福壽實(shí)業(yè)- 串連內(nèi)部流程穩(wěn)固外部市場

文：梁仙

福壽實(shí)業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-01 17:10:00

　　福壽實(shí)業(yè)創(chuàng)立於民國9年，發(fā)展至今已邁入第91個(gè)年頭，自創(chuàng)業(yè)以來，即秉持『勤儉信實(shí)』的經(jīng)營理念，及堅(jiān)守『品質(zhì)、創(chuàng)新、服務(wù)』的工作信念，而受到廣大客戶的支持與肯定，在飼料、油脂、寵物食品、肥料生物科技等領(lǐng)域，匯聚眾力資源創(chuàng)造精良產(chǎn)品。

　　為了提高競爭力，福壽實(shí)業(yè)在管理方面特別重視成本的掌握以及庫存的控管。雖然早在十年前即自行開發(fā)大型系統(tǒng)，但有兩大問題是福壽實(shí)業(yè)當(dāng)初決定轉(zhuǎn)換系統(tǒng)的原因，第一是各廠區(qū)的系統(tǒng)是獨(dú)立分開且無法往外做連結(jié)，造成資訊不流通與不即時(shí)；第二是自行開發(fā)的系統(tǒng)僅有進(jìn)銷存、庫存帳，沒有生產(chǎn)端的系統(tǒng)，成本結(jié)算必須花費(fèi)大量人力用Excel算出來。

　　福壽實(shí)業(yè)資訊處徐沛妤經(jīng)理說 (以下稱徐經(jīng)理)：「當(dāng)時(shí)比較了諸多國內(nèi)外的系統(tǒng)廠商，甚至考慮過專案開發(fā)。最後考量開發(fā)的時(shí)間成本與效率最後選擇了鼎新的ERP系統(tǒng)，並且在導(dǎo)入ERP兩年之後也導(dǎo)入電子表單系統(tǒng)」。

　　「畢竟我們是傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)而且流動(dòng)率很低，所以大家已經(jīng)很習(xí)慣舊系統(tǒng)，因此導(dǎo)入新系統(tǒng)初期抗拒過程是一定會(huì)的」徐經(jīng)理如是說，並笑稱這是「DOS轉(zhuǎn)換為Windows的戰(zhàn)爭」。

　　福壽實(shí)業(yè)採取的方式是先從之前沒有的生產(chǎn)系統(tǒng)開始導(dǎo)入上線，以避免使用者因?yàn)閷?duì)原有系統(tǒng)的既有印像，而對(duì)新系統(tǒng)產(chǎn)生的抗拒。當(dāng)生產(chǎn)系統(tǒng)正式上線，使用者感受到可以隨時(shí)了解生產(chǎn)線狀況的便利性之後，第二步置換進(jìn)銷存系統(tǒng)，第三步讓財(cái)務(wù)系統(tǒng)上線，之後其他的系統(tǒng)就自然而然地上線了。

　　由於福壽實(shí)業(yè)的產(chǎn)品非常的多，每個(gè)廠區(qū)的生產(chǎn)模式也不一樣，有所謂的批次生產(chǎn)及連續(xù)性生產(chǎn)的差別，像油脂來講它就屬於連續(xù)性的生產(chǎn)，飼料就屬於批次生產(chǎn)，當(dāng)然也有客製化的需求，比如客戶希望在飼料內(nèi)添加有其他的營養(yǎng)成份。鼎新ERP在這麼多的產(chǎn)品及不同的生產(chǎn)模式下，因應(yīng)福壽實(shí)業(yè)的需求修改，現(xiàn)在每個(gè)月都能在8號(hào)以前結(jié)算出實(shí)際成本，解決了舊系統(tǒng)要次月才能結(jié)算出成本的問題，大幅提昇了管理者在產(chǎn)品成本狀況的掌握度。

　　庫存的管控對(duì)福壽實(shí)業(yè)非常重要，因?yàn)榇笞谖镔Y是仰賴進(jìn)口的，會(huì)有船期…等狀況，哪個(gè)倉庫、哪些貨，庫存量多少，是否該進(jìn)貨，必須隨時(shí)掌握非常清楚，以前沒有生產(chǎn)端的系統(tǒng)，大家都要做手帳，不但效率低且正確性也很難掌握，徐經(jīng)理表示：「在導(dǎo)入ERP生產(chǎn)系統(tǒng)之後，比以前得到更詳細(xì)的資料，在管理上也更方便?！?/p>

　　福壽實(shí)業(yè)本身產(chǎn)業(yè)流程方面，在導(dǎo)入ERP時(shí)對(duì)流程做了深入的檢討，同時(shí)合併可以整合的作業(yè)。由於福壽實(shí)業(yè)做的是大宗物資，在內(nèi)稽內(nèi)控來說，貨物進(jìn)出廠區(qū)需要有單據(jù)，並同時(shí)紀(jì)錄整臺(tái)車載出來的數(shù)量是多少，和客戶結(jié)算真正數(shù)量的時(shí)候，也以地磅秤出來的重量，當(dāng)作真正的出貨數(shù)量。舉例來說客戶訂了一千公斤，但一臺(tái)車秤出來不會(huì)剛剛好，在和客戶結(jié)算時(shí)會(huì)以實(shí)際秤出來的數(shù)量，由於行業(yè)特性的關(guān)係，多出來的部份也要算費(fèi)用，因此在系統(tǒng)配合上，銷貨單上就必須註明出貨的實(shí)際數(shù)量。

　　電子表單的部份是從ISO模組開始導(dǎo)入，ISO內(nèi)部稽核每半年一次，系統(tǒng)會(huì)先通知被稽核的人員以及要被稽核的項(xiàng)目，相關(guān)的文件簽核也電子表單化，徐經(jīng)理認(rèn)為這一部份福壽實(shí)業(yè)運(yùn)用的非常好，甚至現(xiàn)在三年一次的外部稽核，外部檢查員也是直接上系統(tǒng)檢查。在資料的準(zhǔn)備、留存方面非常的方便，甚至對(duì)內(nèi)的辦法公告也都是利用電子表單，已經(jīng)是大家很習(xí)慣去使用的平臺(tái)。

　　與其他平臺(tái)整合方面也有很出色的表現(xiàn)，比如在有效期限的控管部份，福壽實(shí)業(yè)搭配GMP的食品平臺(tái)使用，食品GMP的臺(tái)平在資料上傳時(shí)要求完整的生產(chǎn)日期、有效日期、檢驗(yàn)報(bào)告…等等資料，搭配ERP系統(tǒng)的批號(hào)管理，將一批一批生產(chǎn)的有效期間輸入進(jìn)去，所以現(xiàn)在福壽實(shí)業(yè)也做到了從ERP裡面所產(chǎn)生的資料直接上傳到GMP的平臺(tái)上面去。另外串連了還包含關(guān)貿(mào)平臺(tái)，有些客戶是家樂福體系，會(huì)直接在關(guān)貿(mào)平臺(tái)上下訂單，直接上網(wǎng)把訂單抓下來轉(zhuǎn)到ERP裡面。

　　最大的改變是在兩年多以前，做了一個(gè)業(yè)務(wù)行程管理表單。福壽實(shí)業(yè)的業(yè)務(wù)員大概有100位左右，以往業(yè)務(wù)員去拜訪客戶的時(shí)候都是手填單，除了一張一張的不好整理，有時(shí)也因?yàn)槭謱懥什?，造成事後要建檔、分析不易。後來透過電子表單的方式做業(yè)務(wù)行程的規(guī)劃，包含預(yù)排行程，排完之後先送主管審核，若主管覺得行程有不適當(dāng)?shù)牡胤娇梢约磿r(shí)做調(diào)整，待業(yè)務(wù)拜訪客戶回來可在同一張單子上回饋資訊如訪談結(jié)果、客戶反應(yīng)的問題。另外，此張行程表還包含了旅費(fèi)報(bào)銷欄位，即業(yè)務(wù)開車的里程數(shù)、過路費(fèi)等等費(fèi)用亦可紀(jì)錄並串回ERP的應(yīng)付作業(yè)系統(tǒng)，直接做費(fèi)用的報(bào)支，而主管透過行程日報(bào)表即可檢核每位業(yè)務(wù)費(fèi)用報(bào)支的狀況。也從這個(gè)導(dǎo)入之後，讓老闆們更可以感受到表單電子化的好處，因此後續(xù)推動(dòng)更多的表單，比如費(fèi)用申請單，因?yàn)楦蹖?shí)業(yè)有許多廠區(qū)，主管常在不同的區(qū)域，紙本公文往返往往要花上一個(gè)星期的時(shí)間，導(dǎo)入EasyFlow後一、兩天就可以簽核完成，ERP結(jié)合EasyFlow是一個(gè)很順暢的流程，大大提昇了簽核及請款的時(shí)效。

　　其實(shí)徐經(jīng)理認(rèn)為最大的改變與成效在於，User會(huì)主動(dòng)提出將工作所需單據(jù)電子表單化的要求，在使用方面遇到問題User會(huì)自己試著去解決，並將真正無法解的問題提出給資訊人員，也因此User很了解要用哪支程式跑哪支報(bào)表就可以讓工作更順利。不僅是電子表單，對(duì)ERP系統(tǒng)也已經(jīng)很熟悉，熟悉到幾乎不能停機(jī)，沒有系統(tǒng)就沒有辦法工作了!!

　　在二十一世紀(jì)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，福壽實(shí)業(yè)認(rèn)為不管在產(chǎn)品、行銷、管理都要加入創(chuàng)新，才能在快速變化的經(jīng)營環(huán)境中永續(xù)經(jīng)營。而企業(yè)在營運(yùn)時(shí)，對(duì)於資訊系統(tǒng)的依賴是持續(xù)的，鼎新電腦確保資訊系統(tǒng)能夠得到充份的支援而不斷的蛻變與進(jìn)步，以期與創(chuàng)新的福壽實(shí)業(yè)和全體消費(fèi)大眾共創(chuàng)雙贏的局面。