宏匠實(shí)業(yè)縮短帳務(wù)處理時(shí)間，提升人員工作層級(jí)

文：黃仕銘

宏匠實(shí)業(yè)

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-30 03:01:00

企業(yè)流程管理

用心、創(chuàng)新、專(zhuān)業(yè)、服務(wù)：宏匠實(shí)業(yè)

　　創(chuàng)立於1994年，由一間三人公司開(kāi)始，發(fā)展至今己成為國(guó)內(nèi)五大電梯廠的主要供應(yīng)商，海外銷(xiāo)售遍佈世界多個(gè)國(guó)家。主要產(chǎn)品為電梯對(duì)講機(jī)、語(yǔ)音合成、電子式到樓鈴、電梯數(shù)位通訊系統(tǒng)、緊急直話(huà)系統(tǒng)、近端監(jiān)控系統(tǒng)、車(chē)廂資料顯示系統(tǒng)與電源供應(yīng)器等…，近年來(lái)更投入龐大研發(fā)人力與經(jīng)費(fèi)，致力於遠(yuǎn)隔監(jiān)控系統(tǒng)的發(fā)展。

緣起：舊系統(tǒng)已不敷使用

　　宏匠原先使用之ERP系統(tǒng)已達(dá)7年，隨著公司規(guī)模擴(kuò)展且適逢民國(guó)一百年，舊系統(tǒng)已不敷使用。深知鼎新電腦為國(guó)內(nèi)ERP龍頭廠商，其系統(tǒng)功能齊全完善，導(dǎo)入的家數(shù)及其累積的know-how非其他廠商一朝一夕所能及，再加上後勤支援體系完整，對(duì)於系統(tǒng)導(dǎo)入的成功率大大提升，經(jīng)過(guò)內(nèi)部仔細(xì)的效益與成本評(píng)估後，最終決定導(dǎo)入鼎新Workflow ERP。

　　自2011年8月著手導(dǎo)入，經(jīng)由宏匠全體同仁與鼎新專(zhuān)案團(tuán)隊(duì)的努力，歷經(jīng)三個(gè)月的時(shí)間，順利於2011年11月正式上線(xiàn)，相關(guān)的日常作業(yè)、成本結(jié)算、報(bào)表分析使用皆能流暢執(zhí)行，並提供管理者所需的管理資訊，以利重大決策的制訂。

導(dǎo)入的障礙：舊有經(jīng)驗(yàn)的制約

　　過(guò)去7年宏匠使用正航的系統(tǒng)，對(duì)於ERP軟體並不陌生，但相對(duì)，使用者容易陷入過(guò)去使用系統(tǒng)思考邏輯，如今導(dǎo)入鼎新的系統(tǒng)，流程及操作界面，難免會(huì)受到個(gè)人經(jīng)驗(yàn)或舊有操作方式制約，影響產(chǎn)生本位主義，每個(gè)部門(mén)都希望有一套適合自己的SOP，這些都不是能輕易改變的。

　　雖然專(zhuān)案負(fù)責(zé)人需尊重各單位的意見(jiàn)，但意見(jiàn)本身不能因?yàn)楸疚恢髁x，而扭曲成對(duì)系統(tǒng)質(zhì)疑的抗拒心態(tài)，既然公司選擇了導(dǎo)入新系統(tǒng)，各單位應(yīng)該要在這樣的前提下，溝通協(xié)調(diào)以取得一個(gè)適切的平衡點(diǎn)。故在經(jīng)過(guò)一段陣痛期，並取得成功導(dǎo)入新系統(tǒng)的目標(biāo)下，宏匠的各單位主管及使用者一一克服這些阻礙，在ERP系統(tǒng)導(dǎo)入的中、後期，逐漸上了軌道，抗拒的問(wèn)題也隨之減少。

　　回顧輔導(dǎo)過(guò)程歸納系統(tǒng)導(dǎo)入成敗的因素，還是以『人』為關(guān)鍵因素，但透過(guò)專(zhuān)案負(fù)責(zé)人與顧問(wèn)的相互配合、引導(dǎo)，讓人與系統(tǒng)兩方的磨合期減短，並快速讓使用者熟悉鼎新系統(tǒng)的流程及功能。專(zhuān)案負(fù)責(zé)人說(shuō)：「ERP系統(tǒng)功能一定不可能盡善盡美，但重點(diǎn)是與公司的相容性，公司的流程控管與人員配置，相對(duì)於ERP做一個(gè)最適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，縱使ERP功能只能滿(mǎn)足需求的90%，但所發(fā)揮的管理成效，一定可以超出原先導(dǎo)入系統(tǒng)預(yù)期的幅度，並讓企業(yè)主及員工感受到ERP導(dǎo)入的好處。

系統(tǒng)導(dǎo)入的成功因素

1.專(zhuān)業(yè)顧問(wèn)輔導(dǎo)

　　ERP系統(tǒng)的作業(yè)範(fàn)圍廣泛，從訂單採(cǎi)購(gòu)的進(jìn)銷(xiāo)存，到應(yīng)收應(yīng)付及成本結(jié)算，及財(cái)務(wù)報(bào)表的產(chǎn)出，非單一使用者或部門(mén)所能應(yīng)付，但透過(guò)黃仕銘顧問(wèn)的高度專(zhuān)業(yè)及豐富的系統(tǒng)導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)，不管在導(dǎo)入進(jìn)度的控管、安排各部門(mén)教育訓(xùn)練及基礎(chǔ)資料的建立、流程的規(guī)劃等，均在考量宏匠現(xiàn)有人力與資源的配置、表單及作業(yè)流程的現(xiàn)狀下，提出最適切的建議，就算面對(duì)有限且緊湊的導(dǎo)入時(shí)間、來(lái)自於各部門(mén)同仁對(duì)系統(tǒng)的疑問(wèn)，最後都能獲得妥善解決。此外，更進(jìn)一步點(diǎn)出舊有ERP系統(tǒng)所造成的作業(yè)流程缺失，透過(guò)Workflow ERP內(nèi)稽內(nèi)控環(huán)環(huán)相扣加以補(bǔ)足，有效提高作業(yè)效率，而這一切都要?dú)w功於黃顧問(wèn)的鼎力相助。

2.完善售後服務(wù)

　　除了專(zhuān)業(yè)的顧問(wèn)輔導(dǎo)外，鼎新電腦提供的線(xiàn)上教學(xué)、客戶(hù)FAQ、客服諮詢(xún)服務(wù)，能夠迅速讓使用者解決操作上的問(wèn)題。其中，客服諮詢(xún)提供的「遠(yuǎn)端連線(xiàn)」服務(wù)，能減少雙方僅靠電話(huà)溝通的不便，透過(guò)實(shí)際操作的方式，快速找出問(wèn)題點(diǎn)及解決方案。即使是碰上版本更新或資料庫(kù)設(shè)定這類(lèi)棘手問(wèn)題，處理時(shí)間也相當(dāng)快速，深獲宏匠同仁好評(píng)，這些服務(wù)在在讓我們深感當(dāng)初選擇鼎新作為新ERP系統(tǒng)的決策是正確的，因?yàn)檫@些優(yōu)良的後勤服務(wù)，在其他廠商中實(shí)在無(wú)人能出其右。也因鼎新電腦有如此優(yōu)良的售後支援，讓後續(xù)簽定的維護(hù)合約相當(dāng)快速的通過(guò)內(nèi)部審核，並陸續(xù)評(píng)估在不久的將來(lái)導(dǎo)入其他ERPII的產(chǎn)品方案。

3.全體同仁的支持與配合

　　由於宏匠已有操作ERP系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，故內(nèi)部同仁對(duì)於架構(gòu)也有一定程度的基礎(chǔ)，進(jìn)入門(mén)檻較低。然Workflow ERP較舊系統(tǒng)擁有更為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)稽控管，同樣的作業(yè)流程相較之下複雜一些，對(duì)於已習(xí)慣舊流程的同仁須額外花時(shí)間適應(yīng)。但就整體性而言，宏匠內(nèi)部全體同仁是全力支持與配合的，甚至能以各單位的觀點(diǎn)，配合系統(tǒng)架構(gòu)提出流程的改善意見(jiàn)，增加作業(yè)效率。

系統(tǒng)導(dǎo)入的成果展現(xiàn)

1.提昇作業(yè)效率

　　對(duì)於宏匠而言，準(zhǔn)確且快速的產(chǎn)出生產(chǎn)排程與降低庫(kù)存金額，是此次更換ERP系統(tǒng)的主要目標(biāo)。由於舊有系統(tǒng)無(wú)法快速整合物料的供給與需求，以致生管與採(cǎi)購(gòu)單位需花大量的精力與時(shí)間在計(jì)算供需及用量，抱持著寧願(yuàn)原料多買(mǎi)也不能耽誤成品出貨的心態(tài)下，大幅提高安全存量，因而造成整體庫(kù)存成本的激增，降低公司資金調(diào)度的靈活性，與增加呆滯的庫(kù)存損失。
　　透過(guò)Workflow ERP的使用，採(cǎi)納鼎新的批次需求計(jì)算後，根據(jù)各產(chǎn)品的前置天數(shù)、配合原物料的最低補(bǔ)量、補(bǔ)貨倍量等資訊，透過(guò)系統(tǒng)正確算出需求的缺口，針對(duì)需求的部分自動(dòng)產(chǎn)出採(cǎi)購(gòu)單與製令，成功降低生管及採(cǎi)購(gòu)單位計(jì)算供需及開(kāi)立單據(jù)的負(fù)荷，除了定期根據(jù)現(xiàn)況更新資料設(shè)定值外，大部分的資料都可以透過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算與產(chǎn)生，節(jié)省的作業(yè)時(shí)間可用來(lái)處理其它作業(yè)，例如：進(jìn)價(jià)、不良品、供應(yīng)商評(píng)核、急迫性訂單、安全庫(kù)存設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)核訂等…，也提升人員工作的層級(jí)，從原本的作業(yè)層級(jí)到稽核層級(jí)。除了前端的使用單位外，受益良多的也包含財(cái)務(wù)單位，透過(guò)鼎新系統(tǒng)的導(dǎo)入，大幅縮短了帳務(wù)處理時(shí)間，在每月的3號(hào)前就能產(chǎn)出銷(xiāo)貨成本，讓營(yíng)運(yùn)資訊能夠更即時(shí)。
　　以整體性而言，導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在於作業(yè)流程的改善，除了部門(mén)有各自的SOP規(guī)範(fàn)，其它跨部門(mén)的相關(guān)作業(yè)，也透過(guò)彼此的討論及溝通，清楚界定各自的責(zé)任歸屬，改善以往因權(quán)責(zé)不明容易產(chǎn)生推卸責(zé)任之情況。作業(yè)流程的標(biāo)準(zhǔn)化也能夠在面臨人才更替或有新進(jìn)人員時(shí)，節(jié)省教育訓(xùn)練之時(shí)間，迅速讓新進(jìn)同仁進(jìn)入狀況，以縮短彼此磨合期，提升同仁信心及能力，以有效降低人才流動(dòng)率。

2.資訊完善及透明

　　鼎新Workflow ERP系統(tǒng)提供相當(dāng)明確且清楚的資訊平臺(tái)，如物料的異動(dòng)記錄，能有效連結(jié)生管、倉(cāng)管、採(cǎi)購(gòu)單位三方的訊息，入庫(kù)庫(kù)別、採(cǎi)購(gòu)數(shù)量、採(cǎi)購(gòu)進(jìn)貨交期、生產(chǎn)排程進(jìn)度、訂單銷(xiāo)貨交期都能即時(shí)掌握，省去過(guò)去層層關(guān)卡的詢(xún)問(wèn)與追蹤。

　　此外，使用者權(quán)限能細(xì)分功能設(shè)定也是頗受宏匠好評(píng)的一點(diǎn)，既可將權(quán)責(zé)清晰化，也能避免因操作不慎而引起疏失。例如：客戶(hù)銷(xiāo)貨退回之產(chǎn)品，必須經(jīng)過(guò)品管單位驗(yàn)收才能讓倉(cāng)管單位入庫(kù)，業(yè)務(wù)部門(mén)在建立銷(xiāo)退單時(shí)僅能建立、儲(chǔ)存，倉(cāng)管單位僅能確認(rèn)核準(zhǔn)。類(lèi)似上述這種需要跨部門(mén)完成的作業(yè)流程，權(quán)限細(xì)分功能具有相當(dāng)大的助益，後續(xù)若碰上責(zé)任疏失的釐清也更加清楚明確。　　

　　由於宏匠通過(guò)ISO 9001認(rèn)證，每年需要接受評(píng)鑑，確立品質(zhì)目標(biāo)後需要提出能夠量化之證明。鼎新系統(tǒng)具備豐富多樣的報(bào)表統(tǒng)計(jì)，對(duì)於管理階層在評(píng)估各項(xiàng)目標(biāo)的達(dá)成率時(shí)，能夠輕鬆的使用報(bào)表進(jìn)行分析。甚而各部門(mén)的績(jī)效考核，也能提出相當(dāng)?shù)淖糇C，省時(shí)又省力。

回顧與展望

　　鼎新Workflow ERP系統(tǒng)距正式上線(xiàn)至目前仍未滿(mǎn)一年，有些情況即使和當(dāng)初的規(guī)劃有些許出入，但透過(guò)黃仕銘顧問(wèn)和相關(guān)人員的協(xié)助，持續(xù)不斷地修正作業(yè)流程。整體來(lái)看，仍和當(dāng)初預(yù)期能帶來(lái)的效益相符，例如：整體庫(kù)存逐漸下降、各部門(mén)作業(yè)效率提高、利潤(rùn)增加等等。期望此次透過(guò)和鼎新的合作，共創(chuàng)宏匠及鼎新雙贏之局面。

　　宏匠以設(shè)計(jì)起家，陸續(xù)引進(jìn)精密儀器與購(gòu)置標(biāo)準(zhǔn)化廠房，並取得ISO-9001認(rèn)證，提供更優(yōu)質(zhì)之產(chǎn)品品質(zhì)及專(zhuān)業(yè)技術(shù)予客戶(hù)。此外更於1999年成立上海營(yíng)業(yè)所，藉由空間的拉近加強(qiáng)對(duì)客戶(hù)的服務(wù)品質(zhì)，多年來(lái)宏匠秉持「用心、創(chuàng)新、專(zhuān)業(yè)、服務(wù)」的精神，深獲客戶(hù)的愛(ài)護(hù)與支持。更多資訊，請(qǐng)至：http://www.hongjiang.com.tw/contact.php

▲感謝《宏匠實(shí)業(yè)》接受鼎新電腦採(cǎi)訪(fǎng)。左起為專(zhuān)案負(fù)責(zé)人蔡維真特助及企畫(huà)室黎欣宜

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