乖乖運(yùn)用創(chuàng)意將企業(yè)需求e化的實踐家

EasyFlow啟動了乖乖企業(yè)e化之路

文：佘怡旻

乖乖股份有限公司

發(fā)布時間： 2018-04-10 10:35:00

企業(yè)流程管理 表單電子化

　　早在1960年代，乖乖股份有限公司便以精良的製藥專業(yè)，奠定了服務(wù)大眾的基礎(chǔ)，業(yè)務(wù)範(fàn)圍普及國內(nèi)各大醫(yī)院，聲譽(yù)卓著並廣受業(yè)界肯定。爾後，即秉持多元化的經(jīng)營理念，於1968年邁向食品業(yè)，逐漸深入消費(fèi)者生活，成為家喻戶曉的食品品牌。其消費(fèi)者年齡層設(shè)定為兒童，在此設(shè)定下，乖乖的包裝封面上的代言吉祥物，構(gòu)思源起於深受兒童電視觀眾歡迎的當(dāng)紅布袋戲人物「哈嘜二齒」，當(dāng)年正值墨西哥奧運(yùn)賽事穿上墨西哥風(fēng)的大斗篷、大帽子的乖乖，一上市就深受大、小朋友的熱愛。

▲資訊來源：乖乖提供。鼎新電腦整理，製表：佘怡旻。

　　隨著43年來的企業(yè)經(jīng)營，乖乖不僅著重食品的開發(fā)，亦延伸到健康、教育、禮貌、育樂的社會意義發(fā)展。乖乖多年來秉持企業(yè)良知，在休閒食品的研發(fā)及消費(fèi)者的需求、服務(wù)上向來不遺餘力，未來更將以周詳?shù)谋＝∮^點(diǎn)，選擇天然營養(yǎng)的原料，美味可口的配方，生產(chǎn)有益健康的優(yōu)良食品，帶給消費(fèi)大眾更健康快樂的生活。

▲標(biāo)榜「健康、快樂、營養(yǎng)、好吃」的乖乖，是大人、小孩心中的最佳零嘴。

EasyFlow啟動了乖乖企業(yè)e化之路

　　從製藥業(yè)轉(zhuǎn)戰(zhàn)食品業(yè)的乖乖，是大人小孩童年共同的回憶，對於企業(yè)內(nèi)部流程e化的投入也是先驅(qū)者，八年前（2002年），配合ISO品質(zhì)管理系統(tǒng)之導(dǎo)入，亟需一套ISO文件管理系統(tǒng)而開啟了與鼎新的緣分，接受專訪的資訊部經(jīng)理邱秀表示：「當(dāng)初在評估系統(tǒng)的時候，曾思考是否可以透過e化來幫助公司營運(yùn)更上軌道，因此在選擇軟體的時候，主要是考量整體未來性和相容性，當(dāng)初鼎新是用微軟架構(gòu)系統(tǒng)，與IBM的Notes這類較封閉的系統(tǒng)作比較，其維護(hù)人員少，因此選用以微軟架構(gòu)之鼎新系統(tǒng)其具有未來性、不易被淘汰，是比較正確的方向。」

　　歷經(jīng)了八年的努力，乖乖IT人員雖然很少，卻早已成功將EasyFlow運(yùn)用於企業(yè)全面e化，實現(xiàn)了當(dāng)年的理想。

運(yùn)用EasyFlow將營運(yùn)作業(yè)全面e化

　　乖乖屬於傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，大多數(shù)員工較為資深，電腦使用能力不足，在八年前企業(yè)e化尚未很普及的時候就導(dǎo)入EasyFlow改善內(nèi)部流程，邱經(jīng)理說：「最困難的地方是與同仁『溝通』，要員工突然改變觀念，大部分一開始很不習(xí)慣，安排內(nèi)部訓(xùn)練，學(xué)習(xí)操作不熟悉的電腦和軟體，適應(yīng)期很長?！?/p>

　　乖乖一步一腳印透過事前的準(zhǔn)備工作，逐一地釐清流程，充分的溝通將流程標(biāo)準(zhǔn)化；上線後，每隔一段時間會作精簡流程的討論，而在每兩週一次的經(jīng)理會議上，提出調(diào)整建議，大家一起集思廣益，只為了讓EasyFlow發(fā)揮最佳化而努力。

　　目前已有一百多個流程上線，含括人事、考勤、考績、訓(xùn)練、文件管理、生產(chǎn)、品保、倉管、通路業(yè)務(wù)、採購、研發(fā)、客服等各個角落，儼然將ERP未及的作業(yè)，利用EasyFlow全部e化。

落實企業(yè)管理的執(zhí)行力

　　企業(yè)除了日常營運(yùn)作業(yè)之外，還存在著很重要的管理作業(yè)（例如：呆滯料處理、應(yīng)收帳款催收…等），然而，這些管理作業(yè)往往是由於人工控制而執(zhí)行成效不彰，因此，乖乖做了「呆滯原料管制表」，每月由系統(tǒng)撈取呆滯原料之資料並註明原料所應(yīng)用產(chǎn)品，自動發(fā)起管制流程，以確保每項呆滯原料會依照公司標(biāo)準(zhǔn)程序做最有效的處理。另外，針對客訴，也設(shè)計了「矯正預(yù)防處理單」管控相關(guān)單位去做後續(xù)的處理，預(yù)防未來再發(fā)相同的事情提出有效解決方案。

協(xié)助IT維護(hù)ERP，減少IT人力負(fù)擔(dān)

　　IT人員日常維護(hù)與開發(fā)系統(tǒng)的負(fù)擔(dān)吃重，尤其是在IT人員編制較少的乖乖，特將處理邏輯明確的作業(yè)，運(yùn)用在EasyFlow上自動執(zhí)行，大幅減輕IT的人力負(fù)擔(dān)。邱經(jīng)理舉例說，乖乖在發(fā)票、稅額等處理上會有四捨五入的差額，使用者會要求IT改資料庫，於是設(shè)計了相關(guān)作業(yè)讓使用者在EasyFlow上提出申請，核準(zhǔn)後直接由程式修改相關(guān)欄位，如此也留下了修改紀(jì)錄以便於事後追查。另外，月結(jié)關(guān)帳的程序需跨部門確認(rèn)與作業(yè)，於是設(shè)計了「庫存年月變更單」等作業(yè)，相關(guān)單位確認(rèn)關(guān)帳後，直接由程式自動調(diào)整相關(guān)設(shè)定值。

將EasyFlow變身為員工入口網(wǎng)

　　當(dāng)員工對Easy Flow越來越依賴與熟悉之後，乖乖將自行開發(fā)的行事曆、會議通知、乖乖誌（內(nèi)部電子刊物）、意見箱等作業(yè)放在EasyFlow平臺上，將EasyFlow變身為員工交流互動的入口網(wǎng)，徹底的將企業(yè)e化發(fā)揮到淋漓盡致。

　　使用資訊系統(tǒng)如此成功的關(guān)鍵是甚麼呢？邱經(jīng)理回答：「最重要就是老闆全力支持和大家有共同的目標(biāo)?！巩?dāng)然鼎新顧問和後勤客服的協(xié)助，也是讓邱經(jīng)理不孤單的原因。乖乖資訊部邱秀經(jīng)理還認(rèn)為：「E化也要發(fā)揮創(chuàng)意，工作中的流程或事情都可以e化，讓公司同仁工作效率更提升！」的確，我們也確實在乖乖見識了資訊應(yīng)用的創(chuàng)意！

鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)特色

　　EasyFlow?是歷經(jīng)上千家客戶淬煉，通過數(shù)萬名企業(yè)使用者的壓力測試，完全符合企業(yè)使用習(xí)慣之工作流程管理軟體。企業(yè)內(nèi)部工作流程，透過EasyFlow流程引擎加速傳遞，突破時空限制，有效提昇企業(yè)內(nèi)部的訊息溝通與執(zhí)行效率。EasyFlow為完整的Web-based系統(tǒng)，透過Internet連線即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務(wù)的限制，大幅提高流程效率，有效提昇企業(yè)競爭力、創(chuàng)造企業(yè)無紙化之環(huán)境。

▲邱經(jīng)理認(rèn)為資訊人員的創(chuàng)意關(guān)鍵就是『把需求轉(zhuǎn)換成創(chuàng)意，讓使用者習(xí)慣使用?！毁茆鶗F攝

▲「有時候老闆一句話，什麼問題都解決了。」邱經(jīng)理分享，企業(yè)接觸e化，第一步就是讓老闆先認(rèn)同了解，內(nèi)部訓(xùn)練分階段實行，老闆和主管先上課，讓他們肯定認(rèn)同並支持這套系統(tǒng)，再來才是員工。
左起乖乖資訊部經(jīng)理邱秀，鼎新電腦BPM事業(yè)部經(jīng)理翁茂聯(lián)，總經(jīng)理李訓(xùn)仁。佘怡旻攝

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