國成工業(yè)跳脫舊思維 傳產(chǎn)工業(yè)邁向資訊化世代

e化管理提升效率 流程明確溝通順暢

文：邱于倢

國成工業(yè)

發(fā)布時間： 2018-10-23 15:19:00

企業(yè)流程管理 進銷存管理 生產(chǎn)製造管理

? ? ? ?國成工業(yè)股份有限公司坐落於中壢工業(yè)區(qū)內(nèi)，致力於人造橡膠及合成橡膠產(chǎn)業(yè)，並持續(xù)研發(fā)創(chuàng)新及改良，早期是以農(nóng)業(yè)輸出日本起家，鳳梨、洋菇、蘆筍均為當時重要的產(chǎn)品。

　　隨著臺灣經(jīng)濟的急速成長與升級，加上與日方長期穩(wěn)定的合作，公司的業(yè)務(wù)範圍也從簡單的農(nóng)產(chǎn)加工逐漸升級為魚畜產(chǎn)品，更因為日方長期信賴關(guān)係的延伸，也與日本合成橡膠合作，於民國60年代引進人造橡膠，跨入石化產(chǎn)品。

國成工業(yè)目前主要事業(yè)項目為：

1. 生產(chǎn)／販賣精煉橡膠、有色精煉橡膠

2. 生膠化學(xué)品及碳煙

3. 出口精煉橡膠(黑煙膠)

4. 代客加工／代客開發(fā)

拋棄舊思維，精進有效管理

　　在未導(dǎo)入鼎新Smart ERP之前，國成工業(yè)已有在使用另外一套系統(tǒng)，但是在使用上不確實，以方便操作為主，並不考慮該動作是否合理，會不會影響其他部門的作業(yè)、因而產(chǎn)生了很多不正確的作法與觀念，不正確的觀念與作法會使公司在管理流程出現(xiàn)很多了漏洞，增加公司管理上的困難，且原系統(tǒng)無法準確控管庫存，所以希望藉由導(dǎo)入鼎新Smart ERP的過程將每一個關(guān)卡環(huán)節(jié)透過系統(tǒng)進行控管，讓公司整個流程更加順暢，各部門間搭配更加密切，發(fā)現(xiàn)問題時可以徹底解決，而不只是治標不治本處理方式，針對產(chǎn)品部分可以追蹤每一批產(chǎn)品的流向，人員部分可提升人員e化素質(zhì)，最終達到工作效率提升的目標。

系統(tǒng)導(dǎo)入時所遭遇的瓶頸

一、存在已久的習(xí)慣與不正確的觀念和作法

　　在導(dǎo)入Smart ERP前國成已有使用另外一套系統(tǒng)，因此在導(dǎo)入的過程中舊有的習(xí)慣與作法成為新系統(tǒng)導(dǎo)入的一個阻力，在導(dǎo)入過程中大約有兩個月的時間是兩套系統(tǒng)併行，由於使用者習(xí)慣於舊系統(tǒng)中建立資料，因此在導(dǎo)入初期，於Smart ERP中所建立資料並不很完全，為了完備資料的轉(zhuǎn)移，透過顧問的輔導(dǎo)，慢慢灌輸主管與使用者正確的想法與作法。?
明確告知使用者，雙系統(tǒng)同時運行，耗時費力亦增加工作量，若資料於Smart ERP中都有建立，並經(jīng)過主管審核無問題時才會正式終止舊系統(tǒng)登打，透過不斷的宣達來改正存在已久的習(xí)慣，透過系統(tǒng)流程來導(dǎo)正觀念，有了共同目標後才減少導(dǎo)入時所產(chǎn)生阻力並完成系統(tǒng)上線使用。

二、人員參與程度不足

　　系統(tǒng)導(dǎo)入過程中發(fā)現(xiàn)，少數(shù)使用者不常使用電腦，操作面較生疏，除了安排顧問到府教育訓(xùn)練外，鼎新也有e-learning及大班課讓客戶自行安排上課，來提升人員的熟練度。另外若遇到問題時，也會透過電話或e-mail的方式來尋求解決之道。

三、工作效率提升、帳務(wù)更加準確

　　國成之前使用之舊系統(tǒng)，並非所有部門都使用，主要是採購、業(yè)務(wù)及後段財務(wù)人員在使用，故無法得知原物料實際的耗用量及領(lǐng)用情況；新系統(tǒng)導(dǎo)入後，部門與部門間透過系統(tǒng)的協(xié)助進行整合，各部門間的銜接點都會經(jīng)過嚴格的檢核，可降低資料錯誤的機會，而前線部門輸入的資料可提供後勤部門使用，減少重工動作，提升工作效率。

四、 公司管理制度與流程確定、讓內(nèi)部溝通更明確

　　導(dǎo)入Smart ERP之前，各部門只關(guān)心自己部門的事情，也不了解自己與其他部門之前的銜接，透過本次的系統(tǒng)導(dǎo)入過程，讓各部門主管與使用者更加清楚各部門的職掌，並了解與其他部門間的連接作業(yè)流程，發(fā)現(xiàn)問題時透過系統(tǒng)的協(xié)助了解問題發(fā)生原因，徹底將問題解決，減少治標不治本的狀況發(fā)生。

系統(tǒng)導(dǎo)入成功關(guān)鍵因素

一、管理者的認同與全力支持

　　黃邱普齋總經(jīng)理於系統(tǒng)導(dǎo)入初期的誓師大會上明確指示所有部門同仁全力配合系統(tǒng)的導(dǎo)入，管理者的支持與決心，在導(dǎo)入過程中佔據(jù)非常大的影響因素。當部門間作業(yè)的分配與任務(wù)的指派發(fā)生問題時，主管需即時調(diào)整公司內(nèi)部資源，給予即時的指導(dǎo)或支援。導(dǎo)入系統(tǒng)前會有不確定性及抗拒的心理，通常各部門間都會有自己本身堅持的立場，此時一定要有上級主管做當下裁決或提供溝通協(xié)助，讓各部門能夠即時瞭解本身任務(wù)與其他部門之間的關(guān)連性。

二、顧問和聯(lián)絡(luò)窗口間的配合

財會部門邱素靜主任在導(dǎo)入過程中，遇到任何問題，或者作業(yè)流程無法得到有效落實時，都會隨時發(fā)mail與顧問聯(lián)繫，在最短時間內(nèi)一同討論出一個符合國成需求的作業(yè)方式，落實系統(tǒng)進度。導(dǎo)入過程中需要顧問與專案負責(zé)人間密切配合，除了流程討論與訂定之外，更重要的是在監(jiān)督使用者執(zhí)行的狀況，並回報問題，如此才有辦法及時協(xié)助解決問題，讓系統(tǒng)順利上線。

三、合理及有效的推行

邱素靜主任在導(dǎo)入過程中會隨時追蹤進度，落實執(zhí)行狀況，並協(xié)助排除問題。在系統(tǒng)導(dǎo)入期間，每一輔導(dǎo)程序、每一個步驟都是成功重要關(guān)鍵。因此顧問在每一個輔導(dǎo)過程中，都會規(guī)範各相關(guān)單位所須完成之作業(yè)，並請負責(zé)人追蹤且落實相關(guān)進度。期待系統(tǒng)落實後能帶給管理者一個正確且全面性的資訊。

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