啟順食品- e化系統(tǒng)強(qiáng)化管理效率 擴(kuò)大營收彰顯企業(yè)價值

文：張健洲

啟順食品有限公司

發(fā)布時間： 2018-03-01 11:20:00

進(jìn)銷存管理

一、公司簡介：現(xiàn)狀說明

　　啟順食品總公司位於屏東市和生路三段606號，主要營業(yè)項目包含販賣烘培食品、早餐冰品、泡沫紅茶、速食餐飲、原料提供、開店協(xié)商、及技術(shù)服務(wù)，目前有一間現(xiàn)場門市位於屏東市民和路上，客戶源以一般早餐店為主，而啟順食品可以接受電話訂購或客戶至和生路門市購買商品，現(xiàn)行客戶分佈於南部各縣市。

▲啟順食品門市面臨使用的POS系統(tǒng)跟總部ERP系統(tǒng)問題，需要整合

二、導(dǎo)入ERP的原由 ?:為有效管理公司營運(yùn) ?

　　有鑑於客戶數(shù)的成長，希望能提升公司的服務(wù)能力及有效管理，而導(dǎo)入ERP的原由，是冀望ERP系統(tǒng)可協(xié)助該公司制度流程建立及電腦化工具的應(yīng)用，讓管理與技術(shù)相結(jié)合，並藉由ERP解決以下的問題：

• 門市銷售資料無法整合ERP系統(tǒng)

　　原本門市使用的POS系統(tǒng)跟總部ERP系統(tǒng)不同廠商，導(dǎo)至庫存和門市銷售資料不清楚，只能依靠門市現(xiàn)場人員用經(jīng)驗判斷叫貨或列印銷售資料給總公司，資料缺乏即時性跟正確性。

• 總倉庫存跟銷貨數(shù)量無法有效掌控

　　由於原本人員就沒有即時打單據(jù)的習(xí)慣，造成庫存和銷貨數(shù)量不一致，再加上因為客戶特性的關(guān)係，常在銷/送貨前仍不斷要求修改訂單資料，造成出貨、檢貨不易，進(jìn)而無法正確的統(tǒng)計收款，造成收款困難。

• 缺乏庫存成本及銷售資料做決策

　　原舊有的ERP系統(tǒng)無法有效提供總公司做成本上及銷售資料的整理，使決策者缺乏即時資料做管理或銷售對策，庫存及售價標(biāo)訂只能依靠人員經(jīng)驗判斷，無法確實(shí)了解成本跟收入。

三、選擇鼎新ERP的原因 :整合及服務(wù)的領(lǐng)先

　　在確認(rèn)目標(biāo)後，啟順食品即積極展開各項評估，鼎新以完整的產(chǎn)品，除一般買賣流通業(yè)所需的進(jìn)銷存及財會模組外，製造及前臺POS銷售系統(tǒng)等一應(yīng)俱全，再者，提供完整的上線輔導(dǎo)程序和售後服務(wù)等，品評從「e化產(chǎn)品的完整性」、「客戶口碑」以及「供應(yīng)商的永續(xù)經(jīng)營能力」下，鼎新得以雀屏中選。

四、?電腦化上線輔導(dǎo)的過程 :管理需求的導(dǎo)引，系統(tǒng)導(dǎo)入服務(wù) ??

　　在輔導(dǎo)之初期，總經(jīng)理就已經(jīng)明確表達(dá)上線目的，一是庫存成本，二是門市POS整合ERP，在輔導(dǎo)計畫中，總經(jīng)理要求先以門市為主，因此將POS系統(tǒng)先做上線，鼎新協(xié)助將基本資料、品號資料、POS設(shè)定完成，在2012年的7月上線使用，而後續(xù)的ERP系統(tǒng)接著8月上線，以下過程說明。

　　2011年的12月針對啟順食品做品號編碼原則的導(dǎo)入，由於舊有的品號資料很多已不可考也不再使用，但仍然存在舊有系統(tǒng)中，先和經(jīng)理討論是否重新編碼，而經(jīng)理希望不要異動太大，造成員工作業(yè)困難，所以協(xié)助客戶先採用本的商品分類方式，以分類方式定義新編碼原則，再跟啟順食品核對後，建置於鼎新系統(tǒng)中。

　　到2012年7月前，協(xié)助建立POS跟ERP系統(tǒng)的基本資料，由於啟順食品沒有MIS人員，因此由顧問做協(xié)助系統(tǒng)上的建置，同時處理門市、總部及憑証的更新，在導(dǎo)入過程啟順食品為做經(jīng)營管理，採用鼎新系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，將原本接單直接銷貨的方式做修正，以訂單收單轉(zhuǎn)銷貨跟應(yīng)收帳款的方式來取代，達(dá)成管理的目標(biāo)，借此讓經(jīng)營者能做預(yù)先管理、管控，過程中雖然員工反應(yīng)造成作業(yè)上的麻煩，但和經(jīng)理溝通後，為了能做有效的管理，經(jīng)理表達(dá)要求員工配合，後續(xù)ERP才能順利上線，當(dāng)然為作業(yè)上的方便，鼎新也提供了個案上的修正，讓員工能以更便利的介面操作系統(tǒng)。?

▲啟順食品ERP上線輔導(dǎo)歷程

五、?上線效益：達(dá)成經(jīng)營者的目標(biāo)

　　在導(dǎo)入過程雖然遇到不少困難，例如員工對舊系統(tǒng)、舊作業(yè)方式的習(xí)慣，以及對鼎新系統(tǒng)的不熟悉，還有基本資料的建置、系統(tǒng)的軟硬體問題，但在主管的同意支持下，一步步引導(dǎo)員工配合，最後導(dǎo)入上線，以下為上線效益：

• 作業(yè)流程標(biāo)準(zhǔn)化：建立標(biāo)準(zhǔn)流程，每個單位環(huán)環(huán)相扣，避免掉人為的疏忽，同時建立人員即時打單據(jù)的習(xí)慣。

• 庫存掌握度提高：由於庫存資訊的準(zhǔn)確度提高，提供品號庫存管理的即時化資料，掌握歷史異動以達(dá)到帳上與實(shí)物相符。更能做庫存掌控及降低庫存積壓，在公司及門市都能有效管理。

• 門市每日POS銷售資料自動上傳並完成日結(jié)動作:後臺可以即時看門市營運(yùn)相關(guān)報表，使總公司明確知道每日的銷售狀況，並提供門市補(bǔ)貨的判斷。

• 透過POS總部設(shè)定商品組合特價、購買時送贈品，以及加購品也可享有特價優(yōu)惠:後續(xù)消費(fèi)者至門市購買商品時，POS前臺收銀機(jī)會自動帶出特價金額及贈品或加價購品，降低門市人員人工處理，增加工作效率也避免人為判斷錯誤。

• 門市轉(zhuǎn)撥單：之前門市轉(zhuǎn)撥需建立二張單據(jù)，一張為出庫單、另一張為入庫單，上線後只需建立一張轉(zhuǎn)撥單，入門市庫後再由門市人員確認(rèn)即可，節(jié)省一張單據(jù)的建立和人工處理。

• 訂單客製：可提供員工在建立訂單時，可以取得該客戶之前的銷/退貨資料，包含品號、數(shù)量、單價，節(jié)省人工查詢的動作，同時可直接帶入銷/退貨資料，增加建立單據(jù)的效率：

• 查未收款客製：可將結(jié)帳單及未銷訂單的金額整合，在會計人員預(yù)計應(yīng)收款項時，可直接查詢，不用另外人工加總。

• 商品預(yù)計出貨客製：由訂單整理出各商品預(yù)計出貨的資料，配合客戶的地區(qū)別，做檢/出貨的作業(yè)，降低檢/出貨錯誤。

• 收款單自動沖帳客製：提供會計人員可任意選擇沖款資料，方便人員做帳

• 資料由前端輸入至成本結(jié)算，各相關(guān)單據(jù)能相互勾稽且具一致性完整結(jié)合，使庫存成本計算更快速及精準(zhǔn)。

• 資訊整合，分析資料容易，可提供基本資訊給做管理決策。

▲啟順食品門市POS與ERP資訊整合，庫存財會掌握度高

六、?結(jié)論:不斷創(chuàng)造

　　身處於競爭激烈微利時代的產(chǎn)業(yè)中，企業(yè)要成功建構(gòu)起優(yōu)勢競爭力，必須要能迅速應(yīng)付多變的市場環(huán)境以及網(wǎng)路e世紀(jì)的時代來臨，因此，使用符合公司需求的系統(tǒng)已經(jīng)是企業(yè)能否在市場繼續(xù)競爭的要件，而協(xié)助客戶掌握基本的庫存、進(jìn)貨成本跟品號售價資料，為客戶創(chuàng)造出更多利潤是ERP系統(tǒng)的價值所在。

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