日新電機(jī)重整流程優(yōu)化管理 為 IPO做好準(zhǔn)備

借系統(tǒng)升級(jí)之力 重整作業(yè)流程

文：張文安

日新電機(jī)

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-21 17:35:00

內(nèi)稽內(nèi)控 企業(yè)流程管理 財(cái)務(wù)系統(tǒng)

　　日新電機(jī)創(chuàng)立於1945年，為一專業(yè)之塑膠射出加工及蓄電池組立機(jī)械製造廠，60多年來致力於塑膠射出技術(shù)的提升與模具的研發(fā)設(shè)計(jì)。持續(xù)良好而穩(wěn)定的品質(zhì)、準(zhǔn)確的交期及迅速有效率的溝通是日新電機(jī)對(duì)客戶不變的承諾。日新專司各式汽機(jī)車塑膠蓄電池殼及各式塑膠配件、電腦顯示器外殼、鍵盤外殼、塑膠燈罩、塑膠運(yùn)動(dòng)用品、塑膠傢俱等等，另有專屬模具設(shè)計(jì)製造與精密多功能客製化的組立機(jī)臺(tái)設(shè)備， 以專業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)團(tuán)隊(duì)，本著日新又新積極創(chuàng)新的研發(fā)精神，產(chǎn)品外銷歐、美、日…銷售遍及全球。

借系統(tǒng)升級(jí)之力 重整作業(yè)流程

　　談起日新升級(jí)ERP的緣起，蕭協(xié)理表示因LEADER是Unix版本，隨著資訊日新月異為確保系統(tǒng)延續(xù)性，日新電機(jī)在評(píng)估過多家ERP系統(tǒng)之後，認(rèn)為鼎新不只在研發(fā)技術(shù)、系統(tǒng)功能、服務(wù)體系皆超越其他廠商。再者，鼎新排程系統(tǒng)可以與ERP系統(tǒng)無(wú)縫接軌、快速上手，縮短系統(tǒng)升級(jí)時(shí)程與成本，故決定採(cǎi)用鼎新之Workflow ERP，做為日新電機(jī)2012年資訊系統(tǒng)合作夥伴。此外，日新更希望籍由系統(tǒng)升級(jí)重新檢討各單位作業(yè)正確性，依照正規(guī)作業(yè)流程修正，杜絕重工及浪費(fèi)資源，讓資訊即時(shí)迅速，以達(dá)IPO條件，真正符合內(nèi)稽內(nèi)控九大循環(huán)。

1.需求整合化繁為簡(jiǎn)

• LEADER系統(tǒng)原非標(biāo)準(zhǔn)管理報(bào)表數(shù)量過多需整合，將急迫性與必要性，優(yōu)先順序進(jìn)行客製化，其餘相關(guān)需求提出其他解決方案或說明其中之不必要性，減少客製報(bào)表撰寫。

• 將原數(shù)個(gè)需求整合為一個(gè)新個(gè)案需求，簡(jiǎn)化客化製繁複性，以及降低客製化成本，總客製化時(shí)數(shù)遠(yuǎn)低於預(yù)估時(shí)數(shù)，調(diào)整客製化內(nèi)容讓報(bào)表數(shù)據(jù)更正確。

• 調(diào)整原成本計(jì)算方式，讓財(cái)務(wù)部了解原系統(tǒng)成本計(jì)算為半標(biāo)準(zhǔn)成本，非正確的實(shí)際成本計(jì)算，著手客製化成本計(jì)算，讓成本數(shù)據(jù)更合理，以利財(cái)務(wù)部進(jìn)行數(shù)據(jù)分析提供正確資訊給相關(guān)部門進(jìn)行改善調(diào)整。

▲左起專案負(fù)責(zé)人 蕭協(xié)理、鼎新電腦 張文安顧問、蕭董事長(zhǎng)、財(cái)會(huì)吳副王、MIS李麗珍(專案成員)、採(cǎi)購(gòu) 何玉珍

2.PM扮演關(guān)鍵角色

• 主導(dǎo)員工培訓(xùn)：從電腦教室設(shè)置，課程安排規(guī)劃，人員的教育訓(xùn)練，與實(shí)際上機(jī)模擬驗(yàn)收，日新凝聚向心力全部廠內(nèi)自行完成。透過鼎新提供的E-Learning教學(xué)在公司內(nèi)部即可上課，免除面授課程的舟車勞頓，且員工每日仍有半天時(shí)間可以處理日常作業(yè)，不影響工作進(jìn)度，學(xué)員上課中亦可互相討論相關(guān)問題，有效掌控人員學(xué)習(xí)進(jìn)度，配合專案時(shí)程。

• 待辦事項(xiàng)的追蹤與回饋：針對(duì)每次專案輔導(dǎo)過程的內(nèi)部討論，與待辦事項(xiàng)的追蹤，定期與不定期向顧問報(bào)告同仁面臨之問題，顧問對(duì)專案時(shí)程的掌控等工作，皆積極配合極力促成。

• 工作派任：系統(tǒng)啟動(dòng)輔導(dǎo)後對(duì)於多項(xiàng)基本資料設(shè)定需要調(diào)整，以及操作執(zhí)行者的定位問題，專案窗口能依據(jù)顧問以職能面之建議，引導(dǎo)內(nèi)部討論後自行訂定、與佈達(dá)執(zhí)行者在系統(tǒng)上需要負(fù)擔(dān)起責(zé)任的工作內(nèi)容。

• 定期追蹤管理：透過相關(guān)建立作業(yè)陸續(xù)稽核並優(yōu)化流程串接，舉凡：提高庫(kù)存週轉(zhuǎn)率、處理不良報(bào)廢品程序、採(cǎi)購(gòu)變更是否過度頻繁、退貨比率是否太高、報(bào)工產(chǎn)能是否控制範(fàn)圍內(nèi)、生產(chǎn)成本是否合理等等，皆能夠落實(shí)追蹤執(zhí)行績(jī)效。

3.流程再造提升效率

• 成本計(jì)算異常排除：透過系統(tǒng)快速了解前端異常造成本計(jì)算異常，協(xié)助各單位排除問題，以達(dá)到成本計(jì)算合理性。

• 流程修正：讓人員了解正確的單據(jù)使用方式，而非為了打單而打單，改善各個(gè)流程中出現(xiàn)過多異常單據(jù)、導(dǎo)致產(chǎn)能未充分利用，透過成本計(jì)算排除異常，進(jìn)行修正前端流程，產(chǎn)出更接近實(shí)際之成本計(jì)算。

• 接單/採(cǎi)購(gòu)/生產(chǎn)：接獲客戶訂單後進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)原料，廠內(nèi)/託外製造、報(bào)工與入庫(kù)動(dòng)作全面透過系統(tǒng)追蹤，即時(shí)回饋產(chǎn)品生產(chǎn)狀況協(xié)助主管便於管理。

• 讓IT了解企業(yè)流程以及系統(tǒng)產(chǎn)出相關(guān)數(shù)據(jù)來源及意義，IT更能提供更多服務(wù)於各單位，以利日新電機(jī)ERP使用更順暢及更有效益。

滿足客戶需求 追求雙贏成效

E化專案成功與否除了流程、單據(jù)、成本帳務(wù)如期產(chǎn)出與制定外，公司與同仁能同步成長(zhǎng)與進(jìn)步也是關(guān)鍵因素之一。

▲日新電機(jī)系統(tǒng)上線成效

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E化成就管理 管理創(chuàng)造價(jià)值

　　成本與會(huì)計(jì)帳務(wù)係透過日常交易的發(fā)生，在專案團(tuán)隊(duì)努力結(jié)算下成功且順利產(chǎn)出，而每個(gè)數(shù)字的背後是隱含著相當(dāng)多的管理意涵，不論是針對(duì)產(chǎn)品成本的起落分析；各張製令的比較分析或是客戶廠商的帳務(wù)分析等，管理者需透過產(chǎn)出數(shù)據(jù)與報(bào)表精進(jìn)地透過系統(tǒng)達(dá)到眾多企業(yè)目標(biāo)。

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