杏合生醫(yī)經(jīng)營權(quán)移轉(zhuǎn)-化危機為轉(zhuǎn)機，大步邁向IPO！

人事管理資訊化 資料控管更智慧

文：潘孟絹

杏合生醫(yī)

發(fā)布時間： 2018-06-08 16:27:00

企業(yè)流程管理

「鼎新的售後服務(wù)真的很好，把死系統(tǒng)變成活系統(tǒng)，把客戶當(dāng)成朋友，把客戶的問題當(dāng)成自己的問題」。

─杏合生醫(yī) 曾榮芳副課長

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杏合生醫(yī)股份有限公司(以下簡稱杏合生醫(yī))?從傳產(chǎn)跨足生技產(chǎn)業(yè)，以明日之星之姿朝向醫(yī)療器材產(chǎn)業(yè)專業(yè)發(fā)展，以最短時間達(dá)成營運目標(biāo)為整體考量，持續(xù)增加研發(fā)設(shè)備與人力投入，強化高附加價值醫(yī)療器材製造能量，開發(fā)高階醫(yī)療器材零組件，創(chuàng)造醫(yī)材產(chǎn)業(yè)商機。以「誠意、積極、創(chuàng)新、遠(yuǎn)見」的理念，建立「品質(zhì)第一，服務(wù)至上，顧客滿意」的專業(yè)公司。

杏合生醫(yī)，致力打造醫(yī)療用品王國

　　杏合生醫(yī)擁有最專業(yè)的技術(shù)團(tuán)隊結(jié)合高水準(zhǔn)機械加工與塑膠射出設(shè)備，不管是各式手術(shù)輔助工具，骨科植入產(chǎn)品或洗腎耗材，都是其專精的領(lǐng)域。擁有大面積的無塵室與富彈性的產(chǎn)能，能夠適應(yīng)少量多樣或大量生產(chǎn)。專精於代工製造領(lǐng)域，珍惜每一個客戶所託付的任務(wù)，為臺灣的醫(yī)療產(chǎn)品貢獻(xiàn)一份心力。以世界級先進(jìn)射出機、車銑床設(shè)備及量測設(shè)備整合堅強開發(fā)團(tuán)隊，在生產(chǎn)設(shè)備投入高成本，使用與歐美市場同等級的量產(chǎn)設(shè)備。以成熟技術(shù)進(jìn)入醫(yī)療器材跨足侵入式之高階醫(yī)療產(chǎn)品，朝向建置醫(yī)療器材GMP許可合格廠邁進(jìn)，杏合生醫(yī)仍在持續(xù)茁壯成長中。
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經(jīng)營權(quán)移轉(zhuǎn)，系統(tǒng)轉(zhuǎn)換勢在必行

　　杏合生醫(yī)人資副課長曾榮芳小姐(以下簡稱曾副課長)於2013年底進(jìn)入杏合生醫(yī)，此時公司剛完成轉(zhuǎn)型，經(jīng)營生醫(yī)與金屬零件製造併行的杏合生醫(yī)，接受佳世達(dá)集團(tuán)及杏昌生技投資，由母公司負(fù)責(zé)技術(shù)授權(quán)及通路，結(jié)合杏合生醫(yī)的製造端形成了完整供應(yīng)鏈。曾副課長：「經(jīng)營權(quán)轉(zhuǎn)換勢必影響組織結(jié)構(gòu)異動，使薪資結(jié)構(gòu)大幅度調(diào)整。雖然之前的顧問已協(xié)助系統(tǒng)上線，但因經(jīng)營權(quán)轉(zhuǎn)換，從組織結(jié)構(gòu)到各員分佈完全翻盤，系統(tǒng)幾乎砍掉重練?！菇?jīng)營權(quán)轉(zhuǎn)移造成公司內(nèi)部管理大地震，讓杏合生醫(yī)原本已上線的系統(tǒng)需要再次從零開始。

　　「我剛到任的首要任務(wù)就是讓系統(tǒng)上線，跟當(dāng)時也剛進(jìn)公司的資訊合作，搭配鼎新顧問推專案。」大幅度的組織異動讓甫進(jìn)入公司的曾副課長面臨重大挑戰(zhàn)，評估是否將舊系統(tǒng)拋棄不用的同時，亦要思考如何在轉(zhuǎn)換時維持系統(tǒng)正常穩(wěn)定的運作?！傅谝淮螌?dǎo)入時已用了將近三分之二的輔導(dǎo)時數(shù)，第二次啟動時，如何在有限的時間跟時數(shù)下完成任務(wù)，說實在蠻艱鉅的?！乖闭n長回憶起導(dǎo)入初期的艱辛，感受仍然十分深刻。

渡過陣痛期，轉(zhuǎn)換成功順利上線

　　2014年上半年，杏合生醫(yī)正式重啟第二次導(dǎo)入專案，統(tǒng)整內(nèi)部需求後，下半年與鼎新的游雅君顧問(以下簡稱游顧問)接觸，正式進(jìn)入HRM的導(dǎo)入輔導(dǎo)階段?！附M織異動加上前任人資人員的離職，造成我們第一次導(dǎo)入的資料完全不能用，這是危機也是轉(zhuǎn)機，可以把HRM這套系統(tǒng)當(dāng)成全新的開始?！乖闭n長說道，透過顧問協(xié)助，杏合生醫(yī)在年底進(jìn)行HRM系統(tǒng)轉(zhuǎn)換?！改甑兹速Y特別忙碌，但是一個很好的時機，因為正值年度轉(zhuǎn)換，雖然忙，但痛只要痛一次，從新的年度開始會是比較好的起始點?！乖闭n長分享。

　　人資作業(yè)牽涉到全體員工的薪資發(fā)放及假勤紀(jì)錄，為了確保系統(tǒng)正確性，杏合生醫(yī)維持了半年新舊系統(tǒng)併行。曾副課長：「轉(zhuǎn)換完成後，2015年第一季開始平行驗薪作業(yè)，進(jìn)行人資內(nèi)部的薪資驗算，透過原本記薪的excel表跟系統(tǒng)進(jìn)行比對，驗證薪資有無一致，確認(rèn)系統(tǒng)設(shè)定上有無問題，溝通的邏輯或認(rèn)知上面有無落差，第二季就正式串接EasyFlow系統(tǒng)，結(jié)合考勤系統(tǒng)及線上表單，並將系統(tǒng)正式推導(dǎo)到公司各員?！菇?jīng)過了半年的雙重驗證與陣痛期，2015年7月，杏合生醫(yī)正式關(guān)閉舊系統(tǒng)，全面啟用新的HRM系統(tǒng)。

由上到下全員朝同一目標(biāo)邁進(jìn)

　　經(jīng)過半年的陣痛期，新系統(tǒng)正式上線，透過鼎新顧問協(xié)助，杏合生醫(yī)成功在預(yù)定時間內(nèi)完成此次艱鉅的任務(wù)?！鸽m然第一次上線不是游顧問負(fù)責(zé)，她不會感覺是來接爛攤子，而是跟著我們一起成長，一起解決問題，顧問輔導(dǎo)師是一個很重要的角色，她最瞭解客戶端運作，也最瞭解鼎新產(chǎn)品，如何讓兩者結(jié)合，顧問師擔(dān)任重要的潤滑劑；她非常盡忠職守，把死的系統(tǒng)救成活的，我覺得她非常的厲害?！乖闭n長開心的說到。每家公司對於薪資及假勤規(guī)範(fàn)有異，所以多少需要客製化以符合公司需求：「游顧問根據(jù)杏合生醫(yī)需求思考、評估可行方案，提供多種選擇方案，並在能力所及範(fàn)圍內(nèi)，盡力協(xié)助客戶微調(diào)導(dǎo)入模板與報表，讓我們解決現(xiàn)階段的難題，用最迅速、簡便的方式導(dǎo)入系統(tǒng)?！?/p>

　　「站在客戶的角度，將客戶的問題當(dāng)成自己的問題?！苟π掠晤檰栐谳o導(dǎo)時不遺餘力，與杏合生醫(yī)一同學(xué)習(xí)成長，提供多種選擇、分析各種方案的優(yōu)缺點，在最短的時間內(nèi)達(dá)成目標(biāo)。而在公司內(nèi)部，杏合生醫(yī)致力於讓公司全體員工達(dá)成共識，「5、6月的系統(tǒng)併行時對公司衝擊很大，同仁已習(xí)慣舊系統(tǒng)，要重新建立新系統(tǒng)的觀念，在二套新舊思維的併行與磨合下，成為導(dǎo)入初期最痛苦的一件事。」曾課長回憶，為了使公司各員接受並熟悉系統(tǒng)，他們做了很多努力：「推導(dǎo)過程中最困難的階段應(yīng)該是員工的認(rèn)同，為了增加認(rèn)同，啟動專案時，我們先跟單位主管溝通取得共識，由主管協(xié)力佈達(dá)給所屬同仁，讓大家了解這是公司目前很重要的政策，麻煩大家配合?！?/p>

完整的教育順練為順利上線關(guān)鍵

　　「不只杏合生醫(yī)，每間公司推導(dǎo)系統(tǒng)，最大的成功關(guān)鍵在於充足的教育訓(xùn)練，推導(dǎo)的過程中，教育訓(xùn)練是很重要的環(huán)節(jié)?！乖闭n長分享。在公司全體達(dá)成共識後，杏合生醫(yī)開始密集的教育訓(xùn)練，配合早晚班同仁的上班時間分段進(jìn)行，透過簡報及實機操作方式讓同仁熟悉系統(tǒng)。曾副課長：「站在使用者的角度考量，使用系統(tǒng)時思考的面向或使用邏輯，盡量貼近使用者，以讓其便利、方便的狀態(tài)做規(guī)劃?！惯@段期間，人資部門也擔(dān)任系統(tǒng)客服，隨時解決內(nèi)部同仁對於系統(tǒng)的大小問題，在遇到無法解決的問題時，鼎新的顧問及客服團(tuán)隊就擔(dān)任救火隊，成為杏合生醫(yī)的最佳後盾，曾副課長：「對杏合生醫(yī)而言更重要的是售後服務(wù)，當(dāng)我有疑難雜癥，只要跟游顧問聯(lián)絡(luò)，幾乎都有回應(yīng)，不會因系統(tǒng)上線，她就覺得結(jié)束了。我們也會透過電話及線上客服解決問題，售後服務(wù)很重要，系統(tǒng)不是用不壞的，如果買了之後找不到人服務(wù)，會覺得花這個錢沒有意義?！?/p>

人事管理資訊化 資料控管更智慧

　　正式上線後，杏合生醫(yī)開始感受到系統(tǒng)帶來的效益，大量的資料得以有系統(tǒng)地被整理與保存，員工的假勤記錄便是最明顯的效益之一，「員工若對於加班時數(shù)或刷卡時間有疑義，可以直接列印出明細(xì)跟員工比對，比較有憑有據(jù)?！乖闭n長分享，系統(tǒng)的層層卡控亦讓員工建立起代理人的觀念，在請假時透過層層簽核，讓每個人體認(rèn)到應(yīng)做好工作上的交接。也因為嚴(yán)格卡控，資料得以被完整保存?！复蠹叶紳u漸有共識，線上簽核的角色並不是你一個人，有時候可能身兼別人的代理人或主管，在代理人制度上幫到很大的忙，關(guān)關(guān)卡控讓同仁體認(rèn)到應(yīng)做好工作交接，也因控管嚴(yán)格，資料無法隨意刪除，對企業(yè)端資料留存是非常重要的關(guān)鍵?！官Y料的完整留存與有系統(tǒng)的的假勤及記薪紀(jì)錄，讓人資在年底結(jié)算時省下不少功夫，「人資年底有一個重頭戲報稅，透過系統(tǒng)在資料撈取跟匯總遠(yuǎn)比以前人工整理快，包含薪資印領(lǐng)清冊、應(yīng)稅報稅金額彙整等，也可以直接將檔案轉(zhuǎn)成規(guī)定格式進(jìn)行上傳」曾副課長分享。

　　在管理面，系統(tǒng)也帶來實質(zhì)效益，杏合生醫(yī)未來兩年內(nèi)目標(biāo)為IPO上市櫃，因此公司流程的控管與資訊透明上更形重要，透過系統(tǒng)中階主管可以確實掌握底下員工出缺勤狀況，也協(xié)助經(jīng)營管理層，在經(jīng)營權(quán)轉(zhuǎn)換之際，有效掌握公司在人事管理的脈絡(luò)，「站在企業(yè)主而言，相信推導(dǎo)ERP跟HRM系統(tǒng)至今，是有充分符合公司未來中期IPO上市櫃目標(biāo)，一步步地朝著這方向進(jìn)行?！乖闭n長提到。

系統(tǒng)導(dǎo)入效益

▲杏合生醫(yī)曾榮芳副課長：? 「確實的感受來自顧問的關(guān)心跟鼎力相助，做為客戶端，覺得鼎新有確實照顧、解決我們的需求，是很良好的合作關(guān)係?！?/p>

建立人事資料庫　完善人才控管

　　將公司的人事管理流程資訊化後，大幅減少人資人員的負(fù)擔(dān)，未來順應(yīng)著公司IPO的目標(biāo)，杏合生醫(yī)也希望將系統(tǒng)的效益更加擴大，曾副課長：「杏合生醫(yī)是作醫(yī)材跟金屬加工的，八成以上產(chǎn)品外銷至歐美國家，甚至醫(yī)療體系最發(fā)達(dá)的日本，這些國家對品質(zhì)系統(tǒng)非常關(guān)注，品質(zhì)系統(tǒng)跟與全員稽核的完整度則來自教育訓(xùn)練，因此公司非常重視教育訓(xùn)練。HRM能不能幫助我們作好教育訓(xùn)練歷程上的完整紀(jì)錄，對我們而言很重要。」

　　透過完整的教育訓(xùn)練歷程記錄，公司在規(guī)劃栽培重點人才、晉升或轉(zhuǎn)調(diào)時，都可以提供重要的參考依據(jù)。未來杏合生醫(yī)亦希望建立完整的人事資料庫，透過系統(tǒng)掌握公司人事資源，當(dāng)經(jīng)營管理層希望瞭解目前公司人才狀況或公司規(guī)劃新專案時，隨時產(chǎn)出管理報表，掌握公司目前人才結(jié)構(gòu)，讓專業(yè)適才適所，發(fā)揮最大效用。

　　透過杏合生醫(yī)與鼎新顧問的良好互動，加上公司全體同仁的配合，讓杏合生醫(yī)在經(jīng)歷半年的陣痛期後，成功將舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換成符合公司需求的新系統(tǒng)，有效增進(jìn)公司人事管理效率，往IPO的路上大步邁進(jìn)。

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