合勤控股落實(shí)BPM精神-優(yōu)化作業(yè)流程、降低人工成本

內(nèi)部流程更優(yōu)化，協(xié)助集團(tuán)決策運(yùn)作

文：梁仙

合勤控股

發(fā)布時間： 2018-06-21 09:55:00

企業(yè)流程管理 商業(yè)智慧

全球領(lǐng)先的網(wǎng)路設(shè)備供應(yīng)大廠-合勤控股

???????合勤控股自1989年以自有品牌ZyXEL成立於新竹科學(xué)園區(qū)，身為早期數(shù)據(jù)機(jī)製造商之一，合勤控股在進(jìn)步極快的網(wǎng)路業(yè)界歷經(jīng)多次轉(zhuǎn)變。如今，合勤控股已是世上少數(shù)能同時提供DSL用戶端設(shè)備、電信機(jī)房設(shè)備、網(wǎng)路安全設(shè)備、交換器、無線網(wǎng)路設(shè)備、網(wǎng)路儲存設(shè)備、以及集中式網(wǎng)路管理系統(tǒng)的網(wǎng)路解決方案專家。

???????合勤控股總部設(shè)在臺灣，在美國、歐洲、亞洲有多達(dá)32個營運(yùn)據(jù)點(diǎn)，ERP是企業(yè)最基本的核心，現(xiàn)階段合勤的製造、品牌在整個架構(gòu)基本上是完整的。然而，以集團(tuán)營運(yùn)的管理概念來看，光內(nèi)部的ERP就有好幾套系統(tǒng)，因此合勤需要一套系統(tǒng)能夠?qū)⒖偣竞妥庸鹃g的ERP互相整合、資訊串連，由於先前EasyFlow系統(tǒng)已難以滿足目前合勤在全球運(yùn)籌管理跨組織、跨國家的需求，故決定評估導(dǎo)入Easyflow GP電子簽核管理系統(tǒng)。

EasyFlow GP擁有全球化營運(yùn)的管理與開發(fā)優(yōu)勢

???????合勤控股謝文峰高級工程師表示，當(dāng)初會導(dǎo)入主要原因有三：

1. 因?yàn)樵跉W洲那邊有很多非華語使用者需要使用BPM系統(tǒng)，而公司舊有簽核系統(tǒng)介面只支援繁體中文，沒有多國語系，因此無法把簽核系統(tǒng)推到前線使用。

2. 公司舊有的簽核系統(tǒng)與異質(zhì)系統(tǒng)的整合上不夠友善，對於那時Oracle ERP正面臨升級的合勤來說，有很多資訊都是從Oracle那邊直接轉(zhuǎn)拋簽核，例如說訂單，這個部份在公司舊有系統(tǒng)上開發(fā)較受侷限。

3. 舊有的簽核系統(tǒng)的表單、流程不易開發(fā)，因?yàn)獒崞谠陂_發(fā)複雜流程時，幾乎都是hard core(核心)在程式裡面，對於之後的維護(hù)相當(dāng)不便利，因此希望可以評估一套非常便利、支援多國語言、價格優(yōu)惠的系統(tǒng)，而在這些考量下，決定於2009年導(dǎo)入鼎新EasyFlow GP。

???????在系統(tǒng)導(dǎo)入的過程中，謝文峰課長補(bǔ)充：「除了與鼎新顧問蔡博至和陳珮琪長期配合有相當(dāng)?shù)哪跬猓π翬asyFlow GP在管理、開發(fā)面皆符合其需求，也是當(dāng)初合勤控股選擇導(dǎo)入鼎新EasyFlow GP最主要的原因?！?/p>

透過系統(tǒng)縮小總公司與子公司的管理落差

???????由於合勤控股是「製造+品牌」的公司，系統(tǒng)上必須要能支援子公司。對於多子公司，總部設(shè)立在臺灣，在管理海外子公司上難免會有落差，比如訂單狀況、價格簽核等等，以前都是使用紙本作業(yè)，子公司提供大概的資料，母公司還要另外去查核，不但在審查上極為不便，還時常會產(chǎn)生落差。合勤資訊服務(wù)處林展舟副理認(rèn)為：「能將電子簽核系統(tǒng)推到前線並且導(dǎo)入流程，不但更了解子公司內(nèi)部運(yùn)作的狀況，更大幅縮小了總公司與子公司的管理落差，是導(dǎo)入EasyFlow GP很重要的成效！」透過簽核系統(tǒng)把流程導(dǎo)到子公司是合勤優(yōu)化管理最重要的重點(diǎn)之一。

???????每家企業(yè)都希望BPM的導(dǎo)入能夠落實(shí)「優(yōu)化作業(yè)流程、減低人力成本」的精神，合勤控股也不例外。林副理表示：「整頓流程是需要時間，不只是系統(tǒng)配合人而已，除了要流程設(shè)計，並且確認(rèn)系統(tǒng)能夠做到哪一段的功能，還有人的作業(yè)面，要人和系統(tǒng)的完美結(jié)合，才能幫助到作業(yè)上的改變。」

系統(tǒng)表單設(shè)計開發(fā)彈性高，技術(shù)支援完善

???????合勤控股的表單都是自行開發(fā)，目前已開發(fā)約200張表單、上線至今發(fā)起了10萬條流程。導(dǎo)入EasyFlow GP最明顯的效益，林副理認(rèn)為：「表單的設(shè)計開發(fā)上相當(dāng)便利，將子公司的簽核流程納進(jìn)來，甚至進(jìn)一步結(jié)合到Navision ERP的報價自動更新，這個效益就很重要！把子公司的營運(yùn)透明化，從總公司管理的角度來看，可以了解遠(yuǎn)在別的國家的子公司的狀況。」

???????值得一提的是，在EasyFlow GP上做稽核與合約表單?；酥饕莾?nèi)部稽核，稽核室覺得流程有甚麼遺漏，就發(fā)一張表單告知時間地點(diǎn)和稽核內(nèi)容，除了通知以外還有進(jìn)行管控。林副理補(bǔ)充：「其實(shí)這個還有其他外部系統(tǒng)跟EasyFlow GP配合，我們有一個工作排程，針對這個來作開發(fā)的介面，透過Web可以觸發(fā)Web Service另外開表單，嵌回去其他系統(tǒng)的介面，甚至可以呼叫其他系統(tǒng)的Web Service，全部制定化，以機(jī)制環(huán)環(huán)相扣，系統(tǒng)可以彈性的開發(fā)和技術(shù)上可以獲得鼎新顧問的支援，所以很感謝博至的支援?！?/p>

???????另一個比較特別之處是合約管理，合勤的合約紀(jì)錄都會進(jìn)入資料庫，有採購、業(yè)務(wù)、工程相關(guān)、廠部等，主要就是銷售和進(jìn)銷存相關(guān)合約，因此自行開發(fā)一套My eFlow系統(tǒng)，專門來做後臺管理，林副理提到：「系統(tǒng)裡面本身會有工作時效管理，在管理上面來講就是若合約到期，系統(tǒng)會在到期的前一周通知相關(guān)負(fù)責(zé)單位處理，是否需要觸發(fā)流程或是重審等狀況，會再回饋到EasyFlow GP系統(tǒng)，整個流程是由兩個系統(tǒng)互相搭配來完成?！拱褌骱灥暮霞s或?qū)徍诉^程用EasyFlow GP執(zhí)行簽核，完成之後會回饋到My eFlow系統(tǒng)裡。

異質(zhì)系統(tǒng)間流程的整合與串簽

???????EasyFlow GP主要是在協(xié)助系統(tǒng)之間的簽核、串簽流程等，ERP上的訂單修改，也是透過EasyFlow GP進(jìn)行審核確認(rèn)，再將資料回饋至ERP系統(tǒng)。鼎新電腦EasyFlow GP顧問經(jīng)理蔡博至補(bǔ)充說明：「其實(shí)鼎新當(dāng)初在開發(fā)EasyFlow GP系統(tǒng)的時候，便將其定位成任何企業(yè)皆可彈性運(yùn)用的引擎，比如買來可以裝在汽車上，也可以裝在船上的引擎，並非是一套封閉性的系統(tǒng)?！?/p>

???????顧問師陳珮琪補(bǔ)充:「把各個子系統(tǒng)的資訊需要集合在一起，讓員工能夠快速查取，必須要有統(tǒng)一個入口把資訊作轉(zhuǎn)換或集合，所以合勤依據(jù)Information Hub的概念開發(fā)了My eFlow平臺?！?/p>

???????林副理表示：「我們今年有一個計畫稱為Information Hub，希望資料維護(hù)和資訊產(chǎn)品都可以整合在一起，整合成一個平臺。當(dāng)初開發(fā)My eFlow用意是要管理後臺，例如請假單、加班單和人資系統(tǒng)結(jié)合，作為中間中介軟體的系統(tǒng)來處理這段的轉(zhuǎn)換，這是一個應(yīng)用，加上剛剛提到的合約管理、領(lǐng)退料、餐券領(lǐng)取等，另外就是查取，有後臺管理就有管理報表的需求，現(xiàn)在的系統(tǒng)平臺在開發(fā)報表，最快不需要半天的時間，機(jī)制非常的有效率，今年的計畫就是將此平臺和內(nèi)部EIP入口網(wǎng)站結(jié)合在一起，讓平臺除了權(quán)限管控，bundle在ADE裡面，分不同權(quán)限來使用，幫助在作業(yè)上流程可以更順暢!」之後合勤也把這個概念複製到子公司。

內(nèi)部流程更優(yōu)化，協(xié)助集團(tuán)決策運(yùn)作

???????對使用者來說，主要是日常流程的便利，林經(jīng)理說：「我們有一張請假單，以前無法用舊有系統(tǒng)銷假，需要請人資協(xié)助，現(xiàn)在開發(fā)一個請假單的請假取消的申請流程，提供使用者更方便的作業(yè)。」而從中高階決策層來看，子公司的業(yè)務(wù)系統(tǒng)整合讓合勤整體內(nèi)部流程更優(yōu)化、透明化，對總公司來說，鼎新EasyFlow GP協(xié)助重要的決策、KPI。

整合集團(tuán)內(nèi)部流程，擴(kuò)展成功經(jīng)驗(yàn)的複製

???????提到合勤未來e化計畫，林副理表示，主要就是讓系統(tǒng)維護(hù)不要分散，讓使用者在使用上也不要分很多系統(tǒng)，近期還會將BI商業(yè)智慧系統(tǒng)一併整合，EasyFlow GP的表單在子公司支援也會越來越多。

???????在跨國企業(yè)中，隨時都得因應(yīng)不同需求的提出而做修改，因此不管對於系統(tǒng)的維護(hù)或是開發(fā)，都希望其架構(gòu)是有彈性的、穩(wěn)定的、易於維護(hù)的，EasyFlow GP在表單設(shè)計、開發(fā)上快速、便利，的確成功地把合勤控股子公司的簽核流程納入系統(tǒng)，甚至進(jìn)入到ERP的報價自動更新，另外，EasyFlow GP為一套可獨(dú)立運(yùn)作之BPM系統(tǒng)，即便跳脫ERP表單簽核流程，仍可挾Web Services的技術(shù)整合利基，恣意悠遊於更多應(yīng)用系統(tǒng)之間。

▲把子公司的流程透明化、制度化，對於合勤控股是很重要的效益。

更多案例