整合共同語(yǔ)言，加保精實(shí)管理再創(chuàng)海外傳奇

透由ERP系統(tǒng)整合共同語(yǔ)言，資訊更快更有效率的傳遞

文：楊家奇

加保保麗龍

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-21 17:27:00

跨國(guó)管理 企業(yè)流程管理

　　加保保麗龍?jiān)O(shè)立於1986年，並於2002年南進(jìn)越南，秉持追求卓越之精神，客戶(hù)之需求為出發(fā)，致力於保麗龍（EPS）相關(guān)產(chǎn)品之生產(chǎn)製造，規(guī)模之大、服務(wù)之廣，經(jīng)驗(yàn)豐富的專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)，加上由義大利引進(jìn)的電腦化製程設(shè)備，可月產(chǎn)數(shù)百?lài)嵉母咂焚|(zhì)產(chǎn)品；致使加保在臺(tái)灣及越南皆頗負(fù)盛名，據(jù)為行業(yè)指標(biāo)。

　　主要為EPS產(chǎn)品，可適用於電器產(chǎn)品、運(yùn)動(dòng)器材、傢俱及食品等之包裝材料，或建築業(yè)使用的防火隔板等，其具高防水、高隔熱性、高韌性、高保溫性、美觀、質(zhì)輕、耐撞擊、隔音、抗震、不吸水之特性。

更多資訊：http://www.jiabao.com.tw/

管理困境：資訊無(wú)法有效整合與即時(shí)正確地傳遞

　　在越南經(jīng)營(yíng)最常見(jiàn)與最麻煩的問(wèn)題，莫過(guò)於資訊不即時(shí)、落後及無(wú)法正確掌控；常是一份報(bào)表久久難以產(chǎn)出，或是前後部門(mén)的數(shù)據(jù)資料核對(duì)不上。過(guò)去的內(nèi)部人員異動(dòng)、知識(shí)交接問(wèn)題，造成部門(mén)中各有編碼方式與認(rèn)知，從業(yè)務(wù)、生產(chǎn)、倉(cāng)管至包裝單位對(duì)編碼解讀，又各自不同。故常使資料數(shù)據(jù)被誤判或耗時(shí)判斷，嚴(yán)重時(shí)會(huì)可能影響至生產(chǎn)數(shù)量的評(píng)估與指示；另外，各單位自有管理方式與資料檔案，但因產(chǎn)品編碼、認(rèn)知、格式或擷取時(shí)間點(diǎn)的不同，常出現(xiàn)數(shù)字上的差異或閱讀的困難。週而復(fù)始費(fèi)時(shí)比對(duì)與修正，耗用了管理與同仁們的大半時(shí)間與心力，也因此增加了改善與決策的難度。就算最終數(shù)字平了，但資訊的時(shí)效與可信度卻已降低或不在，往往白忙一場(chǎng)，澆熄了彼此對(duì)管理的熱情，而改善調(diào)整只能落於無(wú)奈或下次！

　　面對(duì)此困境，加保的管理階層們決議導(dǎo)入ERP系統(tǒng)。期望使用系統(tǒng)的流程規(guī)範(fàn)，來(lái)統(tǒng)一廠內(nèi)的編碼語(yǔ)言與使用；再運(yùn)用系統(tǒng)的時(shí)間切點(diǎn)，來(lái)排除報(bào)表時(shí)點(diǎn)與數(shù)字上的差異，盡而提升管理效益與強(qiáng)化內(nèi)部溝通。作為鼎新臺(tái)灣的榮譽(yù)客戶(hù)-加保，鼎新（越南）榮登加保（越南）的首選資訊系統(tǒng)供應(yīng)商，在海外繼續(xù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)及於加保共創(chuàng)精進(jìn)管理之路。

導(dǎo)入歷辛：大量資料與併行測(cè)試的窘境

　　輔導(dǎo)的過(guò)程中，不敢放、不肯放，棄置舊有的管理作業(yè)方式是那麼的可怕！先併行看看，是多數(shù)企業(yè)在導(dǎo)入時(shí)的首選的做法，但這是看似安全卻危險(xiǎn)的方式。大量的資料加上二個(gè)月的併行，那是不上不下最痛苦的日子，好在堅(jiān)持地調(diào)整了新舊作業(yè)之順序－以ERP為主舊作業(yè)為輔，先新後舊的作業(yè)。併行狀況立刻改觀，ERP系統(tǒng)效益隨後可見(jiàn)，而後鼎新ERP系統(tǒng)近約成為其主要的管理工具。感謝黃小姐、何經(jīng)理、黃廠長(zhǎng)與保加上下同仁的支持與堅(jiān)持，步步依計(jì)劃操課、完成流程的規(guī)劃與操作學(xué)習(xí)。此是辛苦的、也曾是迷惘的，但也驗(yàn)證「只要堅(jiān)持與支持，持續(xù)亦並非難事！」這是加保上下同仁的勇氣與堅(jiān)持的成果！

　　幾乎無(wú)重覆產(chǎn)品的保麗龍產(chǎn)業(yè)，為管理庫(kù)存需不斷設(shè)立新的品項(xiàng)資料，量大且耗時(shí)。大量品項(xiàng)資料的建置,成為在導(dǎo)入中頻繁客製的重點(diǎn)。ERP系統(tǒng)並非全自動(dòng)的管理工具，管理的精細(xì)度取決於輸入資料的細(xì)緻度。針對(duì)這些重點(diǎn)，鼎新ERP顧問(wèn)先請(qǐng)同仁們熟悉系統(tǒng)，以縮短系統(tǒng)操作時(shí)間；並加入「量」的練習(xí)以模擬評(píng)估時(shí)耗，後在歸納需求後調(diào)整程式，再次強(qiáng)化ERP系統(tǒng)使用之順暢度與效益。

辛苦的果實(shí)：資訊與數(shù)據(jù)管理的起點(diǎn)

　　ERP推行的過(guò)程，多次促使公司內(nèi)部再溝通，以致從頭至尾能統(tǒng)一編碼、匯總需求與檢視流程，並再與系統(tǒng)中的八大循環(huán)調(diào)整融合，強(qiáng)化公司管理。而後又可借以系統(tǒng)之力，強(qiáng)制及規(guī)範(fàn)各單位的基礎(chǔ)管理建置，以避免人員異動(dòng)再造成可能的管理失落。

　　有了系統(tǒng)，要什麼都快！資料輸入越即時(shí)，ERP系統(tǒng)效益也就越大。即時(shí)掌握數(shù)據(jù)、即時(shí)產(chǎn)出報(bào)表，各單位只要落實(shí)簡(jiǎn)易的輸入，資料自然而然的正確無(wú)誤。正確的資訊，提升生產(chǎn)計(jì)劃的準(zhǔn)確性，與加快了決策速度；使原倚賴(lài)生管的經(jīng)驗(yàn)預(yù)估，也能較過(guò)去更加穩(wěn)固。主管們持續(xù)的精進(jìn)管理，加上正確的系統(tǒng)資料，推專(zhuān)案、談改善己更加有力；資訊快速回饋，問(wèn)題流程自顯而出。

　　ERP系統(tǒng)並非精進(jìn)管理的終點(diǎn)，而是起點(diǎn)；提供正確、穩(wěn)定、一致之資訊，是企業(yè)精實(shí)管理的調(diào)整基石。由此再要求，方使資訊與數(shù)據(jù)管理的效益更能再無(wú)限延伸。

成功關(guān)鍵：高階主管支持與同仁持續(xù)練習(xí)

　　因產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品之特性與管理需求，加保（越南）的資料量遠(yuǎn)大於多數(shù)企業(yè)，故在導(dǎo)入時(shí)也並非事事順?biāo)臁５诩颖Ｍ噬舷乱恍牡闹С峙c努力下，持續(xù)練習(xí)、熟悉操作，並落實(shí)檢視流程與回饋，使系統(tǒng)能有效地上線使用與持續(xù)精進(jìn)。

　　加保的成功導(dǎo)入關(guān)鍵，首推主管的支持與參與，協(xié)助反應(yīng)、溝通與排除推案時(shí)之問(wèn)題，並確實(shí)的讓同仁感受到「公司勢(shì)必導(dǎo)入ERP系統(tǒng)」之決心與要求，使同仁無(wú)迷惘不逃避。

　　資訊已有效傳遞，但何經(jīng)理、黃廠長(zhǎng)與主管們的管理改善還依持續(xù)進(jìn)行，善用ERP系統(tǒng)的即時(shí)資訊優(yōu)勢(shì)，不斷調(diào)整、精進(jìn)與追求管理上的卓越！

【客戶(hù)贈(zèng)言】加保財(cái)務(wù)經(jīng)理 何孟峰

　　感謝鼎捷這麼一段長(zhǎng)久時(shí)間對(duì)敝司的關(guān)注與輔導(dǎo)，更高興能透由ERP系統(tǒng)整合共同語(yǔ)言，資訊更快更有效率的傳遞，大幅提升公司內(nèi)部控制,把以前各單位各作各的長(zhǎng)年幣端拋棄；特別感謝的是楊家奇&郭志勇顧問(wèn), 在輔導(dǎo)初期與我們深入探討各作業(yè)流程，以及各時(shí)段點(diǎn)發(fā)生的問(wèn)題,也都能及時(shí)給予我們輔助，讓我們真心感受到貴司不僅賣(mài)作業(yè)系統(tǒng)，更希望輔導(dǎo)客戶(hù)能在管理上有實(shí)質(zhì)的提升！

▲感謝《加保(越南)保麗龍有限公司》接受採(cǎi)訪
（左起）鼎新楊家奇顧問(wèn)、加保 黃廠長(zhǎng)、何經(jīng)理、鼎新郭顧問(wèn)、鼎新規(guī)劃師 邱奕智

更多案例