力去達(dá)成！元成化工採用Tip Biu-BI之後，針對營運(yùn)的三大指標(biāo)進(jìn)行分析報表設(shè)置，其中針對營收達(dá)成率也讓業(yè)務(wù)單位啟動了激勵作用，以往要等到月底結(jié)算才能知道是否達(dá)成，而現(xiàn)在只要有缺口就立即行動，也讓團(tuán)隊氛圍更積極主動，並且Tip Biu-BI能串接自二○一六年以來所有的ERP數(shù)據(jù)資料，進(jìn)行同期、跨期、跨年度與趨勢線的營業(yè)業(yè)績比較分析。

而針對轉(zhuǎn)向新市場的客戶型態(tài)，元成化工亦針對應(yīng)收帳款進(jìn)行分析，針對客戶應(yīng)收未收帳款統(tǒng)計、長天期逾期帳款進(jìn)行重點管控，對企業(yè)來說金流是維持營運(yùn)的關(guān)鍵，帳款回收管理管控對永續(xù)經(jīng)營的體質(zhì)穩(wěn)定發(fā)揮了很大的作用！透過Tip Biu-BI，財務(wù)經(jīng)理Ching Lin除了在經(jīng)營面、業(yè)務(wù)面協(xié)助元成化工進(jìn)行營運(yùn)提升之外，還更進(jìn)階做到了預(yù)警監(jiān)控，例如存貨安全水位過低提醒、已開立訂單但未開電子發(fā)票張數(shù)預(yù)警…等，讓管理視角更往前一步，讓營運(yùn)管理維度更加全面！

【Tip Biu BI】是什麼？

是鼎新推出的數(shù)據(jù)訂閱類產(chǎn)品，集成於鼎新ERP系統(tǒng)，可快速連接ERP報表，實現(xiàn)圖形化、可視化的數(shù)據(jù)分析與數(shù)據(jù)自助式服務(wù)，為客戶帶來更智能的數(shù)據(jù)體驗！→了解更多

展望未來 元成全員運(yùn)用持續(xù)優(yōu)化

目前元成化工僅有部門主管使用Tip Biu-BI，以租賃方式採用五人版，財務(wù)經(jīng)理Ching Lin表示，這一年當(dāng)中透過Tip Biu-BI做不同維度的分析報表，因為公司的外部環(huán)境在變、內(nèi)部管理的重點也會變，也許幾個月之後原本的管理指標(biāo)就不再關(guān)鍵，或是需要愈看愈深入，所以元成在Tip Biu-BI的使用上，都還算是在一個探索的階段，未來朝向?qū)⑦@些管理營運(yùn)的固化報表、建置報表的能力或邏輯，成為一個SOP，即便財務(wù)主管休長假、同仁們也有能力完成報表。

Tip Biu-BI帶來的效益，讓元成更加相信數(shù)據(jù)、使用數(shù)據(jù)、進(jìn)入了數(shù)據(jù)驅(qū)動的數(shù)位優(yōu)化階段，財務(wù)經(jīng)理Ching Lin表示：「未來期望元成在續(xù)用Tip Biu-BI的方案能增加到10人版或者20人版，讓全員都能持續(xù)優(yōu)化，發(fā)揮職能最大價值！」

▲元成化工 王俊傑總經(jīng)理、財務(wù)經(jīng)理Ching Lin與鼎新電腦 林秀蓉經(jīng)理 合影。

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