西北臺(tái)慶 - 觀念躍進(jìn)，系統(tǒng)三改也勢(shì)在必行

文：劉禾鍹

西北臺(tái)慶

發(fā)布時(shí)間： 2018-05-18 14:50:00

集團(tuán)管理

西北臺(tái)慶科技成立於1975年，初期以生產(chǎn)磁性材料與電感及變壓器用之鐵芯起家，逐漸轉(zhuǎn)型成長為目前國內(nèi)少數(shù)能夠提供各種不同用途之電感元件的專業(yè)製造商，擁有超過35年以上的開發(fā)與製造經(jīng)驗(yàn)，「掌握關(guān)鍵材料」就是西北臺(tái)慶的核心能力，從開發(fā)到生產(chǎn)，西北臺(tái)慶始終提供快速及符合客戶需求的服務(wù)，同時(shí)致力於產(chǎn)品設(shè)計(jì)及品質(zhì)能力的提升，提供客戶最佳的電感元件供應(yīng)與技術(shù)服務(wù)。

集團(tuán)體系擴(kuò)大，系統(tǒng)更要升級(jí) ── 當(dāng)鼎新來敲門

　　西北臺(tái)慶集團(tuán)除了臺(tái)灣地區(qū)外，尚包含大陸地區(qū)三個(gè)子公司。臺(tái)灣方面，過去已有兩次系統(tǒng)導(dǎo)入的經(jīng)驗(yàn)，多套系統(tǒng)共用，成本結(jié)算是使用Excel作帳，隨著公司規(guī)模日益擴(kuò)大的腳步，高階主管意識(shí)到舊系統(tǒng)的諸多限制，已無法負(fù)荷公司龐大的資料管理，也偶有同仁抱怨反應(yīng)舊系統(tǒng)不敷使用，故開始評(píng)估導(dǎo)入新系統(tǒng)。

　　在一次偶然的機(jī)會(huì)與鼎新接觸，深知系統(tǒng)對(duì)企業(yè)營運(yùn)具有重要影響力的謝明良總經(jīng)理，在鼎新業(yè)務(wù)的催化下，從此搭起西北臺(tái)慶與鼎新TIPTOP系統(tǒng)緣分的橋梁。

　　資訊部門的張秀美課長回憶起與鼎新的合作歷程：2009年11月決定使用鼎新系統(tǒng)，12月簽約，隔年1月Kick-off後，共花了9個(gè)月讓西北臺(tái)慶順利上線，目前被視為最艱難的第一階段任務(wù)已經(jīng)算順利完成，亦陸續(xù)完成2個(gè)大陸子公司，以及還在進(jìn)行難度較高的子公司慶邦廠。

透過鼎新系統(tǒng)導(dǎo)入，要讓西北臺(tái)慶一步到位

　　謝明良總經(jīng)理說到，當(dāng)時(shí)考量了國內(nèi)多家系統(tǒng)，各有優(yōu)缺，先是考量鼎新電腦品牌知名度及在臺(tái)上市櫃公司的市佔(zhàn)率高等因素，加深對(duì)鼎新的信賴，再者，因西北臺(tái)慶已在十年前即有上市櫃的計(jì)畫，同時(shí)考量鼎新在IFRS議題上的領(lǐng)先投入與專業(yè)輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)，亦擁有豐富的顧問背景與資訊，綜合考量以上諸多原因，最後選擇導(dǎo)入鼎新TIPTOP，謝總經(jīng)理也希望就趁這次換系統(tǒng)的機(jī)會(huì)，檢核企業(yè)流程，重整營運(yùn)管理，讓公司一步到位。

　　目前西北臺(tái)慶除了人事系統(tǒng)外，其它皆已改用鼎新系統(tǒng)整合，資訊部張秀美課長表示，過去資訊人力薄弱，資訊部僅三人，因此工作量頗大，尤其需要面對(duì)與處理每位使用者林林總總的問題，時(shí)常分身乏術(shù)，導(dǎo)入鼎新TIPTOP後，公司人數(shù)已由300人增加到現(xiàn)在的500多人，資訊部門也增至6人，其中包含了寫程式的人員，更是加速上線成功。就秀美課長過去了解，ERP是八二理論，通常僅八成是可馬上使用，剩下的兩成是需要經(jīng)過修正後，發(fā)揮其最大效益，過去我們對(duì)系統(tǒng)的要求常常是能用就好，但現(xiàn)在大家有共同的目標(biāo)就是不斷優(yōu)化再調(diào)整，在這過程中也明顯感受到團(tuán)隊(duì)的向心力。

只要人願(yuàn)意改變，事情就成功一半

　　在西北臺(tái)慶服務(wù)20多年的秀美課長，在經(jīng)歷了前兩次系統(tǒng)的導(dǎo)入經(jīng)驗(yàn)，再加上此次鼎新TIIPTOP導(dǎo)入已是第三次，參與過公司大大小小的會(huì)議，因此深知各部門在對(duì)系統(tǒng)的使用與接受度上，都會(huì)面對(duì)許多問題與挑戰(zhàn)，其中最大的問題還是在於『人』。秀美課長也大方分享其在導(dǎo)入過程中扮演的角色與經(jīng)驗(yàn)：先將導(dǎo)入計(jì)畫行程排出，落實(shí)至各個(gè)部門，透過定期檢視、督導(dǎo)及檢討推進(jìn)計(jì)畫；在時(shí)間管控上，善用激將法，透過表揚(yáng)進(jìn)度表現(xiàn)優(yōu)異的部門，來鼓勵(lì)、激勵(lì)較落後的單位，激發(fā)其榮譽(yù)心。

　　秀美課長說，鼎新的系統(tǒng)其實(shí)蠻容易上手，僅需再作一些客製微調(diào)，技術(shù)不會(huì)是問題，但人在面對(duì)改變時(shí)通常會(huì)習(xí)慣抗拒，而只要人願(yuàn)意改變就成功了一半，因此重點(diǎn)在於如何說服同仁接受，例如過去的報(bào)表僅有兩成可用，我們必須將過去熟悉的報(bào)表依重要性分等級(jí)，這過程很辛苦，每個(gè)單位有自己的立場(chǎng)，可想而知的是我們必須經(jīng)歷痛苦的適應(yīng)磨合期，儘管保守、反對(duì)的聲浪仍會(huì)浮現(xiàn)，但這都只是過程，高階主管在此時(shí)更需要扮演溝通的橋梁並且穩(wěn)定軍心，與員工站在同一陣線給予支持，表現(xiàn)改變的信心與決心！

高階主管一路扶持相挺? 導(dǎo)入系統(tǒng)勢(shì)在必行沒有退路

　　秀美課長尤其感謝謝總經(jīng)理在這辛苦的導(dǎo)入過程中，充分表現(xiàn)對(duì)專案執(zhí)行的重視與支持，讓同仁從難以接受到欣然接受。謝總透過每次會(huì)議的參與，了解員工心聲，主動(dòng)溝通問題，讓同仁感受到認(rèn)同感與向心力，並在重要決策時(shí)給予方向，且毫不吝嗇的給予資源與協(xié)助，更讓同仁了解導(dǎo)入系統(tǒng)是勢(shì)在必行，沒有退路！

　　做好成本管理，重點(diǎn)在全體的參與，而非單一部門，在大陸子公司導(dǎo)入過程中，人員在操作新系統(tǒng)時(shí)對(duì)於增加工作的負(fù)荷，加上完全沒有導(dǎo)入系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，且缺乏e化概念，就表現(xiàn)得相當(dāng)排斥。另外，人員流動(dòng)亦是擔(dān)心的問題，這也增加了一次上線的難度，反觀臺(tái)灣地區(qū)員工普遍接受度高，當(dāng)然大幅增加成功機(jī)率。

培養(yǎng)出同仁成本觀念與精準(zhǔn)度? 財(cái)務(wù)業(yè)績hold的住

　　西北臺(tái)慶在成本結(jié)算方面，一直很希望可以一統(tǒng)過去多套軟體的作法，在多家系統(tǒng)同時(shí)使用所遇到的問題是，經(jīng)常因?yàn)橘Y料庫在不同位置而需個(gè)別重新輸入，且當(dāng)遇到系統(tǒng)有所缺漏又再用其他系統(tǒng)補(bǔ)強(qiáng)，更徒增使用者的困擾。為了考慮使用者便利性與資訊整合，西北臺(tái)慶導(dǎo)入TIPTOP系統(tǒng)做彙整，尤其在底價(jià)控管上，過去由於不知道底價(jià)，致使同仁無成本概念，報(bào)價(jià)容易隨客戶起伏，現(xiàn)在使用報(bào)價(jià)控管後，負(fù)責(zé)單位會(huì)定期審查，若有調(diào)漲會(huì)在系統(tǒng)上做及時(shí)的修正，確保同仁掌握正確底價(jià)，有了材料成本概念，在加上高階(處長以上)主管卡關(guān)，同時(shí)也結(jié)合服務(wù)客戶為原則，又兼顧幫公司爭取更多訂單。

　　就管理者的角度而言，給予同仁正確的觀念是最重要的，透過嚴(yán)謹(jǐn)與精準(zhǔn)的控管，讓同仁做事更加精細(xì)，同時(shí)管理者在即時(shí)性的資訊上，更能對(duì)各子公司的財(cái)務(wù)資訊快速取得，一目了然。

成本結(jié)算天數(shù)縮減? 更快找到問題調(diào)整策略

　　前面提到的成本結(jié)算，在過去因?yàn)榻Y(jié)帳作業(yè)的繁複，經(jīng)常是在20天後才能取得報(bào)表，使管理者無法及時(shí)了解毛利或營業(yè)額所反應(yīng)的問題點(diǎn)，進(jìn)而也降低對(duì)公司營運(yùn)的掌握度，然而由於系統(tǒng)的提升，大幅縮減成本結(jié)算天數(shù)，再加上成本人員過去就有用過鼎新系統(tǒng)經(jīng)驗(yàn)，更是加速操作，與過去相比至少提前10天看到全集團(tuán)的報(bào)表產(chǎn)出，更立即發(fā)現(xiàn)問題點(diǎn)並做策略調(diào)整，讓謝總經(jīng)理十分滿意。

　　謝總經(jīng)理將BI視為導(dǎo)入的第二階段，考慮到目前還未將集團(tuán)系統(tǒng)串聯(lián)起來，尚有部分資料需透過鼎新系統(tǒng)load出、加工後，才能將所有資料接合，後續(xù)導(dǎo)入BI後將所有資料串連在一起，相信一定可幫助資訊取得更加即時(shí)，隨時(shí)可帶出預(yù)先設(shè)定好的常用資訊與欄位，幫助管理者即時(shí)掌握各分公司的狀況。

換系統(tǒng)也要換腦袋? 觀念改變讓企業(yè)思維重組

　　在問到對(duì)導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)前後，感受到最大的差異時(shí)，謝總經(jīng)理表示其想到的是同仁觀念的改變！通常這是管理者最渴求但也往往是最難的目標(biāo)，企業(yè)裡通常還會(huì)存在觀念較傳統(tǒng)的部門，缺乏積極性、對(duì)數(shù)字要求也較模糊，然而在透過系統(tǒng)與e化管理的過程中，提升同仁對(duì)資訊的精準(zhǔn)度與成本概念，有助資訊的真實(shí)呈現(xiàn)，利於控制成本，加強(qiáng)對(duì)子公司的掌控，在各部門亦有顯著成效。舉例來說：

　　晶片部門：其中很重要的原物料──銀漿，去年至今年成本上漲迅速驚人，隨原物料上漲導(dǎo)致成本提高許多，在系統(tǒng)輔助下，我們迅速透過成本分析找到導(dǎo)致成本忽然提高的原物料項(xiàng)目，並看出製造過程是否有不必要的浪費(fèi)，找出製程改善點(diǎn)，員工有了成本概念，成本可細(xì)緻到每個(gè)item、每張工單，又可量化，尤其大多數(shù)商品體積小，不好控制，有了系統(tǒng)幫助則更容易控管。

　　信用控管：信用控管為公司上市櫃主管機(jī)關(guān)非常要求的部分，經(jīng)過這次系統(tǒng)導(dǎo)入可達(dá)到要求，控管客戶信用額度，亦藉此機(jī)會(huì)了解過去的問題，更加完善。

　　營業(yè)部門：增加了『指送欄位』，由於西北臺(tái)慶公司的客戶多是貿(mào)易商，我們可透過『指送欄位』將客戶需要的商品直接派送給下游客戶，為客戶提高便利且貼心的服務(wù)。

　　製造部門：由於工作指導(dǎo)單相當(dāng)複雜，所以在管理面的客製過程十分辛苦，以前作業(yè)時(shí)生產(chǎn)與財(cái)務(wù)面分開，須做兩套系統(tǒng)，就西北臺(tái)慶而言，盤點(diǎn)部分是由現(xiàn)場(chǎng)人員key-in，透過系統(tǒng)增加即時(shí)性，很多工作事項(xiàng)指導(dǎo)我們?cè)偻高^改寫來增加即時(shí)性。

　　研發(fā)單位：在TIPTOP系統(tǒng)導(dǎo)入後，對(duì)研發(fā)單位最大的差異是送樣控管，由業(yè)務(wù)登打，研發(fā)結(jié)案來做串聯(lián)，可以by客戶、by Item持續(xù)追蹤，掌握產(chǎn)品送出與送回的時(shí)間點(diǎn)，利於確實(shí)做好承銷追蹤。透過品名統(tǒng)一，可更精實(shí)改善過去的問題，甚至提高商機(jī)，在競(jìng)爭者當(dāng)中提前排序，依客戶的計(jì)畫放量，掌握未來的訂單進(jìn)度與營業(yè)項(xiàng)目估算。

　　隨著量化控管，藉著產(chǎn)品線與送樣件數(shù)的增減變化，可了解全球經(jīng)濟(jì)趨勢(shì)對(duì)我們?cè)斐傻挠绊憽?/p>

明確策略方向 不讓部屬做白工

　　謝總經(jīng)理說：導(dǎo)入成功的關(guān)鍵不只是導(dǎo)系統(tǒng)的人，也包括了主管，這必須是全員全心投入，若沒有明確的政策方向，底下的人只是做白工，無論如何都是圍繞著「人」。導(dǎo)系統(tǒng)需要一鼓作氣，按照時(shí)間表的計(jì)畫，適時(shí)的給予時(shí)間壓力，過去曾一時(shí)心軟延緩時(shí)間，但這反而讓大家需要從頭再來過。

　　最後，秀美課長對(duì)導(dǎo)入系統(tǒng)的一番比喻讓在場(chǎng)的大家附和連連，其表示導(dǎo)入系統(tǒng)的過程就像在懷孕一樣，一開始很緊張難以接受，初期也會(huì)感覺不適，在這段歷時(shí)9個(gè)月的導(dǎo)入過程中，需經(jīng)過許多陣痛期，上線後還要如照顧新生兒一般悉心呵護(hù)。連謝總經(jīng)理都說這形容真是貼切極了！公司年齡越長，更換系統(tǒng)的難度就越高，還好有謝總經(jīng)理一路支持，參與決策過程，也同意加派人力，讓大家更有信心面對(duì)接下來的挑戰(zhàn)。

完整ERP II? 全方位迎戰(zhàn)

　　西北臺(tái)慶目前尚有部分未完成上線，預(yù)計(jì)再花一季時(shí)間讓全集團(tuán)TIPTPOP上線完成，接下來還有BI系統(tǒng)推導(dǎo)、Easyflow也要加速導(dǎo)入、另外APS也在計(jì)畫中，期望未來1至2年在鼎新全力支援與輔導(dǎo)下，可以讓西北臺(tái)慶的ERPII越趨完整；另外，鼎新自2009年即開始投注心力在IFRS領(lǐng)域，也期望可提供其他企業(yè)輔導(dǎo)的成功案例，繼續(xù)提供西北臺(tái)慶往後在面臨IFRS上路後的因應(yīng)方案。

▲感謝西北臺(tái)慶接受鼎新電腦專訪。

左起為西北臺(tái)慶資訊部張秀美課長，謝明良總經(jīng)理，鼎新電腦洪聖閔顧問。

更多案例