千加科技以BI打造零時(shí)差供需溝通平臺(tái)，全面提升組織彈性與服務(wù)績(jī)效

文：唐可欣

千加科技

發(fā)布時(shí)間： 2023-09-01 11:28:00

數(shù)位轉(zhuǎn)型 應(yīng)用價(jià)值

千加科技簡(jiǎn)介

千加科技創(chuàng)立於2001年，專注於半導(dǎo)體、記憶體、封測(cè)、液晶面板、發(fā)光二極體及太陽(yáng)能等相關(guān)零組件與耗材經(jīng)營(yíng)，擁有20多年海內(nèi)外各知名大廠代理及銷售之豐富經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合優(yōu)秀的技術(shù)服務(wù)團(tuán)隊(duì)與原廠支援，提供客戶兼具「品質(zhì)」、「效率」與「合理價(jià)格」的產(chǎn)品與服務(wù)。

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疫情與戰(zhàn)爭(zhēng)改變產(chǎn)業(yè)供應(yīng)鏈生態(tài)，上下游恆大，代理商面臨各種存銷挑戰(zhàn)

近年來(lái)外在因素變動(dòng)頻繁，造成原物料短缺、貨運(yùn)塞港、人力不足、物價(jià)飆漲，使得原廠不得不以接單生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)為預(yù)先生產(chǎn)，除了拉長(zhǎng)交貨時(shí)程，甚至要求代理商事先提出年度預(yù)估計(jì)畫(huà)，不但加重下游存貨與資金壓力、壓縮貿(mào)易利潤(rùn)，更讓任何急單或訂單變更成為供應(yīng)鏈上的不定時(shí)炸彈。

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「不只上游給壓力，客戶也會(huì)擔(dān)心斷料或漲價(jià)，所以每次下單的量都會(huì)很大，我們必須同時(shí)跟客戶和原廠來(lái)回溝通、達(dá)成共識(shí)?！骨Ъ赢a(chǎn)品眾多，以往要追查未出貨訂單相關(guān)資訊，如採(cǎi)購(gòu)交期是否有異動(dòng)、訂單交期是否有異動(dòng)...等，都得靠人工逐一查找、標(biāo)記，再提醒窗口追蹤改善，容易忙中有錯(cuò)而造成遺漏，所以數(shù)據(jù)即時(shí)性與正確性就成為自動(dòng)化的主要目標(biāo)。

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千加科技 孫偉嵐總經(jīng)理接受訪問(wèn)時(shí)表示，主動(dòng)掌握數(shù)據(jù)變動(dòng)，是防錯(cuò)的重要關(guān)鍵：「因?yàn)榇砩唐范鄻踊?，與部分供應(yīng)商採(cǎi)用年度議價(jià)，價(jià)格雖不至於起伏過(guò)大，但最大的挑戰(zhàn)在於交期，造成遲交的因素很多，我們除了靠BI評(píng)鑑供應(yīng)商的價(jià)格與供貨能力外，同時(shí)也利用BI緊盯訂單遲交率，並設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)、依序改善，像現(xiàn)在業(yè)助打訂單，因?yàn)橛羞_(dá)標(biāo)數(shù)字的壓力，同仁就會(huì)特別再三確認(rèn)預(yù)交日這個(gè)欄位，降低溝通誤差引發(fā)的訂單變更。」

「千加採(cǎi)購(gòu)的需求大部分來(lái)自接單式採(cǎi)購(gòu)，多變的交期則是最困擾的一件事，交期一變更，若前端業(yè)務(wù)沒(méi)有掌握好，就會(huì)影響我們對(duì)客戶的承諾?！关?cái)務(wù)行政部許經(jīng)理認(rèn)為：「由於這方面ERP較難完整呈現(xiàn)，所以各部門之前都得靠Excel作為溝通橋樑、每天花很多時(shí)間維護(hù)報(bào)表內(nèi)容，業(yè)務(wù)必須找到對(duì)應(yīng)的採(cǎi)購(gòu)變更單、交期變更等紀(jì)錄、參考任何可能影響準(zhǔn)交的因素，才能判斷最後的交期，如果數(shù)字來(lái)不及更新，那就可能會(huì)耽誤到次日才回覆，有BI這個(gè)溝通平臺(tái)後，整合了採(cǎi)購(gòu)、資材與銷售的資訊完整資訊，就不怕找不到檔案或出現(xiàn)任何數(shù)字誤差了?！?br>

縮短手動(dòng)更新的時(shí)間落差，BI供需平臺(tái)以敏捷反應(yīng)創(chuàng)造更多業(yè)績(jī)

千加代理品項(xiàng)絕大多數(shù)為日本進(jìn)口，資材統(tǒng)整業(yè)務(wù)回報(bào)客戶需求及庫(kù)存資訊，但過(guò)往所有資訊都要經(jīng)由電話逐一溝通詢問(wèn)，造成資訊不及時(shí)，資材部資深同仁Michael說(shuō)：「這方面BI幫了很大的忙，現(xiàn)在業(yè)務(wù)可以自己登入系統(tǒng)，查詢?nèi)魏纹诽?hào)的最新?tīng)顩r，還能整合採(cǎi)購(gòu)單、連未入庫(kù)的資訊一併提供，我自己除了節(jié)省一天一到兩小時(shí)的報(bào)表整理時(shí)間，又因?yàn)樯僖粚邮謩?dòng)維護(hù)的作業(yè)，順勢(shì)也降低了錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)會(huì)。」大幅提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性及溝通效率，也不會(huì)延遲下單或來(lái)不及出貨，現(xiàn)在資材可以隨時(shí)掌握即時(shí)庫(kù)存與出貨進(jìn)度，判斷最適採(cǎi)購(gòu)時(shí)機(jī)，以達(dá)成供需最佳化。

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千加業(yè)務(wù)為達(dá)成業(yè)績(jī)目標(biāo)，透過(guò)BI掌握客戶商品銷售趨勢(shì)變化及銷售底價(jià)變動(dòng)，一有落差會(huì)積極與客戶聯(lián)繫，主動(dòng)掌握客戶需求，提升溝通效率。另外業(yè)務(wù)單位為了使庫(kù)存更加活絡(luò)，會(huì)主動(dòng)關(guān)注「安庫(kù)警訊」，例如已逾半年未銷售品項(xiàng)，隨時(shí)提醒業(yè)務(wù)的注意，有效預(yù)防庫(kù)存積壓。

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業(yè)務(wù)部詹副理說(shuō)：「透過(guò)BI掌握了即時(shí)的銷售資訊，BI能更清楚地釐清與分析客戶產(chǎn)品歷史銷售狀況及銷售底價(jià)歷程變化，由於我們銷售商品多樣化，不用系統(tǒng)根本沒(méi)辦法查詢某些時(shí)間區(qū)段的表現(xiàn)，現(xiàn)在要追蹤過(guò)往的報(bào)價(jià)、出貨狀況就變得非常方便，與客戶做年度議價(jià)時(shí)也更有依據(jù)?！钩苏莆諛I(yè)務(wù)單位的報(bào)價(jià)成功率、客戶商品銷售實(shí)績(jī)外，業(yè)務(wù)單位也將以往人工目標(biāo)管理經(jīng)由BI呈現(xiàn)目標(biāo)營(yíng)業(yè)額達(dá)成分析，使老闆與業(yè)務(wù)同仁可以看到一致的數(shù)據(jù)進(jìn)行檢討改善。

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「過(guò)去看呆滯料，常受限於資訊籠統(tǒng)不準(zhǔn)確，現(xiàn)在透過(guò)BI存銷比分析，則能更快找到癥結(jié)，掌控每家客戶的寄銷倉(cāng)，當(dāng)客戶領(lǐng)用量太高時(shí)，即自動(dòng)對(duì)應(yīng)補(bǔ)貨，每個(gè)月再檢討存銷比的趨勢(shì)，若領(lǐng)用量不如預(yù)期，則探詢客戶是否稼動(dòng)率變低？或有其他原因造成？雖然是落後指標(biāo)，但對(duì)於庫(kù)存管理也有很大的幫助?！关?cái)務(wù)行政部許經(jīng)理表示：「現(xiàn)在BI可以直接依時(shí)間維度篩選排列，未來(lái)只要資材部門提供資料，就能檢討業(yè)務(wù)是否因?yàn)殄e(cuò)誤判斷備料而造成呆滯料，輕鬆凸顯每位同仁執(zhí)行銷貨流程的績(jī)效?！勾送庖部衫貌块T別、客戶別、產(chǎn)品別等多維度來(lái)分析庫(kù)齡，能有效評(píng)估安庫(kù)與採(cǎi)購(gòu)策略是否適切，BI的預(yù)警功能更能主動(dòng)提醒異常，不易因人為疏失造成企業(yè)財(cái)損。

更彈性、快速地反映現(xiàn)況，供企業(yè)高層做出更有利的決策

「快速正確的決策」可讓企業(yè)緊抓住稍縱即逝的商機(jī)，是創(chuàng)造高營(yíng)收的關(guān)鍵因素，過(guò)去千加每個(gè)月會(huì)請(qǐng)業(yè)助統(tǒng)計(jì)各種商機(jī)報(bào)表，但是人工整理非常耗時(shí)，現(xiàn)在經(jīng)由BI讓業(yè)務(wù)主管可以掌握業(yè)務(wù)接洽中的商機(jī)數(shù)是否足夠、重點(diǎn)推進(jìn)短期內(nèi)有機(jī)會(huì)簽約的案件、業(yè)務(wù)手邊的案子是否循序漸進(jìn)的經(jīng)營(yíng)、眾多未結(jié)商機(jī)中，挖掘推進(jìn)停滯的案件。

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圖說(shuō)：業(yè)務(wù)主管可以快速掌握當(dāng)月每種商機(jī)的新增、接單的筆數(shù)，是否有足夠的新商機(jī)經(jīng)營(yíng)，針對(duì)戰(zhàn)敗及久未成交商機(jī)進(jìn)行檢討，全盤掌握所有影響成敗的關(guān)鍵。

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建立預(yù)警機(jī)制，主動(dòng)通知異常，降低營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)，杜絕任何可能造成的損失

導(dǎo)入BI前，若發(fā)生缺貨或逾期等缺失，通常要等到事情發(fā)生之後才有機(jī)會(huì)檢討，被動(dòng)管理難免造成損失，千加因此設(shè)定「訂單逾期未出貨」、「客戶未收款預(yù)警」、「即期品預(yù)警」、「商品安庫(kù)預(yù)警」、「存銷比異常預(yù)警」、「採(cǎi)購(gòu)延遲交貨異常預(yù)警」等預(yù)警報(bào)表，當(dāng)數(shù)字異常或未達(dá)標(biāo)的時(shí)候，主動(dòng)通知相關(guān)人員處理，及時(shí)扭轉(zhuǎn)頹勢(shì)或避免損失擴(kuò)大。資材部資深同仁Michael表示「像是即期品管理，導(dǎo)入BI前，只能依賴盤點(diǎn)時(shí)順便清查，很難剛好在過(guò)期前發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在有了即期品預(yù)警報(bào)表，一鍵產(chǎn)出過(guò)期與即將過(guò)期的品項(xiàng)明細(xì)，可及時(shí)通知業(yè)務(wù)施行後續(xù)對(duì)應(yīng)計(jì)畫(huà)，將損失降至最低?！勾送釨I在報(bào)表中呈現(xiàn)每個(gè)批號(hào)剩餘的有效天數(shù)，讓業(yè)務(wù)更清晰掌握每批即期品出貨的輕重緩急。

圖說(shuō)：上圖為千加即期品預(yù)警報(bào)表，每月由資材提供業(yè)務(wù)相關(guān)資訊，檢討已過(guò)期或有效期低於90天的品項(xiàng)，

並研議後續(xù)處理方式。

圖說(shuō)：上圖為訂單逾期未出貨明細(xì)，優(yōu)先關(guān)注需要儘速出貨的品項(xiàng)，BI預(yù)警報(bào)表能在各方面協(xié)助企業(yè)降低風(fēng)險(xiǎn)，並用最省力省時(shí)的方式進(jìn)行重點(diǎn)管理。

配合查驗(yàn)方需求資訊，COA質(zhì)量管制表隨選隨製

千加客戶要求隨貨附上COA品質(zhì)檢驗(yàn)報(bào)告，因應(yīng)不同客戶需要留存的報(bào)告格式不同，因此要產(chǎn)出多種不同格式的檢驗(yàn)報(bào)告，非常曠日費(fèi)時(shí)。資材部彭主任說(shuō)：「管制表常常得符合客戶臨時(shí)的需求，指定品號(hào)、時(shí)間跟樣式，不同產(chǎn)品檢驗(yàn)項(xiàng)目也不一樣，以前只有當(dāng)站人員知道某些限定的內(nèi)容，現(xiàn)在則能利用BI直接拉取需要的檢驗(yàn)項(xiàng)目與時(shí)間區(qū)段，甚至客戶提出懷疑某批號(hào)使用上有瑕疵，可以調(diào)出同時(shí)段同批號(hào)產(chǎn)品的Beta走勢(shì)，驗(yàn)證是否有環(huán)節(jié)出錯(cuò)。」

圖說(shuō)：以BI快速生成COA質(zhì)量管制表，可對(duì)照不同品號(hào)、批號(hào)與時(shí)間區(qū)段的檢驗(yàn)結(jié)果。

設(shè)定共同目標(biāo)，觀察改進(jìn)歷程，規(guī)劃更順暢有效的內(nèi)部流程

財(cái)務(wù)行政部許經(jīng)理表示當(dāng)初會(huì)想要導(dǎo)BI，是想好好利用這10年來(lái)累積的ERP數(shù)據(jù)，挖掘更多管理決策時(shí)可依循的方案：「後來(lái)BI在資材整合這塊展現(xiàn)了很好的成績(jī)，也因?yàn)橘Y訊通透以後，我們?cè)絹?lái)越清楚怎麼做事會(huì)更有效益，同時(shí)也優(yōu)化已導(dǎo)入的ERP流程?！苟摇赋怂俣茸兛欤矎?qiáng)化了分析的深度與廣度，像是以前業(yè)務(wù)申請(qǐng)交通費(fèi)、交際費(fèi)，主管可能看一下就簽了，現(xiàn)在用BI自動(dòng)派送報(bào)表，部門主管可全面掌握上月整體到個(gè)人費(fèi)用發(fā)生的項(xiàng)目，看是否有異常變化的發(fā)生，更合理地管控費(fèi)用支出。」

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由於千加內(nèi)部注重工作效率，以往過(guò)去各部門需要透過(guò)人工整理KPI，透過(guò)鼎新顧問(wèn)規(guī)劃，改由BI完成相關(guān)各項(xiàng)績(jī)效指標(biāo)分析、快速凸顯需要改善的重點(diǎn)，對(duì)跨部門協(xié)作的流程與時(shí)效有很大助益。財(cái)務(wù)行政部許經(jīng)理說(shuō)：「用會(huì)計(jì)報(bào)表舉個(gè)例子，千加對(duì)於財(cái)務(wù)單據(jù)的精確度要求非常高，自從以BI量化統(tǒng)計(jì)、設(shè)定改善目標(biāo)後，傳票與結(jié)帳收款單的準(zhǔn)確率與即時(shí)率都達(dá)到百分百，也因?yàn)閿?shù)字透明、正確、好查詢，目前已經(jīng)做到週二同仁申請(qǐng)的費(fèi)用，星期四就能支付給同仁?！沽硪粋€(gè)大幅成長(zhǎng)的是「單據(jù)一次成功送簽率」，透過(guò)指標(biāo)監(jiān)控及檢討，大幅降低人為登打疏失，BI上線僅僅四個(gè)月，該指標(biāo)由65%提升到90%，節(jié)省非常多業(yè)務(wù)審核退單重送的時(shí)間。

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千加科技 孫偉嵐總經(jīng)理認(rèn)為，套裝軟體都有其先天限制，每家客戶需求不同、管理重點(diǎn)也不同，BI在這方面就比較靈活，能依照每個(gè)人想要的視角擷取分析維度，自己決定要呈現(xiàn)出現(xiàn)欄位資訊，協(xié)助使用者更快得到需要的內(nèi)容，節(jié)省比對(duì)與整合時(shí)間、同時(shí)降低人為失誤：「我可以利用時(shí)間、客戶、部門、業(yè)務(wù)員、產(chǎn)品線等不同維度，觀察營(yíng)收變化，也能經(jīng)由BI驗(yàn)證業(yè)績(jī)獎(jiǎng)金的正確度、提升獎(jiǎng)金核算與發(fā)放效率，最重要的是，讓公司每個(gè)流程都緊緊相扣、管理不脫節(jié)?！?/p>

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鼎新電腦BI顧問(wèn)廖詠如在訪問(wèn)時(shí)提出，千加科技以「決策訊息透明化」為專案目標(biāo)，顧問(wèn)協(xié)助規(guī)劃千加目標(biāo)管理、代理品牌營(yíng)銷管理及存貨管理機(jī)制，提升各部門管理的頻度與速度，並按實(shí)際表現(xiàn)進(jìn)行檢討改善，一再顯示出這個(gè)「零時(shí)差」的溝通平臺(tái)，讓組織的方向與反應(yīng)緊密連結(jié)，不斷優(yōu)化流程與提升價(jià)值，短期內(nèi)已大大提升內(nèi)、外各種營(yíng)運(yùn)數(shù)字，效果立竿見(jiàn)影。

圖說(shuō)：感謝千加科技孫偉嵐總經(jīng)理及BI導(dǎo)入團(tuán)隊(duì)接受鼎新電腦專訪，左三為本專案BI顧問(wèn)廖詠如。

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