零壹科技 - 持續(xù)精進(jìn)內(nèi)部流程 提高人事薪資管理效率

表單流程電子化 提高時(shí)效性

文：方辛榕

零壹科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-09-11 18:49:00

企業(yè)流程管理 表單電子化

　　零壹科技自1980年成立以來，全心投入網(wǎng)路設(shè)備銷售、研發(fā)與通路拓展。零壹提供印表及網(wǎng)路伺服器、儲(chǔ)存設(shè)備，另有網(wǎng)路管理、視訊監(jiān)控等軟、硬體解決方案。2000年於OTC掛牌上櫃；2002年轉(zhuǎn)上市(股票代號(hào):3029)，名列天下雜誌臺(tái)灣500大服務(wù)業(yè)之一，並獲選為50大最佳資訊設(shè)備銷售與服務(wù)企業(yè)。以『專業(yè)服務(wù)．邁向卓越』為使命，朝向加值服務(wù)之路大步前進(jìn)，創(chuàng)造與客戶共生互利的價(jià)值為宗旨，成為解決方案與服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)者。(更多關(guān)於零壹科技www.zerone.com.tw)

循序漸進(jìn) 實(shí)現(xiàn)資訊化藍(lán)圖

　　零壹科技正逐步實(shí)現(xiàn)資訊系統(tǒng)規(guī)劃藍(lán)圖，於2011年8月全新導(dǎo)入TIPTOP ERP系統(tǒng)、電子表單EasyFlow GP、BI商業(yè)智慧。2013年為順應(yīng)並解決二代健保議題，於TIPTOP ERP系統(tǒng)上線兩年後，經(jīng)過謹(jǐn)慎評(píng)估後，決定選用鼎新HRS系統(tǒng)解決方案。

　　資訊處長(zhǎng)周良一表示：「HRS系統(tǒng)提供建置ESS(員工自助管理表單)，成為零壹選購鼎新HRS系統(tǒng)的主要原因之一?！箤?dǎo)入HRS系統(tǒng)前，雖已導(dǎo)入TIPTOP、EasyFlow GP系統(tǒng)，然而電子簽核流程管理系統(tǒng)初期僅有請(qǐng)購單上線，簽核流程主要在於商品採(cǎi)購，簽核層級(jí)、使用率與普及率並不高；再者，大多數(shù)員工對(duì)電子表單不甚熟悉，故大致流程仍維持紙本作業(yè)，實(shí)為可惜。?

然而出勤單據(jù)與員工績(jī)效考核息息相關(guān)，鼎新的HRS系統(tǒng)可搭配ESS員工自助系統(tǒng)，由每位員工自行登打出勤單據(jù)，可藉此大幅增加同仁接觸電子表單之機(jī)會(huì)；又因出勤單據(jù)內(nèi)容相對(duì)單純，利於同仁加速熟悉了解操作流程。零壹科技希望藉由導(dǎo)入HRS系統(tǒng)，讓同仁熟悉電子表單操作模式後，提高對(duì)EasyFlow GP系統(tǒng)的接受度，以求更快速的達(dá)成流程無紙化目標(biāo)，這不僅僅是從系統(tǒng)層面考量，更能徹底將表單、流程電子化，也是公司商業(yè)流程制度的一大變革。

跨部門協(xié)力合作，系統(tǒng)成功上線

　　在零壹科技優(yōu)良的企業(yè)文化引領(lǐng)下，自2013年9月選用HRS系統(tǒng)，三個(gè)月後即正式上線。資訊處與人事、財(cái)務(wù)、主管之間能作充分溝通，並且獲得各單位主管支持，化解系統(tǒng)導(dǎo)入過程中遇到的阻礙與衝突。此外，人資部為了降低員工學(xué)習(xí)過程中遭遇的瓶頸，完善公司專屬的HR訓(xùn)練手冊(cè)與人事規(guī)章SOP，舉辦多場(chǎng)次的教育訓(xùn)練說明會(huì)，幫助同仁迅速熟悉系統(tǒng)流程。再者，資訊處透過公司嚴(yán)密的AD網(wǎng)路權(quán)限，微調(diào)系統(tǒng)讓員工可以更便於閱讀電子薪資條；上線後即取代了傳統(tǒng)紙本薪資單列印與發(fā)放，為綠色環(huán)保略盡一份心力。

表單流程電子化 提高時(shí)效性

　　與資訊處長(zhǎng)周良一、財(cái)務(wù)處長(zhǎng)金可玫、資訊專案經(jīng)理洪素真與人事專員簡(jiǎn)芬萍訪談的過程中，分享HRS系統(tǒng)上線前後對(duì)零壹科技的實(shí)質(zhì)效益(整理如下表)。

　　人資專員簡(jiǎn)芬萍表示：「整合假卡與出勤記錄後，主管於審核假單時(shí)能立即掌握員工出缺勤紀(jì)錄?！挂酝鶈T工請(qǐng)假必須於一週後核對(duì)人資報(bào)表才能確認(rèn)，現(xiàn)在可於簽核時(shí)即時(shí)了解員工出缺勤狀況。零壹科技採(cǎi)彈性上班制，因工程與業(yè)務(wù)外出頻繁，過去公司允許員工事後補(bǔ)單；系統(tǒng)上線後，員工請(qǐng)假或公出必須事先申請(qǐng)，如遇特殊狀況，事後補(bǔ)上假單最晚不超過一天，以利正確統(tǒng)計(jì)出缺勤。於此，計(jì)算薪資的金處長(zhǎng)與負(fù)責(zé)考勤的簡(jiǎn)小姐於薪資核對(duì)能達(dá)一致，節(jié)省許多資料收集與審核時(shí)間，同時(shí)確保薪資統(tǒng)計(jì)正確性。

持續(xù)調(diào)整內(nèi)部流程，擴(kuò)大系統(tǒng)應(yīng)用範(fàn)疇

　　目前員工僅利用ESS電子表單發(fā)單，日後主管可以透由查詢功能即時(shí)得知相關(guān)訊息。在HRS系統(tǒng)應(yīng)用方面，目前報(bào)表已滿足零壹科技需求，由於系統(tǒng)上線後帶來成效顯著，希望建置更多人資相關(guān)報(bào)表來提高人事管理效率。經(jīng)營(yíng)管理與資訊化應(yīng)用需與時(shí)俱進(jìn)，透過資訊系統(tǒng)運(yùn)用的成效，提供零壹科技管理經(jīng)營(yíng)者更即時(shí)、正確的資訊，以制定最佳決策，進(jìn)而獲得管理財(cái)。

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▲感謝零壹科技接受採(cǎi)訪(左起：鼎新HR顧諮部經(jīng)理：伊邵美玉 鼎新專案顧問：楊宏凱
零壹資訊處長(zhǎng)：周良一 零壹財(cái)務(wù)處長(zhǎng)：金可玫 零壹人資專員：簡(jiǎn)芬萍 鼎新HR顧問：方辛榕 鼎新HR專案經(jīng)理：楊順凱)

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