Dee Noon億潤(rùn)企業(yè)運(yùn)用ERP 實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)生產(chǎn)一體化管理

文：李孟純/駱嘉敏Lok Kah Mun

億潤(rùn)企業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2019-12-12 15:37:00

東南亞 企業(yè)流程管理 生產(chǎn)製造管理

來(lái)自馬來(lái)西亞的家具製造商Dee Noon Corporation Sdn Bhd (以下簡(jiǎn)稱Dee Noon) 成立於2006年五月，身為董事長(zhǎng)的Mr. Kang 與其團(tuán)隊(duì)，發(fā)展了一系列優(yōu)質(zhì)的居家產(chǎn)品，例如臥室家具、客廳家具、廚房家具…等，銷售至全球約20個(gè)國(guó)家，例如東南亞、亞州與歐洲各國(guó)；近期更突破每月70個(gè)貨櫃的出口量，除了自製家具外，他們還為內(nèi)銷市場(chǎng)提供OEM服務(wù)，為當(dāng)?shù)刭u家提供製造內(nèi)鑲式廚櫃。

Dee Noon家具提供的服務(wù)，讓顧客可以根據(jù)喜好訂製修改規(guī)格，研發(fā)部門亦根據(jù)不同國(guó)家的當(dāng)?shù)匚幕瘉?lái)製作產(chǎn)品，例如專門為印度打造合適的臥室套組，以便銷售出口至該國(guó)家，可以看出Dee Noon家具高度重視客戶的喜好，努力了解符合當(dāng)?shù)氐内厔?shì)並為客戶生產(chǎn)最優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，因此成為馬來(lái)西亞家具行業(yè)中最受尊敬的製造商之一。

基於企業(yè)流程的系統(tǒng)建置

Dee Noo家具始終相信，產(chǎn)品的高品質(zhì)能夠滿足客戶的期望，並獲得客戶信任；隨著業(yè) 務(wù)的逐步擴(kuò)展，提高生產(chǎn)能量的第一步即是內(nèi)部管理的優(yōu)化；Alvin Kang先生提出了在Dee Noo企業(yè)內(nèi)導(dǎo)入ERP系統(tǒng)來(lái)改善企業(yè)內(nèi)部流程的想法！

Mr. Kang：「實(shí)施ERP系統(tǒng)的主要目的就是改善企業(yè)工作流程，並協(xié)助我的團(tuán)隊(duì)有效地工作，提高工作的準(zhǔn)確性」。經(jīng)過(guò)了解企業(yè)資源管理系統(tǒng)ERP相關(guān)功能與評(píng)估可以使Dee Noo獲得哪些效益之後，選擇了DigiwinSoft的Workflow ERP。

啟動(dòng)鼎捷ERP系統(tǒng)的導(dǎo)入程序：訪談

實(shí)施ERP系統(tǒng)以改善整體營(yíng)運(yùn)流程的關(guān)鍵原因，在於舊的系統(tǒng)在接到客戶採(cǎi)購(gòu)的訂單時(shí)，業(yè)務(wù)部門需手動(dòng)發(fā)出銷售訂單；並且會(huì)計(jì)系統(tǒng)與銷售訂單、庫(kù)存是沒(méi)有串接的，因此需要以大量的人力作業(yè)來(lái)蒐集並整理不同部門的資料，並獎(jiǎng)系統(tǒng)匯整登打進(jìn)會(huì)計(jì)系統(tǒng)。

第二個(gè)原因是生產(chǎn)部門沒(méi)有使用任何資訊化系統(tǒng)來(lái)控制整個(gè)製造過(guò)程。製造現(xiàn)場(chǎng)需要花費(fèi)大部份時(shí)間在派發(fā)工單、，並且是使用紙本文件；當(dāng)物料需求和生產(chǎn)存貨，驅(qū)動(dòng)製造型企業(yè)營(yíng)運(yùn)的關(guān)鍵，生產(chǎn)主管卻無(wú)法即時(shí)掌握工單狀態(tài)，以及關(guān)鍵物料存量，戌是工單的製程品質(zhì)與完工數(shù)量時(shí)，那麼會(huì)造成很大的影響。

承上所述，庫(kù)存系統(tǒng)對(duì)企業(yè)存在重要性，因?yàn)閹?kù)存管理涵蓋了所有生產(chǎn)的流程；例如在系統(tǒng)中發(fā)出銷售訂單時(shí)，就能立即檢查在庫(kù)存量，試算產(chǎn)能與數(shù)量並進(jìn)行分析；所有的資訊應(yīng)會(huì)會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)串接整合，更好的監(jiān)控生產(chǎn)成本的計(jì)算。

鼎捷馬來(lái)西亞的顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)，在2019年元月投入了Dee Noo家具ERP專案，首先開始了一連串的訪談，透過(guò)各個(gè)部門的訪談與需求研究，了解現(xiàn)行的作業(yè)流程與面臨的狀況，此外，也延伸到了工廠，以了解整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程。

部門訪談之後，顧問(wèn)會(huì)回饋給予解決方案的建議，並在標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)的期間向使用者介紹功能；在進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)與實(shí)際上線操作期間，鼎捷馬來(lái)西亞顧問(wèn)亦會(huì)觀察使用者對(duì)於系統(tǒng)的理解和熟悉程度，因?yàn)槊總€(gè)人員的理解不同，因此顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)將會(huì)花費(fèi)額外的時(shí)間，加強(qiáng)這些人員的系統(tǒng)操作與流程說(shuō)明，以提升到同一個(gè)水準(zhǔn)。

全員以終為始，渡過(guò)系統(tǒng)上線的適應(yīng)期

在實(shí)施過(guò)程當(dāng)中，我們亦會(huì)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)與實(shí)際作業(yè)流程之間，存在一些差距，此，Dee Noon團(tuán)隊(duì)與鼎捷顧問(wèn)人員，透過(guò)一些微小的調(diào)整，以符合內(nèi)部控管的機(jī)制，並同時(shí)滿足客戶的需求。

當(dāng)然，在輔導(dǎo)的過(guò)程當(dāng)中，因?yàn)檫@些調(diào)整皆會(huì)使得原本運(yùn)行多年的作業(yè)方式帶來(lái)改變，因此需要花費(fèi)更多的時(shí)間適應(yīng)，這對(duì)於一家成立十多年的企業(yè)來(lái)說(shuō)，並不容易。

在所有部門當(dāng)中，會(huì)計(jì)部門的挑戰(zhàn)最大，因?yàn)楹蛦渭兊呢?cái)務(wù)系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，ERP系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)模組，不僅涵蓋了會(huì)計(jì)、也與其它部門的業(yè)務(wù)流程相關(guān)，會(huì)計(jì)部份必須審核來(lái)自其它部門的數(shù)據(jù)，才能使相關(guān)作業(yè)往下接續(xù)執(zhí)行；例如採(cǎi)購(gòu)部門選擇的稅號(hào)，可能就會(huì)影響銷售和服務(wù)稅(SST)的申報(bào)，就需要有檢查和驗(yàn)證的步驟，甚至與採(cǎi)購(gòu)部門進(jìn)行溝通

很慶幸的是在調(diào)整新的作業(yè)流程之後，Dee Noon團(tuán)隊(duì)的使用者全力配合，在日常工作流程中，正確遵循這些標(biāo)準(zhǔn)步驟。鼎捷始終相信，「全員全心地實(shí)踐」是本次ERP專案導(dǎo)入成功的關(guān)鍵要素；在使用者適應(yīng)新系統(tǒng)的導(dǎo)入歷程中，展現(xiàn)了他們的對(duì)ERP專案的高度認(rèn)同與努力，因?yàn)榱私庀到y(tǒng)上線的重要目的以及實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的管理改革，顯示在他們對(duì)工作流程變化中的適應(yīng)力與支持心態(tài)。

重要的最後一哩路：資料數(shù)據(jù)準(zhǔn)備期

數(shù)據(jù)準(zhǔn)備是ERP實(shí)施過(guò)程中最重要的步驟之一，儘管需要同時(shí)處理日常工作，但仍同步花費(fèi)大量時(shí)間在整理數(shù)據(jù)(BOM表、未結(jié)銷售訂單、未結(jié)採(cǎi)購(gòu)訂單、庫(kù)存開立…等)，並輸入到ERP系統(tǒng)之中。

由於需要線上前就完成所有數(shù)據(jù)，因此最後決定採(cǎi)用2019年6月份的訂單，而採(cǎi)購(gòu)部門則從五月開始使用ERP系統(tǒng)發(fā)佈採(cǎi)購(gòu)訂單；再往前推，研究與開發(fā)部門在此時(shí)承擔(dān)著最重要的工作，因?yàn)楸仨殑?chuàng)建成品和原材料的物料數(shù)據(jù)以及BOM表數(shù)據(jù)。

高階支持與管理透明化，讓系統(tǒng)成為部門間的橋樑

最終，Dee Noon花費(fèi)了約20天的時(shí)間，完成了這項(xiàng)重大的任務(wù)，在上線日期前，輸入所有的數(shù)據(jù)到ERP系統(tǒng)當(dāng)中。在此期間，專案經(jīng)理扮演著非常重要的角色。他們精心在組織人力的安排，並向同仁們提供清晰的說(shuō)明，以便在上線之前完成上述數(shù)據(jù)。

此外，專案經(jīng)理還需要充當(dāng)公司部門與部門之間的協(xié)調(diào)員。

每個(gè)部門都了解各自的職責(zé)與分工，在舉行會(huì)議時(shí)進(jìn)行討論有所依據(jù)。亦在專案經(jīng)理的監(jiān)督和協(xié)調(diào)下，部門之間的溝通就能變?yōu)楦咝н\(yùn)作?，F(xiàn)在，用戶能夠確定在發(fā)現(xiàn)某些錯(cuò)誤或問(wèn)題時(shí)應(yīng)該參考哪個(gè)部門。管理的透明化，讓系統(tǒng)成為跨部門間的橋樑！

ERP系統(tǒng)成功上線的未來(lái)展望

經(jīng)過(guò)六個(gè)月的培訓(xùn)與整備期，其中包含三十天的現(xiàn)場(chǎng)與非現(xiàn)場(chǎng)標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，Dee Noo在指定日期-2019年6月1日順利成功上線。

在實(shí)施ERP之後，最大的好處在於BOM表中，可以在系統(tǒng)中選擇多種的紙板類型與包裝方式，擺脫過(guò)去用紙本的方式，現(xiàn)在透過(guò)系統(tǒng)就能自動(dòng)產(chǎn)生；並且市場(chǎng)銷售部門與客戶之間，也可以直接從系統(tǒng)的BOM設(shè)置輸入紙板類型和包裝方式，減少許多的紙本通訊溝通。

現(xiàn)在，生產(chǎn)部門根據(jù)銷售訂單，透過(guò)系統(tǒng)下達(dá)工單。他們可以從銷售訂單中立即了解紙板的類型和包裝材料，該信息也通過(guò)系統(tǒng)同步傳遞給採(cǎi)購(gòu)部門，以提供即時(shí)準(zhǔn)確的備料，這有助於減少材料的過(guò)度購(gòu)買，並良好的管理庫(kù)存。

透過(guò)上面的舉例，可以實(shí)證Workflow ERP系統(tǒng)有效的解決企業(yè)流程的資訊斷鏈，現(xiàn)在Dee Noon可以將這些流程從BOM表、到銷售訂單、工單、採(cǎi)購(gòu)單和財(cái)務(wù)成本結(jié)算…等，所有的流程都相互鏈接，並彼此監(jiān)控協(xié)作。

在導(dǎo)入ERP系統(tǒng)之後，外部顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)參與營(yíng)運(yùn)後，肯定整體內(nèi)部流程和跨部溝通得到了很好的改善。相信未來(lái)Dee Noon在高階管理者與合作伙伴間，保持長(zhǎng)期穩(wěn)定地提供支持之下，可以擁有更高效能的營(yíng)運(yùn)成果！持續(xù)精進(jìn)管理，鼎捷東南亞團(tuán)隊(duì)與企業(yè)攜手同行！

From left: Ms Jasmine Kang (Project manager), Ms Lok Kah Mun (ERP Project Manager), Mr Kang (Director of Dee Noon), Ms Khor (Project manager)

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