上福全球科技使用滿意度提升，逐漸朝無(wú)紙化目標(biāo)邁進(jìn)

運(yùn)用情境最廣泛的表單，提高同仁使用意願(yuàn)

文：林筠庭

上福全球科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-29 14:01:00

企業(yè)流程管理

▲希望未來(lái)越來(lái)越多流程上線後，EasyFlow GP不僅僅做為是簽核為主的系統(tǒng)，更能將系統(tǒng)所蒐集的資料活用，如同知識(shí)管理系統(tǒng)般，充分發(fā)揮其效益。─上福全球科技 李俊瑩經(jīng)理

　　上福全球科技是國(guó)內(nèi)唯一具備碳粉匣及OPC感光鼓精密齒輪，研發(fā)設(shè)計(jì)能力的廠商，公司成立於西元1978年，主要業(yè)務(wù)為雷射印表機(jī)與影印機(jī)耗材製造，其自創(chuàng)品牌CW (cartridge web)印表機(jī)、碳粉匣、影印機(jī)等相關(guān)配件，在全球市場(chǎng)上都佔(zhàn)有一席之地。

　　自2001年以來(lái)，上福全球科技更入選於商業(yè)雜誌所評(píng)選的各類企業(yè)排名，包含天下雜誌2001年製造業(yè)1,000大企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力排名中最佳資產(chǎn)報(bào)酬率公司排名第15名，以及遠(yuǎn)見(jiàn)雜誌2001年科技精銳200強(qiáng)排名中營(yíng)運(yùn)績(jī)效最佳公司第7名。
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管理挑戰(zhàn)

• 紙本表單行之有年，使用者難以放棄舊有習(xí)慣。

• 跨部門(mén)簽核耗時(shí)

• 主管出差簽核容易延誤

• 各部門(mén)單據(jù)留存量多且不好管理

導(dǎo)入效益

• 只要能上網(wǎng)，隨時(shí)隨地皆能做好單據(jù)流程控管。

• 減少紙本及碳粉的用量，逐漸做到無(wú)紙化的管理目標(biāo)。

導(dǎo)入系統(tǒng)的契機(jī)

　　隨著公司規(guī)模擴(kuò)大、內(nèi)部溝通往返的單據(jù)越來(lái)越多，文件控管的問(wèn)題逐漸受到各部門(mén)重視，諸如跨部門(mén)簽核耗時(shí)、主管出差簽核延誤、各部門(mén)單據(jù)留存量多且不好管理，每當(dāng)需抽樣調(diào)閱時(shí)還得四處翻找，耗工費(fèi)時(shí)…。有鑑於此，上福全球科技決定導(dǎo)入Easy Flow電子表單簽核系統(tǒng)，Easy Flow支援跨瀏覽器需求，只要能上網(wǎng)，隨時(shí)隨地皆能做好單據(jù)流程控管，讓管理更即時(shí)、順暢。

讓同仁實(shí)際參與優(yōu)化，系統(tǒng)導(dǎo)入認(rèn)同更高

　　上福全球科技過(guò)去採(cǎi)用紙本表單做為溝通方式已行之多年，同仁的簽核方式已習(xí)慣拿著紙本穿梭於部門(mén)間。為加快系統(tǒng)上線速度，並提升同仁使用興趣，鼎新專案團(tuán)隊(duì)設(shè)計(jì)不同的電子簽核流程樣版，方便上福全球快速複製簽核流程，再透過(guò)微幅調(diào)整符合營(yíng)運(yùn)所需。對(duì)使用者來(lái)說(shuō)，每張新表單不需要花太多的時(shí)間重新學(xué)習(xí)，可以將心力放在如何優(yōu)化簽核流程與表單上，例如各部門(mén)所需的溝通欄位。

　　由於同仁實(shí)際參與表單內(nèi)容與流程優(yōu)化，獲得更多的參與感與成就感，也就更願(yuàn)意配合公司系統(tǒng)導(dǎo)入。對(duì)資訊開(kāi)發(fā)人員來(lái)說(shuō)，透過(guò)不斷複製練習(xí)，開(kāi)發(fā)手法更臻熟練，另一方面，由於使用者會(huì)主動(dòng)提出表單優(yōu)化的需求，讓開(kāi)發(fā)人員不再只是埋頭苦幹卻苦無(wú)成就感。

　　鼎新顧問(wèn)協(xié)同上福全球科技成長(zhǎng)，定期輔導(dǎo)會(huì)面及例行課程外，公司專案負(fù)責(zé)的楊淑萍小姐也非常積極提供所蒐集的需求共同討論。藉由鼎新顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)的技術(shù)支援與楊小姐的需求回饋，找出對(duì)上福全球科技最好的解決辦法。

運(yùn)用情境最廣泛的表單，提高同仁使用意願(yuàn)

　　考量客戶服務(wù)品質(zhì)與績(jī)效改善，上福全球科技將客訴單做為第一張上線的單據(jù)，它不僅運(yùn)用情境最廣泛，且改版多次行之有年，並涉及全廠使用更能突顯電子表單的應(yīng)用價(jià)值。上福全球科技李俊瑩經(jīng)理指出：「透過(guò)日常表單的使用，讓使用者很快熟悉工具，設(shè)計(jì)各種情境來(lái)連結(jié)工具，才有機(jī)會(huì)去使用(系統(tǒng))?！惯\(yùn)用實(shí)際使用過(guò)此工具的同仁口耳相傳的方式其他部門(mén)的同仁，也願(yuàn)意了解EasyFlow GP這個(gè)電子簽核工具，這工具就會(huì)在公司內(nèi)部發(fā)酵。

透由聯(lián)想訓(xùn)練與高層支持，系統(tǒng)導(dǎo)入成功再加分

　　一開(kāi)始對(duì)系統(tǒng)完全陌生的使用者，教育訓(xùn)練時(shí)總會(huì)不斷提出相同的問(wèn)題，「只有不厭其煩的解釋說(shuō)明才行?！箺钍缙继岬剑骸赴颜Z(yǔ)言轉(zhuǎn)換一下，像是將專有名詞改變成使用者熟悉的語(yǔ)言，例如用使用者熟悉的outlook來(lái)做比喻，讓使用者比較能交叉聯(lián)想?！雇高^(guò)模擬成較為熟悉的系統(tǒng)，降低使用者的排斥感，當(dāng)突破第一層心防後，後面的推行也才能更順利。

　　高階主管的支持也是成功的一大要點(diǎn)，上福電腦室趙明宏高專說(shuō)：「有時(shí)候會(huì)有些部門(mén)同仁比較無(wú)法跟上腳步，真的要謝謝李經(jīng)理幫忙與其部門(mén)主管溝通?！谷绻兄系K難行之處，與該部門(mén)主管溝通，了解真正的困難點(diǎn)，想出雙贏解法來(lái)加以突破，而非一昧的強(qiáng)硬施壓。唯有耐心地溝通了解，才會(huì)發(fā)現(xiàn)往往不是不願(yuàn)意配合而只是有某些層面考量的，轉(zhuǎn)個(gè)彎，蹲個(gè)點(diǎn)，事情總有共好的一刻。

使用滿意度提升，逐漸朝無(wú)紙化目標(biāo)邁進(jìn)

　　從原本9成5同仁反映都是抗拒使用系統(tǒng)，透過(guò)小班制教育說(shuō)明；與高階主管溝通；資源合宜調(diào)度，一步步踏實(shí)往下扎根，直至目前約3成的同仁無(wú)感，未來(lái)更有望將使用系統(tǒng)的抗拒率降至更低。

　　開(kāi)發(fā)速度上也有顯著的進(jìn)步，短短半年期間就自製上線了25張單據(jù)，平均每週就有一條流程上線，在鼎新其他同產(chǎn)品使用客戶來(lái)說(shuō)上線數(shù)相對(duì)較快速。

　　EasyFlow GP上線後，單據(jù)能夠匯整於一個(gè)地方，不再像以往散落各單位。用紙量大幅降低，不再需要像以往各單位皆需留存紙本，也不需將單據(jù)印出、或複印備份，相關(guān)備查資訊用附件的形式夾帶於系統(tǒng)中，相對(duì)碳粉紙張的成本也同樣降低了。

活用蒐集資料，達(dá)到知識(shí)管理效益

　　讓已使用系統(tǒng)者在工作上獲得改善，口碑自然會(huì)引起未使用單位的關(guān)注，不需公司去硬性規(guī)範(fàn)人員使用，俗語(yǔ)說(shuō)：『好事傳千里。』當(dāng)使用者真心覺(jué)得好用時(shí)，會(huì)自然而然的宣傳，反而更有說(shuō)服力，這時(shí)系統(tǒng)才能發(fā)揮完全的效用。
在內(nèi)部將EasyFlow GP變成一個(gè)很習(xí)慣使用的系統(tǒng)後，上福全球科技李俊瑩經(jīng)理指出：「希望未來(lái)越來(lái)越多流程上線後，EasyFlow GP不僅僅做為是簽核為主的系統(tǒng)，上福全球科技能將系統(tǒng)所蒐集的資料活用，如同知識(shí)管理系統(tǒng)般，充分發(fā)揮其效益?！?/p>

▲上福全球科技內(nèi)部管理能力強(qiáng)化不斷自我精進(jìn)，無(wú)論是對(duì)外競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)維持、或是內(nèi)部推動(dòng)系統(tǒng)導(dǎo)入，皆能看到映證。感謝上福全球科技接受鼎新電腦專訪（右起）鼎新電腦EasyFlow GP顧問(wèn)師鄭煒平、上福全球科技 李俊瑩經(jīng)理、趙明宏高專、楊淑萍、吳百盛、蔡濠琥

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