陸聯(lián)精密從人事行政邁向人力資源管理之路

文：楊順凱

陸聯(lián)精密

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-29 14:50:00

人力資源管理

陸聯(lián)精密公司簡介

　　1994年陸聯(lián)精密正式成立於臺(tái)灣新竹科學(xué)園區(qū)，開始建置齒輪刀具生產(chǎn)線。主要技術(shù)成員來自臺(tái)灣工業(yè)技術(shù)研究院，尤其是在航空齒輪方面，擁有豐富的軍規(guī)齒輪研發(fā)及製造經(jīng)驗(yàn)。再加上陸聯(lián)精密擁有一套整合產(chǎn)、學(xué)、研的研發(fā)機(jī)制，整合出一套生產(chǎn)高品質(zhì)齒輪刀具的製造系統(tǒng)。能達(dá)到100%完美無誤的高品質(zhì)齒輪刀具，是陸聯(lián)最高的目標(biāo)。因此陸聯(lián)透過嚴(yán)格控管生產(chǎn)線，並在每個(gè)製程之後進(jìn)行嚴(yán)密的品檢、持續(xù)不斷的改進(jìn)生產(chǎn)系統(tǒng)，使得齒輪刀具精密度不斷提升，以因應(yīng)更多的挑戰(zhàn)、變化及客戶特殊的需求。

　　從1996參加日本東京國際工具機(jī)展、1998刮齒刀開始供應(yīng)德國福斯(VW)等歐洲汽車廠、2004於日本大阪設(shè)立子公司、2008年於上海設(shè)立大陸子公司，2010於美國芝加哥設(shè)立子公司等事蹟。都不難看出陸聯(lián)對於精密設(shè)備的不斷地精進(jìn)投入，並積極活躍於國際市場，發(fā)展臺(tái)灣獨(dú)一無二之產(chǎn)品、成為世界頂尖的精密機(jī)械廠之願(yuàn)景。

人事行政 vs 人力資源的異同

　　早期的人事行政起家的工作者，其職能偏重人員的考勤、薪資計(jì)算等行政作業(yè)，讓組織作業(yè)可以維持運(yùn)作即可。當(dāng)時(shí)人力的管理尚未專業(yè)化，多半是由財(cái)務(wù)或會(huì)計(jì)的人員兼任，因此對企業(yè)管理的概念十分薄弱。所以，過去組織或高層也不曾要求人事行政人員需要具備什麼特別的技巧，只要能守口如瓶，執(zhí)行上頭交代的人事命令即可。到了1997年，美國密西根大學(xué)商學(xué)院教授Dave Ulrich出了一本書叫「人力資源最佳實(shí)務(wù)」(Human Resource Champions)，為人力資源管理功能劃分為變革代理人、事業(yè)夥伴、員工鬥士、行政專家等四個(gè)角色，充分的詮釋人力資源管理的策略價(jià)值，將人力資源(註１:人力資源管理 Human Resource Management )部門的地位推向最高峰，逐漸取代「人事」或「人力」等狹隘範(fàn)圍。

　　過去在工業(yè)革命的時(shí)代，人力被視為輔助機(jī)器運(yùn)作的「零件」。隨著二十一世紀(jì)知識(shí)時(shí)代的來臨，無形的知識(shí)價(jià)值儲(chǔ)存於人腦當(dāng)中，逐漸突顯「人」的重要性。因此，人力資源管理開始展現(xiàn)其策略和財(cái)務(wù)價(jià)值，增設(shè)了人力資源單位、招聘與培育HR人才、並參與協(xié)助事業(yè)的規(guī)劃與執(zhí)行。為了能更快速落實(shí)策略目標(biāo)，企業(yè)開始提升資訊科技(註２:Information Technology, IT)在人力資源上的應(yīng)用，藉由與其他企業(yè)資訊平臺(tái)整合，搭配各類自助服務(wù)和決策支援系統(tǒng)，升級(jí)為電子化人力資源管理(註３:electronic Human Resource Management, e-HRM)，將IT運(yùn)用的焦點(diǎn)從HR行政作業(yè)，轉(zhuǎn)移到服務(wù)前線經(jīng)理人和員工身上。本篇文章在眾多人事薪資系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的成功案例中，很榮幸可以邀請到陸聯(lián)精密HR經(jīng)理陳小姐與鼎新HRS輔導(dǎo)顧問姚先生，來分享當(dāng)時(shí)在人力資源系統(tǒng)轉(zhuǎn)換與導(dǎo)入過程中的點(diǎn)滴。

回想人事管理的作業(yè)時(shí)期

楊小編：我們知道陸聯(lián)在2009年購買人事薪資模組(以下簡稱PAL)來處理人事行政作業(yè)，請問這幾年使用的情況如何？

陳經(jīng)理：公司在2004年即購買單機(jī)版的人事薪資模組，後因微軟資料庫軟體授權(quán)關(guān)係在2009年再換購為網(wǎng)路版PAL，當(dāng)時(shí)希望透過系統(tǒng)進(jìn)行薪資計(jì)算、考勤管理及電子簽核作業(yè)，以為系統(tǒng)化及電子化並提升行政效率，然而PAL系統(tǒng)無法滿足公司薪資計(jì)算及考勤管理的需求，客製化亦不可行，所以薪資計(jì)算及考勤管理仍採人工計(jì)算，但PAL系統(tǒng)在搭配電子簽核作業(yè)，仍給予公司相當(dāng)大的助益，各地廠區(qū)人員差假單據(jù)改為電子簽核後，改善了紙本傳簽的缺點(diǎn)，也減少了紙張的使用，同仁也可透過電子簽核系統(tǒng)查詢個(gè)人差假資訊。

系統(tǒng)導(dǎo)入的動(dòng)機(jī)與源起

楊小編：那可以為我們分享一下當(dāng)初陸聯(lián)會(huì)評估鼎新人力資源系統(tǒng)(註４:鼎新人力資源管理系統(tǒng) Human Resource Solution System，以下簡稱HRS?)的動(dòng)機(jī)與原因嗎？

陳經(jīng)理：陸聯(lián)當(dāng)時(shí)會(huì)開始評估HRS，主要是因?yàn)橄铝袔c(diǎn)：

1. 降低人事行政工作量：陸聯(lián)在2003年員工人數(shù)為126人，經(jīng)過十年的蛻變，公司人數(shù)在2012年已躍昇至250人。隨著公司市場不斷的擴(kuò)展，營業(yè)額從2007年的4億成長至2012年預(yù)估的8億。隨著公司未來的據(jù)點(diǎn)、人力也會(huì)不斷地成長，屆時(shí)的人事行政作業(yè)也勢必會(huì)更加龐大。為了避免未來有如排山倒海般的工作量，因此考量將例行性的行政作業(yè)，完全的系統(tǒng)化與自動(dòng)化。

2. 將人力資源作業(yè)專業(yè)化：之前人事行政作業(yè)，因系統(tǒng)工具功能的限制，只能沿用早期的作業(yè)方式。但總經(jīng)理認(rèn)為人力資源管理對公司仍是相當(dāng)重要的，在好幾年前就一直想將它改變。譬如說薪資的計(jì)算方式及內(nèi)容，不應(yīng)該只存在公司某一個(gè)人的腦袋裡，應(yīng)該要有一套系統(tǒng)能儲(chǔ)存這樣的資訊，並且做好安全的控管。我於2003年進(jìn)入陸聯(lián)會(huì)計(jì)部門，擔(dān)任主管一職，雖然過去領(lǐng)域大部份時(shí)候在會(huì)計(jì)面，但也曾主管過人資部門，加上因多年工作上的相處及了解，陳總對我多了份信賴，於去年年底就希望藉由我過去對人力資源管理的經(jīng)驗(yàn)?zāi)芴峁I(yè)上的協(xié)助，因此就把這項(xiàng)任務(wù)交付給我。

3. 選擇鼎新電腦HRS：當(dāng)初在評估時(shí)的系統(tǒng)商有數(shù)字公司、C公司與鼎新電腦三家。在各家系統(tǒng)展示後，我們也邀請公司的高層主管一同評估與討論。那後來決定選擇鼎新HRS，除了系統(tǒng)功能本身符合陸聯(lián)的需求外，也是因?yàn)橄惹岸π耊orkflow ERP在2003年的成功導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)，與售後的服務(wù)團(tuán)隊(duì)機(jī)制完善，讓陸聯(lián)願(yuàn)意放心的把人力資源系統(tǒng)化作業(yè)交付給鼎新。

系統(tǒng)導(dǎo)入的關(guān)鍵與過程

楊小編：相信在HR的系統(tǒng)導(dǎo)入過程中也費(fèi)了一番功夫，可以請陳經(jīng)理與姚顧問談?wù)勥@中間的酸甜苦辣嗎？

姚顧問：記得輔導(dǎo)專案剛啟動(dòng)時(shí)，因人力資源(以下簡稱HR)專員使用Excel計(jì)算，在我後續(xù)的說明與指導(dǎo)後，專員發(fā)現(xiàn)以往PAL系統(tǒng)無法克服的問題幾乎都可以透過HRS來處理及解決，於是就將各項(xiàng)作業(yè)依序轉(zhuǎn)換至系統(tǒng)上?，F(xiàn)在連按摩師的薪水也都是在HRS上運(yùn)算呢！

　　在導(dǎo)入的過程中，HR專員都會(huì)把需求上的各種問題提出來。藉由我們彼此之間的討論，就會(huì)產(chǎn)生一系列符合需求的規(guī)則與處理方式。那接著就是將各項(xiàng)需求，循序漸進(jìn)在系統(tǒng)上一個(gè)個(gè)實(shí)現(xiàn)(當(dāng)然，這就是顧問師本身的功能與價(jià)值囉！)。

陳經(jīng)理：在導(dǎo)入期間有賴HR顧問李經(jīng)理及姚顧問的專業(yè)與能力，能適時(shí)提出專業(yè)建議並指引出正確的方向，加上這套HRM系統(tǒng)幾乎每種基本資料都可以用Excel模板導(dǎo)入，HR同仁將期初資料整理好後，由顧問協(xié)助導(dǎo)入，而且HRM系統(tǒng)非常彈性，以往PAL系統(tǒng)無法克服的問題幾乎都解決，在種種的配合下，使公司能在兩個(gè)月內(nèi)導(dǎo)入HRM系統(tǒng)並正式上線，也印證了先進(jìn)所言：「對的人 + 對的方法 + 對的顧問 + 對的系統(tǒng) - 除錯(cuò) = 正確又快速的導(dǎo)入」。

　　在這過程中確實(shí)也很感謝李經(jīng)理及姚顧問在人力資源管理上及系統(tǒng)導(dǎo)入給了相當(dāng)多的建議。藉由顧問們?nèi)绱素S富的人力資源管理及系統(tǒng)導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)，省去我們很多麻煩，也幫了很大的忙。也很感謝我們公司HR黃課長與羅專員，在導(dǎo)入過程中她們很認(rèn)真的學(xué)習(xí)系統(tǒng)，也很細(xì)心地檢視系統(tǒng)資料。因此與顧問配合的很好，讓系統(tǒng)可以順利上線。

姚顧問：然而在導(dǎo)入的過程中，HR專員都會(huì)把需求上的各種問題提出來。藉由我們彼此之間的討論，就會(huì)產(chǎn)生一系列符合需求的規(guī)則與處理方式。那接著就是將各項(xiàng)需求，循序漸進(jìn)在系統(tǒng)上一個(gè)個(gè)實(shí)現(xiàn)(當(dāng)然，這就是顧問師本身的功能與價(jià)值囉!)。

陳經(jīng)理：在這過程中確實(shí)也很感謝姚顧問在人力資源管理上給了相當(dāng)多的建議。姚顧問如此豐富的人力資源管理經(jīng)驗(yàn)，省去我們很多麻煩，也幫了很大的忙。也很感謝我們公司HR黃課長與羅專員，在導(dǎo)入過程中她們很認(rèn)真的學(xué)習(xí)系統(tǒng)，也很細(xì)心地檢視系統(tǒng)資料。因此與顧問配合的很好，讓系統(tǒng)可以順利上線。

導(dǎo)入系統(tǒng)後的效益

楊小編：經(jīng)過了輔導(dǎo)上線的歷程，新系統(tǒng)也已經(jīng)使用了一段時(shí)間，不知道陳經(jīng)理對於導(dǎo)入前後感覺有什麼樣的差異呢？

陳經(jīng)理：首先，導(dǎo)入效益感受最深的是在考勤的作業(yè)。以往出缺勤都是人工比對，現(xiàn)在藉由電腦協(xié)助比對，節(jié)省了非常多人力的作業(yè)時(shí)間。像是已休/特休假的部分，因?yàn)楣据啺嗳藛T計(jì)算方式較複雜，過去也都需要人工來調(diào)整，現(xiàn)在也都能透過系統(tǒng)自動(dòng)化運(yùn)算。我們特別整理了兩張系統(tǒng)比較表(如下，表一及表二)，提供參考。

▲表一：考勤系統(tǒng)使用前後比較(感謝陸聯(lián)陳經(jīng)理所提供參考資料)。

楊小編：那HRS的導(dǎo)入對公司的營運(yùn)管理有什麼影響呢?

陳經(jīng)理：HRS導(dǎo)入後，透過系統(tǒng)進(jìn)行薪資計(jì)算及考勤管理作業(yè)，使公司人力資源管理開始系統(tǒng)化、電子化並提升行政效率。在簡化了例行的行政作業(yè)後，我們可以開始去檢視並規(guī)畫調(diào)整公司人力資源管理制度，使人力資源管理制度能符合公司及員工的期待，從人事行政邁向人力資源管理之路。

陳經(jīng)理：早期過去因?yàn)闆]有完全系統(tǒng)化，加上公司有多種計(jì)薪及特休計(jì)算方式。所以HR人員要很細(xì)心，且花很多時(shí)間是比對。每當(dāng)算薪水前夕，計(jì)算考勤的人員都會(huì)有很大的壓力，因?yàn)榭记谟?jì)算有誤，連帶薪資計(jì)算也會(huì)有問題。算薪資的人員，也很害怕考勤統(tǒng)計(jì)的太久，造成後面結(jié)算薪水的工作天太短，來不及發(fā)送薪水。因此公司HR人員的心情常常都非常的緊繃。但是在導(dǎo)入HRS後，現(xiàn)在都透過系統(tǒng)作業(yè)，自動(dòng)比對出缺勤與刷卡點(diǎn)名等作業(yè)。讓HR人員可以專注在特殊性的事項(xiàng)處理，甚至還能提早完成考勤與薪資計(jì)算作業(yè)。因此導(dǎo)入系統(tǒng)前後的差異感覺相當(dāng)強(qiáng)烈的，對人力的節(jié)省有很大的效益。

▲表二：薪資計(jì)算系統(tǒng)使用前後比較(感謝陸聯(lián)陳經(jīng)理所提供參考資料)。

▲由右至左分別感謝姚顧問、陳總經(jīng)理、陳經(jīng)理、黃課長、羅專員與對於本次採訪的支持，
讓楊小編(左一)真是獲益良多阿!

未來對人資系統(tǒng)的展望

楊小編：在回顧整個(gè)導(dǎo)入前後的過程，不知道您有什麼心得？

陳經(jīng)理：事實(shí)上我很感謝陳總對人資系統(tǒng)導(dǎo)入的支持。讓我們在今年3月底就可以開始進(jìn)行輔導(dǎo)，在5月就讓系統(tǒng)上線。使得上線的時(shí)機(jī)點(diǎn)在版更後，剛好可以符合今年10月個(gè)資法及2013年1月二代健保的法規(guī)變動(dòng)。這些法規(guī)對人力資源的作業(yè)都會(huì)產(chǎn)生很大的衝擊，很慶幸在人力資源人員最忙碌的年底與年初，可以直接透過版更的方式來因應(yīng)這些法規(guī)，使作業(yè)可以維持自動(dòng)化，讓我們可以專注在公司的管理作業(yè)上。

楊小編：那陸聯(lián)對於鼎新HRS，不知道您覺得還有什麼期待或待加強(qiáng)的地方呢？

陳經(jīng)理：雖然新的系統(tǒng)(HRS)已經(jīng)為我們減輕很多的人工作業(yè)。但也希望鼎新除了一般統(tǒng)計(jì)性報(bào)表，也能提供更多分析性的報(bào)表可供參考。對於績效考核管理，也是我們下一步要逐步推展的，所以未來還是有很多繼續(xù)合作的機(jī)會(huì)(加購績效考核模組)。

楊小編：很感謝陳經(jīng)理的建議與指教，分享了這麼多的寶貴經(jīng)驗(yàn)，讓這次的訪談非常充實(shí)。也期待未來能有機(jī)會(huì)再來分享，績效考核e化的管理效益。

註1：人力資源管理｛Human Resource Management)：人力資源管理，就是指運(yùn)用現(xiàn)代化的科學(xué)方法，對與一定物力相結(jié)合的人力進(jìn)行合理的培訓(xùn)、組織和調(diào)配，使人力、物力經(jīng)常保持最佳比例，同時(shí)對人的思想、心理和行為進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼T導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)，充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，使人盡其才、事得其人、人事相宜，以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。

註2：資訊科技(Information Technology, IT)：是主要用於管理和處理資訊所採用的各種技術(shù)總稱。它主要是應(yīng)用電腦科學(xué)和通訊技術(shù)來設(shè)計(jì)、開發(fā)、安裝和實(shí)施資訊系統(tǒng)及應(yīng)用軟體。

註3：數(shù)位人力資源管理系統(tǒng)(electronic Human Resource Management, e-HRM)：是企業(yè)內(nèi)部未進(jìn)行與員工工作及人事管理有關(guān)之紀(jì)錄、報(bào)告、管理決策等活動(dòng)的資訊系統(tǒng)。?

註4：鼎新人力資源管理系統(tǒng)｛Human Resource Solution System)：鼎新人力資源管理系統(tǒng)包含九個(gè)人事基本作業(yè)模組(包含配置中心與主工作臺(tái)/系統(tǒng)報(bào)表中心/人力資源規(guī)劃/人事跟蹤管理/考勤時(shí)間及休假出差管理/薪資福利管理等)、人力資源應(yīng)用模組(招聘甄選/培訓(xùn)管理/績效考核)及延伸模組(員工就餐/資源申領(lǐng)/員工滿意度調(diào)查等)。再加上員工經(jīng)理自助系統(tǒng)(Employee Self Service System)的整合，即為鼎新電腦人力資源管理系統(tǒng)一體化的解決方案。

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