以商業(yè)智慧BI貫通產銷資訊，提升企業(yè)效率與彈性

多維度分析有利精準訂價與評估決策

文：唐可欣

全通科技

發(fā)布時間： 2018-10-22 17:10:00

商業(yè)智慧

全通科技簡介

　　全通科技股份有限公司（Trend Tone Imaging, Inc.）設立於1990年，為永光集團子公司，廠區(qū)位於臺灣新竹科學園區(qū)，是世界前三大獨立碳粉研發(fā)製造公司。引進全球最先進的自動化生產設備，研發(fā)製造的兼容碳粉適用於全球知名品牌複印機及雷射印表機。

????????全通目前以開發(fā)彩色多功能機及高速雷射印表機之碳粉為主要目標?，F(xiàn)有產能6,000噸，因應未來市場需求，將繼續(xù)增加生產線。

管理挑戰(zhàn)

• 找出維持業(yè)界領導優(yōu)勢的管理方案。

• 因應市場快速變化的及時管理辦法。

• 如何快速報價以提高訂單成交率。

• 更細緻化的行銷管理策略。

導入效益

• 利用方針計劃設定明確方向，全面進行產銷提速。

• 更快速的反應與統(tǒng)籌生產，才能滿足客製化小量多樣需求。

• 多維度分析有利精準訂價與評估決策。

• 財務全方位精細管理，銷售緊抓毛利率，依客戶別產品別實績調整策略。

利用方針計劃設定明確方向，全面進行產銷提速

　　全通科技是少數(shù)具備獨立研發(fā)生產能力的碳粉廠商，十年前已率先從單色轉入彩色碳粉領域，成為華人區(qū)域首屈一指之生產開發(fā)公司，甚至創(chuàng)下開始獲利後，業(yè)績從未停止成長的驚人紀錄。

????????「原本我們主要的競爭對手都在日本和美國，但這三、四年來，中國廠商如螞蟻雄兵般崛起，70家同質工廠中，約一半以上是中國國營企業(yè)，無論是來自中央還是地方，他們背後擁有豐富資源、造成激烈競爭，也開始讓我們的成長遇到一些難度。」全通科技總經理邱桂英博士認為，全通要維持領先地位，必須從精進管理下手，以數(shù)字分析出獲利的關鍵跟缺口，確定產品跟客戶端的策略後，進一步調整經營的方針。

????????「為了蒐集更詳盡的資訊，所以去年導入了鼎新TIPTOP ERP系統(tǒng)；而要將所有資訊連貫起來深入分析，則要依靠鼎新商業(yè)智慧系統(tǒng)BI?！骨窨偨浝碚f：「我們當初遴選資訊系統(tǒng)的時候，也研究過像SAP或Oracle等國際知名廠商，後來則因為『規(guī)?！环隙x擇鼎新，不希望『穿不合身的衣服』而衍生成本或時間的浪費。」

????????導入銷售和財務模組後，最明顯的效益就是「不必再利用假日加班做報表」了！七人團隊的財務處雖然人力充足，但以往每到了月底，還是必須加班，才能滿足主管對於分析報表的細部需求，總經理表示：「導入商業(yè)智慧BI後，很多人工報表變成自動化，業(yè)績的績效也比以前清楚多了，員工可以準時下班，同時兼顧工作與家庭，大家都受益?！钩酥?，全通也在導入前先規(guī)劃藍圖，把BI的火力瞄準在產能的改善上，從監(jiān)控準交期到強化接單排程能力，先解決總經理口中「天天被訂單追著跑」的問題，同時達成每年6,000公噸的目標。

更快速的反應與統(tǒng)籌生產，才能滿足客製化小量多樣需求

　　市場競爭帶來最大的挑戰(zhàn)是交期與產品的多樣性，全通營業(yè)處朱君正處長甚至打趣形容：「我們不是規(guī)劃生產，而是做大量客製化！」一年出貨三十餘萬支卡匣中，可能一筆訂單僅有三百多支的量，還要面對中國出貨規(guī)格縮短至next day delivery的壓力（臺灣現(xiàn)在是next week delivery），除了過去以事前備貨應變，更需要的是對物料妥善的分析計劃，才能以最佳的成本考量得到最大的利潤！對此，副總經理黃冬生先生認為，在現(xiàn)在這種訂單變動非常大的時代，唯有建立好MPS串接MRP的管理，才能隨時掌握未來的一舉一動，他在專訪時笑著說：「最重要的是，我們的財務在使用鼎新的系統(tǒng)之後，去年賺的錢就比前年多了！」?

????????以往各單位沒有共通的分享平臺，好比將資訊分別收在自己的抽屜之中，需要時只能靠人工查詢回報，浪費許多反應與溝通的時間；現(xiàn)在藉由商業(yè)智慧BI的報表，可串起訂單的接單、庫存（庫存是否足夠）、排產（何時入庫、何時出貨），只要有權限，所有資訊全部一目瞭然，更能使資源做最有效的運用，避免生產過?；虿蛔恪?/p>

????????全通鄭智友副廠長在接受訪問時表示：「導入商業(yè)智慧BI前，訂單與派工都是人工進行控卡，生管先將訂單上各種品名及規(guī)格寫到excel裡，再分配給不同的負責人盤點，開立工單派工時，再將有開過工單的一一劃掉；現(xiàn)在只需要打開BI，這些資訊便盡收眼底，比如我接了一張訂單，裡面有十個品項，其中哪些品項已經開過工單，資料就會自動報告入庫數(shù)量及時間，甚至是那些品項還未開工單也會回報，輕鬆做好防呆機制，不會發(fā)生都要出貨了，工單卻沒有完成的人為錯誤?！?/p>

????????商業(yè)智慧BI報表可設定E-mail自動派送，鄭副廠長說：「每天早上打開E-mail信箱就可以收到BI自動派送的『各工段入庫量』報表，讓我們及時掌握生產進度，非常方便?！故∪ミM入TIPTOP?ERP查詢的時間，提升工作效率。

依訂單交期彈性分配生產狀況，有效運用共用料、存貨

　　依照訂單交期彈性分配生產狀況，讓共用料、存貨可做更有效運用，碳粉前段製程分為押出與磨粉，磨粉後便是半成品，也就是共用料。最後經過混合段就會形成不同的成品，這就後段製程。鄭副廠長解釋，雖然報表看的是成品，但BI也可以往前推算、估出半成品的用量，所以除了節(jié)省掉人工計算的時程，更可在每日接收新訂單時，統(tǒng)籌生產共用料，掌握庫存狀況，快速回覆交期。

????????另外，全通科技藉由倉別呈現(xiàn)精準的庫存，用商業(yè)智慧BI將其細分為原料倉、成品倉、半成品倉、合格倉、不合格倉、試作倉和呆滯倉等分類，以圓餅圖的形式在會議上呈現(xiàn)，方便觀察與檢討，除了增加對存貨的敏感度，還可有效控管庫存成本及庫存周轉天數(shù)。

多維度分析有利精準訂價與評估決策

　　身兼研發(fā)與銷售大任的營業(yè)處黃建勝副總，認為商業(yè)智慧BI所提供的多維度分析，有利於精準訂價：「我們的營業(yè)人員，常常被報價追著跑，一天到晚來問可不可能賣更低價；但除了顧及產品的價格競爭力，我必須先用毛利把關，多方考慮銷售量、銷售毛利、產品別、客戶別、區(qū)域別等重要因素，找到利潤的平衡點，這點BI對我有很大的幫助?！沽硗猓S副總每週也要定期追蹤寄售與獨賣的產品，因為品項非常多，各有其不同的數(shù)量跟時間限制，若沒有報表工具協(xié)助，很難知道是否有在限期內達成目標，現(xiàn)在逐漸習慣使用BI報表，甚至可以比客戶更了解銷售量，若銷量不能滿足時，在取消獨賣的決策上也更有依據(jù)。

????????全通財務處彭月螢經理也認同商業(yè)智慧BI所帶來的精細管理，除了節(jié)省大量的報表製作時間，她覺得使用多維度分析最大的好處，是可做到像客戶別、產品別甚至是包裝類別等更細緻的毛利評估，是以前大項分類所無可比擬的。最近全通也將應收帳款加入定期派送的報表中，可看到未來兩週的收款客戶與逾期應收（超過15天）資訊，除了有提醒業(yè)務催帳的作用，還可讓財務人員了解近期現(xiàn)金的流動狀況。

????????彭經理最後補充：「導入鼎新TIPTOP與BI系統(tǒng)後，存貨控管也有可見的進步，以前用excel做的報表，很難達到目前的細緻度，現(xiàn)在可以馬上知道兩年來未動呆滯品跌價的狀態(tài)，甚至可與進貨原料、市價售價一同分析比較?！?/p>

財務全方位精細管理，銷售緊抓毛利率，依客戶別產品別實績調整策略

　　全通財務處溫秀榮副理比較商業(yè)智慧BI導入前後的差別，認為BI的分析報表聚焦了管理細節(jié)，可以用不同的角度抓住銷售趨勢，快速找到致勝關鍵：「像是可以輕易抓出產品別、客戶別與區(qū)域別這三大主軸，再分出二期、月或季的資訊，甚至可再往下展開細項的料號、品名等?！惯@些資訊比以往ERP產出的明細資料，更利於分析與決策，而且可依當下的需求靈活篩選或更換維度，提供多面向的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，大大的加快企業(yè)的反應速度。

　　除了銷售量與金額的統(tǒng)計外，全通也把管理放在毛利率上，藉由BI具備多維度與計量之功能，編製出所有客戶之單月與累積月的銷售量、金額與毛利率之BI報表。每個月報表一擷轉出來，業(yè)務人員透過這支報表可以清楚知道自己所負責客戶之銷售量、金額與毛利率。並藉由這些數(shù)據(jù)了解是否有某些類別的產品或客戶有銷售數(shù)量越多毛利率不佳的情形。從產品別、客戶別的角度，找出利潤的缺口，讓相關單位調整自己的策略?！?/p>

串聯(lián)與整合各部會營運資訊，團隊齊心提昇智慧化管理

　　訪問的最後，由鼎新電腦李珮綺顧問說明導入規(guī)劃與過程，她表示，原本只計劃在財務端與銷售端做重點式分析，但全通資訊部張惠雯副理秉持著追求卓越的精神，在導入時陸續(xù)盤點出生產製造的需求，再三與顧問和廠區(qū)人員溝通，最後不但實現(xiàn)智慧工廠的目標，也協(xié)助鼎新交出了一張亮眼的成績單，效益之廣泛，是當初所始料未及！

　　全通科技更利用鼎新營運監(jiān)控模組做好內控，李顧問解釋，一般導入內控預警之後，會先設立異常檢核點，從例外管理開始協(xié)助改善流程，自動偵測回報哪些缺失正在發(fā)生，同時減少溝通成本的浪費。?

分析效益未來將觸及採購行政，成果可期

　　行政處劉正雄副處長接受訪問時指出，ERP報表僅呈現(xiàn)條列式raw data，藉由BI有系統(tǒng)地萃取、整合，才能達到分析與決策輔助的最佳成效，像是今年方針管理，原料採購方面的目標就是下降2%，藉助BI工具，可快速知道目標達成狀況及每支原料的貢獻度多少：「重點是每個單位知道自己要的是什麼，全心投入與積極建議，才是向前邁進的關鍵！」

　　從無到有、直至今日TIPTOP?ERP與BI的成功上線，全通呈現(xiàn)出團隊追求變革與卓越的無比毅力，邱總經理表示，從導入的初期只有銷售與財務模組，再到後來幾乎所有單位的參與，讓全通實踐了從人工到自動化的智慧工廠管理，此外也感謝鼎新李珮綺顧問的大力支援、有問必答，將BI的效益成功地展現(xiàn)出來。

▲感謝全通科技邱桂英總經理及各處主管接受鼎新電腦訪問

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