資訊化建立臺(tái)灣御牧值得信賴的品質(zhì)體制

落實(shí)流程標(biāo)準(zhǔn)化，持續(xù)強(qiáng)化流程管理

文：潘繼哲

臺(tái)灣御牧

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-21 17:01:00

進(jìn)銷存 進(jìn)貨銷貨管理 會(huì)計(jì)系統(tǒng)

　　臺(tái)灣御牧股份有限公司 創(chuàng)立於民國 84 年，為日本（株）（MIMAKI ENGINEERING CO.,LTD 日本JASDAQ上市公司）100％出資設(shè)立之子公司,主要從事廣告業(yè),紡織業(yè)及工業(yè)用各式大型彩色噴墨印刷機(jī)臺(tái)販賣，相關(guān)印刷代工及零件開發(fā)，採購。2007年4月因業(yè)務(wù)擴(kuò)大遷至廠房面積1200坪的潭子廠，同年8月，穫財(cái)政部臺(tái)中關(guān)稅局核準(zhǔn)登記為海關(guān)管理保稅工廠。2012年10月，為擴(kuò)大機(jī)器販賣業(yè)務(wù)，於臺(tái)北市設(shè)立營業(yè)所，備有業(yè)界最大規(guī)模的160坪展示中心。

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公司規(guī)模擴(kuò)大，營運(yùn)管理面臨挑戰(zhàn)

1. 舊系統(tǒng)功能不足：公司自1995年成立開始，業(yè)績逐年成長，又於2007年8月加入保稅工廠，在業(yè)務(wù)量增加與管理上需求，舊系統(tǒng)在功能及管理上已無法滿足實(shí)際所需。

2. 人工管理日常異動(dòng)資料，易發(fā)生錯(cuò)誤及增加人工成本：自公司成立後，日常大部分的異動(dòng)單據(jù)，以及相關(guān)的統(tǒng)計(jì)管理報(bào)表，均由各部門員工依紙本記錄後，再根據(jù)所需格式透過Excel等工具產(chǎn)生所需資訊。若後續(xù)發(fā)生錯(cuò)誤時(shí)，僅能透過人員記憶及紙本回溯來更正，但總會(huì)發(fā)生無法正確更正的狀況，另外相關(guān)的管理性報(bào)表人員也需於每月花費(fèi)大量工時(shí)來處理，最後造成人事成本的提高。

3. 庫存無法確實(shí)掌握：由於大部分影響庫存的日常單據(jù)均紀(jì)錄在紙本帳上，再依各部門庫存管理者維護(hù)庫存Excel檔，各部門對於庫存均僅能透過Excel檔案以人工方式來查詢及維護(hù)庫存數(shù)量，若人員無即時(shí)維護(hù)或檔案異常時(shí)，則導(dǎo)致庫存無法即時(shí)有效掌握，進(jìn)而影響訂單的交期。

　　基於上列三大問題的癥結(jié)點(diǎn)，且公司在事業(yè)版圖上漸增，業(yè)務(wù)量也相對地?cái)U(kuò)展，各事業(yè)體從訂單到銷貨的流程被要求的準(zhǔn)確度越來越高，原有的體制模式已不敷使用，因此公司才決定此次導(dǎo)入Workflow ERP系統(tǒng)來解決目前的問題。

提供單一共通資訊平臺(tái)、有效整合資源

　　臺(tái)灣御牧早期資訊系統(tǒng)主要使用的僅有財(cái)務(wù)系統(tǒng)，前端雖有進(jìn)銷存系統(tǒng)，但並無實(shí)際依流程使用，各部門針對日常異動(dòng)之資訊查詢，如訂單交期、訂單數(shù)量、採購交期、採購數(shù)量、庫存數(shù)量等，均須透過人員詢問方式了解，且針對相互部門間無法利用單一資訊有效的掌握及溝通以快速的解決問題，但由於ERP上線後各部門若需查詢相關(guān)表單資訊，可透過系統(tǒng)快速查詢，且由於單一系統(tǒng)的關(guān)係，人員在溝通上可以快速的針對單一的條件來做跨部門溝同與協(xié)調(diào)，以前需開會(huì)協(xié)調(diào)的事情由於導(dǎo)入系統(tǒng)後，可能僅需透過系統(tǒng)查詢後，就可快速解決，如此針對平日的工作效率可以很明顯的感受到績效的提升。

日常資料即時(shí)建立，有效降低人員工時(shí)

　　臺(tái)灣御牧導(dǎo)入ERP系統(tǒng)前，各部門針對日常異動(dòng)單據(jù)均以人工方式紙本記錄，隨著業(yè)務(wù)量的擴(kuò)增，人員加班時(shí)數(shù)隨之提高，面對大量而繁瑣的工作無法迅速、有效率的完成，另一方面營運(yùn)成本也因人工成本的提高而影響公司整體無法提高毛利。但經(jīng)導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)上線後，透過各職能別流程討論擬訂流程SOP，所有日常異動(dòng)單據(jù)依所擬訂的流程SOP，於ERP系統(tǒng)建立各異動(dòng)單據(jù)資料，因日常異動(dòng)資料均完整即時(shí)登打入系統(tǒng)，在日常有任何查詢及管理報(bào)表，均可透過系統(tǒng)快速查詢並產(chǎn)生所需資料，每月結(jié)帳時(shí)由於前端日常異動(dòng)單據(jù)已即時(shí)且完整建立。

　　因此月底人員結(jié)帳時(shí)可透過系統(tǒng)快速整帳查核並完成結(jié)帳，與劉經(jīng)理訪談時(shí)其非常開心的表示，未使用系統(tǒng)前平均每月每人加班工時(shí)大約為60小時(shí)，但經(jīng)導(dǎo)入系統(tǒng)後平均每人加班工時(shí)已降低為20小時(shí)，而且不僅是加班減少，人員於工作上更能有效率完成份內(nèi)的工作，使得內(nèi)部於未來更可針對其他項(xiàng)目提出改善對策，使得公司在未來更能發(fā)揮人員的效益達(dá)成公司的營運(yùn)目標(biāo)。

導(dǎo)入過程：協(xié)調(diào)人員舊有觀念、落實(shí)ERP應(yīng)用

　　臺(tái)灣御牧為日本在臺(tái)投資之日商子公司，未導(dǎo)入ERP系統(tǒng)前，公司員工許多觀念在上對於電腦系統(tǒng)抱持著懷疑且不信任的態(tài)度，常認(rèn)為電腦的資料都是可被調(diào)整的，只有紙本才是可靠不易調(diào)整的，因此公司內(nèi)部對於是否需導(dǎo)入ERP系統(tǒng)一直無法達(dá)成共識，最後是因日本總公司的強(qiáng)烈要求下，才決定導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，也因如此在導(dǎo)入初期，部分員工在導(dǎo)入階段，可能因心態(tài)上的關(guān)係，影響系統(tǒng)導(dǎo)入的決心及配合度。?
除此之外，臺(tái)灣御牧雖為一間公司，但實(shí)質(zhì)上主要區(qū)分三大事業(yè)體，各事業(yè)體於公司內(nèi)部負(fù)責(zé)著三個(gè)完全不同的營業(yè)項(xiàng)目，對於本次導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)也需依不同事業(yè)體來各別討論適合該事業(yè)體的流程SOP，因此使得相同輔導(dǎo)內(nèi)容需針對不同事業(yè)體各別與事業(yè)體同仁分別或一併討論流程SOP，如此則影響了ERP輔導(dǎo)時(shí)程的延長及輔導(dǎo)內(nèi)容的複雜度提高，當(dāng)然勢必增加了ERP導(dǎo)入的困難度。

關(guān)鍵成功因素：專案窗口及全員擬具共識努力配合

　　臺(tái)灣御牧這次ERP系統(tǒng)能順利如期上線，非常值得慶幸的是專案負(fù)責(zé)人劉經(jīng)理，對於此次ERP專案輔導(dǎo)採取高度的企圖心及配合度。如無特別狀況，必定全程參與每次的輔導(dǎo)會(huì)議，且每次會(huì)前均針對輔導(dǎo)主題及需參與部門人員嚴(yán)格要求簽到，另外於每次輔導(dǎo)會(huì)議後各部門待完成事項(xiàng)，必定嚴(yán)格追蹤並要求進(jìn)度，落實(shí)輔導(dǎo)期間各專案輔導(dǎo)時(shí)程均能符合專案時(shí)程，才能使得本次ERP系統(tǒng)的上線均能如預(yù)計(jì)時(shí)程完成。

　　劉經(jīng)理於本次專案初訪時(shí)也特別提出，公司內(nèi)部對於各職能的流程並未標(biāo)準(zhǔn)化，也因無標(biāo)準(zhǔn)化，往往無法使各部門有效率的完成日常作業(yè)，導(dǎo)致標(biāo)準(zhǔn)工時(shí)無法有效降低，所以特別要求本次ERP輔導(dǎo)的重點(diǎn)需能產(chǎn)出各職能別的流程SOP，因此各部門相關(guān)職能於每次輔導(dǎo)時(shí)均充分討論並擬訂流程SOP，對於後續(xù)如期上線提供了非常正面的協(xié)助與能量。

落實(shí)流程標(biāo)準(zhǔn)化，持續(xù)強(qiáng)化流程管理

　　目前臺(tái)灣御牧三大事業(yè)體ERP系統(tǒng)均以上線，但針對各別的組織架構(gòu)還存在著一些內(nèi)部問題，例如日常異動(dòng)資料的即時(shí)回饋、部門人員的異動(dòng)等，但雖目前還有著些許問題待解決，但因?qū)隕RP系統(tǒng)後，公司內(nèi)部已更能透過此次輔導(dǎo)所產(chǎn)出的各職能標(biāo)準(zhǔn)SOP提出更能符合公司內(nèi)改善的可行方案，訪談中劉經(jīng)理說道：「目前導(dǎo)入ERP後，以往內(nèi)部會(huì)議往往會(huì)無法針對一個(gè)共通的平臺(tái)討論，而現(xiàn)在因有了ERP系統(tǒng)，各部門能針對系統(tǒng)中的統(tǒng)一平臺(tái)，提出所需的問題討論，如此讓會(huì)議更能產(chǎn)生共識，並有效的解決問題」。也因如此臺(tái)灣御牧確實(shí)的因?qū)隕RP系統(tǒng)讓公司的流程更標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而使得各部門的日常工作變得更順暢，員工的價(jià)值更能明確的顯示出來，對於各項(xiàng)精進(jìn)改善將帶來更好的助益。

▲感謝《臺(tái)灣御牧》接受鼎新電腦專訪。?
（左起）鼎新電腦E方案交付中心 潘繼哲 顧問師、臺(tái)灣御牧生產(chǎn)部 劉岱榕 經(jīng)理、臺(tái)灣御牧生產(chǎn)部 梁順源 採購專員

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