德騰企業(yè)配合法令規(guī)範(fàn)，輕鬆達(dá)成溯源管理

文：蔡妮蕓

德騰企業(yè)

發(fā)布時間： 2018-11-02 17:39:00

進(jìn)銷存管理 財務(wù)會計管理 食安管理

為求客戶服務(wù)至上，內(nèi)部流程體制先改善

　　德騰企業(yè)有限公司成立於1978年，營業(yè)項目主要以農(nóng)業(yè)暨環(huán)境衛(wèi)生用藥為主，成立至今一直秉持著『專業(yè)品質(zhì)、研發(fā)創(chuàng)新、用心製造』的經(jīng)營理念，透過銷售管道，最終服務(wù)臺灣中南部的農(nóng)民，因此更是重視現(xiàn)今的農(nóng)業(yè)發(fā)展，開發(fā)更多農(nóng)藥，並提供更優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品，以迅速負(fù)責(zé)之態(tài)度服務(wù)客戶的需求。

　　德騰企業(yè)主要提供各類農(nóng)藥與肥料，以雲(yún)林西螺為中心，服務(wù)至週遭鄉(xiāng)鎮(zhèn)的多家經(jīng)銷商、農(nóng)藥行及農(nóng)會，因應(yīng)農(nóng)業(yè)生態(tài)有著季節(jié)不同，所需農(nóng)藥肥料也有所不同，為了配合農(nóng)業(yè)特性，迅速、及時的提供各類農(nóng)藥肥料，就成了德騰最重要服務(wù)特質(zhì)。進(jìn)年來又因政府新的政策，必須做到農(nóng)藥的流向管制，便於追查農(nóng)藥來源於去處，此政策發(fā)佈時，引起許多農(nóng)藥販?zhǔn)蹣I(yè)者的反彈，原因不外乎是沒有合適的因應(yīng)工具來執(zhí)行，以2014年的數(shù)據(jù)來看全臺灣農(nóng)藥販?zhǔn)蹣I(yè)者約3600家，僅有600家「電腦化作業(yè)」，所以資訊系統(tǒng)更是必要的工具。

重整企業(yè)流程，資訊斷層重新接軌

　　德騰企業(yè)的業(yè)務(wù)群每日在外不停於各家經(jīng)銷商、農(nóng)藥行及農(nóng)會奔波，為求快速，僅以紙本填寫訂單需求以及出貨量，或口頭告知辦公室人員，無法完整保管訂單資料，若有訂單量未達(dá)交，除了業(yè)務(wù)自己能掌握，其他人皆無確切資訊，採購也無法得知正確補(bǔ)貨資訊，資訊出現(xiàn)斷層。又因服務(wù)至上的方針，業(yè)務(wù)都盡所能的控制接單到出貨僅一天之差，若貨源不足，或無法及時回到公司倉庫載貨，就會先跟經(jīng)銷商調(diào)貨。

　　為了達(dá)到服務(wù)與系統(tǒng)資訊能一致，打破原有較無規(guī)章的作業(yè)程序，大膽調(diào)整訂單到銷貨的流程，著重於資訊同步與正確性，重新要求業(yè)務(wù)的紙本訂單撰寫內(nèi)容要詳細(xì)明瞭，辦公室人員按照紙本訂單資料，完整建入系統(tǒng)的訂單當(dāng)中，後續(xù)也以系統(tǒng)的銷貨單產(chǎn)出憑證，確保出貨數(shù)量與存貨計算正確，連帶後續(xù)對帳時，也可以更加明瞭輕鬆的完成，減少錯誤狀況發(fā)生。

　　業(yè)務(wù)若在外跟經(jīng)銷商調(diào)貨，也需回饋辦公室人員執(zhí)行系統(tǒng)的借入流程，紀(jì)錄借入與後續(xù)歸還或轉(zhuǎn)進(jìn)貨的狀況，不但利於追蹤，也可以做到後續(xù)帳款的處理。

上有政策下有對策，流向管制輕鬆面對

　　因應(yīng)食安風(fēng)暴層出不窮，農(nóng)藥殘留超標(biāo)更是長久問題，政府提出農(nóng)藥流向管制的政策，用於追蹤農(nóng)藥使用者與用途，以及農(nóng)藥來源追蹤。政策ㄧ出全臺農(nóng)藥業(yè)者反抗聲音此起彼落，反對的最大原因就是因為無法確實紀(jì)錄來源與去向。德騰企業(yè)在此時選用了鼎新的SMART ERP，為了達(dá)到農(nóng)藥追蹤，導(dǎo)入批號管理功能，不論進(jìn)貨或出貨，都詳細(xì)紀(jì)錄批號資料，後續(xù)批號的異動追蹤就輕而易舉。

　　雖然看似導(dǎo)入批號管理功能就可做好流向管制，但導(dǎo)入過程中，問題其實不停浮出，例如廠商提供農(nóng)藥批號的時間點，並不完全跟進(jìn)貨時同步，所以進(jìn)貨當(dāng)下常常無法得知批號，就算直接查看農(nóng)藥外包裝的批號，也因為每次進(jìn)貨數(shù)量太多，人力也不足，根本無法一一紀(jì)錄。不過德騰企業(yè)的小老闆決心做好流向管制，所以最終以強(qiáng)硬態(tài)度要求供應(yīng)商出貨時，就要附上出貨的批號資料，來完成後續(xù)進(jìn)貨作業(yè)。

貼近企業(yè)需求，重整流程也建立使用者信心

　　輔導(dǎo)初期，可以感受到使用者對系統(tǒng)的擔(dān)憂與抗拒，因為德騰的所有進(jìn)銷存的相關(guān)單據(jù)，皆由三位會計小姐負(fù)責(zé)建立，因此一人多工的狀態(tài)下，還要花時間接觸新的資訊系統(tǒng)，難免有抗拒之心。

　　為了排除使用者抗拒的狀況，梳理流程時，不停與使用者討論，了解德騰實際的狀況，調(diào)整出最簡易輕鬆，但又不影響資訊串接的流程，讓使用者感受到導(dǎo)入新系統(tǒng)後作業(yè)流程是更清楚簡單，而非複雜的難題。上線後使用者也對流程輕鬆掌握，從沒出現(xiàn)對已定義好的流程有異議或不確定的聲音。當(dāng)然使用者上線前也非常認(rèn)真的去習(xí)慣新的流程，以致於上線後快速上手。

　　而小老闆也非常認(rèn)真參與整個輔導(dǎo)過程，掌握了所有專案成員的狀況，並且一起了解使用者對過去公司內(nèi)部作業(yè)流程的意見，小老闆樂意接收這些意見，並針對這些問題做改善。因此整個輔導(dǎo)的過程，抓出了許多小問題點，而我們也一同擊破。

效益顯著，滿意度提高

　　德騰企業(yè)針對這次專案產(chǎn)出的效益，相當(dāng)滿意。而針對此次專案達(dá)到的最終成效，最顯著的莫過於『庫存的準(zhǔn)確率』及『批號溯源完整』。

　　過去德騰在舊有系統(tǒng)中，對於庫存的控管非常鬆散，且經(jīng)常後補(bǔ)單據(jù)，無法即時回饋存貨進(jìn)出的資料，為此我們訂定出合適的流程，加上系統(tǒng)的ㄧ些控管設(shè)定，讓庫存準(zhǔn)確率從60%提升至90%；而批號管理的功能，提供德騰在所有進(jìn)出貨作業(yè)中，記錄農(nóng)藥批號的流向，不必像過去一樣，還需由專人花上好幾天時間來補(bǔ)齊整個月的資料，且最後靠著批號相關(guān)報表，就可快速產(chǎn)出提交政府的流向管制文件，克服掉農(nóng)藥販?zhǔn)蹣I(yè)的最大難題之一。

更多案例