掌握趨勢脈動策劃轉型變革，善用資訊系統(tǒng)突破「第一」巔峰(下)

網(wǎng)路實體並進的創(chuàng)新經(jīng)營模式，透過資訊系統(tǒng)的應用加速展店佈局

文：許珊珊

第一化工

發(fā)布時間： 2018-06-09 09:55:00

企業(yè)流程管理 進銷存管理

　　走過半個世紀的第一化工運用對環(huán)境趨勢敏銳的觀察開啟轉型變革的大門，過去，坦然面對處境、耐心對待員工，攜手走過變革困境，不進則退的經(jīng)營哲學更催化了第一化粧品的品牌經(jīng)營。在堅持「專業(yè)用心、服務貼心」的背後讓我們再一探第一化工如何憑藉著學習至上的精神致力於穩(wěn)健經(jīng)營…

學習至上的企業(yè)文化完整落實於員工治理

　　到訪前，PM雨婷說：「第一化工的高階主管主動上e-learning學習ERP系統(tǒng)，是以身作則，也是對專案的高度重視，更是支持員工熱愛學習的動力！」黃副總說明「因為熱愛學習，認為學習不是難事，也知道學習的重要性，所以對內也強迫員工學習。然而，教育訓練要視員工的心態(tài)而定，沒有要求時員工通常是被動的，第一化工熱愛學習的企業(yè)文化並非一蹴即成，而是隨著企業(yè)發(fā)展一步一步的摸索，慢慢的形成制定。以這次系統(tǒng)導入專案為例，多數(shù)員工知道這是難得的機會，當員工這麼想時就會很積極，參與度跟意願較高，相對的付出比較多，學習也多；也有部分員工認為做好本分即可，排斥他認為困難的事。然而對於公司勢在必行的專案，願意在早期進行改革的人就走的快，行有餘力就幫助進度較落後的同仁，所以整體而言員工學習的進度跟效果是好的。

　　員工在初入公司時會安排包括客戶服務課程、產(chǎn)品課程、皮膚相關課程、DIY課程等內部建立的教育訓練，對於中高階主管或職能相關專業(yè)課程也會安排外訓以彌補內部訓練機制的不足。就算在早期資源不多、時間難以安排的情況下，第一化工也要求業(yè)務同仁到中小企業(yè)網(wǎng)路大學校上課，甚至不設限員工透過書籍、網(wǎng)路、電影、與客人的互動等各種方式，鼓勵多元的學習。黃副總堅信學習總有所得，所以要求員工在學習並整合、沉澱、內化後，撰寫心得在內部網(wǎng)路公開，鼓勵彼此互動。黃副總強調「靠著長期經(jīng)營的學習氛圍，提升員工知識與素質，我們也會持續(xù)的要求員工學習，因為這一些都是有成效的！」

網(wǎng)路實體並進的創(chuàng)新經(jīng)營模式，透過資訊系統(tǒng)的應用加速展店佈局

　　早在十年前，第一化工就規(guī)畫網(wǎng)路店的經(jīng)營，也就是在第一家門市之後展開經(jīng)營，為的就是要讓更多消費者認識「第一」。早期網(wǎng)路店的經(jīng)營使用excel透過email來下單，再由員工手動打單、出貨，其中的流程全靠人工完成，當時的資訊管理系統(tǒng)已經(jīng)從DOS到進銷存管理系統(tǒng)，但只要能出貨、能開發(fā)票，也無法顧及系統(tǒng)的庫存貨準確與否。2005年時導入ERP系統(tǒng)，也開始展店佈局，黃副總表示「回首過去，我們還是感謝有這一段才能讓快速展店前的相關配套到位，加上規(guī)劃網(wǎng)路購物平臺與ERP系統(tǒng)的整合，讓網(wǎng)路收單後能自動轉進系統(tǒng)，這套使用超過五年的系統(tǒng)，我們相信投入資金的產(chǎn)出效益是值得的！」

　　考量第一化粧品在後勤生產(chǎn)跟前端銷售需要大幅度的整合，不如以往僅僅是銷售端的需求，加上過去庫存與財會帳務系統(tǒng)的不足，往往在後續(xù)需要很多人工的核對作業(yè)，當門市開到第3~4家時核帳的業(yè)務量已經(jīng)倍增，核帳人力卻早已不堪負荷。鼎新系統(tǒng)的導入後，現(xiàn)在10家店已經(jīng)可以加速對帳作業(yè)，而在企業(yè)流程輔以資訊系統(tǒng)建置完備之際，第一化工也更積極拓展快速成長的網(wǎng)路購物市場，在過去階段性的逐步推進經(jīng)營下，目前除了自家網(wǎng)路店外，尚有Yahoo購物商城、PChome商店街、及目前進入的企業(yè)內網(wǎng)購物平臺經(jīng)營，也正積極評估多家購物平臺，將網(wǎng)購朝向多平臺的經(jīng)營，除了增加曝光，也是想抓住唯一景氣不減的網(wǎng)路宅經(jīng)濟！

下一步：穩(wěn)健經(jīng)營以擴大知名度，謹慎評估以積極開發(fā)市場

　　從門市櫃點的佈局到網(wǎng)購市場的經(jīng)營，第一化粧品的下一步還是聚焦新市場的開發(fā)與業(yè)務拓展。黃副總表示「臺灣市場大但同時也很競爭，國外市場更大但也有存在著風險，進入新市場我們競爭優(yōu)勢能否發(fā)揮，目前還在探索與評估階段。我們相信在臺灣立足站穩(wěn)的第一化粧品未來有很多的機會，此時，並非所有的機會來就照單全收，我們更需要認真篩選，謹慎評估哪些市場可以優(yōu)先投入資源、有效運用。」

　　另外，對於第一化粧品的十年品牌經(jīng)營，黃副總謙虛的說「對於一個品牌來說十年的經(jīng)營是很短的，未來還有很長的路要走，我們的目標是走向國際品牌，第一化粧品的品牌之路我們會踏實穩(wěn)穩(wěn)地走?！?/p>

▲今年第一化工即將邁入50週年，黃國芬副總經(jīng)理也堅信一路走來穩(wěn)健經(jīng)營的「第一」已經(jīng)準備好往前再走下一個50年！

打造企業(yè)大廈的根基，首要評估資訊系統(tǒng)

　　去年，黃副總接受商周專訪時提及「第一化工每一個轉型都能讓營業(yè)額翻轉」，黃副總也特別在這次補充說明「這些數(shù)據(jù)都是靠事後系統(tǒng)輔助取得的資料，否則過去的做法根本難以看出成長的樣貌。」利用財務提供的數(shù)據(jù)報表對應出過去，不論是廠房的增建還是系統(tǒng)的導入時，營業(yè)額都有大幅的成長，而黃副總也表示這次系統(tǒng)導入後，在平臺穩(wěn)固下，內部各方面執(zhí)行細節(jié)到位，包括增加知名度、提升跟客人的互動、拓展市場…等，看好未來三年業(yè)績的提升。

　　過去，第一化工從DOS到進銷存系統(tǒng)，再到ERP的升級導入，都是與同一家友商配合。黃副總進一步說明「對於前系統(tǒng)，我們認為是階段性任務已經(jīng)完成。其實系統(tǒng)的建置就像蓋房子，過去只有四層樓的地基，而後來要蓋大廈，如果地基不換，(財會帳務)再疊上去一定會負荷不了?！顾匀嫘缘膃化解決方案整合是必要的！

　　第一化粧品大約在3~4年前萌生換ERP系統(tǒng)的想法，主要原因除了前述的整合生產(chǎn)管理段考量外，另一方面也是前系統(tǒng)導入時，提出的修改需求未思考背後隱藏的管理問題，造成部份流程的牴觸，甚至可以說沒有流程的觀念，而唯有流程化的系統(tǒng)導入，才能改變既有流程的制定。黃副總表示「這對我們來說也是痛苦的決定，換系統(tǒng)廠商意表大家都要重新學習，但也只有從新學習才能具有全盤的流程思維。」

　　選擇轉換為鼎新系統(tǒng)，經(jīng)歷很長一段時間的評估，黃副總說「當初找了幾家廠商來提案，先溝通我們想要的效果，請廠商提出解決方案，其中鼎新提出的方案可行性高，加上其在系統(tǒng)導入的經(jīng)驗充足，在業(yè)界又頗具知名度，所以在全方位的評估後選擇鼎新提出的Cosmos ERP、POS、EasyFlow、Portal、BI、HR系統(tǒng)。

庫存準了，流程架構對了，工作效能自然就提升了

　　第一化粧品跨製造與流通兩大領域產(chǎn)業(yè)特性，相對地系統(tǒng)流程也較複雜，但在「第一」與「鼎新」的合作之下，這一切都不是問題！黃副總：「製造是鼎新的強項，我們拿鼎新的流程來比對，確認實務做法進而修正，從無到有的產(chǎn)出一個”第一”的流程；而在流通部分，目前POS系統(tǒng)功能第一門市同仁已可基礎操作完成每日作業(yè)，在商品會員管理的功能上我們還沒有真正讓它充分發(fā)揮，所以我們也鼓勵業(yè)務同仁多學習功能的使用，期望能完整的運用在銷售管理上?！挂韵戮拖到y(tǒng)的導入前後差異與效益分以下三個面向說明：

1. 提升庫存準確度?
   相較於財務部張昌美副理分享的過去情境：「各門市的庫存與總公司的資料庫始終無法如一、各項原料成本無法正確計算、無法訂定適當售價、門市交易產(chǎn)生問題維修無法及時，需人工紀錄再補登錄、前臺交易紀錄與後臺不一致…」營業(yè)部莊振坤總店長也表示「當時整個營業(yè)部對系統(tǒng)是抱持著相當懷疑和不信任！」系統(tǒng)導入半年後，年終的庫存盤點結果終於讓第一化粧品的員工信服系統(tǒng)數(shù)字！莊總店長：「現(xiàn)在，利用系統(tǒng)可以查到全省各門市的即時庫存，更可以透過單據(jù)自主化，來完成單隨貨到的目標，做到即時確認?！沽硗?，以前的產(chǎn)銷會議要用excel做的數(shù)字報表，現(xiàn)在都不再需要，開會時只需登入BI系統(tǒng)，要看庫存量、銷售量做生產(chǎn)的調整，決策都變得快速，也省掉多餘的人工作業(yè)。

2. 完整的流程架構思維?
   導入過程是讓大家集體做流程的檢視、溝通、甚至是事情的權衡與折衷。以前大家都各做各的，每個人都做好份內的事，但事情的最後卻是沒有做好的，意即無法呈現(xiàn)整體效果。系統(tǒng)導入後員工對於流程有了清楚的脈絡，因為嚴謹?shù)牧鞒炭P中只要一個人做錯，接下來的流程就會出錯，漸漸的每個人做事的思維就會顧慮到錯誤的發(fā)生會影響其他人，此時就會詢問相關人員意見，用大家同意的做法解決?？偟觊L更說：「流程一致化的方式讓同仁在觀念和系統(tǒng)的操作上減少人為錯誤，進而提升效率。」

3. 工作效能的提升?
   系統(tǒng)導入時全員都要辛苦的投入時間學習，經(jīng)歷白天上班晚上回家還要工作的處境，但現(xiàn)在熟練了，在工作上花的時間相對減少，卻又能看到以往沒有的數(shù)據(jù)資料。人工作業(yè)處理的事務減少，就能在員工身上看到人力效益的產(chǎn)生，部門主管也可以更有效掌握負責的業(yè)務範疇。

　　另外，負責本次專案執(zhí)行的MIS陳禹仲也針對這次的系統(tǒng)導入分享「無論是管理階層獲得的分析數(shù)據(jù)，或是執(zhí)行階層能夠利用的執(zhí)行工具，都獲得了一定程度的改善，而較為具體的效益，則是整體公司同仁對於ERP應用程度，變得更加廣泛?！?/p>

展望未來：肯定夥伴、持續(xù)互相學習

　　目前第一化工在ERP系統(tǒng)及第一化粧品全省12個櫃點的POS系統(tǒng)都上線後，接下來，預計透過知識管理系統(tǒng)(KMS)的導入落實知識管理，黃副總也預期保留第一化工累積50年來的know-how將會是個大工程。另外，配合權限管理的設定，利用多元工具落實管理，達到最好的效用。再者，黃副總也表示「過去內稽內控的不足，相信可以透過這套ERP系統(tǒng)達到效果，未來，將視整體運作狀況逐步調整，對第一化工而言，流程檢視其實也是一個企業(yè)體質的健檢。」

　　尾聲，黃副總的一番話，讓採訪現(xiàn)場滿滿溫馨的感謝與備受肯定的感動！「我認為鼎新做事情是很有方式的，不論是在導入排程的規(guī)劃、會議紀錄、回報追蹤…等，這些完整度都是值得我們學習的。每次企業(yè)的交流總是有很多學習機會，在這次的專案中我自己學習到很多，我們明確的知道工具是具體、好用的，當然更希望中階主管把這些工具學起來，並且也相信藉此對進度的管控、事情的安排，工作的分配都會變的更好！」只要方向對了，不管環(huán)境怎麼改變、如何的艱難，我們都將持續(xù)與往對的方向勇往直前。

▲感謝《第一化粧品》接受鼎新電腦專訪
左起鼎新電腦專案PM劉雨婷、第一化粧品黃國芬副總經(jīng)理、資訊部陳禹仲、財務部張昌美副理

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