全貿(mào)實(shí)業(yè)─有效提升產(chǎn)品交期 提高客戶滿意度

文：陳祈廷

全貿(mào)實(shí)業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-11-09 15:51:00

應(yīng)用價(jià)值 企業(yè)流程管理

「我們需要一套完善的IT方案，降低人力錯(cuò)誤的機(jī)率及工作的重工，真正做到內(nèi)部流程的透明化-全貿(mào)實(shí)業(yè)總經(jīng)理 黃永進(jìn)先生。

2014年全貿(mào)實(shí)業(yè)將此重責(zé)大任交給鼎新，雙方合作一步一步不只追求系統(tǒng)上線，更追求卓越。以最及時(shí)的庫存資訊，更完整的歷史資訊，較精準(zhǔn)的成本資訊回應(yīng)競爭市場！

面對(duì)世界各國強(qiáng)大的競爭對(duì)手，全貿(mào)如何在五金工具出口商一枝獨(dú)秀

全貿(mào)實(shí)業(yè)股份有限公司(以下簡稱全貿(mào))成立於1985年，一直以出口業(yè)務(wù)為主，目前是中華民國出口貿(mào)易績優(yōu)廠商之一。主要專注於專業(yè)手工具和汽修設(shè)備的設(shè)計(jì)、製造及商品物流。全貿(mào)與眾多優(yōu)良製造商及全球優(yōu)秀人才建立良好的合作夥伴關(guān)係，期待提供客戶最佳的貨品與服務(wù)。全球市場正處於快速變遷的時(shí)代，透過三十多年的經(jīng)驗(yàn)累積，全貿(mào)團(tuán)隊(duì)背後有產(chǎn)品精良的供應(yīng)商且有迅速與準(zhǔn)確的服務(wù)來滿足客戶的各項(xiàng)需求，以幫助客戶及時(shí)回應(yīng)市場的各種變化並取得領(lǐng)先地位。

管理挑戰(zhàn)

• 為回應(yīng)客戶多變的需求，衍伸多樣的組拆、委外行為，導(dǎo)致庫存與單位成本無法確實(shí)呈現(xiàn)。

• 外部憑證、報(bào)表與帳務(wù)系統(tǒng)雙系統(tǒng)並行，使人員重工。

• 集團(tuán)內(nèi)部交易往返相同資訊重複作業(yè)，造成無法避免的錯(cuò)誤風(fēng)險(xiǎn)。

• 舊資訊供應(yīng)商無專屬顧問協(xié)助產(chǎn)出財(cái)務(wù)報(bào)表，使財(cái)務(wù)人員花許多時(shí)間找問題以回應(yīng)會(huì)計(jì)師。

• 企業(yè)規(guī)?？焖俪砷L，人力紙本管理無法滿足管理現(xiàn)況，多項(xiàng)工作流程串連困難。

導(dǎo)入效益

• 上線6個(gè)月，庫存準(zhǔn)確性與成本準(zhǔn)確性得到各單位肯定

• 整合過去兩套系統(tǒng)功能於一套系統(tǒng) 完整蒐集各種資訊，降低重工與錯(cuò)誤!

• 集團(tuán)間交易單據(jù)系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生，降低錯(cuò)誤與人力，減少審核時(shí)間成本!

• 各系統(tǒng)、模組皆有專屬的專業(yè)顧問，協(xié)助系統(tǒng)資訊導(dǎo)入，調(diào)整流程與財(cái)報(bào)顯示方式以因應(yīng)主管與會(huì)計(jì)師要求!

• 系統(tǒng)上線後由鼎新小管家產(chǎn)出之上線狀況，客觀、透明的顯示人員維護(hù)系統(tǒng)狀況!並反映內(nèi)部如逾期進(jìn)貨、交貨的明細(xì)資訊。

• EasyFlow表單送簽核，表單填表人員及簽核人員可以立即追蹤流程進(jìn)度。

• 資訊傳遞更加精準(zhǔn)，確保產(chǎn)品品質(zhì)，若有逾時(shí)簽核情況，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)警告提醒。

不只提供準(zhǔn)確資訊，而是提供完整的流程方案

全貿(mào)公司由於帳務(wù)需求，雙系統(tǒng)並行，且過去的資訊系統(tǒng)存在庫存準(zhǔn)確之議題，選擇鼎新電腦合作並解決IT難題。

過程中跟著鼎新團(tuán)隊(duì)一步一步由了解現(xiàn)況以及使用者期待，差異分析與調(diào)整，到流程輔導(dǎo)上線，協(xié)助帳務(wù)與報(bào)表產(chǎn)出。了解鼎新電腦不只是提供準(zhǔn)確的帳務(wù)處理，而是協(xié)助調(diào)整作業(yè)方式，力求精進(jìn)管理與SOP的正確。

「如果我們以前的方式是錯(cuò)的，那就一併把SOP導(dǎo)為正確的」-財(cái)務(wù)主管Shadow。

鼎新專業(yè)的團(tuán)隊(duì)配合系統(tǒng)的支援，協(xié)助發(fā)展更完整的售價(jià)審核機(jī)制，內(nèi)部交易價(jià)格管理機(jī)制，降低管理階層審核的成本。調(diào)整委外流程與BOM架階方式，使庫存正確，權(quán)責(zé)更有效的歸屬。顧問團(tuán)隊(duì)並根據(jù)多年輔導(dǎo)之經(jīng)驗(yàn)提供正確的結(jié)帳程序方式，稽核使用的管理報(bào)表，讓財(cái)務(wù)人員對(duì)系統(tǒng)內(nèi)之資訊的完整與正確更有信心。過去，前後端人員花費(fèi)高昂的時(shí)間成本做前端利潤分析，後端報(bào)表產(chǎn)出；但更花時(shí)間成本的是「稽核」，單價(jià)是否確實(shí)? 庫存是否確實(shí)? 成本為何偏高或偏低? Shadow表示:人工作業(yè)一定會(huì)有遺漏，新系統(tǒng)上線後的數(shù)字可由不同模組勾稽值得我信任。

除正確與完整資訊的顯示，過去作業(yè)程序各職能有許多模糊的地帶，藉由流程的調(diào)整與導(dǎo)正，後端單位不再需要往前處理與協(xié)助確認(rèn)前端的作業(yè)。

再者，隨著越來越多變的客戶需求，全貿(mào)使用兩套系統(tǒng)來會(huì)應(yīng)內(nèi)部與外部的需要，一套系統(tǒng)維護(hù)產(chǎn)品相關(guān)資訊並產(chǎn)出對(duì)外的憑證以快速彈性的回應(yīng)外部，一套協(xié)助記錄庫存與處理帳務(wù)以協(xié)助內(nèi)部報(bào)表產(chǎn)出，員工須使用兩個(gè)系統(tǒng)查找資訊，才能應(yīng)付內(nèi)外部需求；鼎新電腦除提供完整IT方案並提供客製化協(xié)助，取代過去須使用兩套資訊系統(tǒng)才能整合的資訊。力求完整取代多系統(tǒng)並行使用。

完整配套機(jī)制，創(chuàng)造ERP附加價(jià)值

系統(tǒng)上線後，鼎新團(tuán)隊(duì)從不鬆懈，除協(xié)助排除ERP上線後的各種議題，並有專門團(tuán)隊(duì)協(xié)助監(jiān)控資訊系統(tǒng)的使用情況:是否有單據(jù)輸入的不及時(shí)? 是否有重要相關(guān)權(quán)限未嚴(yán)格控管? 並可看到全貿(mào)在資訊管理上面的進(jìn)步與高階主管的認(rèn)同與支持。未來，鼎新電腦亦會(huì)協(xié)助高階管理，不論是協(xié)助內(nèi)部監(jiān)控方面：提醒逾期的採購進(jìn)貨、尚未處理的請(qǐng)購需求，是否有單價(jià)前後的不一致，早一步在主管稽核前發(fā)現(xiàn)問題亦會(huì)跟隨客戶進(jìn)步與規(guī)模的發(fā)展一同成長，創(chuàng)造雙贏!

EasyFlow提升核決時(shí)效，輔助企業(yè)流程落實(shí)內(nèi)稽內(nèi)控

透過EasyFlow電子簽核，不僅能將公司的流程標(biāo)準(zhǔn)定義在系統(tǒng)中，達(dá)到流程標(biāo)準(zhǔn)化之外，關(guān)卡間的責(zé)任歸屬也更清楚明瞭，提升所有同仁的工作效率，和提高管理與稽核效益；而且單據(jù)送簽後，同仁也不用擔(dān)心該如何追蹤，只要在EasyFlow電子簽核系統(tǒng)上都可以一目了然回報(bào)進(jìn)度。無形間，對(duì)於公司內(nèi)部同仁之間的溝通時(shí)間成本也大幅降低。

特別是開放使用了請(qǐng)假單，對(duì)於員工來說更大幅提高了便利性，因?yàn)殡娮犹顔蜯ail就可以通知到主管，主管也可以透過Mail迅速得知訊息，用電子簽核回覆迅速，如此順暢的溝通管道減少同事間的隔閡，也增進(jìn)企業(yè)主和員工間的情感。但對(duì)於有同仁反應(yīng)單據(jù)核準(zhǔn)後無法修改，IT必須進(jìn)後臺(tái)去調(diào)整之事，顧問也建議為落實(shí)內(nèi)稽內(nèi)控，核準(zhǔn)後的單據(jù)本來就不能任意修改，若需要調(diào)整，可以透過系統(tǒng)內(nèi)的表單設(shè)計(jì)精靈自行開發(fā)適合單據(jù)(例如：銷假單或資訊服務(wù)單)，透過表單流程來記錄異動(dòng)的歷程。

持續(xù)改善內(nèi)部流程，E化之路永無止盡

全貿(mào)公司目前已完成WF ERP、EasyFlow、Smart人事系統(tǒng)上線，後續(xù)財(cái)務(wù)、管理部將繼續(xù)協(xié)同規(guī)劃資訊管理，能讓高階主管自行定義所需報(bào)表格式，有效進(jìn)行資訊決策分析。

鼎新顧問建議後續(xù)可將其他日常管理或異常管理相關(guān)表單應(yīng)用於系統(tǒng)中，也可運(yùn)用BI(商業(yè)智慧管理)統(tǒng)計(jì)分析資料，選取關(guān)鍵管理欄位等資料作為分析來源，讓管理者能夠即時(shí)掌握資訊；成為內(nèi)部流程檢討會(huì)議或進(jìn)行最佳決策之依據(jù)；洞悉管理問題瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進(jìn)行。全貿(mào)黃總經(jīng)理表示未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，提升企業(yè)競爭力，並與鼎新一同成長。

▲為持續(xù)精進(jìn)優(yōu)化管理流程，鼎新顧問建議後續(xù)朝深度使用方向進(jìn)行；
全貿(mào)表示未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，與鼎新一同成長。
感謝全貿(mào)實(shí)業(yè) 黃永進(jìn)總經(jīng)理(中)、陳威鳴MIS資訊主管(右一)接受鼎新專訪
鼎新電腦團(tuán)隊(duì)(左二)劉雨婷專案經(jīng)理、(右二)許詩婕ERP顧問師、(左一)黃麗玲增值部顧問師

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