矽菱企業(yè)構築電子發(fā)票因應根基 化繁為簡營運蛻變

資訊串聯財務打通關節(jié)，發(fā)票流程縮時省力效率大提升

文：林冠維

矽菱企業(yè)

發(fā)布時間： 2018-10-26 17:32:00

電子發(fā)票 企業(yè)流程管理

贏得世界多國品牌信賴，以「不可取代」的代理商為目標

　　成立至今已過廿年的矽菱企業(yè)自1990年從4人團隊起家，代理來自歐美與亞洲的多國知名品牌，為橫跨半導體、光電、面板材料暨設備的代理商。企業(yè)總部設於臺灣新竹臺元科技園區(qū)，並在臺中、高雄、昆山、蘇州、深圳、成都、西安皆設立辦事處，憑藉著不易妥協的韌性與及時的在地化服務，獲得供應商的正面評價並贏得國內外科技大廠的高度信賴?！复恚u的不只是材料和設備，還必須創(chuàng)造不可取代的氣魄」反映出矽菱企業(yè)的創(chuàng)新精神與積極進取的態(tài)度。

電子計算機發(fā)票將落日，矽菱企業(yè)提早因應減衝擊

　　歷年來法令持續(xù)更迭，政府為推行電子發(fā)票政策，將階段性施行電子計算機發(fā)票的落日，矽菱企業(yè)除了有部分封測大廠客戶早先要求配合採用電子發(fā)票，但仍有大多數客戶仍採行電子計算機發(fā)票，故除了滿足客戶需求，考量法令規(guī)定與未來趨勢，矽菱企業(yè)決定提早因應，以期能減緩衝擊且預留時間做彈性調整。矽菱企業(yè)財務部吳美玲副理分享：「電子發(fā)票導入的原因是因為它要落日了，之前也有一兩家客戶要求要導入電子發(fā)票，但大部份還是用電子計算機發(fā)票，以對財務部來講，時間算真的很緊迫。所以希望在我們有空檔的時候來實施導入?！?/p>

　　採行Workflow ERP的矽菱企業(yè)與鼎新維持良好合作的關係，而矽菱企業(yè)藉由一次參與鼎新法令研討會的機會接觸到【鼎新 + 汎宇】電子發(fā)票解決方案，基於先前交流的服務體驗與信任，後續(xù)評估下決定繼續(xù)選擇鼎新，一起走過法令因應之路。

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顧問一點靈，符合法令、疏通流程、營運調整一次搞定

　　針對電子發(fā)票法條內容，企業(yè)相關部門必須先行了解可能影響的作業(yè)與層面，矽菱內部如管理部、財務部與業(yè)務部三方也都必須協調內部流程的因應，從了解法令至內部討論達成共識，在導入過程中顧問便會適時切入，對法理提出釋疑或檢視調整的作法是不是能夠符合新法的規(guī)定，增加整體調整的效率與正確性。在專案導入時，無論因流程調整而造成的企業(yè)內部反應聲浪、從矽菱的部份客戶開始階段性導入電子發(fā)票，以及系統(tǒng)上傳測試區(qū)的規(guī)劃與流程，顧問結合新制規(guī)定與對企業(yè)內部流程調整的專業(yè)經驗，協力矽菱企業(yè)穩(wěn)健完成法令因應。

　　矽菱企業(yè)管理部黃進玉副理分享：「使用者當然會有系統(tǒng)操作的不熟悉，因為電子發(fā)票必須要不斷的檢核，避免產生作廢的部分。這些層層關卡當然會造成同仁的不便，但是只要熟悉是會很流暢的，也避免我們因忙碌而出現錯誤。另外顧問有詳細的介紹，包含法令的部分，像是B2B跟B2C發(fā)票的不同，整個樣式和重點，都有詳細解釋，將過程修正為客戶最簡單能夠導入的方式，讓我們導入非常順利?！?/p>

▲【鼎新 + 汎宇】方案雙向監(jiān)控機制

發(fā)票自動上傳、多平臺異常通知，資訊隱形助手協力營運優(yōu)化

　　矽菱企業(yè)導入初期選擇3至4家指標客戶先試行電子發(fā)票，並先行設定發(fā)票開立後兩天再由系統(tǒng)上傳至國稅局平臺，預留充裕時間彈性調整，以應對新制較複雜的流程與卡控，而若大廠施行順利，後續(xù)所有客戶全面導入時便更為容易，階段性因應也更能減緩企業(yè)整體營運衝擊。若無藉由資訊工具協助因應電子發(fā)票，除了必須要熟習新制法規(guī)，更需自行建置Turnkey (營業(yè)人導入電子發(fā)票傳輸軟體)主機，處理發(fā)票逐筆檢閱並做大量的上傳測試，故因應所需耗費的時間與人力成本會增加很多。

　　【鼎新 + 汎宇】電子發(fā)票解決方案使用第三方平臺，針對發(fā)票軌跡提供完整追蹤，第三方平臺、Turnkey主機或是財政部平臺這三方一但出現問題都會即時通知異常，且立即得知是哪個平臺出現問題，大大提升異常反應的處理效率。矽菱企業(yè)導入後營運效率提升，除了省去多人手開發(fā)票的處理成本，一但出貨時確認貨品數量便可直接運送，並隨即寄出電子發(fā)票，以便客戶一併比對交易資訊，而電子發(fā)票設定開立後兩天才上傳財政部平臺，除了預留可能的調整緩衝時間，自動上傳的功能如替財務人員打了定心針，藉由資訊工具協助，不必擔心開立發(fā)票後忘記上傳財政部平臺。

▲【鼎新+汎宇】電子發(fā)票導入效益

　　黃副理分享：「如果是傳統(tǒng)式的三連式發(fā)票的話，可能財務部需要增加七、八個人力專門開發(fā)票。但我們導入電子發(fā)票之後，其實只要一個同仁就可以完成。之後由後臺的部分，turnkey主機跟鼎新的小平臺，會自動幫我們把電子發(fā)票上傳到國稅局，這樣節(jié)省掉我們很多的人力，這是最大的效益。」未來電子發(fā)票也將走向交換制，矽菱企業(yè)有了資訊得力助手，無須再擔心後續(xù)法令、內部流程的調整衝擊，專案藉由專業(yè)顧問輔導、階段性上線測試與因應法令調整的彈性，過程更可檢視內部程序的需求與改善。不只提早因應法令，矽菱企業(yè)蓄積企業(yè)動能，資訊應用引領每次營運進化，面對未來可能的挑戰(zhàn)，矽菱企業(yè)走在蛻變的路上，持續(xù)於產業(yè)發(fā)光發(fā)熱。

▲矽菱企業(yè)上下一心，不只符合電子發(fā)票法規(guī)，更優(yōu)化營運效率提升！

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