永傳能源 落實(shí)文件管理 累積智慧提升效能

表單流程順暢公司管理規(guī)範(fàn)

永傳能源

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-23 15:15:00

企業(yè)流程管理 生產(chǎn)製造管理

創(chuàng)造再生能源，減碳保衛(wèi)地球

　　永傳能源股份有限公司創(chuàng)立於1998年，為臺(tái)灣少數(shù)專事能源專案開發(fā)的公司。於創(chuàng)立初期，永傳能源為英國、日本等國際能源集團(tuán)暨電力公司提供發(fā)電廠專案之顧問服務(wù)。經(jīng)過多年於能源專案開發(fā)領(lǐng)域之經(jīng)驗(yàn)積累，永傳能源由顧問公司轉(zhuǎn)型成能源專案開發(fā)公司。

　　自初期協(xié)助客戶發(fā)展電場專案的過程中，永傳能源大幅累積並提升能源專案發(fā)展所需之專業(yè)與經(jīng)驗(yàn)，再加上懷抱著提供臺(tái)灣潔淨(jìng)能源之願(yuàn)景，永傳能源於2004年進(jìn)入離岸風(fēng)場開發(fā)，以再生能源為核心事業(yè)，致力於開發(fā)臺(tái)灣西部沿海的離岸風(fēng)能。

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系統(tǒng)導(dǎo)入源起

　　永傳能源因業(yè)務(wù)關(guān)係常常與政府、相關(guān)企業(yè)往來重要文件，以往由人為跑簽核文件的流程中，難免有時(shí)會(huì)發(fā)生文件遺落，或主管於公文繁多時(shí)無法清楚判定簽核文件的時(shí)效性，及內(nèi)容是否修正確認(rèn)過、簽核過後是否有明確歸檔。為了簡化作業(yè)流程避免文件遺失及達(dá)成無紙化的目標(biāo)，林鑫堉董事長提到：「以往蒐集文件資料儲(chǔ)存在共用資料夾，但資料擺在那裡，同仁卻上網(wǎng)Google。」，雖有共用文件資料夾的設(shè)立，卻因?yàn)樗褜さ睦щy，同仁只好上網(wǎng)搜尋資訊。經(jīng)過多方面的考量永傳能源選擇鼎新EasyFlow系統(tǒng)，達(dá)到無紙化管理及執(zhí)行電子簽核流程。

落實(shí)文件安全性控管，提升時(shí)效性與正確性

　　文件是公司的資產(chǎn)，許多的文件可以結(jié)合成資料庫，再搭配EasyFlow簽核文件，落實(shí)審核制度，讓文件內(nèi)容更正確、歸檔路徑更明確，並透過文件管理搜尋引擎(簡易檢索及全文檢索)，方便同仁快速搜尋想要的資訊以提升工作效率，文件的分享有效提升同仁的知識(shí)，並透過個(gè)體消化吸收後增長同仁智慧，創(chuàng)造公司與員工雙贏的局面。導(dǎo)入Easyflow電子流程及文件管理系統(tǒng)，讓永傳能源精進(jìn)管理流程。

　　除了簽核過程更有效率之外，即時(shí)性的事務(wù)處理更是大大降低有關(guān)合約文件因簽核延誤而造成的損失，透過EasyFlow電子流程系統(tǒng)大幅提升公司內(nèi)的簽核與工作效率，減少人為的失誤，達(dá)到簡化工作流程與工作量，擁有更好的執(zhí)行力，管理更加落實(shí)。

▲感謝永傳能源專案負(fù)責(zé)人馮宗緯經(jīng)理(左1)、林鑫堉董事長(左2)、陳美秀經(jīng)理(右1)、
詹巧帆專員(右2)及王瀧經(jīng)理(右3)接受鼎新專訪，左3及左4為鼎新電腦EasyFlow.NET經(jīng)理黃子豪及顧問黃致維。

表單+流程=順暢公司管理規(guī)範(fàn)

　　EasyFlow與文件管理合併上線後，同仁也逐漸的熟悉了解電子表單簽核的操作介面，並了解電子表單所帶來的便利性與管理效益。永傳能源開始著手事務(wù)性的電子表單開發(fā)，相關(guān)表單欄位資訊統(tǒng)計(jì)需求，透過EasyFlow的電子表單設(shè)計(jì)精靈，管理者可以透過簡單的設(shè)定動(dòng)作即可設(shè)計(jì)完一張表單。EasyFlow電子表單設(shè)計(jì)功能非常的強(qiáng)大，其中方便的功能有:1.MIMJ自行設(shè)計(jì)開窗、2.一張表單可多人填寫並限制哪些人員必填寫特定欄位、3.表單畫面的欄位選擇，可動(dòng)態(tài)指定該表單簽核處理(動(dòng)態(tài)參數(shù)流程)、4.填表簽核欄位驗(yàn)證及5.簽核提醒等眾多功能。

　　在EasyFlow系統(tǒng)上線後，使用者也開始要求行政單位將其他表單流程電子化，諸如庶務(wù)工作申請(qǐng)單等，由員工填單申請(qǐng)，經(jīng)過單位主管核決後，最後送至行政單位執(zhí)行或處理，使用者可藉由EasyFlow系統(tǒng)隨時(shí)追蹤與回報(bào)進(jìn)度。

改善內(nèi)部流程，E化之路永無止盡

　　永傳能源已經(jīng)慢慢延伸EasyFlow系統(tǒng)運(yùn)用範(fàn)圍，目前已完成與ISO文件管理系統(tǒng)簽核，後續(xù)永傳能源負(fù)責(zé)人員將繼續(xù)專案工程相關(guān)表單與其他進(jìn)階表單，更可利用EasyFlow做深度的統(tǒng)計(jì)分析，選取關(guān)鍵欄位等資料，讓管理者能夠依據(jù)資料進(jìn)行內(nèi)部流程檢討會(huì)議或進(jìn)行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進(jìn)行，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的e化顧問諮詢。

　　未來永傳能源更可以因?yàn)槿尜Y訊化這樣的好基礎(chǔ)，可以在各方便取得起跑優(yōu)勢，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的E化顧問諮詢。

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