綠農(nóng)電科-人力資源管理行動(dòng)化

文：謝惠珺

綠農(nóng)電科

發(fā)布時(shí)間： 2020-03-03 13:57:00

企業(yè)流程管理 集團(tuán)管理 人力資源管理

綠農(nóng)電科股份有限公司為一致力於綠能產(chǎn)業(yè)經(jīng)營(yíng)之企業(yè)，由四大集團(tuán)董事長(zhǎng)家族成員自行投資綠能產(chǎn)業(yè)，主要提供太陽(yáng)能開(kāi)發(fā)與營(yíng)運(yùn)管理，坐落於臺(tái)南運(yùn)河旁21樓，寬敞開(kāi)放式的辦公空間、大片窗外的臺(tái)南市景、時(shí)常飄散著的咖啡香，皆使辦公空間營(yíng)造出舒適友善的氛圍，呼應(yīng)了公司的經(jīng)營(yíng)理念「期許在這片綠色能源的園地中做個(gè)務(wù)實(shí)的農(nóng)夫，一步一腳印的永續(xù)耕耘下去」。近日綠農(nóng)更是發(fā)起了淨(jìng)灘活動(dòng)，帶動(dòng)員工與學(xué)生關(guān)注環(huán)保議題，顯見(jiàn)綠農(nóng)電科對(duì)於環(huán)境友善與永續(xù)經(jīng)營(yíng)的耕耘。

隨著綠農(nóng)事業(yè)版圖的推展，除綠農(nóng)電科之外，陸續(xù)成立了集團(tuán)下的幾間公司，員工人數(shù)也快速成長(zhǎng)，原本考勤薪資以人工計(jì)算的方式耗時(shí)且偶有錯(cuò)誤發(fā)生，因此，綠農(nóng)選擇了鼎新作為資訊化合作夥伴，透過(guò)資訊化與行動(dòng)方案的導(dǎo)入，讓人力資源管理事半功倍！

基礎(chǔ)架構(gòu)建立，完善資訊平臺(tái)

初次造訪綠農(nóng)時(shí)，由於公司處?kù)恫輨?chuàng)時(shí)期，包含組織架構(gòu)、出勤管理制度等皆尚未完善規(guī)範(fàn)。在本次HR系統(tǒng)導(dǎo)入專案中，透過(guò)鼎新顧問(wèn)提供的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、相關(guān)參考案例、法令知識(shí)建議等，與綠農(nóng)團(tuán)隊(duì)共同討論，陸續(xù)完成了部門架構(gòu)與編碼的編排、考勤制度與出勤規(guī)範(fàn)的確立、薪資項(xiàng)目與計(jì)算邏輯的討論等，使綠農(nóng)的人力資源管理有了強(qiáng)而有力的基礎(chǔ)架構(gòu)。

而也配合本次專案導(dǎo)入的資料蒐集，重新彙整了員工資料庫(kù)，將原本須透過(guò)紙本翻查、EXCEL紀(jì)錄的各項(xiàng)員工資訊，重新集結(jié)整理，完整的紀(jì)錄於資訊系統(tǒng)中，透過(guò)統(tǒng)一平臺(tái)的建立，以及系統(tǒng)便利化的查詢方式，無(wú)論何時(shí)有員工資料查詢的需求，皆可以快速且便利的取得所需資訊，除了可因應(yīng)法令要求，置備員工清冊(cè)外，也可作為人才分析與運(yùn)用的穩(wěn)固基礎(chǔ)。

行動(dòng)方案導(dǎo)入，打破地域與時(shí)間限制

綠農(nóng)HR導(dǎo)入專案的一大重點(diǎn)，即為行動(dòng)方案的應(yīng)用。雖然導(dǎo)入鼎新HR之前，綠農(nóng)已有手機(jī)APP打卡的應(yīng)用，但打卡後的數(shù)據(jù)仍須人工進(jìn)行員工出勤、假勤時(shí)數(shù)的確認(rèn)，因此本次專案即規(guī)劃了鼎新「行動(dòng)人資導(dǎo)航」 (如下圖)APP的應(yīng)用，產(chǎn)品的重點(diǎn)為可以使用手機(jī)APP進(jìn)行上下班打卡、線上發(fā)起請(qǐng)假加班單據(jù)、手機(jī)簽核單據(jù)、查詢員工個(gè)人出勤資訊等。不須受時(shí)間與空間的限制，只需要有網(wǎng)路，隨時(shí)隨地皆可以完成單據(jù)申請(qǐng)與簽核，大幅提升了員工與主管的作業(yè)便利性，尤其適合如同綠農(nóng)一般，有許多出差與外勤需求的員工應(yīng)用。

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? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ▲?行動(dòng)人資導(dǎo)航

透過(guò)「行動(dòng)人資導(dǎo)航」的應(yīng)用，在手機(jī)中，員工可即時(shí)查詢請(qǐng)假剩餘時(shí)數(shù)、出勤打卡紀(jì)錄，送出假單時(shí)也會(huì)做到請(qǐng)假時(shí)數(shù)稽核的管控；再者，刷卡數(shù)據(jù)或單據(jù)產(chǎn)生後，皆會(huì)即時(shí)回傳HR系統(tǒng)中，搭配系統(tǒng)中定時(shí)自動(dòng)檢核出勤異常的功能，資訊沒(méi)有時(shí)間落差問(wèn)題，隨時(shí)接收最新最即時(shí)的訊息，不像過(guò)去須透過(guò)人工比對(duì)出缺勤紀(jì)錄，有效的減少了人資追蹤確認(rèn)的時(shí)間成本、提昇作業(yè)效率。

自動(dòng)化作業(yè)，培養(yǎng)員工自主管理

除了「行動(dòng)人資導(dǎo)航」手機(jī)APP與ESS線上電子表單簽核平臺(tái)的運(yùn)作外，系統(tǒng)導(dǎo)入搭配了定時(shí)自動(dòng)檢核出勤、每日自動(dòng)寄發(fā)出勤異常Mail通知、每月自動(dòng)發(fā)送加班匯總表Mail通知等功能，使每日、每月的出勤檢核程序皆可自動(dòng)化運(yùn)作，不僅簡(jiǎn)化了人資庶務(wù)性質(zhì)的工作時(shí)間，更進(jìn)而培養(yǎng)員工自主管理個(gè)人出缺勤的良好習(xí)慣，透過(guò)資訊化的推展，達(dá)成人力資源管理的優(yōu)質(zhì)循環(huán)，更能讓全體員工皆能有效的提昇作業(yè)效率，將系統(tǒng)使用的效益延昇到全體員工，盡而營(yíng)造自動(dòng)自發(fā)的良好管理氛圍！

▲員工自主管理循環(huán)示意圖 (鼎新電腦整理)

人力資源管理事半功倍

除上述各項(xiàng)考勤管理面之運(yùn)作，薪資作業(yè)的自動(dòng)化也提昇不少，包含考勤自動(dòng)連結(jié)薪資計(jì)算、薪資轉(zhuǎn)帳快速轉(zhuǎn)出可直接上傳銀行之媒體檔案、一鍵發(fā)送Mail加密薪資條、所得稅申報(bào)由系統(tǒng)連結(jié)產(chǎn)生等，皆有效的提昇各項(xiàng)作業(yè)效率，簡(jiǎn)化日常庶務(wù)性作業(yè)，使人資有更多時(shí)間關(guān)注人才發(fā)展議題。? ? ? ? ?

透過(guò)HR的導(dǎo)入，目前已大幅縮短了計(jì)薪所須耗費(fèi)的時(shí)間，每月僅約花費(fèi)2小時(shí)，即可完成薪資計(jì)算、薪資轉(zhuǎn)帳等處理，紮實(shí)的達(dá)成事半功倍的成效。而本次HR導(dǎo)入專案的成功，除了鼎新顧問(wèn)與客服團(tuán)隊(duì)的運(yùn)作外，最大的因素須歸功於綠農(nóng)團(tuán)隊(duì)的全力支持，從每次的輔導(dǎo)會(huì)議中，主管葉經(jīng)理皆全程參與，即可顯見(jiàn)綠農(nóng)團(tuán)隊(duì)對(duì)本次資訊化專案的重視，並且，人資團(tuán)隊(duì)也依導(dǎo)入進(jìn)程，準(zhǔn)時(shí)完成每次會(huì)議的待辦事項(xiàng)，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)人員的配合，才使專案的推展順利且成效顯著。

總結(jié)綠農(nóng)HR導(dǎo)入專案，系統(tǒng)導(dǎo)入效益主要有以下：

1.?基礎(chǔ)架構(gòu)建立、平臺(tái)整合，資訊完整易於管理與查詢。

2.?APP打卡、行動(dòng)方案、電子表單之應(yīng)用，落實(shí)員工自主管理，提昇管理效率。

3.?考勤與薪資連結(jié)，自動(dòng)化作業(yè)流程，大幅提升作業(yè)效率，並降低錯(cuò)誤率。

透過(guò)上述導(dǎo)入效益，HR系統(tǒng)作為人力資源管理的強(qiáng)力基礎(chǔ)，人力資源管理即可以更上一層，深化人才的培養(yǎng)，以支持綠農(nóng)永續(xù)發(fā)展的營(yíng)運(yùn)目標(biāo)！

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