瀚霖科技跨平臺(tái)整合資訊，重塑績效流程

電子表單解決跨部門需求與成為績效評(píng)估依據(jù)

文：李世樑

瀚霖科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-13 10:05:00

企業(yè)流程管理

無線熱點(diǎn)上網(wǎng)解決方案的全球領(lǐng)導(dǎo)廠商~瀚霖科技

　　瀚霖科技成立於1998年位於臺(tái)灣新竹科學(xué)園區(qū) ，擁有多年經(jīng)驗(yàn)自行研發(fā)設(shè)計(jì)、製造生產(chǎn)、行銷產(chǎn)品至全球歐美、亞洲、中東等地區(qū)，並提供客戶專業(yè)的支援服務(wù)。

　　瀚霖科技在餐飲休閒產(chǎn)業(yè)供應(yīng)一系列的無線網(wǎng)路產(chǎn)品:GW-1無線認(rèn)證閘道器、WAP-001無線基地臺(tái)、WG-604無線網(wǎng)路閘道器、ISS-6000無線網(wǎng)路伺服器、AG-300E熱感印表機(jī)、KS-852/862無線網(wǎng)路閘道器。擴(kuò)大網(wǎng)路應(yīng)用及提升加值服務(wù)，藉由寬頻網(wǎng)路技術(shù)提供多媒體網(wǎng)路數(shù)位內(nèi)容管理平臺(tái)，高品質(zhì)的最佳產(chǎn)品設(shè)計(jì)榮獲臺(tái)灣許多獎(jiǎng)項(xiàng)得肯定。

　　瀚霖科技導(dǎo)入鼎新ERP已十年，期間亦陸續(xù)導(dǎo)入GPM綠色供應(yīng)鏈系統(tǒng)等系統(tǒng)，並於2010年開始建置EasyFlow電子表單系統(tǒng)(含ISO模組)及HR人力資源管理系統(tǒng)。本次專訪到瀚霖科技EasyFlow系統(tǒng)及HR系統(tǒng)導(dǎo)入之專案負(fù)責(zé)人管理處 陳秀妮經(jīng)理(以下簡稱 陳經(jīng)理)。談到導(dǎo)入鼎新EasyFlow系統(tǒng)原因，陳經(jīng)理表示要從HR系統(tǒng)的需求說起。當(dāng)時(shí)瀚霖科技使用單人版HR系統(tǒng)，為讓人員能分工，因此評(píng)估更換為網(wǎng)路版HR系統(tǒng)以及電子表單整合請(qǐng)假流程；此外，陳經(jīng)理過去使用電子簽核的經(jīng)驗(yàn)，深知電子表單對(duì)流程改善的效益，因此取得主管的同意以及資訊、人資部門同仁的支持，更換HR系統(tǒng)並導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)。陳經(jīng)理說：「其實(shí)公司原本想要自己開發(fā)電子表單，但是考量到時(shí)間成本及與ERP資料串連等種種問題，最後還是選擇鼎新EasyFlow。」

上線成功關(guān)鍵：同仁的配合及主管的支持

　　由於牽涉到作業(yè)流程與同仁作業(yè)習(xí)慣的改變，在系統(tǒng)導(dǎo)入過程中，同樣遇到人員使用不習(xí)慣而衍生的情緒問題；以請(qǐng)假單為例，因電子表單的請(qǐng)假單是固定的上下班時(shí)間，和瀚霖現(xiàn)有出勤辦法規(guī)範(fàn)的彈性上下班時(shí)間不同，因此宣導(dǎo)時(shí)，同仁產(chǎn)生很多質(zhì)疑；另外，以出差申請(qǐng)單為例，員工剛開始因?yàn)椴皇煜げ僮鹘槊娓杏X花更多的時(shí)間在打單。然而，在逐漸熟悉系統(tǒng)後，處理各種單據(jù)的速度通常較以往更為快速，即使寫錯(cuò)抽單或是被主管退件，只要善用「複製」或「重送」即可更正後送出，同仁已逐漸能感受到電子表單帶來的便利性與時(shí)效性。

　　陳經(jīng)理表示：「系統(tǒng)上線成功的關(guān)鍵在於人員的配合及支持！當(dāng)遇到同仁的反彈聲，除了努力溝通及宣導(dǎo)外，獲得高階主管的支持也是最重要的因素，還好公司總經(jīng)理、副總都很支持、認(rèn)同e化的價(jià)值；另外一個(gè)潛在因素是瀚霖的員工特質(zhì)，瀚霖同仁對(duì)於電子化.資訊化的產(chǎn)品一向都有高度的興趣?！?/p>

電子表單解決跨部門需求與成為績效評(píng)估依據(jù)

　　隨著瀚霖科技地不斷成長，跨區(qū)域的管理就變得很重要，以前表單常是一律都呈總經(jīng)理簽核，因員工若簽核層級(jí)不確定，通常都會(huì)認(rèn)為多簽總比少簽好；導(dǎo)入EasyFlow之後，流程設(shè)計(jì)完全依核決權(quán)限去訂電子表單的簽核流程，自動(dòng)做到分層授權(quán)，減輕總經(jīng)理等高階主管大小事都要簽核的負(fù)擔(dān)；另外，因EasyFlow是web介面，即使主管們不在公司，也能夠隨時(shí)隨地簽核重要文件。

　　陳經(jīng)理表示，EasyFlow不僅解決跨部門需求以及改善簽核流程外，意外的可運(yùn)用作為績效考核的依據(jù)。以MIS部門而言，以往同仁都是透過電話請(qǐng)求支援，沒有工作紀(jì)錄，也無法確定是否有需求因忙碌而遺漏；目前運(yùn)用MIS需求單，清楚紀(jì)錄需求內(nèi)容、需求日期、經(jīng)手人員、處理方式等，藉由統(tǒng)計(jì)每週或每月完成工作項(xiàng)目，可運(yùn)用來呈現(xiàn)工作績效，也可成為主管考核時(shí)的參考，而表單中紀(jì)錄了問題處理方式，未來就像知識(shí)庫可隨時(shí)搜尋出來參考。類似的例子，在採購部門除了購料外，製造及品保部門常由電話及mail請(qǐng)求採購處理異常料況，或需支援研發(fā)在樣品的需求等，現(xiàn)在透過資材需求單即可紀(jì)錄跨部門需求事項(xiàng)以及完成狀況，也讓主管了解員工在工作上的負(fù)荷。

跨系統(tǒng)整合，建構(gòu)完整e化藍(lán)圖

　　由於瀚霖科技全力支持e化，在成功建置ERP系統(tǒng)、GPM綠色供應(yīng)鏈系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、電子表單系統(tǒng)之後，未來視管理需要，會(huì)再評(píng)估KPI關(guān)鍵績效指標(biāo)、EIS主管系統(tǒng)等是否適用瀚霖，使e化版圖更為完整。陳經(jīng)理認(rèn)為：「企業(yè)e化除了人力的精簡外，另外因資料留在共用平臺(tái)，任何過程都會(huì)留下軌跡，當(dāng)有人員異動(dòng)時(shí)，資訊可完全傳承給接手的人?！?/p>

　　瀚霖科技使用鼎新ERP系統(tǒng)多年，現(xiàn)在再加上電子表單系統(tǒng)，相信各個(gè)工作模組的介面未來都能陸續(xù)的相互結(jié)合。陳經(jīng)理針對(duì)系統(tǒng)能順利導(dǎo)入，對(duì)外，特別感謝鼎新的業(yè)務(wù)及顧問，因業(yè)務(wù)針對(duì)需求提供適當(dāng)建議方案、而透過顧問輔導(dǎo)才能讓瀚霖現(xiàn)況和表單順利結(jié)合；對(duì)內(nèi)，感謝主管的支持以及資訊及人資同仁在導(dǎo)入時(shí)額外的工時(shí)投入，因只有齊備上面關(guān)鍵人員，e化才有成功的機(jī)會(huì)。

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