打造增輝e化，讓藝品無限化

複製成功 事半功倍

文：黃致維

臺灣增輝藝品有限公司

發(fā)布時間： 2018-10-26 17:25:00

企業(yè)流程管理

? ? ? ?臺灣增輝藝品有限公司專營聖誕等節(jié)慶禮品飾品，成立近五十年，堅持品質(zhì)、服務(wù)熱忱，獲得許多 客戶支持及愛護。?
面對新世紀(jì)的挑戰(zhàn)，新興企業(yè)崛起，臺灣增輝藝品靠著優(yōu)質(zhì)服務(wù)與高品質(zhì)產(chǎn)品，經(jīng)營長久屹立不搖；不斷地透過延攬菁英新血、建立系統(tǒng)制度、及擴大經(jīng)濟規(guī)模，發(fā)展出健全、高成長力的公司。

導(dǎo)入系統(tǒng)源起及企業(yè)問題

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　　臺灣增輝藝品因兩岸三地皆有分公司，許多表單資訊必須透過系統(tǒng)建立制度，尤其常用的客戶訂單、人事考勤申請單等各種類表單簽核流程問題，決定同時導(dǎo)入鼎新CosmosERP系統(tǒng)(解決訂單流程)、EasyFlow系統(tǒng)自製表單(解決人事類表單申請)並解決各類表單流程自動傳簽，以解決現(xiàn)況各類表單審核時需跨部門溝通不易、紙本傳遞簽核效率不彰、同仁無法清楚知道提出需求前須先準(zhǔn)備哪些作業(yè)事項及因主管出差無法及時簽核，希望提高作業(yè)效率及審核制度等問題。

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　　初期導(dǎo)入的情況，客戶窗口-卓秀容小姐本身是財務(wù)兼人事窗口，一人又要扛起此鼎新系統(tǒng)上線的重責(zé)大任，又須兼顧本身單位工作，負荷量大加上內(nèi)部其他單位同仁準(zhǔn)備系統(tǒng)相關(guān)資料不積極，導(dǎo)致輔導(dǎo)導(dǎo)入時有重重的阻攔。但在顧問的引導(dǎo)建置下，授予窗口良好的操作及管理觀念，並有老闆的強力支持，最後仍在目標(biāo)上線日前輔導(dǎo)完成。

　　系統(tǒng)上線後，一般使用者一邊用一邊學(xué)習(xí)過程中，慢慢發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)管理的好處，諸如提升工作時效、節(jié)省時間、流程透明與方便查詢等。且系統(tǒng)上線的初期為了避免使用者對於從原來紙本模式轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)操作模式而感覺不適應(yīng)或有反彈聲浪，顧問建議上線表單先以一般使用者最常使用的表單，例如：請假單、出差單等，讓員工迅速進入狀況，快速感受到無國界申請表單及主管簽核的便利性，慢慢接受並享受自動流程管理的甜美果實。

　　客戶窗口-卓秀容小姐因在其他公司有使用系統(tǒng)經(jīng)驗，所以非常了解表單流程智能化的重要性，便首先導(dǎo)入人事類表單如:請假單、加班單等，以上表單設(shè)計系統(tǒng)管理者只要透過系統(tǒng)步驟一一設(shè)定動作即可設(shè)計完一張表單；並透過EasyFlow的報表設(shè)計精靈設(shè)計列印申請完成的表單，而總經(jīng)理也提出ERP表單進行電子簽核整合需求。

　　表單建立的是公司運作的開端，表單傳簽是為了讓公司運作更穩(wěn)固，而許多的表單可以結(jié)合成資料庫，變成公司最強有力的知識庫；再搭配EasyFlow簽核系統(tǒng)自動傳簽功能，落實審核制度，無國界的溝通讓簽核更快速及表單自動歸檔。透過表單追蹤管理的搜尋引擎，方便同仁快速搜尋表單資訊以提升工作效率，歷史表單資料有效提升同仁的作業(yè)知識，並透過個體消化吸收後增長同仁智慧，創(chuàng)造公司與員工雙贏的局面。

複製成功 持續(xù)資訊化、自動化

　　臺灣增輝已經(jīng)慢慢延伸EasyFlow系統(tǒng)運用範(fàn)圍，目前已完成請假單、出差單及ERP的客戶訂單、採購單。因表單E化的便利性讓同仁後續(xù)也可思考將負責(zé)表單進行E化，更可利用EasyFlow的管理程式做深度的統(tǒng)計分析，選取關(guān)鍵欄位等資料，讓管理者能夠依據(jù)資料進行內(nèi)部流程檢討會議或進行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進行。也期望未來公司可全面性資訊化，提供營運主管可得到正確的資訊，達到更寬廣的經(jīng)營空間，在企業(yè)運作各方面得到管理及效率的優(yōu)勢，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的e化顧問諮詢。

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