臺(tái)灣東喜璐 - 創(chuàng)造人力資源應(yīng)用價(jià)值

支持企業(yè)營(yíng)運(yùn)管理的有力工具

文：謝惠珺

發(fā)布時(shí)間： 2020-07-03 14:49:00

企業(yè)流程管理 應(yīng)用價(jià)值 人力資源管理

臺(tái)灣東喜璐機(jī)能膜股份有限公司成立於2017年11月，主要製造與販?zhǔn)墼诎雽?dǎo)體製造的晶圓研磨工程中所使用的迴路形成面保護(hù)膠帶，為日商三井化學(xué)出資之子公司，是集團(tuán)在臺(tái)灣設(shè)立的第一個(gè)生產(chǎn)據(jù)點(diǎn)。為擴(kuò)大核心事業(yè)規(guī)模並強(qiáng)化收益，2019年7月甫正式於路竹科學(xué)園區(qū)成立新廠，新廠房偌大且白淨(jìng)，可見承襲了母公司濃厚的日商風(fēng)格。

評(píng)估系統(tǒng)導(dǎo)入時(shí)，公司正處於成立初期，許多管理皆未明確與制度化，且公司快速擴(kuò)張、員工人數(shù)快速增長(zhǎng)，原本的人工計(jì)薪管理方式漸漸無法跟上成長(zhǎng)的速度。而日本母公司使用之系統(tǒng)無法因應(yīng)臺(tái)灣複雜的人力資源相關(guān)法令、對(duì)於臺(tái)灣人資領(lǐng)域管理實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)也較為缺乏，故除了人工作業(yè)效率待改善之外，考量到在地化法令遵循、以及期待管理優(yōu)化與制度建立之需求，臺(tái)灣東喜璐與鼎新成為了合作夥伴，共同開啟了深化人力資源管理的大門。

價(jià)值交付導(dǎo)入，從管理面改善到落地實(shí)踐

因應(yīng)系統(tǒng)導(dǎo)入的背景，臺(tái)灣東喜璐選擇鼎新的一大重點(diǎn)，即是因?yàn)槎π掠袆e於其他的系統(tǒng)廠商，採用的是”價(jià)值交付”的導(dǎo)入手法，強(qiáng)調(diào)管理效益的精進(jìn)、與人力資源能力的培養(yǎng)，而非僅著重於系統(tǒng)載具的使用。透過專案初期的目標(biāo)溝通、關(guān)鍵流程規(guī)劃，先梳理原本制度與流程中的問題，並藉由討論與評(píng)估的過程、顧問對(duì)於行業(yè)經(jīng)驗(yàn)的分享、法令知識(shí)的傳達(dá)等，找出最適合的作法，確立了走向目標(biāo)的道路後，才真正去落地實(shí)踐。而專案實(shí)踐過程中，也分階段逐步評(píng)估衡量，以量化的數(shù)字確保專案執(zhí)行成效，並於最後展現(xiàn)專案導(dǎo)入效益，以看得見的方式來呈現(xiàn)專案實(shí)施的具體成果。

▲ 價(jià)值交付輔導(dǎo)程序 (鼎新電腦整理繪製)

在臺(tái)灣東喜璐的案例中，人事資料的根本-組織架構(gòu)、職務(wù)與職位規(guī)劃等，鼎新顧問即提供了許多的實(shí)務(wù)案例分享與建議，基礎(chǔ)架構(gòu)有完善的規(guī)劃與編碼規(guī)則，才可因應(yīng)不斷擴(kuò)張的組織，也強(qiáng)化了使系統(tǒng)可長(zhǎng)久使用的基礎(chǔ)架構(gòu)；而關(guān)於考勤與薪資制度，也藉由鼎新顧問對(duì)於法令知識(shí)的提點(diǎn)、加上實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的分享，可以讓公司避開法令地雷，減少不必要的勞動(dòng)爭(zhēng)議風(fēng)險(xiǎn)，例如多數(shù)企業(yè)往往忽略加班費(fèi)需取每月”工資全額”作為計(jì)算基礎(chǔ)，經(jīng)過本次專案的梳理，也導(dǎo)正了臺(tái)灣東喜璐加班費(fèi)的計(jì)算方式，將每月輪班津貼納入計(jì)算，避開了原本可能隨時(shí)引爆的勞檢罰單風(fēng)險(xiǎn)。

除了制度面的改善之外，交付過程中，顧問協(xié)助完成的「管理規(guī)劃書」，更是銜接了制度面的規(guī)劃與實(shí)際面的實(shí)踐、也是法令規(guī)章參考的工具書，透過規(guī)劃書中流程的訂定，建立人資日常作業(yè)的機(jī)制，並落實(shí)執(zhí)行?！巴高^與顧問的訪談，以客觀的角度理解公司的制度現(xiàn)況，找出制度上的不足之處，藉由顧問的經(jīng)驗(yàn)及建議，即時(shí)討論、評(píng)估修正，以期完善公司管理流程及制度?！苯逵膳_(tái)灣東喜璐的回饋，即可顯見價(jià)值交付導(dǎo)入手法的具體效益。

▲管理規(guī)劃書範(fàn)例

作業(yè)效率大幅提升

除了規(guī)劃與制度面的改善，本專案的最大重點(diǎn)還是管理機(jī)制建立後，搭配系統(tǒng)載具落地實(shí)施。在系統(tǒng)導(dǎo)入前，原本多依賴紙本、人工作業(yè)的人事考勤計(jì)薪作業(yè)，隨著人力招募的擴(kuò)增、員工人數(shù)的增加，作業(yè)的效率問題漸漸出現(xiàn)，人資人員往往需花費(fèi)時(shí)間在考勤資訊的溝通上；而透過HR系統(tǒng)的導(dǎo)入，人資人員僅需簡(jiǎn)易的操作排班，即可透過電子表單員工自主申請(qǐng)、主管電子簽核，再搭配系統(tǒng)自動(dòng)點(diǎn)名、發(fā)送出勤異常通知等功能，自動(dòng)運(yùn)轉(zhuǎn)平日的考勤維護(hù)，人資人員僅需進(jìn)行最終確認(rèn)，即可輕鬆完成日?？记谧鳂I(yè)。除了花費(fèi)較少的作業(yè)時(shí)間，也因?yàn)樽鳂I(yè)機(jī)制的建立，考勤作業(yè)由原先每月計(jì)薪前需專注處理，改變?yōu)樯暇€後可日清日結(jié)，對(duì)於人力的管理，也有作業(yè)效率提升、養(yǎng)成問題即時(shí)處理的良好管理習(xí)慣。

而關(guān)於薪資段的維護(hù)，上線前是仰賴EXCEL檔案計(jì)算，並且除了一般臺(tái)籍員工，臺(tái)灣東喜璐還包含了部分日籍主管或人員須計(jì)算日幣薪資，雖原本套用EXCEL公式仍可運(yùn)作，但資料存查與計(jì)算正確性都存在風(fēng)險(xiǎn)；而系統(tǒng)導(dǎo)入後，透過薪資公式的彈性設(shè)定，皆可因應(yīng)臺(tái)灣東喜璐的各項(xiàng)薪資計(jì)算邏輯，自動(dòng)計(jì)算薪資，除了提升正確性、作業(yè)效率之外，系統(tǒng)完整的保存薪資計(jì)算結(jié)果，更加安全，也更容易查詢、分析、使用。

綜合上述，所有原本需紙本、EXCEL作業(yè)的資訊，皆可完整記錄於系統(tǒng)中，輕鬆對(duì)應(yīng)法令要求雇主應(yīng)置備勞工出勤紀(jì)錄並保存五年的規(guī)定。也因?yàn)橄到y(tǒng)擁有豐富的報(bào)表查詢機(jī)制，考勤、薪資紀(jì)錄的使用、查詢等，都變得更加簡(jiǎn)單且即時(shí)，無論是對(duì)內(nèi)因應(yīng)主管查詢員工資料、出勤統(tǒng)計(jì)之需求，或是對(duì)外配合勞動(dòng)檢查、匯出出缺勤、薪資紀(jì)錄等，皆可快速對(duì)應(yīng)。

▲ 上次前後效益比對(duì)表?(鼎新電腦整理繪製)

強(qiáng)化員工自主管理

透過管理流程的梳理，加上系統(tǒng)載具的落實(shí)，許多出缺勤的維護(hù)皆從紙本的傳遞改變?yōu)殡娮颖韱巍㈦娮雍灪?，大幅提升了紙本作業(yè)、人工送單的無效率，員工可以隨時(shí)發(fā)起、主管可以隨時(shí)接收並簽核；除此之外，透過系統(tǒng)對(duì)於考勤的自動(dòng)檢核，與Mail提醒工具的使用，員工與主管皆可每日即時(shí)取得出缺勤異常的通知，進(jìn)而即時(shí)進(jìn)行排除，不再需要仰賴人資人員逐一通知與催單，也可每月收到請(qǐng)假、加班的統(tǒng)計(jì)資訊，在計(jì)薪前再次確認(rèn)，同時(shí)提升了人資、主管與員工三方的作業(yè)效率，更使資訊更加透明、減少對(duì)於考勤資訊認(rèn)知的不一致。

除了出缺勤的管理，電子表單也提供了員工即時(shí)查詢的便利管道，可直接從電子表單中，查詢個(gè)人班次、刷卡、請(qǐng)假、加班等各項(xiàng)考勤紀(jì)錄，並且可追蹤個(gè)人特休假、特殊假別的使用情況、剩餘額度等，每一項(xiàng)資訊的提供都相對(duì)減少了人工溝通的時(shí)間，也增加了員工自我管理的方便性與有效性，有助於養(yǎng)成員工自主管理出缺勤的工作氛圍、以及日清日結(jié)的工作習(xí)慣。

人資應(yīng)用價(jià)值提升

總結(jié)HR專案導(dǎo)入後帶來的影響，臺(tái)灣東喜璐重點(diǎn)管理效益有以下：

1. 完成了組織架構(gòu)、公司規(guī)章制度的梳理，除強(qiáng)化人力資源基礎(chǔ)建設(shè)，亦避免誤觸法令風(fēng)險(xiǎn)。

2. 透過系統(tǒng)載具的實(shí)施、自動(dòng)化工具的應(yīng)用，考勤與薪資作業(yè)皆大幅提升作業(yè)效率，使人資人員可以花費(fèi)更多時(shí)間在人才發(fā)展、培育上，提升人力資源管理價(jià)值。

3. 透過電子表單的應(yīng)用、線上簽核與查詢等工具，員工可真正落實(shí)自主管理，亦營(yíng)造自動(dòng)自發(fā)的良好工作氛圍。

4. 落實(shí)管理規(guī)劃方案後，也連動(dòng)了管理習(xí)慣的改善，作業(yè)日清日結(jié)、異常即時(shí)排除，潛移默化的改善各角色的作業(yè)模式與效率。

透過臺(tái)灣東喜璐HR導(dǎo)入專案成員的合作，以及管理階層的支持，目前系統(tǒng)已穩(wěn)定的運(yùn)行中，員工對(duì)於系統(tǒng)的推行也給予良好的回饋，多認(rèn)為即時(shí)查詢的機(jī)制有助於自我管理、作業(yè)效率的提升。

健全了基礎(chǔ)管理制度、考勤薪資的運(yùn)作，在此基礎(chǔ)之上，臺(tái)灣東喜璐也將可進(jìn)一步評(píng)估人力資源管理的各項(xiàng)應(yīng)用，例如可以搭配「法令遵循防火牆方案」，對(duì)應(yīng)甫上路的勞動(dòng)事件法，讓系統(tǒng)成為法令遵循的守門員；或是連結(jié)「績(jī)效考核管理」、「培訓(xùn)開發(fā)管理」、「招募徵選管理」等人力資源發(fā)展階段，對(duì)於人力資源發(fā)展領(lǐng)域做更深化的紀(jì)錄與應(yīng)用；抑或可以透過「決策分析管理」，支援每日業(yè)務(wù)運(yùn)作的操作型報(bào)表，並可透過大數(shù)據(jù)分析，將人力資源效能與公司發(fā)展戰(zhàn)略結(jié)合，深入分析人力資本的投入與回報(bào)，成為支持企業(yè)營(yíng)運(yùn)管理的有力工具！

▲?(鼎新電腦整理繪製)

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