從人工到系統(tǒng)化 五洲製藥HR精進(jìn)之路

提升行政效率及正確性 有效管理及法令因應(yīng)

文：張吟綺

五洲製藥

發(fā)布時間： 2018-10-22 17:45:00

企業(yè)流程管理

▲五洲製藥為國內(nèi)知名藥廠品牌，旗下有多支熱銷產(chǎn)品。「使用鼎新HR系統(tǒng)計薪處理時間快了50%，第二次發(fā)薪正確率就達(dá)9成以上，導(dǎo)入過程還比想像中順利，而且零客製，真的還蠻驚訝的！」─五洲製藥HR部門導(dǎo)入PM 鄭楷翰

▲五洲製藥為國內(nèi)知名藥廠品牌，旗下有多支熱銷產(chǎn)品。

感冒、用斯斯，咳嗽、用斯斯…?！惯@一首廣告歌不少人都耳熟能詳，而承載著許多人共同回憶的這個片段，來自於一家已經(jīng)設(shè)立了60年的公司－五洲製藥股份有限公司。

　　成立於1956年，五洲製藥從原先僅生產(chǎn)傳統(tǒng)漢方藥品，到現(xiàn)在成為符合PIC/S GMP規(guī)範(fàn)的現(xiàn)代化製藥廠，吳先旺董事長一路走來，皆秉持「良心做事，道德製藥」的理念，也與世界各地理念相同之團(tuán)隊(duì)技術(shù)合作、交流，獲得日本、瑞士、美國、德國等多個研究機(jī)構(gòu)的信賴。

　　當(dāng)企業(yè)蓬勃發(fā)展、亟欲擴(kuò)張之際，首先面臨到的就是龐大的資料及訊息，該如何保存及流通？而組織之間的消息佈達(dá)，又該如何在講求效率的時代能快速傳播？有鑑於此，五洲製藥於2016年起決定導(dǎo)入鼎新ERP系統(tǒng)，藉由IT工具的協(xié)助，迅速且有效地管理持續(xù)成長的企業(yè)。

預(yù)期效果及執(zhí)行效益比較表

紙卡考勤難登錄 薪酬計算易出錯

▲古淑樺小姐負(fù)責(zé)處理歷史資料的匯整及登錄

????????「第一次接觸及負(fù)責(zé)上線系統(tǒng)，其實(shí)會有很多疑慮，但鼎新HR系統(tǒng)導(dǎo)入過程比想像中順利，真的還蠻驚訝的！」五洲製藥第一套導(dǎo)入完成的是HR系統(tǒng)，輔導(dǎo)導(dǎo)入時數(shù)用不到60小時，十分有效率。專案負(fù)責(zé)人鄭楷翰說，由於員工人數(shù)5年來增長了約二分之一，紙本資料管理不易、難以查找歷史資料；另一方面，因應(yīng)法令的變革，如勞檢頻繁、一例一休新制等，若以人工操作應(yīng)變不及；再加上公司政策為符合PIC/S GMP規(guī)範(fàn)所需的人力管控，讓人力較精簡的HR部門頻於奔命，進(jìn)而促成鼎新HR系統(tǒng)導(dǎo)入的契機(jī)。

　　負(fù)責(zé)薪資結(jié)算的會計古淑樺分析，公司原採紙卡打卡，每個月中旬及月底，皆須回收所有紙卡，分別花0.5天~1天完成考勤登錄至excel，後續(xù)計薪及核薪又另需1~2天的時間，耗時費(fèi)力；而勞健保的計算時有調(diào)整，手動更正不僅費(fèi)時、還容易導(dǎo)致「這月錯、下月補(bǔ)」等不斷調(diào)整的狀況；再加上考勤登錄並非即時更新，對於員工出勤狀況也難以掌握，造成日常作業(yè)時的極大困擾。

　　在導(dǎo)入鼎新HR系統(tǒng)之後，只要1天半就可完成整個月份薪資計算，並修改從前加班費(fèi)跟薪水分開計算、發(fā)送的做法，統(tǒng)一用系統(tǒng)算好、直接匯款，省去之前逐個比對已給、未給的狀況。更因?yàn)榕c考勤系統(tǒng)即時結(jié)合、在顧問建議下，使用「當(dāng)天缺席警示功能」，主管能迅速掌握員工出勤狀況，如有請假、加班等事宜也能立即處理，不會拖到月底薪資結(jié)算時才補(bǔ)假單，對於整體人力控管及薪資正確計算，幫助極大。

人事規(guī)章重制定 資料完整更詳盡

　　初期使用時，員工因不適應(yīng)，常延遲打卡，甚至偶有抱怨。但後來因出席狀況即時警示，會馬上通報主管，如遲到過久員工也會依規(guī)定請假，強(qiáng)調(diào)制度而非人制的新做法，不僅增加管理上的方便，也讓遲到狀況明顯改善，算是意料之外的收獲。

　　「以往用excel算都會漏算、勞健保忘了調(diào)，或是用紙本看加班費(fèi)時會少算。使用系統(tǒng)計薪時，一直擔(dān)心是否有遺漏，但顧問都先幫我們設(shè)想到、解決掉了，除了一些小小的狀況須處理，才第二次發(fā)薪正確率就已經(jīng)提升到9成以上。」鄭楷翰回憶，導(dǎo)入系統(tǒng)過程中，除了熟悉功能外，包含整個計薪規(guī)則都要重新討論。例如時薪計算方式、計算天數(shù)以實(shí)際月或者30天、金額要不要四捨五入等，以往捨繁就簡的算法，因?yàn)橛辛讼到y(tǒng)的協(xié)助，可以做更精準(zhǔn)的規(guī)劃及運(yùn)算。在歷史資料方面，由於早期資料紊亂，也利用這次導(dǎo)入的契機(jī)，搭配系統(tǒng)架構(gòu)的完整性重新匯整，確認(rèn)員工資料的完整性。

　　另一個導(dǎo)入系統(tǒng)的效益，則是在公司制度方面。參考游雅君顧問所提供的同業(yè)管理經(jīng)驗(yàn)，搭配系統(tǒng)的設(shè)定，將先前未完善的部分重新討論、公告，使人力資源管理制度更完善。如喪假須在多久內(nèi)請完、特休算法等，將規(guī)定明文化、也說明相關(guān)計算方式的細(xì)項(xiàng)，將員工守則制定得更完整，讓大家便於查閱，不須事事請問人事單位，間接省去回應(yīng)瑣碎電話的工作項(xiàng)目。

　　「楷翰跟古小姐很配合，他們在輔導(dǎo)前都會先搜集匯整問題，現(xiàn)場就針對問題解決。如有突發(fā)狀況也會即時告知，讓我們可以立即處理?！褂窝啪檰柺肿撛S五洲HR導(dǎo)入人員的用心。除了在導(dǎo)入前積極與鼎新顧問團(tuán)隊(duì)討論基本架構(gòu)，並融入公司內(nèi)部規(guī)則外，也會藉由鼎新提供的團(tuán)體班及雲(yún)端課程，熟悉系統(tǒng)功能及介面，節(jié)省在實(shí)際輔導(dǎo)時花費(fèi)的時間。古淑樺特別喜歡鼎新雲(yún)端教室課程，她認(rèn)為不僅比單看影片來得有互動、不冗長，在時間安排也比較彈性，之後再接受顧問輔導(dǎo)時，就可以更快進(jìn)入狀況。

系統(tǒng)穩(wěn)定彈性大 輔導(dǎo)即時不delay

　　「導(dǎo)入順利的關(guān)鍵之一，是系統(tǒng)本身的熟練度跟穩(wěn)定度，系統(tǒng)彈性很大，跟我們的需求大致都能配合，最後能零客製還蠻厲害的?！灌嵖惨蔡岬礁邔恿νο到y(tǒng)導(dǎo)入，在政策推動上也充分授權(quán)，讓流程進(jìn)展順利；此外五洲內(nèi)部人資團(tuán)隊(duì)的努力也很重要，小小兩人的團(tuán)隊(duì)，不僅配合度高、甚至超前進(jìn)度；鄭楷翰特別感謝游顧問的協(xié)助，總能很即時的把問題處理掉，後續(xù)的進(jìn)度就不會delay。

　　鄭楷翰分析身為HR系統(tǒng)導(dǎo)入PM，一方面除了滿足管理者的期待，達(dá)到系統(tǒng)化效益，以更好的效率及更具分析性的報表，使企業(yè)能對人員選、訂、育、評、留規(guī)劃做更好的安排；另一方面也自許人資管理部門能跳脫以往傳統(tǒng)支援的工作內(nèi)容，更精進(jìn)於服務(wù)員工的需求，以更健全的人事流程規(guī)定，協(xié)助吸引更多優(yōu)秀人才投入；此外，更須協(xié)調(diào)人事團(tuán)隊(duì)在日常業(yè)務(wù)外，肩負(fù)起導(dǎo)入新系統(tǒng)的責(zé)任，與鼎新顧問團(tuán)隊(duì)不斷測試、調(diào)整與溝通，最終使HR系統(tǒng)順利上線。

　　未來在HR系統(tǒng)的應(yīng)用面，除了原有的考勤、薪資、假別管理外，五洲預(yù)計將導(dǎo)入福委福利金的計算方面及獎懲制度的實(shí)行，包括績效考核、年終領(lǐng)取等，當(dāng)能夠節(jié)省掉處理繁雜事務(wù)的時間，就更能思考如何有效管理。古淑樺則提出希望能導(dǎo)入更多預(yù)警功能，讓系統(tǒng)能主動通知更多的異常現(xiàn)象，協(xié)助資料建構(gòu)的正確及完整性。

　　「鼎新要跟客戶一起成長。」游雅君顧問強(qiáng)調(diào)，從輔導(dǎo)過程的互動中，更可以了解產(chǎn)業(yè)面的需求，再一起調(diào)整，使產(chǎn)品功能更趨完整；同時也指導(dǎo)客戶自行解決問題的能力，才能真正更彈性地使用系統(tǒng)功能?！笇ξ襾碚f，顧問不只是一個工作，如果把它當(dāng)作幫助別人的事，就會很快樂?！褂窝啪檰栒f著的同時，臉上漾起了微笑，隨著她的專業(yè)輔導(dǎo)，傳送到每一位她服務(wù)過的客戶心中…。

▲鼎新顧問團(tuán)隊(duì)與五洲製藥古淑樺小姐(左2)、陳文榕廠長(中)、鄭楷翰先生(右2)合照。

更多案例