水靈科技 - HR的得力助手，推展人資新高度

提升應(yīng)用價(jià)值，開(kāi)創(chuàng)新格局

文：謝惠珺

發(fā)布時(shí)間： 2020-07-15 19:29:00

企業(yè)流程管理 轉(zhuǎn)型創(chuàng)新 人力資源管理

水靈科技公司創(chuàng)立起源於建構(gòu)國(guó)立海洋生物博物館BOT之第三期工程—『世界水域館』虛擬實(shí)境之電子展示設(shè)備及博物館未來(lái)經(jīng)營(yíng)發(fā)展之需求。整合集團(tuán)內(nèi)所有IT系統(tǒng)及各式電子展示設(shè)備，水靈目前業(yè)務(wù)著重於政府人力專案性質(zhì)，共有水靈科技與帝驊科技兩間公司，致力於協(xié)助相關(guān)產(chǎn)業(yè)技術(shù)提升。

2005年起陸續(xù)承攬高雄市、臺(tái)東縣、屏東縣等多縣市之交通管理系統(tǒng)建置案與路側(cè)設(shè)備建置工程案；2006年起承攬高雄市政府交通局之交通控制中心24小時(shí)人力服務(wù)；2013年起成為高雄環(huán)狀輕軌的號(hào)誌工程負(fù)責(zé)廠商；2018年亦陸續(xù)取得高雄市政府交通局路邊停車(chē)開(kāi)單勞務(wù)委託民間辦理案等計(jì)畫(huà)案；2019年配合臺(tái)灣世曦股份有限公司，為＂臺(tái)9線南迴公路安朔交控中心之勞務(wù)委外開(kāi)口契約＂合作廠商，經(jīng)過(guò)大型系統(tǒng)整合專案的執(zhí)行，水靈團(tuán)隊(duì)累積了相當(dāng)多寶貴的獲得許多型軟硬體系統(tǒng)整合、人力輪值派駐與管理經(jīng)驗(yàn)，並在節(jié)能、環(huán)保等世界性議題參與研發(fā)，讓環(huán)保與科技接軌。

除了公司業(yè)務(wù)發(fā)展，由於承攬多項(xiàng)輪班性質(zhì)等人力安排，水靈對(duì)於內(nèi)部營(yíng)運(yùn)管理與ERP系統(tǒng)運(yùn)用之重視也傾注心力，2018年底，水靈開(kāi)啟了鼎新HR導(dǎo)入專案，同時(shí)期恰逢承接高雄市停車(chē)開(kāi)單辦理，人力需求大量擴(kuò)增，開(kāi)單員出勤管理與薪資計(jì)算也瞬間成為複雜頭痛的議題，鼎新HR系統(tǒng)導(dǎo)入也由此產(chǎn)開(kāi)。

多公司資料建立，整合人力資源平臺(tái)

因應(yīng)水靈業(yè)務(wù)之多元，本次HR系統(tǒng)導(dǎo)入共包含兩間公司：水靈科技與帝驊科技，兩間公司管理制度相同，但人員加保與計(jì)薪等維護(hù)需區(qū)分公司與專案特性管理，原先未定義兩間公司部門(mén)編碼，僅有簡(jiǎn)單的組織架構(gòu)，因此在本次導(dǎo)入專案的第一項(xiàng)重點(diǎn)，即為透過(guò)輔導(dǎo)顧問(wèn)給予實(shí)務(wù)與常見(jiàn)的編碼規(guī)劃建議，與水靈人資主任伶燕一同討論，訂定出適合的編碼原則、梳理組織架構(gòu)，完成集團(tuán)中完整的公司與部門(mén)架構(gòu)建立，也因?yàn)橘x予部門(mén)編碼層級(jí)上的意義，在溝通、辨識(shí)與管理上，皆可更有效率的運(yùn)用。

系統(tǒng)建置完整後，運(yùn)用HR系統(tǒng)即可清楚的紀(jì)錄與查詢?nèi)藛T歸屬公司、投保單位、以及各項(xiàng)員工基本資訊、應(yīng)勤時(shí)間，不論對(duì)內(nèi)溝通或?qū)ν赓Y訊提供，各項(xiàng)資訊查詢皆可快速即時(shí)、省時(shí)省力。後續(xù)若集團(tuán)擴(kuò)展、有新增公司需求，依循著已經(jīng)完成的各項(xiàng)參數(shù)與設(shè)定，系統(tǒng)也能隨時(shí)快速因應(yīng)！

考勤流程梳理，出勤管理一手掌握

在考勤階段，水靈除一般日班的人員，亦有需24小時(shí)輪班制度的人員同時(shí)須併行管理。於系統(tǒng)上線前，對(duì)於交控中心輪值人員、停車(chē)開(kāi)單人員的出勤管理皆使用紙本作業(yè)記錄與回報(bào)，作業(yè)需人工輸入與檢核，較無(wú)效率，經(jīng)過(guò)本次HR導(dǎo)入，重新梳理了排班、請(qǐng)假加班申請(qǐng)、異?？记谔幚淼茸鳂I(yè)流程，成功使考勤作業(yè)更即時(shí)、更有效率，也加強(qiáng)員工對(duì)於自我出勤的管理能力。

從排班作業(yè)開(kāi)始，由前線管理人員完成Excel排班表，一鍵匯入系統(tǒng)；請(qǐng)假、加班等考勤資料的申請(qǐng)也調(diào)整為線上電子表單作業(yè)，主管線上簽核，自動(dòng)連結(jié)回寫(xiě)HR系統(tǒng)；進(jìn)而搭配系統(tǒng)自動(dòng)比對(duì)、管控出缺勤、檢核異常；並透過(guò)系統(tǒng)異常通知或自主查詢，使員工可即時(shí)確認(rèn)個(gè)人出勤資訊。透過(guò)上述日常流程，架構(gòu)出完整考勤作業(yè)，大幅減少人資原先繁雜的人工作業(yè)負(fù)擔(dān)，除了能夠有效掌控員工出勤外，亦可隨時(shí)因應(yīng)目前法令規(guī)範(fàn)，完整保存員工資訊，遇到勞動(dòng)檢查再也不需手忙腳亂。

▲ 上線前後效益比較表 (鼎新電腦整理繪製)

薪資作業(yè)自動(dòng)化運(yùn)用，作業(yè)效率大幅提升

關(guān)於計(jì)薪作業(yè)，有別於一般公司，水靈有一群計(jì)薪方式較為特殊的停車(chē)開(kāi)單員，薪資還需推算延長(zhǎng)工時(shí)加班費(fèi)等金額，在系統(tǒng)導(dǎo)入前，開(kāi)單員人數(shù)還不算太多，透過(guò)人工登打出勤、Excel公式設(shè)計(jì)計(jì)算薪資尚可運(yùn)作，但恰逢標(biāo)案承接，開(kāi)單員招募人數(shù)大增，作業(yè)負(fù)擔(dān)也瞬間變得繁重，每月大約需花費(fèi)一整周計(jì)算薪資，因此系統(tǒng)特別根據(jù)開(kāi)單員的計(jì)薪方式，運(yùn)作彈性的薪資公式設(shè)計(jì)器，設(shè)計(jì)出自動(dòng)化的計(jì)算公式，省略繁雜且重複的人工作業(yè)，僅須導(dǎo)入開(kāi)單員每月紀(jì)錄，即可一鍵計(jì)算薪資，快速且正確。

除了日常的薪資計(jì)算，非經(jīng)常發(fā)生的法院強(qiáng)制扣款議題，也是人工計(jì)薪時(shí)期的一大挑戰(zhàn)，因應(yīng)目前法院判決內(nèi)容，強(qiáng)制扣款有多元的扣費(fèi)方式，有時(shí)須以薪資之1/3計(jì)算、有時(shí)須考量地區(qū)最低生活費(fèi)，有時(shí)甚至須兩者比大小，每次計(jì)算約需花費(fèi)2~3小時(shí)作業(yè)，著實(shí)增加了許多作業(yè)負(fù)擔(dān)；但透過(guò)系統(tǒng)導(dǎo)入，只須維護(hù)員工扣款方式，系統(tǒng)即可自動(dòng)於計(jì)算薪資時(shí)統(tǒng)計(jì)扣款，半小時(shí)內(nèi)即可完成，讓企業(yè)可不費(fèi)力的因應(yīng)各項(xiàng)扣款規(guī)範(fàn)。

而每年度薪資作業(yè)的最後一步-所得申報(bào)，系統(tǒng)也給予了許多幫助，透過(guò)每月薪資精準(zhǔn)計(jì)算、外部數(shù)據(jù)的匯入操作，系統(tǒng)可依照員工身分證統(tǒng)計(jì)各類所得資訊，轉(zhuǎn)出申報(bào)檔案連結(jié)國(guó)稅局申報(bào)軟體，讓人資在每年年初最辛苦的時(shí)期，須同時(shí)兼顧年度轉(zhuǎn)換、年終計(jì)算、所得申報(bào)等作業(yè)，仍然可以游刃有餘的對(duì)應(yīng)，輕鬆完成年度所得申報(bào)。

▲ 上線前後效益比較表 (鼎新電腦整理繪製)

人資應(yīng)用價(jià)值提升，開(kāi)創(chuàng)人資新格局

總結(jié)上述系統(tǒng)應(yīng)用後帶來(lái)的影響，重點(diǎn)管理效益有以下：

1.?系統(tǒng)集團(tuán)化管理，除清楚控管多公司員工資訊外，亦可搭配人資決策分析工具，提供管理者在擬定營(yíng)運(yùn)策略時(shí)可參考之各公司管理數(shù)據(jù)，作為營(yíng)運(yùn)規(guī)劃參考來(lái)源。

2.?梳理考勤作業(yè)，有效掌控同仁出勤狀況，並連結(jié)線上平臺(tái)，培養(yǎng)員工自主管理能力，創(chuàng)造更有效率的工作氛圍與環(huán)境。

3.?縮短並節(jié)省薪資計(jì)算時(shí)間與作業(yè)內(nèi)容，大幅提升作業(yè)效率，減少HR庶務(wù)性工作，以使HR能將時(shí)間花費(fèi)於策略性議題，培育公司人才。

4.?各項(xiàng)報(bào)表查詢彈性，彙整資料方便快速，提供管理規(guī)劃之?dāng)?shù)據(jù)來(lái)源，亦可搭配人資決策分析工具，滿足管理者隨時(shí)隨地查詢報(bào)表之需求。

?透過(guò)系統(tǒng)的應(yīng)用，人資作業(yè)將可有效節(jié)省人力時(shí)間，原本獎(jiǎng)金計(jì)算、所得申報(bào)等由財(cái)務(wù)人員負(fù)責(zé)的作業(yè)，都因?yàn)橄到y(tǒng)可提升作業(yè)效率，因而回歸到系統(tǒng)、由人資主導(dǎo)完成。除此之外，人資也因此有更多的時(shí)間與心力，將工作重心放在公司人才招募、員工培訓(xùn)、績(jī)效考核等議題，發(fā)揮人力資源管理的更大價(jià)值，因此使人資成為公司管理的營(yíng)運(yùn)基礎(chǔ)、以及重要的策略夥伴！

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