訢寶企業(yè)營運走向資訊化

提升請購及採購管理效率 滿足供需平衡

文：黃子豪

訢寶企業(yè)

發(fā)布時間： 2018-10-23 17:10:00

雲端行動應用 企業(yè)流程管理

公司的製造、財務、業(yè)務等職能工作相互關聯(lián)！若樣品送樣，產品報價，客情維繫…等仍沿用Office軟體來記錄再透過人工彙整，必定資訊斷層效率低落，因此評估使用CRM、BPM及ERP系來輔助，建置企業(yè)整體營運制度。

─訢寶企業(yè) 黃智偉總經理

打造與客戶共同成長的企業(yè)

　　訢寶企業(yè)股份有限公司成立於1998年，資本額約臺幣5000萬，總公司位在臺灣新北市新店區(qū)，為就近服務客戶，另於中國深圳與香港設有分公司與辦事處。

　　事業(yè)核心專注於代理經銷世界知名廠牌之電子零元件，並開發(fā)自有產品，提供Total solution，以滿足客戶需求。產品類別包括頻率控制元件、光電元件、機構元件、RF模組；主要應用市場包括安控產業(yè)、無線傳輸、與光電照明產業(yè)；應用產品為無線遙控器、車用家用防盜保全、衛(wèi)星定位接收產品、CCTV 攝影機、網路攝影機、健康醫(yī)療產品、家電產品、3C消費電子產品....等。

　　訢寶一直秉持著1.積極(Active)?2.誠信(Honest) 3.創(chuàng)新(Innovation)?4.敏捷(Quick)?四大品質政策。經營理念為致力於提供客戶優(yōu)良可靠的產品與銷售服務，與客戶及供應夥伴共同成長，共用利益，為全球經濟與人類美好生活做出貢獻。?
更多關於訢寶企業(yè)：http://www.hsinbao.com.tw/tc/aboutus.php

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管理挑戰(zhàn)

• 期望異質系統(tǒng)整合，並提供整合一體性服務。

• 跨區(qū)表單簽核耗時，希望有效追蹤管理簽核進度，快速反應需求。

• 企業(yè)規(guī)模快速成長，人力紙本管理無法滿足管理現(xiàn)況，多項工作流程串連困難。

• 資訊不透明產生斷層，於職務交接時，承接人員常無法掌握客戶狀況。

• 電子通路商代理多產品線，因此需要CRM進行工作日報管理。

導入效益

• EasyFlow表單送簽核，表單填表人員及簽核人員可以立即追蹤流程進度。

• 跨區(qū)填單簽核，排除表單傳遞所造成的問題與風險，同時加快簽核效率。

• 資訊傳遞更加精準，確保產品品質，若有逾時簽核情況，系統(tǒng)會自動警告提醒。

• 請、採購作業(yè)流程更加透明化，管理者隨時追蹤進度，有效掌握進貨時效。

• CRM系統(tǒng)上線，各部門人員使用共通平臺分享工作推動進度，幫助管理層掌握計畫執(zhí)行狀況；待辦事項完全不漏接。快速處理並能即時回應，提升客戶滿意度。

• 匯集客戶反應問題、業(yè)務人員回應到品保人員處理結果，產生CCR客訴問題管制報表，；並於CRM登入首頁上，以專案式管理客訴案件，提供各部門快速查閱進度。

營運開始走向資訊化

　　在全球競爭市場裡，互聯(lián)網已成為企業(yè)最重要資訊管理環(huán)境！企業(yè)在營運過程中，對資訊系統(tǒng)的依賴性越來越高。若仍使用傳統(tǒng)Office軟體記錄，以及業(yè)務人員輸入，事後勢必花費大量人工整理，沒辦法達到資料即時的效果，故資訊正確性相當重要。

　　輸入大量資料同時，又必須確保資料正確性；且由於過去使用的資訊系統(tǒng)較為簡易，只有單純進銷存系統(tǒng)，系統(tǒng)也無法支援最新WINDOWS作業(yè)系統(tǒng)，舊維護廠商也不再提供服務，使訢寶面臨種種作業(yè)瓶頸，於是2011年決定更換資訊系統(tǒng)。

　　由於企業(yè)規(guī)?？焖俪砷L，人力紙本管理已無法滿足現(xiàn)況！訢寶企業(yè) 黃智偉總經理知悉公司的製造、財務、業(yè)務等職能工作其實是相互關聯(lián)。若各產品推廣進度，例如樣品送樣，產品報價，客情維繫，待辦事項的處理，以及拜訪行程的規(guī)劃，仍沿用Office軟體來記錄再透過人工彙整，多項工作流程串連將越來越困難；加上公司注重e化管理，因此進而評估使用CRM、BPM及ERP系來輔助，建置企業(yè)整體營運制度。

　　2014年訢寶企業(yè)開始進行資訊系統(tǒng)評估，並詢問已有使用系統(tǒng)經驗的企業(yè)，多方審慎評估後，表示惟有鼎新提供完整資訊系統(tǒng)解決方案；其他廠商系統(tǒng)都必須透過客製才能整合相關系統(tǒng)，不但會造成上線時間延宕，同時所衍生的客製費用相對來說都是不少的成本。因此毅然決然選擇鼎新的SMART ERP及EasyFlow Net、CRM、Mobile Business作為公司為資訊系統(tǒng)導入最佳夥伴。

▲為持續(xù)內部作業(yè)流程，鼎新顧問建議後續(xù)朝深度使用方向進行。訢寶表示未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，與鼎新一同成長。?
﹝感謝訢寶企業(yè) 黃智偉總經理(右三)、陳信吉業(yè)務經理(右二)、辜瑋甄採購主管(左二)、
廖淑玲財務主管(左三)接受鼎新專訪鼎新電腦團隊(左一)劉雨婷專案經理 (右一)系統(tǒng)規(guī)劃師 陳庭維﹞

以資訊系統(tǒng)落實內稽內控

　　訢寶同仁對於ERP、CRM都具有基本的概念，反而是EasyFlow電子表單簽核系統(tǒng)較為陌生。因此一開始規(guī)劃使用頻率最高的整合(ERP、CRM)表單，請購單、採購單、採購變更單、銷貨單、銷退單、進貨單、退貨單、進品費用單、預付購料單、樣品申請單、廠商樣品單、銷售機會、為電子表單上線主軸。

　　由於訢寶企業(yè)為電子流通買賣業(yè)，故必需了解請購品項實際單價或約略單價後，再依照核決權限上簽請購單、採購單至總經理，如此可避免請購採購的單價差距甚遠，導致主管決策失準；各單位同仁同時能夠參考後續(xù)採購成本數據，有效評估是否有機會節(jié)省不必要的開銷。

　　經由訢寶內部的討論與顧問師的規(guī)劃後，電子表單已建構完整採購循環(huán)的內部控管機制。透過流程管控，請購人員可以快速即時查詢目前單據簽核狀況，以及確認採購人員是否協(xié)助轉成採購單進行詢比議價程序，將企業(yè)內稽內控流程更加透明化，能讓同仁更快的執(zhí)行工作事項，徹底貫徹公司制度。

　　然而電子流通買賣業(yè)中，商品種類繁多且不斷推陳出新，為求公司資訊一致性，讓業(yè)務人員能於第一時間了解公司所販售電子零件產品，於EasyFlow系統(tǒng)開發(fā)新品申請單，詳細記載商品描述，透過流程通知，讓公司資訊能落實傳遞，確保業(yè)務人員能取得相關商品訊息。

成功提升請購及採購管理效率

　　各單位人員平時工作非常忙碌，且主管對同仁、部門對部門經常有很多工作交辦，有時只是口頭說明，當下並沒有明確的會議記錄。事後常常不知道如何追蹤內容事項進度或責任人員的處理狀況。

　　黃智偉總經理表示，導入了鼎新CRM系統(tǒng)後，各部門的人員，能在統(tǒng)一的平臺上，透過工作記錄回饋各種事項的推廣進度，幫助公司管理階層，清楚掌握公司各項計畫的執(zhí)行狀況。過去因為資訊斷層，職務交接時，承接人員無法掌握客戶狀況，需花費更多時間及人力將資料重新彙整。現(xiàn)在系統(tǒng)有記錄完整的過程，待辦事項完全不漏接。

　　電子零件買賣業(yè)最重視請購及採購時程管理！因此透過企業(yè)流程系統(tǒng)，讓請、採購作業(yè)流程更加透明化，管理者可隨時追蹤進度，有效掌握進貨時效，透過EasyFlow審核效率分析(如圖一&圖二)，進而管理流程效率，以滿足供貨需求。

▲(圖一)審核效率分析

▲(圖二)事務性上線表單清單

註：標準審核天數-平均審核天數=逾時天數。標準內顯示藍色字，超過標準會顯示紅字。

專案式管理 快速查閱客訴案件

▲(圖三)訢寶CCR報表

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　　由於顧客的喜好漸趨多樣化，銷售商品並非輕而易舉的事，企業(yè)若想永續(xù)經營，仔細傾聽每位顧客的聲音，以及回應客戶的期待，這些都是不可或缺的。

　　利用銷售機會，專案式的控管CCR客訴流程，從客戶反應問題、第一線業(yè)務人員回應，第二線品保人員的問題處理結果，輕鬆產生CCR客訴問題管制報表（如圖三），可置於CRM登入首頁上，以專案式管理客訴案件，提供各部門快速查閱進度，問題何時反應，第一線人員如何回覆，第二線人員預計何時處理完畢，都可一目了然。除了能提供完整的文件給客戶，更能加快各部門的工作協(xié)調進度，讓問題處理的更有效率，客戶的滿意度更高。

洞悉管理瓶頸 做出最佳決策

　　訢寶企業(yè)目前已完成ERP、CRM、EasyFlow、Mobile系統(tǒng)上線，後續(xù)業(yè)務、管理部將繼續(xù)協(xié)同規(guī)劃資訊管理，能讓高階主管自行定義所需報表格式，有效進行資訊決策分析。

　　鼎新顧問建議後續(xù)可將其他日常管理或異常管理相關表單應用於系統(tǒng)中，也可運用BI(商業(yè)智慧管理)統(tǒng)計分析資料，選取關鍵管理欄位等資料作為分析來源，讓管理者能夠即時掌握資訊；成為內部流程檢討會議或進行最佳決策之依據；洞悉管理問題瓶頸，調整內部作業(yè)流程，朝深度使用方向進行。訢寶表示未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，提升企業(yè)競爭力，並與鼎新一同成長。

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