汎宇空間設(shè)計(jì)：IT也能很時(shí)尚?EasyFlow也能很摩登

文：林巧琄

汎宇空間設(shè)計(jì)

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 18:08:00

企業(yè)流程管理

　　經(jīng)手了幾個(gè)商業(yè)空間的設(shè)計(jì)，回過頭來(lái)設(shè)計(jì)屬於自己的空間時(shí)，總還是會(huì)有那麼一點(diǎn)不知所措。也並非是自身設(shè)計(jì)出了問題，而是……你想要設(shè)計(jì)什麼？」這是汎宇?空間設(shè)計(jì)徐總監(jiān)之前的一個(gè)感悟與體驗(yàn)。設(shè)計(jì)就像經(jīng)營(yíng)一門管理學(xué)，偏重於一些工具和方法來(lái)解決改善管理環(huán)境，讓員工可以透過系統(tǒng)，對(duì)手邊工作的進(jìn)行把脈，把工作做到盡善盡美，但是要怎麼做才到位？要怎麼做才有效？回歸到設(shè)計(jì)初衷，就是解決管理的不確定性，並運(yùn)用有效的管理系統(tǒng)讓工作更精實(shí)。

設(shè)計(jì)管理，從了解需求開始

　　汎宇?空間設(shè)計(jì)是近幾年才在新竹地區(qū)成立的室內(nèi)設(shè)計(jì)公司。因地處竹北重劃區(qū)內(nèi)，附近建商一直持續(xù)推案，也因此承接不少不少建案內(nèi)的裝潢工程(詳請(qǐng)請(qǐng)上汎宇?空間設(shè)計(jì)官網(wǎng)：http://gspace-design.com/?)。 從一進(jìn)公司門口就可以感受到不凡的設(shè)計(jì)氣息，格局動(dòng)線皆是設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)精心規(guī)劃的成果，雖然公司員工人數(shù)不多，但在這簡(jiǎn)單的空間裡，卻交織著設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)對(duì)創(chuàng)意工作的堅(jiān)持及對(duì)設(shè)計(jì)生活的願(yuàn)景。

　　而帶領(lǐng)這群設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的靈魂人物徐國(guó)勝先生﹝以下簡(jiǎn)稱徐總監(jiān)﹞本身除了是一位傑出的設(shè)計(jì)師，更是一位年輕活力又具有遠(yuǎn)瞻的企業(yè)經(jīng)營(yíng)者。一般的設(shè)計(jì)公司大都以 3~5人為一個(gè)團(tuán)隊(duì)，雖然人員管理簡(jiǎn)單，但卻限制了公司的成長(zhǎng)，徐總監(jiān)一直想要擺脫這樣的企業(yè)型態(tài)，認(rèn)為一個(gè)好的組織，其制度及規(guī)範(fàn)?wèi)?yīng)該透過系統(tǒng)來(lái)管理，並利用這樣的成功模組去做經(jīng)驗(yàn)複製，並打破設(shè)計(jì)公司只能以『小而美』企業(yè)規(guī)模的刻版印象。因此導(dǎo)入一套具有全方位整合方案的管理系統(tǒng)，相形重要。透過一些過往經(jīng)驗(yàn)及對(duì)品牌信任的印象，最後以鼎新電腦的SmartERP與EasyFlow拔得頭籌。?

能量管理，用系統(tǒng)達(dá)到精進(jìn)管理

　　觀看現(xiàn)代人越來(lái)越注重生活美學(xué)，生活空間不但要舒適之外，所以對(duì)於空間設(shè)計(jì)師的需求更是日益增加。也因此組織的拓點(diǎn)及設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的增加勢(shì)在必行。徐總監(jiān)表示：「因?yàn)樵O(shè)計(jì)專案接案地點(diǎn)越來(lái)越廣，需求也逐量增加，考慮日後管理問題，必須要有一個(gè)系統(tǒng)來(lái)輔助我做這些管理」。

　　為此，公司特別在EasyFlow系統(tǒng)內(nèi)規(guī)劃許多電子表單：「以前口頭報(bào)告一下，行政單位紀(jì)錄一下就好了，現(xiàn)在則要求員工要填表單，所以很多東西可以直接透過系統(tǒng)就查到，而且有憑據(jù)避免資訊傳達(dá)錯(cuò)誤。像請(qǐng)假單、加班單這些人事表單也可以連接ERP的薪資控管去自動(dòng)計(jì)算很方便」。

　　除此之外，徐總監(jiān)也表示：「除了人事表單進(jìn)行線上填單線上簽核之外，也把EasyFlow系統(tǒng)拿來(lái)當(dāng)成工作一個(gè)很重要的交流平臺(tái)，包含員工間的電子工作交接、週報(bào)、還有DKM(design knowledge management)的分享。例如：一個(gè)工程進(jìn)行中需要用到的knowhow，會(huì)push同仁一個(gè)案場(chǎng)結(jié)束後，只要有用到特殊的材質(zhì)或工法，都要把它們紀(jì)錄在此，讓其他人來(lái)可以進(jìn)去看。其它也包含公司內(nèi)部的SOP、新人注意事項(xiàng)……等，通通把它放在EasyFlow系統(tǒng)中」。徐總監(jiān)也提到一件事說：「有時(shí)候新進(jìn)員工一開始跟他講太多會(huì)吸收不了，所以像有人有問題，我就叫他(她)直接進(jìn)系統(tǒng)的裡面去查相關(guān)資料，公佈欄也包含E化導(dǎo)入的相關(guān)文件，他(她)就自己進(jìn)去看，加速熟悉工作環(huán)境」。總監(jiān)也要求員工把每週的工作進(jìn)度直接放在系統(tǒng)上的公佈欄，除了設(shè)計(jì)師本身做工作紀(jì)錄外，也讓其他員工及主管看到自己的工作狀況。

QR Code，引爆一連串新的化學(xué)反應(yīng)

　　現(xiàn)行汎宇?空間設(shè)計(jì)也獨(dú)到的自行使用時(shí)下流行的QR Code模式，徐總監(jiān)說：「線上稽核QR Code(工地稽核評(píng)核表)，之前都拿紙本，洋洋灑灑記載著需要檢核的項(xiàng)目，有20、30項(xiàng)之多，如現(xiàn)場(chǎng)工程人員的注意事項(xiàng)，工地環(huán)境的維護(hù)…現(xiàn)在講求E化，每個(gè)工地的門口都會(huì)有對(duì)應(yīng)的QR Code，手機(jī)只要掃進(jìn)這個(gè)Code，會(huì)自動(dòng)連結(jié)到公司資訊平臺(tái)的檢核評(píng)分表，直接進(jìn)行線上稽核後，上傳照片，達(dá)到無(wú)紙化線上即時(shí)稽核」?？偙O(jiān)老闆還說：「每個(gè)工地的QR Code功能都不一樣，比如說：我們?cè)O(shè)計(jì)師的出勤時(shí)間很彈性，公司也無(wú)打卡機(jī)制，但有時(shí)現(xiàn)場(chǎng)有緊急狀況要處理，設(shè)計(jì)師早上可以不進(jìn)辦公室直接至現(xiàn)場(chǎng)處理事情，透過工地 QR code 的打卡功能，設(shè)計(jì)師可以向系統(tǒng)回報(bào)目前所在的工地位置 , 而這些資訊也都會(huì)跟ERP的刷卡系統(tǒng)做連動(dòng)，做為考勤資料的參考...另外，智慧型手機(jī)幾乎是我們的標(biāo)準(zhǔn)配備」徐總監(jiān)口沫橫飛的分享他的管理哲學(xué)，可見徐總監(jiān)很厲害喔！

　　徐總監(jiān)繼續(xù)分享：「而且線上稽核QR Code(工地稽核評(píng)核表)的評(píng)分是由每位設(shè)計(jì)師擔(dān)任，大家輪流到各個(gè)工地?fù)?dān)任稽核，彼此互相稽核之外，其實(shí)主要目的還是要讓大家分享設(shè)計(jì)理念，經(jīng)驗(yàn)交流。因?yàn)榇蠹移綍r(shí)各忙各的，同事之間的工作內(nèi)容不一定都掌握的到 ，所以要求設(shè)計(jì)師去不同工地現(xiàn)場(chǎng)，了解不一樣設(shè)計(jì)手法或材質(zhì)。而且一開始是我(指徐總監(jiān)自己)自己帶隊(duì)到各工地去，後面跟著3、4個(gè)設(shè)計(jì)師，然後由負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)師講解這個(gè)案場(chǎng)特別的地方，後來(lái)案場(chǎng)越來(lái)越多，太耗時(shí)，所以才改這樣?！?/p>

成功模式的複製?設(shè)計(jì)能量的轉(zhuǎn)換

　　汎宇空間設(shè)計(jì)雖然成立時(shí)間很短，但是徐總監(jiān)說：「公司組織雖然不大，但還是照著既有的Milestone在走…從2007年只是一個(gè)工作室，後來(lái)隨著業(yè)務(wù)量增加及其口碑效應(yīng)，在2008年大宇現(xiàn)代空間設(shè)計(jì)(Mage Space)正式註冊(cè)成立，去年年初另再成立汎宇空間設(shè)計(jì)(Giga Space)，主要作為產(chǎn)品的區(qū)隔及強(qiáng)調(diào)更全方位的設(shè)計(jì)服務(wù)，鎖定金字塔中上段的客層。而現(xiàn)階段正在規(guī)劃的澄宇醫(yī)療空間設(shè)計(jì)(Med Space)，則是以醫(yī)療空間設(shè)計(jì)為主的服務(wù)內(nèi)容.......種種企業(yè)組織的擴(kuò)增，及導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)的解決方案，都是為了之後的成長(zhǎng)作準(zhǔn)備，因?yàn)榻M織複雜就容易削減效率，員工增多管理就會(huì)繁雜，相對(duì)系統(tǒng)的問題也會(huì)接踵而來(lái)，所以現(xiàn)階段願(yuàn)意多花時(shí)間及成本在這些基礎(chǔ)建置上，把這些該有的SOP及管理制度定義好，並透過鼎新系統(tǒng)來(lái)協(xié)助做到資訊整合，在接下來(lái)的組織及人員，即按著既有架構(gòu)軌道，在最短時(shí)間內(nèi)接進(jìn)入狀況，就是我之前講的成功模式複製」。

好宅?好心情?好簡(jiǎn)單 ~ 好用?好方便?好管理

　　套用徐老闆在官網(wǎng)跟大家分享的一句話：「設(shè)計(jì)這檔事，就跟結(jié)婚一樣，需要一點(diǎn)衝動(dòng)與勇氣」。選系統(tǒng)買系統(tǒng)導(dǎo)系統(tǒng)也跟結(jié)婚一樣，除了需要一點(diǎn)衝動(dòng)與勇氣之外，該如何深化經(jīng)營(yíng)管理，延續(xù)系統(tǒng)的應(yīng)用價(jià)值是每位客戶要一起努力創(chuàng)造的。此次訪談中，EasyFlow顧問諮詢部的翁茂聯(lián)經(jīng)理也提出許多在EasyFlow系統(tǒng)應(yīng)用上的建議，包括：

1. 用EasyFlow表單設(shè)計(jì)精靈，自行發(fā)揮創(chuàng)意設(shè)計(jì)表單，用EasyFlow表單達(dá)到控管每個(gè)空間設(shè)計(jì)案的預(yù)算與成本差異。因?yàn)榭蛻敉R時(shí)會(huì)追加需求，相對(duì)要能統(tǒng)計(jì)出追加的款項(xiàng)到底有多少，這就必需由EasyFlow作紀(jì)錄。

2. 善用EasyFlow的業(yè)務(wù)聯(lián)繫單作內(nèi)部跨部門的溝通，避免email溝通容易忽略。

3. 直接從表單上自製員工/部門開窗，由動(dòng)態(tài)參數(shù)流程去自行塞入這些簽核關(guān)卡。

4. 製作客訴單，讓重點(diǎn)在於統(tǒng)計(jì)客訴處理的時(shí)間，去分析接收到客戶的抱怨到處理結(jié)案的客訴處理機(jī)制，從表單劃分處理的權(quán)責(zé)，控管每個(gè)流程來(lái)管制專案的進(jìn)度。

5. 除此EasyFlow系統(tǒng)還能去記錄收件人是否有閱讀過此表單訊息，讓資訊完整的被傳達(dá)。

6. 運(yùn)用表單設(shè)計(jì)，例如避免表單附件會(huì)容易缺少，就可以把一些重要的checklist管制欄位加註在表單上，提醒送單人要多加檢核注意。

　　我們不是要培養(yǎng)一個(gè)很頂尖的個(gè)人設(shè)計(jì)師，但是我們東西一定要在水準(zhǔn)以上；我們不是要打設(shè)計(jì)師個(gè)人品牌，我們打的是空間設(shè)計(jì)這個(gè)品牌」徐總監(jiān)這麼期望的。對(duì)於EasyFlow這個(gè)軟體品牌，徐總監(jiān)也抱以樂見其成的態(tài)度，希望員工也能透過此系統(tǒng)慢慢的了解到公司的經(jīng)營(yíng)方式，互相配合，把工作量簡(jiǎn)化，流程簡(jiǎn)化，讓一切快速步上軌道，讓成功模式的複製更能完整達(dá)陣！

▲感謝《汎宇?空間設(shè)計(jì)》接受專訪
左起鼎新電腦EF顧問林巧琄、鼎新電腦EF顧問諮詢部經(jīng)理翁茂聯(lián)、汎宇?空間設(shè)計(jì)資深設(shè)計(jì)師徐國(guó)勝

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