大青節(jié)能科技 打造E化管理機(jī)制，樹立企業(yè)標(biāo)竿典範(fàn)

優(yōu)化流程管理，表單深化應(yīng)用，系統(tǒng)效益再增值

文：林嘉祺

大青節(jié)能科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-26 10:36:00

企業(yè)流程管理

困難的環(huán)境，找到發(fā)亮的未來(lái)

　　大青節(jié)能科技股份有限公司成立於2010年10月，公司位於臺(tái)中科學(xué)園區(qū)，為上市公司茂達(dá)電子股份有限公司轉(zhuǎn)投資公司。大青節(jié)能有鑑於地球上資源的日愈枯竭和生活環(huán)境的惡化，因此對(duì)環(huán)境保護(hù)、節(jié)能和資源再生利用成為未來(lái)產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重點(diǎn)趨勢(shì)。馬達(dá)是生活中常見的動(dòng)力來(lái)源，而應(yīng)用於農(nóng)漁牧業(yè)、交通工具、家用電器、商業(yè)醫(yī)療、工業(yè)設(shè)備、公共措施等設(shè)備上更是不勝枚舉，因此為了整合當(dāng)前直流無(wú)刷馬達(dá)(BLDC MOTOR) 的驅(qū)動(dòng)技術(shù)及成本，供應(yīng)節(jié)能趨勢(shì)的廣大市場(chǎng)需求，這是大青節(jié)能科技成立的緣由和重要原因。

　　大青節(jié)能針對(duì)每個(gè)客戶特殊需求進(jìn)行客製化生產(chǎn)，並依照每個(gè)產(chǎn)業(yè)重視的需求量身打造，以提升產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)。2012年通過(guò)ISO9001/3C/CE/ETL認(rèn)證，建立PPAP品保系統(tǒng)，產(chǎn)品每個(gè)階段都經(jīng)過(guò)嚴(yán)格且縝密的品質(zhì)把關(guān)，以提高產(chǎn)品品質(zhì)和效能，同時(shí)降低成本，以提升客戶競(jìng)爭(zhēng)力，期達(dá)環(huán)境、客戶、和公司三贏。

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注重節(jié)能環(huán)保，文件綠化管理

　　大青節(jié)能2012年與鼎新結(jié)緣導(dǎo)入Workflow ERP，2015年品保李經(jīng)理檢視到內(nèi)部ISO文件管理E化不足，也無(wú)完善系統(tǒng)進(jìn)行管理，協(xié)同資訊單位成立專案評(píng)估小組，評(píng)估後決定採(cǎi)用鼎新具備彈性及完善架構(gòu)的EasyFlow流程管理系統(tǒng)-ISO文件管理來(lái)管理內(nèi)部文件，並期望有效提升資訊傳遞並縮短人力作業(yè)耗損時(shí)間成本。導(dǎo)入前，大青節(jié)能已經(jīng)將文件半電子化管理，分散於檔案伺服器與紙本文件，但隨著文件愈來(lái)愈多，人工管理上卻造成更多管理風(fēng)險(xiǎn)。

　　擔(dān)任文管的素珍回想起在系統(tǒng)導(dǎo)入前，感受到最大的問(wèn)題為：「導(dǎo)入前，每天都需要化半天的時(shí)間在處理文管作業(yè)，新版發(fā)行時(shí)需要先列印紙本後，再到各單位逐一發(fā)送新版文件，實(shí)在很花時(shí)間?！?/p>

　　研發(fā)崇銘提到：「之前設(shè)計(jì)文件都是紙本管理，當(dāng)新版文件發(fā)行後，舊版文件從未回收，導(dǎo)致現(xiàn)場(chǎng)人員會(huì)拿錯(cuò)的舊版本設(shè)計(jì)圖進(jìn)行生產(chǎn)，當(dāng)客戶退貨後才發(fā)現(xiàn)拿錯(cuò)設(shè)計(jì)圖，損失金額真的很可觀。」

體驗(yàn)過(guò)程的艱辛，享受成果的美好

　　在紙本文件轉(zhuǎn)化為電子檔案的過(guò)程中，依然會(huì)面臨許多挑戰(zhàn)。在鼎新BPM顧問(wèn)林嘉祺的協(xié)助下，藉由ISO管理系統(tǒng)導(dǎo)入重新檢視大青節(jié)能現(xiàn)行文件管理的問(wèn)題，並提出以下建議。

1. 要求文件管理的分類編排重點(diǎn)，要從人的使用角度出發(fā)，找文件方便為首要考量，才能讓檔案後續(xù)應(yīng)用的效益發(fā)揮更大。

2. 將ISO文件進(jìn)行管理外，也建議將研發(fā)圖面、合約、外來(lái)文件等一同納入系統(tǒng)控管。

3. 為了減少文管在編碼上的困擾，所有文件編號(hào)、版號(hào)重新擬定，並改為系統(tǒng)自動(dòng)編號(hào)，以排除原先有跳版號(hào)的問(wèn)題。

　　在這些作業(yè)方式的改變過(guò)程中，品保王課長(zhǎng)提到確實(shí)須給內(nèi)部使用同仁很好的協(xié)助，尤其對(duì)高階主管或是第一線作業(yè)人員通常對(duì)資訊設(shè)備的操作通常會(huì)比較不熟，若使用者對(duì)介面的不熟悉或是設(shè)計(jì)不當(dāng)，均會(huì)使導(dǎo)入成效不佳。初期將資料電子化的概念只是希望減少人工成本，進(jìn)而取代人力，但過(guò)程中卻也發(fā)現(xiàn)在系統(tǒng)化的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)過(guò)去沒(méi)想過(guò)的需求與工作的事項(xiàng)，也透過(guò)此次系統(tǒng)導(dǎo)入來(lái)調(diào)整。大青專案團(tuán)隊(duì)樂(lè)觀看待轉(zhuǎn)換期的過(guò)程中所面臨的問(wèn)題，改變?cè)械牟僮髂Ｊ礁且淮笳勰ィ欢托牡臏贤▍f(xié)調(diào)與教育訓(xùn)練是很重要的，也可降低同仁的抱怨。

　　王課長(zhǎng)提到：「其實(shí)導(dǎo)入ISO系統(tǒng)後，確實(shí)有提升簽核效率，以往常壓件機(jī)率也大幅降低，相關(guān)單位要處理的事項(xiàng)透過(guò)流程執(zhí)行，也明確有做到位，而最有感的文管素珍確實(shí)縮短她不少作業(yè)時(shí)間，實(shí)現(xiàn)文件管理最佳效益」。

　　李經(jīng)理提到：「EasyFlow對(duì)他而言介面操作很人性化，費(fèi)用也很合理，以中小企業(yè)來(lái)使用此套系統(tǒng)非常值回票價(jià)，也很推薦給其他業(yè)界朋友使用。此外當(dāng)客戶來(lái)訪大青，可看到內(nèi)部文件是有制度的電子化、無(wú)紙化管理，進(jìn)而提升公司價(jià)值」。

管理挑戰(zhàn)

• 品保ISO文件與研發(fā)圖面文件紙本列印、跑單、送件，影響簽核時(shí)效性。

• 文件壓件頻繁，需耗費(fèi)人力追單，造成文件生效日已經(jīng)到期，卻還沒(méi)簽核完。

• 每月列印張數(shù)龐大，文管處理耗時(shí)。

• 各單位常拿到舊版紙本文件進(jìn)行生產(chǎn)，新舊版本無(wú)回收替換。

應(yīng)用價(jià)值

• 文件制修訂電子自動(dòng)送簽，提升簽核效率。

• 提升品管、研發(fā)文管文件處理效率，提升工作效率。

• 文件生效日到，主動(dòng)發(fā)出生效通知佈達(dá)相關(guān)單位，文管不需列印紙本送至各單位。

• 線上版本保有最新版次，同仁列印或下載文件時(shí)，皆為最新文件，減少生產(chǎn)異常。

表單深化應(yīng)用，系統(tǒng)效益再增值

　　大青節(jié)能目前在EasyFlow-ISO文件管理趨於建置完整，除了文件管理，後來(lái)也將系統(tǒng)的效益延伸至品管表單的應(yīng)用。品管工作內(nèi)容包含從廠商來(lái)料檢驗(yàn)到客戶出貨檢驗(yàn)的檢驗(yàn)程序，除了落實(shí)每階段要完成的作業(yè)記錄外，後續(xù)分析也是非常重要的。目前已經(jīng)使用的表單包含IQC的進(jìn)料檢驗(yàn)、IPQC巡檢表單、OQC的成品檢驗(yàn)、檢驗(yàn)異常所要記錄的不良品通知、矯正預(yù)防、及ECR/ECN等品管表單應(yīng)用於EasyFlow，不僅可即時(shí)追蹤處理時(shí)效、了解各權(quán)責(zé)單位處理事項(xiàng)是否落實(shí), 並針對(duì)重要且具保存價(jià)值的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、查詢與分析，在管理效益上更是如虎添翼。

優(yōu)化流程管理 創(chuàng)造大青數(shù)位價(jià)值

　　大青節(jié)能E化正式啟飛，大青專案團(tuán)隊(duì)不僅提高E化對(duì)公司的價(jià)值，後續(xù)將持續(xù)充分發(fā)揮系統(tǒng)功能來(lái)滿足各部門需求，改善作業(yè)效率。此次EasyFlow-ISO文件管理導(dǎo)入也讓專案團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)到跨部門溝通能力也因?yàn)樾枨笤黾佣釙N，不僅能獨(dú)自與各部門溝通，也充分掌握溝通技巧，讓同仁瞭解系統(tǒng)限制，尋求其他解決方案。

　　談到未來(lái)資訊系統(tǒng)應(yīng)用，資訊林副理指出目前多由部門主動(dòng)提出問(wèn)題，並由資訊系統(tǒng)解決問(wèn)題，以求讓同仁在工作上更為便利。再者，藉由EasyFlow總表統(tǒng)計(jì)結(jié)果產(chǎn)出資訊給各部門主管，界定每個(gè)部門主管應(yīng)該得到的資訊，提供即時(shí)且重要的數(shù)據(jù)分析，讓經(jīng)營(yíng)者進(jìn)行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部流程。鼎新也將持續(xù)站在協(xié)助的角色，提供良好的E化諮詢服務(wù)。

▲感謝大青節(jié)能科技股份有限公司專案負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)接受鼎新專訪。大青節(jié)能?品保經(jīng)理李煜賢(左三)、
? ?資訊副理?林慧琪(左二)、品保課長(zhǎng)?王立勳(右三)、品保 蔡素珍(右二)、研發(fā) 洪崇銘(右一)。
?鼎新電腦 BPM諮詢部黃子豪 經(jīng)理(左四)、林嘉祺 顧問(wèn)(左一)。

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