昱宸生化(恩霖實(shí)業(yè))庫存準(zhǔn)確率90%、帳務(wù)效率UP

擺脫「made in Excel」 改善重工問題

文：黃思予

昱宸生化(恩霖實(shí)業(yè))

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-29 15:08:00

企業(yè)流程管理

????????近期食安問題嚴(yán)重，產(chǎn)品追溯問題不僅受到食品業(yè)界關(guān)注，對於生技行業(yè)而言亦同重要。恩霖透過「批號管理」紀(jì)錄每樣產(chǎn)品及原物料的有效期限，並透過報(bào)表快速查詢庫存效期，得知超過有效期限的產(chǎn)品及原物料；此外，也擺脫過去「made in Excel」的困擾，將進(jìn)銷存串聯(lián)到財(cái)務(wù)管理，明顯改善人員重工問題…

以創(chuàng)立自有品牌為目標(biāo) 掌握內(nèi)外需市場

　　恩霖實(shí)業(yè)有限公司(以下簡稱恩霖實(shí)業(yè))是一家食品添加物、食品香料、健康食品素材的專業(yè)公司，專業(yè)經(jīng)營高倍數(shù)食品香料、噴霧型香料粉、各式特色風(fēng)味果汁粉、品質(zhì)改良劑、調(diào)味料、甜味劑、酸味季、咖啡粉、保健食品原料、中草植物類萃取、抑菌劑、外用香精、精油..等食品添加物、食品香料、健康食品素材。

　　恩霖實(shí)業(yè)集合了食品、保健食品、特殊營養(yǎng)食品等領(lǐng)域的專業(yè)人員，累積20餘年的銷售經(jīng)驗(yàn)。為了擴(kuò)大服務(wù)客戶需求，於2014年設(shè)立食品添加物調(diào)配場廠，其服務(wù)從原料使用建議、產(chǎn)品配方設(shè)計(jì)、食品法規(guī)諮詢外，尚能提供客戶更多樣化、客製化的產(chǎn)品。

　　除了秉持對產(chǎn)品的了解，更督促內(nèi)部求新求知，確實(shí)了解客戶需求與國內(nèi)外市場的脈動(dòng)。秉持著專業(yè)、務(wù)實(shí)的經(jīng)營理念與客戶共同成長，研發(fā)部賴經(jīng)理表示：未來將努力爭取國外特殊原料、功能性、添加物、保健食品代理銷售，並且創(chuàng)立自有品牌。

管理挑戰(zhàn)

• 紙本記錄、人工盤點(diǎn)，無法追溯原物料及成品保存期限，導(dǎo)致延後出貨。

• 訂單採購、銷貨進(jìn)貨利用Excel流水帳紀(jì)錄，不但重工且無法即時(shí)產(chǎn)生報(bào)表。

• 客戶/廠商帳款無法掌握，傳票甚至仍用人工紙本記錄，財(cái)報(bào)產(chǎn)出困難。

• 人為紀(jì)錄存貨、手寫記帳錯(cuò)誤率高，帳務(wù)處理效率低落。

導(dǎo)入效益

• 「批號管理」紀(jì)錄每樣產(chǎn)品及原物料的有效期限。快速查詢庫存效期。

• 系統(tǒng)取代Excel，以進(jìn)銷存串聯(lián)到財(cái)務(wù)管理，報(bào)表產(chǎn)出快速，減少盤點(diǎn)時(shí)間。

• 透過應(yīng)收帳款對帳單縮短與客戶帳款核對時(shí)程；自動(dòng)分錄產(chǎn)生會(huì)計(jì)傳票。

• 每個(gè)如期結(jié)算上月成本，搭配報(bào)表核對，庫存準(zhǔn)確率已達(dá)90%左右。

從made in Excel到系統(tǒng)管理

　　當(dāng)天訪談對象為研發(fā)部賴經(jīng)理以及會(huì)計(jì)部詹小姐，他們提到公司剛起步時(shí)由於業(yè)務(wù)量不大，基於成本考量，都是透過Excel檔進(jìn)行管理。訂單、銷貨、採購、進(jìn)貨…通通利用Excel流水帳紀(jì)錄，格式需由人員先行編定。

????????會(huì)計(jì)部詹小姐說：「每次報(bào)價(jià)要開一個(gè)Excel檔，銷貨時(shí)又開啟一個(gè)Excel檔，然後報(bào)價(jià)明細(xì)又要開啟另一個(gè)Excel，一直在做重工的工作?！共樵儠r(shí)，則需從好幾個(gè)Excel檔中找；且製表格式無法即時(shí)產(chǎn)生報(bào)表，必須透過額外時(shí)間製作跟整理，常常因人員疏忽不小心把檔案刪除，而無法產(chǎn)生主管要的報(bào)表。會(huì)計(jì)帳雖有會(huì)計(jì)系統(tǒng)使用，但由於僅紀(jì)錄應(yīng)收應(yīng)付方面，無法與進(jìn)銷存進(jìn)行串聯(lián)；傳票部分甚至還是使用人工紙本記錄，財(cái)報(bào)產(chǎn)出有困難。

　　因應(yīng)業(yè)務(wù)版圖擴(kuò)大，總經(jīng)理希望透過系統(tǒng)管控進(jìn)銷存，並串聯(lián)到財(cái)務(wù)管理。以系統(tǒng)取代Excel，方便人員查詢歷史資料，讓報(bào)表產(chǎn)出更加快速，減少人員查詢時(shí)間。

資訊透明化、流程串接到位

　　近期食安問題嚴(yán)重，產(chǎn)品追溯問題不僅受到食品業(yè)界關(guān)注，對於生技行業(yè)而言亦同重要。談及原物料及成品的保存期限，先前不僅須透由Excel管理、由倉管人員紙本記錄，並且需要定期進(jìn)行盤點(diǎn)更新紀(jì)錄，故往往出貨時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)已超過有效期限導(dǎo)致延後出貨。為解決產(chǎn)品追溯問題，此次導(dǎo)入透過「批號管理」紀(jì)錄每樣產(chǎn)品及原物料的有效期限。

????????由於接單後就可自行查看紀(jì)錄，不需等到倉管人員回報(bào)，各單位就可透過報(bào)表快速查詢庫存效期或已超過有效期限的產(chǎn)品及原物料。 人員先前尚未接觸過系統(tǒng)，故起初對USER來說除了複雜還是複雜。第一個(gè)念頭就是要建立的資料無限多，慢慢的產(chǎn)生一種抗拒感及無力感。輔導(dǎo)過程中透過E-learning學(xué)習(xí)，以及顧問的說明、建置順序規(guī)畫，加上主管內(nèi)部進(jìn)度追蹤，讓資料建置這一關(guān)慢慢完備。

　　透過每次輔導(dǎo)做流程梳理、跨單位溝通，將整體流程前後串聯(lián)及通知方式擬定出來。除了流程擬定之外，同時(shí)在每次會(huì)議中請人員依照訂定流程上機(jī)模擬，加深對於系統(tǒng)操作的印象。針對通知所使用的憑證，預(yù)覽確認(rèn)內(nèi)容呈現(xiàn)並做自訂憑證進(jìn)行格式及內(nèi)容呈現(xiàn)調(diào)整，後續(xù)可以有效率的由系統(tǒng)產(chǎn)出。會(huì)計(jì)部詹小姐表示：「以前都需額外做主管要求想要看到的報(bào)表，現(xiàn)在只要有即時(shí)打單產(chǎn)出報(bào)表方便許多」。

庫存準(zhǔn)確率90%、帳務(wù)處理效率UP

　　會(huì)計(jì)部詹小姐：「以前會(huì)計(jì)傳票都是手寫，現(xiàn)在已經(jīng)都由系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，減少許多手寫次數(shù)?！箯募磿r(shí)打單，應(yīng)收\應(yīng)付部分從以前整理發(fā)票及Excel對帳改變由系統(tǒng)進(jìn)行產(chǎn)生對帳單外，傳票可以由系統(tǒng)產(chǎn)出。透過落實(shí)打單提高單據(jù)正確性、帳務(wù)處理效率提升，每月20日前能如期結(jié)算上個(gè)月的實(shí)際成本。搭配每月抽盤與庫存明細(xì)表核對，庫存準(zhǔn)確率已達(dá)90%左右。

　　系統(tǒng)上線後，人員可以依照自行需求找尋固定檢核報(bào)表(訂單出貨明細(xì)表、預(yù)計(jì)進(jìn)貨明細(xì)表、應(yīng)收帳款對帳單…)達(dá)到管理需求並且提升工作效率。

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