偉大的管理者是簡(jiǎn)化大師，麟瑞駕馭雲(yún)端開(kāi)啟卓越服務(wù)

企業(yè)e化，減少人為疏失、管理成本，提升公司內(nèi)部執(zhí)行效率

文：黃子豪

麟瑞科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-20 16:14:00

工作流程管理 電子表單 表單電子化 企業(yè)流程管理

　　麟瑞科技結(jié)合網(wǎng)路與安全、儲(chǔ)存應(yīng)用、傳輸通信、航空氣象與飛航管理、無(wú)線電研發(fā)領(lǐng)域之專業(yè)系統(tǒng)的整合服務(wù)廠商，秉持技術(shù)本位及穩(wěn)健務(wù)實(shí)一直是麟瑞科技之基礎(chǔ)與優(yōu)勢(shì)，麟瑞科技代理國(guó)際知名廠牌之加值型網(wǎng)路與資訊軟硬體設(shè)備解決方案，如Cisco、NetApp、VMware、F5 Networks、TippingPoint、Symmetricom等品牌，以及由無(wú)線電研發(fā)事業(yè)處自行研發(fā)之產(chǎn)品Winpower，主要專注於無(wú)線影像及無(wú)線通信領(lǐng)域，提供客戶創(chuàng)新的科技策略運(yùn)用，以穩(wěn)健與專業(yè)服務(wù)與客戶建立起長(zhǎng)期的合作夥伴關(guān)係。

　　自1977年成立迄今已35年，目前擁有超過(guò)兩百位IT領(lǐng)域?qū)２胖畣T工，營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)由臺(tái)北總公司延伸至桃園、新竹、臺(tái)中、臺(tái)南與高雄，提供完整緊密的全島服務(wù)，麟瑞科技結(jié)合多年在資訊與網(wǎng)路系統(tǒng)整合的實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，以優(yōu)良的專業(yè)技術(shù)能力，提供客戶從售前顧問(wèn)諮詢服務(wù)、軟硬體系統(tǒng)規(guī)劃建置、到完善的售後24小時(shí)全年無(wú)休維運(yùn)服務(wù)。?

同業(yè)整合、企業(yè)e化

　　麟瑞科技深知需將有用資料轉(zhuǎn)換為有價(jià)資訊，規(guī)畫將內(nèi)部資訊系統(tǒng)進(jìn)行全面性e化，並於2010年由鼎新電腦協(xié)助麟瑞透過(guò)HRM人力資源管理系統(tǒng)、EasyFlow電子表單(BPM)?及BI 商業(yè)智慧有效施行內(nèi)部控制及稽核制度。應(yīng)用系統(tǒng)中記錄資料，透過(guò)EasyFlow電子表單系統(tǒng)傳遞及透通公司內(nèi)部訊息，減少人為疏失、管理成本，並大大提升公司內(nèi)部執(zhí)行效率，逐步落實(shí)公司內(nèi)部企業(yè)資訊e化。

成功法則極為簡(jiǎn)單，但簡(jiǎn)單不代表容易

　　過(guò)去人員紙本作業(yè)的操作習(xí)慣，曾讓麟瑞推動(dòng)E化過(guò)程面臨困擾，為順利導(dǎo)入EasyFlow，依麟瑞科技薛寅東技術(shù)長(zhǎng)的指示，由郭靜娟經(jīng)理?yè)?dān)任專案經(jīng)理，成立電子表單導(dǎo)入專案小組（以下稱專案小組）。從平常各部門使用率最高的幾份表單著手，經(jīng)鼎新顧問(wèn)深度訪談後，以流程簡(jiǎn)化、優(yōu)化控管為考量逐一規(guī)劃上線。以流程簡(jiǎn)化為例，過(guò)去合約審核會(huì)簽單其內(nèi)容超過(guò)5種項(xiàng)目以上，每樣項(xiàng)目流程超過(guò)70多道關(guān)卡。透過(guò)EasyFlow表單格式得以一致，簡(jiǎn)化不必要的作業(yè)程序後讓管理人員、承辦人員不但提升作業(yè)效率，流程更便於追蹤管理。因此，使用者也陸續(xù)提出應(yīng)用需求，以下為麟瑞上線表單 (共21張)

掌握專業(yè)從行政事務(wù)管理做起

　　麟瑞科技為資通訊系統(tǒng)整合服務(wù)公司，資訊服務(wù)依據(jù)專案管理模式，確保服務(wù)品質(zhì)及時(shí)效性，然而專案成立之初最重要的就是跨部門專案團(tuán)隊(duì)的成立，麟瑞係以表單作為跨部門資源請(qǐng)求與分派的溝通媒介，陸續(xù)製作出專案聯(lián)繫單、技術(shù)支援需求單，應(yīng)用流程管理的「動(dòng)態(tài)參數(shù)流程」，指派相關(guān)負(fù)責(zé)承辦人員，以往紙本表單無(wú)法掌控資源指派的簽核進(jìn)度，導(dǎo)入EasyFlow後簽核流程一清二楚，凡走過(guò)必留下痕跡，申請(qǐng)人員可透過(guò)系統(tǒng)追蹤流程進(jìn)度，並可主動(dòng)關(guān)心。

　　系統(tǒng)應(yīng)用過(guò)程中，使用者還是對(duì)紙本的依賴度較高。系統(tǒng)應(yīng)用不是強(qiáng)制或勉強(qiáng)使用者，而是讓使用者漸漸習(xí)慣，並轉(zhuǎn)換管理模式才能提升經(jīng)營(yíng)效益。專案小組將EasyFlow原有表單流程管理加以應(yīng)用，依據(jù)需求單位要求格式，自行設(shè)計(jì)出最適表單，代替原本習(xí)慣的紙本格式，進(jìn)而從面對(duì)、接受到習(xí)慣，而不再是勉強(qiáng)接受系統(tǒng)。

偉大的管理者是簡(jiǎn)化的大師

　　系統(tǒng)導(dǎo)入目的為簡(jiǎn)化所有相關(guān)事物之程序。日常報(bào)工在麟瑞是每位專案人員的必行工作，工時(shí)記錄皆儲(chǔ)存於麟瑞PPMS系統(tǒng)中。由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算每人每月加班時(shí)數(shù)，無(wú)需人員自行填寫加班單，每月加班時(shí)數(shù)統(tǒng)計(jì)資料匯入EasyFlow，利用自行設(shè)計(jì)的特殊勤務(wù)津貼個(gè)人申請(qǐng)表，提供同仁就加班時(shí)數(shù)自由選擇請(qǐng)領(lǐng)津貼或換休。相關(guān)表單在EasyFlow簽核後，轉(zhuǎn)入HRM人力資源管理系統(tǒng)，進(jìn)行津貼或可補(bǔ)休時(shí)數(shù)的計(jì)算，由系統(tǒng)自動(dòng)結(jié)算加班津貼，及進(jìn)行換休時(shí)數(shù)的管理，簡(jiǎn)化人工作業(yè)並避免人為疏失。

　　管理必然需要數(shù)據(jù)，才能改善及進(jìn)步。由於過(guò)往紙本傳簽並無(wú)流程記錄，也難以控管時(shí)效，以致於無(wú)法提升效率，導(dǎo)入系統(tǒng)後麟瑞透過(guò)表單審核記錄，分析審核單據(jù)時(shí)效問(wèn)題，並進(jìn)而從流程瓶頸中發(fā)掘問(wèn)題，解決其根本問(wèn)題，簡(jiǎn)化、合併流程、使用作業(yè)程序更加順暢。

設(shè)定未來(lái)的目標(biāo)，就要改變現(xiàn)在的行為

　　麟瑞科技內(nèi)部已有相關(guān)資訊規(guī)劃，薛副總預(yù)計(jì)未來(lái)要進(jìn)行關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)管理，制訂各單位工作目標(biāo)，麟瑞也著手進(jìn)行相關(guān)系統(tǒng)配套方案，並透過(guò)資訊系統(tǒng)表單記錄，做為衡量KPI資料來(lái)源，應(yīng)用週期性自動(dòng)發(fā)起表單功能，將異常指標(biāo)，藉由EasyFlow流程追蹤管理特性，進(jìn)行異常管理追蹤，並順著作業(yè)流程，減少問(wèn)題產(chǎn)品，確保服務(wù)品質(zhì)，提升麟瑞科技競(jìng)爭(zhēng)力。

▲感謝《麟瑞科技》接受鼎新電腦採(cǎi)訪。?左起為鼎新電腦EasyFlow顧問(wèn)師陳杏君、麟瑞科技郭靜娟經(jīng)理、麟瑞科技張芳昌先生。

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