惠眾定期掌握業(yè)績達成進度

合併集團營收資訊

文：林庭伊

惠眾

發(fā)布時間： 2018-10-23 16:54:00

企業(yè)流程管理 進銷存管理 財務(wù)會計管理

? ? ? ?惠眾股份有限公司(SURGITECH)成立於西元1991年，專門代理國外醫(yī)療設(shè)備，其代理設(shè)備廣泛用於各大醫(yī)院手術(shù)室設(shè)備、微創(chuàng)手術(shù)設(shè)備、超音波設(shè)備以及其相關(guān)醫(yī)療耗材。近幾年來因微整型醫(yī)美門診及減重門診熱門，為滿足使用者多樣化的需求，代理的產(chǎn)品項目新增加減重手術(shù)設(shè)備、及醫(yī)美外科器材…等設(shè)備?；荼妬K積極安排國外原廠受訓課程與相關(guān)教育訓練，使業(yè)務(wù)人員與維修人員具備專業(yè)知識與技能，提供給客戶更完善的服務(wù)。

▲更多惠眾資訊請至：http://www.surgitech.com.tw/

導入BI系統(tǒng)，期望解決現(xiàn)況問題

　　已有多年使用鼎新Workflow ERP系統(tǒng)經(jīng)驗的惠眾，為了因應(yīng)法令變更(例如：國稅局法規(guī)等相關(guān)變更)，今年度決定提升ERP系統(tǒng)版本，使公司內(nèi)部作業(yè)程序比較貼近法令現(xiàn)況。

　　由於早期的銷售業(yè)績分析需手動各別將三家子公司資料轉(zhuǎn)出excel檔再進行營收資料彙總。資訊人員需固定每週將營收資訊彙總後，提供給總經(jīng)理營收決策參考，且需依總經(jīng)理不同分析面向需求即時調(diào)整報表數(shù)據(jù)，再次提供給總經(jīng)理進行決策參考，此往返動作非常耗費時間。有鑑於此，在ERP版本升級同時一併購入BI系統(tǒng)，期望能將原有資料轉(zhuǎn)化成更有效益的分析。

▲鼎新銷售starter標準產(chǎn)品架構(gòu)圖
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透過BI顧問輔導，循序漸進達成上線目標

　　在初訪會議中與資訊-葉大嘉先生討論現(xiàn)況問題以及未來BI系統(tǒng)分析需求目標，針對需求內(nèi)容彙整及規(guī)劃為期三個月的上線計劃，以確保BI上線後能滿足總經(jīng)理(以下稱為高階主管)需求以及期望效益。?
輔導規(guī)劃如下：

1. 根據(jù)產(chǎn)業(yè)特性進行分析需求討論，確認公司執(zhí)行現(xiàn)況與未來BI上線的效益目標。

2. 工具教育訓練，加強未來自行開發(fā)管理報表能力。

3. 了解BI標準產(chǎn)品架構(gòu)及分析精神(例如：銷售STARTER及自訂報表模組)。

4. 針對BI上線目標進行分析報表調(diào)整及實作。

5. 檢視上線目標與實際完成項目，向高階主管展示BI系統(tǒng)上線成果。

▲BI導入階段圖

分析效益提升，滿足高階需求

　　輔導過程中，陸續(xù)針對需求訪談項目落實在惠眾的BI系統(tǒng)中。由於惠眾現(xiàn)況有三家公司別，分別針對不同的醫(yī)療設(shè)備需求區(qū)分，如：開刀房設(shè)備、醫(yī)美診所、減重診所代理的設(shè)備外，亦有醫(yī)療耗材需整合分析。透過銷售Starter標準模組進行資料倉儲結(jié)轉(zhuǎn)將多公司別資料進行整合(模組架構(gòu)如下圖所示)，可彙整三家公司別合併觀看集團營收資訊，亦可單一針對各自公司別進行細項分析。

▲感謝(左)葉大嘉先生分享BI上線經(jīng)驗。(右)BI顧問-林庭伊

　　不同醫(yī)療體系從國外代理的設(shè)備亦不同，因此除了分析集團及單一公司營收總額外，需要依不同產(chǎn)品品牌(即代理設(shè)備品牌)做進一步分析，目的在於統(tǒng)計不同原廠代理的數(shù)量及金額，提供給各營業(yè)部門中階主管與設(shè)備原廠決策下一年度採購時的議價參考。

　　早期惠眾以醫(yī)院為單位的客戶服務(wù)，隨著醫(yī)療技術(shù)發(fā)達及以公司服務(wù)理念改變，服務(wù)方式改為根據(jù)醫(yī)院各科別服務(wù)(例如：腦神經(jīng)外科、內(nèi)科、腸胃科…等)，由不同業(yè)務(wù)人員專責單一科別，透過公司內(nèi)部業(yè)務(wù)人員設(shè)備專業(yè)訓練，在面對各科別客戶時能提供更專業(yè)的服務(wù)。因此在眾多業(yè)務(wù)人員中，除了採用區(qū)域別方式了解該區(qū)的業(yè)績狀況外，需再搭配客戶科別方式進行分析，讓營業(yè)部門主管能快速掌握該區(qū)所屬業(yè)績狀況。

　　高階主管在管理全省各區(qū)部門業(yè)績時，除了在每年年初制定集團營收總目標外，需再細項分配至各區(qū)域及所屬客戶各科別，並在針對不同時間點進行分析與決策。

BI系統(tǒng)提供高階主管分依管理的週期區(qū)分如下：

1.「週」分析：

高階主管每週定期追蹤各區(qū)業(yè)績達成狀況是否在合理範圍內(nèi)，了解當週客戶各科業(yè)績是否成長或衰退。當發(fā)生衰退時能即時通知相關(guān)地區(qū)部門主管進行異常狀況，以及下達解決方案，以確保當月業(yè)績能順利達標。

2.「月」分析：

每月依據(jù)各地區(qū)別之代理品牌項目彙總部門業(yè)績達成進度，以及每月代理品牌銷售量及金額，提供各營業(yè)部門主管彙總當月業(yè)績數(shù)據(jù)。

3.「季」分析：

由於事前在每週及每月皆有及時追蹤業(yè)務(wù)及部門業(yè)績達成進度，因此在每季的營業(yè)會議中即可針對每季各地區(qū)業(yè)務(wù)人員業(yè)績達成狀況做總檢討。

4.「年」分析：

根據(jù)週/月/季別等各時點的及時業(yè)績達成進度掌控，每年年底會再彙整當年度集團整體營業(yè)資訊，並且針對當年與去年同期比較，進而了解當年度業(yè)績成長幅度變化，並可做為下一年度業(yè)績目標參考。

　　根據(jù)各週、月份、季別、年度…等分析角度，進行各區(qū)部門、業(yè)務(wù)人員以及搭配客戶科別、代理品牌進行交叉分析，並且透過BI系統(tǒng)自動設(shè)定不同時點進行報表排程寄送，讓高階主管以及各營業(yè)部門主管能定期取得相關(guān)分析資訊。透過內(nèi)部BI系統(tǒng)訓練，讓高階主管也能隨時登入BI系統(tǒng)自行執(zhí)行分析報表，以及變更不同角度分析，讓高階主管在傳達分析變更需求時，能與資訊人員同步進行溝通。

　　此外，由於代理醫(yī)療設(shè)備及耗材項目需皆經(jīng)過國內(nèi)衛(wèi)生署申請核淮才可在各大醫(yī)院使用，因此當發(fā)生國內(nèi)發(fā)生醫(yī)療問題需追蹤相關(guān)設(shè)備及耗材時，可透過料件批號追蹤表核對現(xiàn)有庫存狀況，協(xié)助衛(wèi)生署或原廠廠商進行回收…等相關(guān)後續(xù)處理；或是當國內(nèi)發(fā)生重大災害需各界醫(yī)療支援時，亦可快速查詢現(xiàn)有庫存存量，及時支援前線醫(yī)院醫(yī)療資訊，對社會醫(yī)療貢獻不遺餘力。

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