東浦精密-整合兩岸流程提升管理水平 強化競爭力

文：林嘉祺

東浦精密光電

發(fā)布時間： 2018-06-14 15:47:00

企業(yè)流程管理

「公司特別要求生產(chǎn)入庫單與託外進貨單影響生產(chǎn)排程的時效性，目前1天內(nèi)即可審核完畢。集團內(nèi)部的作業(yè)模式、制度控管以及處理效率明顯進步，幫前端作業(yè)節(jié)省大量時間，成果超乎預(yù)期?！?/p> ─東浦精密 黃文宏經(jīng)理

　　東浦精密光電股份有限公司─擁有專業(yè)之塑膠零組件的模具開發(fā)設(shè)計、製造、塑膠成型、塗裝印刷、組立加工及光學(xué)透明鏡片等生產(chǎn)能力，除了專業(yè)代工，亦著重於汽車用電裝產(chǎn)品之研發(fā)、製造、銷售。成立以來，公司不斷發(fā)展進步，現(xiàn)在中國大陸據(jù)點包含：東莞東裕塑膠製品有限公司、東佳精密光電(江蘇)有限公司、東佳精密光電(南京)有限公司、東莞嘉鎂光電科技有限公司等公司，為顧客做專業(yè)化之開發(fā)生產(chǎn)。

東浦集團主要產(chǎn)品銷售占比如圖：?
　　大部份產(chǎn)品為量產(chǎn)，並針對客戶特殊需求進行客製生產(chǎn)，為了因應(yīng)快速交貨與市場快速變遷，採接單批量生產(chǎn)方式，也避免客戶臨時砍單造成庫存過剩問題。

　　此外，致力於推動ISO?相關(guān)國際品質(zhì)認(rèn)證，生產(chǎn)全程以縝密的品質(zhì)管理系統(tǒng)監(jiān)控；除了品質(zhì)的保證，東浦集團更持續(xù)改善製程以提高生產(chǎn)效率、降低生產(chǎn)成本，提供客戶更即時、更具競爭力的產(chǎn)品與服務(wù)，達到與客戶共創(chuàng)雙贏的局面。?
更多資訊請連結(jié)：www.donpon.com.tw

兩岸制度重新洗牌?提升管理水平

　　因應(yīng)全球化的佈局，東浦集團目前總部與工廠分佈在兩岸三地。面對兩岸的人員考勤、ERP表單及辦公事務(wù)表單，在導(dǎo)入EasyFlow前都是以人工表單填寫、列印、批量送單至主管(剛好主管未出差)，表單才能順利簽核完畢，除了時效性很低，也無法有效檢視審核流程異常缺失。另外，在每月結(jié)薪時，以東莞東裕公司為例，人事單位需列印800張薪資條依序發(fā)給員工，處理龐大薪資條非常費時。

　　東浦集團資訊負(fù)責(zé)人黃文宏 經(jīng)理(以下稱為黃經(jīng)理)表示：「每次到了結(jié)算薪水的時候，通常需要2-3天，而且需要多花好多人力處理薪資條?！挂虼?，經(jīng)評估後導(dǎo)入一個「整合性」的資訊系統(tǒng)管理人員出勤及薪資作業(yè)，並且將ERP整合表單也一併納入審核機制。希望藉由此次導(dǎo)入，快速與有效的達到集團式的管控，統(tǒng)一管理各地簽核方式與規(guī)則，有效提升企業(yè)管理水平。

　　公司的規(guī)章制度往往在不同地區(qū)會有些差異，相關(guān)制度主要由總公司擬定，東浦集團希望藉由電子簽核，也同時做BPM的管理。透過每一條流程的上線，檢視目前公司內(nèi)部管理辦法與現(xiàn)行流程上的差異並調(diào)整，讓每條作業(yè)流程都符合公司內(nèi)部規(guī)章，達到一致化的效果。

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管理挑戰(zhàn)

• 事務(wù)員ERP單據(jù)紙本列印、跑單、批量送件，影響送單即時性。

• 生產(chǎn)入庫、製令單(託外進貨)需在一日內(nèi)完成確認(rèn)動作，需耗費人力追單。

• 主管常開會、出差，紙本簽核常逾時。

• 人事、財務(wù)單位需招聘足夠人力處理考勤薪資。

• 薪資條每月列印張數(shù)龐大，人事處理耗時。

• 兩岸流程無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，資訊人員各自處理，無整合概念。

導(dǎo)入效益

• 訂單至出貨流程，事務(wù)員ERP單據(jù)逐張自動送簽，加速出貨效率。

• 生產(chǎn)入庫、製令單(託外進貨)1日內(nèi)審核時完畢，超過時程可從報表即時追蹤，降低生產(chǎn)停擺。

• 主管簽核行動化，加速單據(jù)審核效率。

• 提升人事單位工作效率，增加人均產(chǎn)值(800員工，東莞2位人事、1位財務(wù)處理考勤薪資)。

• 薪資條於EasyFlow即時查詢，提升人事處理時效。

• 兩岸核決權(quán)限統(tǒng)一管理，建置審核制度。

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改革成功?銳變重生

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▲東浦集團資訊經(jīng)理黃文宏：「以前每月結(jié)算薪水需要2-3天作業(yè)；現(xiàn)在薪資條全面透過線上查詢，提升人事處理時效?！?/span>

????????東浦集團透過EasyFlow，重新檢視兩岸組織架構(gòu)、考勤結(jié)構(gòu)、職務(wù)職稱、審核流程…等，明確定義及釐清公司的制度架構(gòu)。第一階段導(dǎo)入主要由臺灣總公司開始進行，待總公司導(dǎo)入上線且穩(wěn)定後再導(dǎo)入東莞東裕，再複製到大陸各個廠區(qū)。導(dǎo)入初期主要以所有員工會用且較為熟悉的人事類表單開始推行，讓公司同仁能夠快速適應(yīng)系統(tǒng)，上手實行也較快，以拉近系統(tǒng)與人之間的距離。目前第二階段ERP整合表單約九成也陸續(xù)整合上線完畢，生產(chǎn)速度與效率都提升不少。

　　系統(tǒng)導(dǎo)入期間，也曾經(jīng)遇到一些瓶頸。首要問題為ERP系統(tǒng)各分公司自行管理(也就是有5套ERP系統(tǒng))，需調(diào)整為東浦集團統(tǒng)一管理(整合為1套ERP系統(tǒng))。次要，需解決頻寬網(wǎng)路，讓大陸同仁於ERP登打單據(jù)更順暢，並由黃經(jīng)理至每分公司逐一確認(rèn)登打狀況。最後，面臨最大困難是「人的操作行為改變」─人員對系統(tǒng)排斥。但經(jīng)雙方溝通、由上至下執(zhí)行，總經(jīng)理充份授權(quán)以身作則，幫助黃經(jīng)理順利將導(dǎo)入。

　　現(xiàn)今，日常工作中就將公司的管理制度，建置在每個員工心中，徹底落實公司制度。使用者可以快速在電腦填單傳遞，減少人為傳簽犯錯的產(chǎn)生，新進的同仁也不需太複雜的訓(xùn)練便可上線。

　　黃經(jīng)理表示：「隨著系統(tǒng)導(dǎo)入，集團內(nèi)部的作業(yè)模式、制度控管以及處理效率均已明顯進步。舉例來說，以往公司重視的生產(chǎn)入庫單與託外進貨單因影響生產(chǎn)排程，有特別要求時效性。目前1天內(nèi)即可審核完畢，單就此點便可看出，前端作業(yè)節(jié)省下多少的時間，e化效果確實超乎預(yù)期」。後續(xù)將統(tǒng)整集團內(nèi)相同性質(zhì)表單，不分公司、不分兩岸，使用一張表單即可符合每間公司管理模式，更完整的描繪出內(nèi)控流程。?

▲感謝東浦精密光電股份有限公司專案負(fù)責(zé)團隊接受鼎新專訪。東浦精密協(xié)理?殷麗皓(左二)、
資訊經(jīng)理 黃文宏(左三)。鼎新電腦 BPM諮詢部黃子豪 經(jīng)理(右二)、林嘉祺 顧問(左一)、詹宇婷 顧問(右一)

高階簽核行動化 訂單出貨縮短時效

　　以訂單管理流程為例，以往簽核是採用紙本簽核的方式進行，需夾帶許多附件或歷史數(shù)據(jù)?，F(xiàn)今改用EasyFlow 電子簽核後，除加速了簽核速度之外，也能讓訂單至出貨流程按照管理規(guī)章進行。根據(jù)統(tǒng)計，訂單出貨簽核上線之後，平均減少3天的審核時間，且資料正確性也明顯改善。

　　透過系統(tǒng)整合，表單中的資料比以往紙本更加精準(zhǔn)即時；再加上整合性的表單設(shè)計，以及透過BPM統(tǒng)合內(nèi)控程序，現(xiàn)在的簽核已經(jīng)不存在跨兩岸的地域問題，表單的處理狀況與追蹤也更加透明。

發(fā)揮系統(tǒng)應(yīng)用價值 企業(yè)流程有效管理

　　東浦集團整合應(yīng)用基礎(chǔ)建設(shè)已經(jīng)完成初步的階段，e化也正式啟飛，後續(xù)將透過EasyFlow.NET強而有力的電子表單設(shè)計精靈工具，透過簡易設(shè)計方式，提供淺顯易懂表單，讓使用者使用上更加順暢。未來將解決影響庫存問題之一的呆滯料品，後續(xù)將在EasyFlow.net系統(tǒng)上記錄每周呆滯料會議議題，可以透過表單記錄處理方式與各單位執(zhí)行結(jié)果，降低庫存風(fēng)險。後續(xù)將採取統(tǒng)一設(shè)計方式，集團內(nèi)相同性質(zhì)的表單，不分公司、不分兩岸，使用一張表單即可符合每間公司管理模式。透過這樣的規(guī)劃，能夠更完整的描繪出內(nèi)控流程、發(fā)揮系統(tǒng)效益、增進流程效率。

　　最後，ISO四階表單也是東浦集團未來開發(fā)的目標(biāo)，結(jié)合現(xiàn)在的企業(yè)作業(yè)程序，擴大發(fā)揮至表單應(yīng)用，相信鼎新各階段提供的完善服務(wù)，也期待鼎新電腦全力協(xié)助東浦邁向成功的e化目標(biāo)。

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