醫(yī)百科技上下同心

快速產(chǎn)出財(cái)報(bào) 準(zhǔn)備上市櫃

文：顏瑜嫻

醫(yī)百科技股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-09 13:45:00

企業(yè)流程管理 財(cái)務(wù)管理系統(tǒng) 內(nèi)稽內(nèi)控

???????過(guò)去使用EXCEL計(jì)算成本，不但耗時(shí)，且只能計(jì)算大概的成本，參考價(jià)值並不高。為配合未來(lái)上市上櫃，必須掌控庫(kù)存數(shù)量，精算庫(kù)存及生產(chǎn)成本，串聯(lián)財(cái)務(wù)帳，快速產(chǎn)出財(cái)報(bào)。醫(yī)百科技副總經(jīng)理王月凰笑著說(shuō)：「IPO就是需要財(cái)報(bào)快速產(chǎn)出，我們做到了！」

　　醫(yī)百科技股份有限公司坐落於南部科學(xué)園區(qū)路竹生技醫(yī)療專區(qū)，主要產(chǎn)品為牙醫(yī)臨床技術(shù)評(píng)估及植牙手術(shù)導(dǎo)引系統(tǒng)。此系統(tǒng)以整合空間定位、互動(dòng)式模擬實(shí)境及教學(xué)評(píng)分等功能，提供各醫(yī)院、學(xué)校、臨床機(jī)構(gòu)培養(yǎng)醫(yī)療專業(yè)技術(shù)人才，使學(xué)生有機(jī)會(huì)於臨床前進(jìn)行擬真訓(xùn)練，並熟悉手術(shù)操作。其主力產(chǎn)品-IRIS100更獲得2015臺(tái)灣精品獎(jiǎng)的殊榮，獲得各界肯定。除產(chǎn)品販?zhǔn)弁?，醫(yī)百科技也積極與各大醫(yī)學(xué)院校進(jìn)行產(chǎn)學(xué)合作，致力於培養(yǎng)更多醫(yī)學(xué)工程及醫(yī)療器材行銷專業(yè)人才。

上下同心，為同一目標(biāo)而努力

　　先前醫(yī)百已有使用ERP系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn)，但因?yàn)榕浜衔磥?lái)上市上櫃，因此決定全面更換新系統(tǒng)。醫(yī)百科技副總經(jīng)理王月凰(以下稱為 王副總)表示，選擇鼎新的原因有三：

1. 因應(yīng)公司預(yù)備上市上櫃需求

2. 鼎新系統(tǒng)於會(huì)計(jì)部分為四大會(huì)計(jì)事務(wù)所認(rèn)同

3. 舊系統(tǒng)於生產(chǎn)部分較不完整，希望鼎新可使生產(chǎn)流程更完善。

　　綜合上述原因，最終選擇鼎新Workflow ERP及CRM系統(tǒng)作為本次導(dǎo)入的重點(diǎn)。

管理挑戰(zhàn)

• 即將上市上櫃，希望透過(guò)新系統(tǒng)快速產(chǎn)出財(cái)報(bào)。

• 舊系統(tǒng)無(wú)法精確計(jì)算成本，須以EXCEL計(jì)算庫(kù)存成本，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。

• 配合內(nèi)稽內(nèi)控流程，需要一套能夠完全符合內(nèi)稽內(nèi)控之系統(tǒng)輔助。

導(dǎo)入效益

• 改善舊有流程，以更有效率且更省時(shí)的方式達(dá)成目的。

• 透過(guò)庫(kù)存成本的精確計(jì)算，達(dá)成庫(kù)存帳與財(cái)務(wù)帳料帳合一。

• 達(dá)成IPO快速產(chǎn)出財(cái)報(bào)需求，兩天內(nèi)完成財(cái)報(bào)產(chǎn)出。

　　本次導(dǎo)入因需配合上市櫃時(shí)間，導(dǎo)入時(shí)程非常緊迫，11月啟動(dòng)輔導(dǎo)，預(yù)計(jì)4月上線，途中更因公司內(nèi)部繁忙而暫停一個(gè)月。短短四個(gè)月的輔導(dǎo)期間，需要將一切資料及流程建立完善，實(shí)屬不易。醫(yī)百科技品保副理涂琪培(以下稱為 涂副理)，同時(shí)也是本次導(dǎo)入專案的PM告訴我們：「其實(shí)本次導(dǎo)入最大的挑戰(zhàn)是時(shí)間，幸好同事皆相當(dāng)支持且認(rèn)真，才能讓專案準(zhǔn)時(shí)上線！」

　　為了讓專案能夠如期上線，醫(yī)百內(nèi)部做了相當(dāng)多的努力。除了配合每周的顧問(wèn)輔導(dǎo)，更落實(shí)輔導(dǎo)前透過(guò)E-learning自主學(xué)習(xí)，輔導(dǎo)後資料建立、內(nèi)部召開會(huì)議討論流程…等，每個(gè)環(huán)節(jié)都相當(dāng)謹(jǐn)慎且有效率的進(jìn)行。讓所有使用者都能做到事前預(yù)習(xí)、事後複習(xí)，達(dá)成事半功倍的效果。

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▲左起醫(yī)百科技涂琪培副理、謝有信經(jīng)理、黃大可總經(jīng)理、
王月凰副總、鼎新電腦ERP顧問(wèn)師顏瑜嫻、PM潘繼哲、醫(yī)百科技余建峰經(jīng)理

挖掘痛點(diǎn)，才能達(dá)成最高效益　　

???????醫(yī)百相當(dāng)注重內(nèi)稽內(nèi)控的控管，從接單、請(qǐng)採(cǎi)進(jìn)，到製造、庫(kù)存之間的流程串聯(lián)皆須完善的檢核機(jī)制。Workflow ERP中的權(quán)限及憑證設(shè)定皆能夠符合醫(yī)百的需求，並配合ISO流程達(dá)成有效控管。涂副理表示：「舊系統(tǒng)無(wú)單據(jù)串連的功能，現(xiàn)在新系統(tǒng)只要找出某張單據(jù)，就能串連前置單據(jù)及後置單據(jù)，流程完整性一目了然！」

　　至於流程上的改善，醫(yī)百最有感的莫過(guò)於系統(tǒng)的借出功能。由於產(chǎn)業(yè)特性需求，常常需要借出產(chǎn)品給客戶，讓客戶試用一段時(shí)間後決定是否購(gòu)買。舊系統(tǒng)為了控管借出庫(kù)存，需要針對(duì)每個(gè)客戶設(shè)定不同的倉(cāng)別，但如此一來(lái)會(huì)造成倉(cāng)別不斷增加，有管理上的困難。

　　導(dǎo)入新系統(tǒng)後，僅設(shè)立一借出倉(cāng)即可，查詢庫(kù)存時(shí)可依不同借出對(duì)象下篩選條件，無(wú)須再設(shè)立數(shù)個(gè)借出倉(cāng)。後續(xù)若客戶有意購(gòu)買，也可直接藉由借出轉(zhuǎn)銷貨流程完成銷貨，使庫(kù)存和訂單系統(tǒng)串聯(lián)在一起。而未來(lái)產(chǎn)品預(yù)計(jì)以出租方式提供客戶使用，此流程將會(huì)對(duì)醫(yī)百有相當(dāng)大的影響。

　　在製造方面，由於客戶對(duì)產(chǎn)品說(shuō)明書的需求不同，時(shí)常有銷售同一產(chǎn)品，但需要搭配不同說(shuō)明書的狀況。舊系統(tǒng)需要依據(jù)不同組合建立不同的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，後續(xù)製造人員才能依產(chǎn)品結(jié)構(gòu)進(jìn)行生產(chǎn)。

　　但在新系統(tǒng)中，只要建立一組產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，並將說(shuō)明書設(shè)定為選配件。業(yè)務(wù)下訂單時(shí)直接挑選客戶需要的產(chǎn)品說(shuō)明書，系統(tǒng)就會(huì)依據(jù)訂單內(nèi)容展出不同的產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，有效節(jié)省架設(shè)產(chǎn)品結(jié)構(gòu)的時(shí)間。

節(jié)省時(shí)間，所有資料唾手可得

　　除此之外，新系統(tǒng)上線後，改善了舊系統(tǒng)無(wú)法精確計(jì)算成本的問(wèn)題。過(guò)去使用EXCEL計(jì)算成本，不但耗時(shí)，且只能計(jì)算大概的成本，參考價(jià)值並不高。導(dǎo)入鼎新成本計(jì)算系統(tǒng)後，每個(gè)月確實(shí)執(zhí)行成本計(jì)算，同時(shí)掌控庫(kù)存數(shù)量及庫(kù)存成本正確性，串聯(lián)財(cái)務(wù)帳，快速產(chǎn)出財(cái)報(bào)。王副總笑著說(shuō)：「IPO就是需要財(cái)報(bào)快速產(chǎn)出，這點(diǎn)就是我們要的！」

　　目前所有相關(guān)單位已穩(wěn)定使用新系統(tǒng)中，初步的成效已顯而易見(jiàn)。對(duì)於未來(lái)的期許，王副總希望透過(guò)系統(tǒng)分析資料，了解公司的弱點(diǎn)，針對(duì)問(wèn)題點(diǎn)加以改善，達(dá)成IPO的最終目標(biāo)，希望在鼎新持續(xù)服務(wù)下，不斷茁壯！

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