辛耘構(gòu)建活絡(luò)資訊流程平臺，打通公司溝通、管理二脈

改變習(xí)慣，加速溝通

文：鄭嘉欽

辛耘企業(yè)

發(fā)布時間： 2018-07-11 18:10:00

企業(yè)流程管理 表單電子化

多元發(fā)展，辛耘建立指標(biāo)性地位

　　辛耘成立於1979年，從事設(shè)備代理，其中包含半導(dǎo)體、化學(xué)生技、LED、Solar、LCD、封裝測試等設(shè)備領(lǐng)域。

　　辛耘自2003年起發(fā)展自製半導(dǎo)體先進(jìn)製程(12吋/90奈米)設(shè)備及12吋再生晶圓製造，主要有半導(dǎo)體前段濕製程、12吋再生晶圓製造及光電生化儀器及設(shè)備代理業(yè)務(wù)的大產(chǎn)品線。辛耘目前為國內(nèi)12吋再生晶圓業(yè)務(wù)之領(lǐng)導(dǎo)廠商之一；國內(nèi)8吋及12吋半導(dǎo)體前段濕製程設(shè)備唯一開發(fā)成功並已導(dǎo)入生產(chǎn)的廠商，在要求高精準(zhǔn)度及高潔淨(jìng)度的先進(jìn)半導(dǎo)體設(shè)備國產(chǎn)自製化歷程具指標(biāo)性地位。目前正積極發(fā)展單片晶圓技術(shù)，培養(yǎng)進(jìn)入下一世代高階晶圓製造的實力。

　　同時，經(jīng)營層為了讓企業(yè)有更長遠(yuǎn)穩(wěn)定的發(fā)展，特別斥資跨入生物技術(shù)產(chǎn)業(yè)，延攬相關(guān)技術(shù)團(tuán)隊從事機(jī)能性保健食品、機(jī)能性保養(yǎng)品、生醫(yī)原料製劑及產(chǎn)品的製造、生產(chǎn)、行銷、技術(shù)諮詢。

不僅改善人工作業(yè)缺失，更要打造靈活的內(nèi)部流程平臺

　　辛耘資訊部盧翔俊經(jīng)理表示：「在導(dǎo)入鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)之前，原內(nèi)部擁有表單平臺，但因為簽核與傳遞都是人工處理，且同仁不習(xí)慣取用的模式，所以造成同仁常常拿錯表單，同時單據(jù)是靠傳真在做跨廠區(qū)的傳遞互動，不但耗費許多費用成本且產(chǎn)生了很大的管理成本，比如說客戶的叫修單傳到不見，導(dǎo)致客戶更大的抱怨，客戶跑掉了卻無法彌補(bǔ)，對於公司的信用及後續(xù)客戶的經(jīng)營是相當(dāng)大的損失。」

　　從確認(rèn)電子表單管理可以符合公司內(nèi)稽內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)及減少費用成本那一刻起，辛耘資訊部在評選BPM電子流程管理(BPM：Business Process Management)系統(tǒng)期間，試用過許多套BPM系統(tǒng)，但除了鼎新的EasyFlow以外，其他系統(tǒng)並沒有辦法與ERP深度的整合。辛耘考量的重點是：與ERP整合無形中是可以減少了很多的內(nèi)部傳簽、溝通、管理及整合客製等費用、成本；另外選擇EasyFlow的重要原因之一，也因為EasyFlow是一個利於資訊人員彈性靈活開發(fā)表單的平臺，鼎新EasyFlow是符合以上全部條件的唯一產(chǎn)品。

改變習(xí)慣，加速溝通

　　盧經(jīng)理說：「在導(dǎo)入EasyFlow初期是以同仁最常使用的人事表單為優(yōu)先考量，讓同仁們習(xí)慣操作介面以及了解電子表單流程管理的好處。首先e化的電子表單是『請假單』與『銷假單』，考慮到使用人數(shù)最多，又可以讓員工查詢到自己休假歷程，且利用核決權(quán)限設(shè)定方式，落實流程標(biāo)準(zhǔn)化，新進(jìn)同仁或填表人員再也不用特別記哪些表單要給哪個主管簽核，使組織權(quán)責(zé)更加透明，也改善組織內(nèi)部同仁之間的溝通與協(xié)同工作，使內(nèi)部簽核速度變快。同時同仁們也可以快速的查詢到自己送簽表單的簽核歷程。對於人事單位不需要在重工Key-in至其他系統(tǒng)中，只要負(fù)責(zé)檢核，減輕了人事的負(fù)擔(dān)，也加速了結(jié)算薪資的時效性?！?/p>

　　待同仁都熟稔了一段時間後，主管們自覺EasyFlow很方便也覺得越來越很多表單也可以上電子表單作內(nèi)部控管及資料的分析，而後資訊部循序漸進(jìn)地開發(fā)了許多事務(wù)性表單。後續(xù)依公司內(nèi)部最常使用表單一一地透過EasyFlow電子表單設(shè)計功能設(shè)計表單，進(jìn)而與Workflow ERP設(shè)定整合表單簽核流程。至2012年年中，已順利的上線70幾張事務(wù)性表單，10多張整合Workflow ERP表單。逐漸地，辛耘已將EasyFlow作為公司的入口網(wǎng)站，透過EasyFlow的公佈欄查閱公司公告事項；透過員工查詢作為通訊錄；透過表單作為工作執(zhí)行的依據(jù)及規(guī)範(fàn)。

資訊系統(tǒng)，創(chuàng)「辛」價值

　　辛耘資訊部楊正義主任表示：「使用紙本單據(jù)傳簽時，就單以人事單位的紙張費與傳真費用每月份就將近3萬多元，且公司規(guī)範(fàn)部門BU制，因此使用電子表單流程系統(tǒng)的表單設(shè)計功能將公司紙本文電子化，大大的降低了各個部門的費用。在通往無紙化的路程中，意外地獲得令人出乎意料的效益。

1. 強(qiáng)化內(nèi)部構(gòu)通：透過電子表單簽核，因以表單欄位與選項的限制及提示，免去資訊不足所造成的內(nèi)部溝通衝突與磨擦。

2. 快速統(tǒng)計分析：若以紙本表單去作統(tǒng)計分析，需花費龐大的人事成本，透過表單 管理程式可以快速的提供主管或特定管理者作有效的分析與歷史資料查詢分析。

3. 縮短簽核時間：簽核表單跨越的空間的限制，ERP整合採購單簽核速度加快，影響後續(xù)工單原料的來源是否充足，蝴蝶效應(yīng)導(dǎo)致是否產(chǎn)品能依訂單出貨日期出貨，間接影響產(chǎn)品庫存成本。

4. 符合內(nèi)稽內(nèi)控：目前有上電子簽核的表單，稽核審批皆會通過；若未e化表單，則稽核會有缺失。公司管理制度上透過電子表單也有相當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目毓堋?/p>

　　辛耘相當(dāng)重視產(chǎn)品品質(zhì)與技術(shù)的結(jié)合並付諸執(zhí)行，為改善企業(yè)內(nèi)部ISO文件管理，分析使用者對系統(tǒng)熟悉度、文件儲存機(jī)制、版本控管審核流程、多部門多點管理，以及管理的效率與成本改善等問題，因此資訊部經(jīng)過種種評估考量，於EasyFlow新增ISO模組。

　　透過EasyFlow將工作流程與ISO文件管理結(jié)合，有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍肆鞒炭毓芡暾奈募ⅰ⒆兏?、調(diào)閱、下載列印、作廢等過程，妥善的管理文件生命周期以及文件機(jī)密等級的閱讀權(quán)限。

　　此外，對於文管與同仁文件查閱及控管版本有相當(dāng)大的幫助：

1. ISO文件透過EasyFlow審核、發(fā)行、紙本文件簽收及回收，毋須在公司各處及跨廠區(qū)傳遞文件簽核，節(jié)省了人力與時間，也減少的大半部份文件列印費用。

2. 有了EasyFlow，ISO文件管理的版本控管，再也不會因為版本控管造成製作檢核產(chǎn)品時，造成人員誤用到舊版文件導(dǎo)致公司損失。

3. EasyFlow?ISO文件查詢可以透過文件的分類機(jī)制及全文檢索的功能，快速的讓使用者或稽核查到想要查閱、檢核的文件，大幅的節(jié)省人力成本。

　　「表單、流程控管是公司管理的最佳工具?！挂陨鲜猩蠙櫈樾猎沤?jīng)營上未來公司的目標(biāo)之一，因此稽核為重點管理單位。目前已有上線EasyFlow表單稽核皆符合標(biāo)準(zhǔn)通過，後續(xù)將ERP整合EasyFlow表單或透過事務(wù)性表單將內(nèi)部管理規(guī)範(fàn)趨近符合內(nèi)稽內(nèi)控原則。

▲照片左起：鼎新顧問師鄭嘉欽／鼎新顧問經(jīng)理翁茂聯(lián)／鼎新產(chǎn)品總監(jiān)李訓(xùn)仁／辛耘資訊部經(jīng)理盧翔俊／辛耘資訊部主任楊正義

更多案例