禾原新能源資源統(tǒng)合勾稽串聯(lián)備戰(zhàn)上市櫃

資訊前後勾稽串聯(lián) 全方位提升管理效率

文：許逸婷

禾原新能源

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-09 12:15:00

企業(yè)流程管理 表單電子化

　　禾原新能源股份有限公司創(chuàng)立於西元2000年，致力於拓展太陽光電應(yīng)用市場(chǎng)的發(fā)展已十五餘年，生產(chǎn)包含：太陽能電池片、太陽能大小組件、IC晶圓片…等，以NEWSOLAR品牌開拓全球市場(chǎng)通路。追求經(jīng)濟(jì)發(fā)展與環(huán)境保護(hù)雙贏為目標(biāo)，持續(xù)秉持「誠(chéng)信(Truth)、創(chuàng)新(Innovate)、速度(Velocity)」三大原則，同時(shí)結(jié)合生產(chǎn)鏈資源整合與策略聯(lián)盟合作模式，建立具有強(qiáng)大國(guó)際競(jìng)爭(zhēng)力之團(tuán)隊(duì)，樹立穩(wěn)健踏實(shí)的科技形象，提供客戶最佳的品質(zhì)保證。目前營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)包含臺(tái)灣、蘇州及新竹工廠，並持續(xù)向國(guó)際擴(kuò)展。

▲禾原新能源致力於拓展太陽光電應(yīng)用市場(chǎng)的發(fā)展已十五餘年，
生產(chǎn)包含：太陽能電池片、太陽能大小組件、IC晶圓片…等。

因應(yīng)公司發(fā)展佈局，選擇鼎新成為戰(zhàn)略夥伴

　　近年來隨著公司不斷成長(zhǎng)，對(duì)於作業(yè)流程效率的提升，表單資料的有效管理、前後端資料的勾稽等議題，林祺新總經(jīng)理(以下簡(jiǎn)稱林總經(jīng)理)已經(jīng)提前佈局，思考公司下一步的方向。「根據(jù)過去的經(jīng)驗(yàn)，了解ERP系統(tǒng)導(dǎo)入可以協(xié)助包含：流程化管理、人員作業(yè)精簡(jiǎn)，以及財(cái)務(wù)報(bào)表產(chǎn)出等，皆有很大的助益，思考公司未來的發(fā)展，ERP的導(dǎo)入是必要的！」禾原考量過去使用經(jīng)驗(yàn)和後續(xù)公司上市上櫃的準(zhǔn)備計(jì)劃，最終選擇鼎新作為導(dǎo)入ERP的合作夥伴。

▲禾原新能源參與ERP專案的同仁都感同身受，肯定系統(tǒng)的導(dǎo)入對(duì)於自己日常作業(yè)效率的提升。

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　　林總經(jīng)理表示：「會(huì)選擇鼎新主要是因?yàn)檫^去的使用經(jīng)驗(yàn)，另一方面，評(píng)估未來需要的報(bào)表、流程、內(nèi)稽內(nèi)控的綜合需求，對(duì)於鼎新系統(tǒng)可以達(dá)到的效益有所期待，因此選擇和鼎新合作」。

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庫存資訊即時(shí)呈現(xiàn)，物料管理效率提升

　　ERP導(dǎo)入後，對(duì)於庫存資訊的掌控更加即時(shí)，每週需要的庫存報(bào)表，從30分鐘的彙整時(shí)間縮減到只需5分鐘就可以產(chǎn)出完整的資料。在過去沒有ERP系統(tǒng)的作業(yè)模式，庫存資料透過EXCEL管理，定時(shí)要把銷貨、進(jìn)貨的紙本單據(jù)回饋到EXCEL的庫存數(shù)量上，耗時(shí)又費(fèi)工；導(dǎo)入系統(tǒng)後，紙本單據(jù)的產(chǎn)出源自於系統(tǒng)，在維護(hù)銷貨單或採(cǎi)購(gòu)單的同時(shí)，也等同在進(jìn)行庫存數(shù)量異動(dòng)的紀(jì)錄，庫存數(shù)量準(zhǔn)確也方便追蹤。

　　「透過系統(tǒng)的庫存相關(guān)報(bào)表(庫存預(yù)計(jì)狀況表、客戶銷貨明細(xì)表、品號(hào)預(yù)計(jì)進(jìn)貨表)，可以很快地整理出目前庫存量、預(yù)計(jì)進(jìn)貨量、預(yù)計(jì)出貨量等，可知道什麼時(shí)候要採(cǎi)購(gòu)多少數(shù)量，也可立即回覆業(yè)務(wù)單位?！关?fù)責(zé)進(jìn)行庫存數(shù)量管控的總經(jīng)理特助尤小姐表示。

資訊前後勾稽，財(cái)務(wù)結(jié)帳資訊更完整

　　相較於其他產(chǎn)業(yè)，對(duì)於從事太陽能「品牌通路」的Newsolar禾原新能源來說，資訊系統(tǒng)導(dǎo)入後最大的價(jià)值，是資料的前後勾稽與資訊串接。尤小姐：「因之前有使用ERP的經(jīng)驗(yàn)，歷史資料查詢簡(jiǎn)便，但這裡所有的單據(jù)都沒有前端的單子可以追朔?！?/p>

　　負(fù)責(zé)出貨的胡小姐也有感而發(fā)：「之前沒有系統(tǒng)作業(yè)時(shí)，發(fā)現(xiàn)出貨的料號(hào)和進(jìn)貨的料號(hào)無法對(duì)接，需要翻找紙本核對(duì)，平均10張單子，大約會(huì)有2張單子會(huì)發(fā)生這樣的問題，遇到客戶退貨時(shí)也需找當(dāng)初進(jìn)貨的單據(jù)，來往作業(yè)耗時(shí)10分鐘，系統(tǒng)資料勾稽後，可直接查詢歷史資料，可以立刻知道採(cǎi)購(gòu)時(shí)間，避免前後料號(hào)不一致?！?/p>

　　另一方面，會(huì)計(jì)人員曾小姐在帳務(wù)查核上，從後知後覺，轉(zhuǎn)變成即時(shí)了解與更正，提高在帳務(wù)查核上的控管?！敢酝止ぷ鲙れ对碌捉Y(jié)帳的時(shí)候，才發(fā)現(xiàn)前端資料有異常，再去深究。之前的進(jìn)銷存管理只管到數(shù)量，沒有金額，每每都要花上1~2天查帳?，F(xiàn)在可以1個(gè)禮拜就查核一次帳，系統(tǒng)可以連結(jié)前端資料很方便，較有效率，結(jié)帳流程時(shí)間精簡(jiǎn)許多?！?/p>

精進(jìn)日常作業(yè)流程，強(qiáng)化同仁溝通效率

　　系統(tǒng)導(dǎo)入取代原本需要將資訊重複輸入電腦的重工作業(yè)，資訊化的資料亦提升夥伴間的溝通。禾原新能源主要的存貨放置於竹東分公司，臺(tái)北總公司負(fù)責(zé)管理出貨的胡小姐，在存貨的控管上採(cǎi)用先進(jìn)先出法，必需於出貨通知單上決定要先出哪一批存貨，「沒有使用批號(hào)管理的時(shí)候，只好憑印象和經(jīng)驗(yàn)決定出貨優(yōu)先順序，透過系統(tǒng)的批號(hào)管理，可以精準(zhǔn)指定出貨順序，節(jié)省與竹東倉(cāng)庫同仁來往確認(rèn)的時(shí)間。」

　　對(duì)於業(yè)務(wù)單位的同仁楊先生也有很大的幫助：「我認(rèn)為工作量減化且資料處理更即時(shí)。例如客戶資料的整理，以往紙本客戶資料維護(hù)統(tǒng)一由我負(fù)責(zé)，但有些客戶資料我無法準(zhǔn)確掌握；系統(tǒng)導(dǎo)入後，同仁輸入自己的客戶並負(fù)責(zé)維護(hù)?！乖趫?bào)價(jià)和訂單的處理上也更加方便，提高單據(jù)輸入準(zhǔn)確率。

　　禾原新能源參與ERP專案的同仁都感同身受，肯定系統(tǒng)的導(dǎo)入對(duì)於自己日常作業(yè)效率的提升。

各部門偕同合作，成功導(dǎo)入系統(tǒng)上線

　　為了配合往後的上市上櫃計(jì)畫，達(dá)到資料的完備，以及ERP專案成本的考量，禾原新能源2015年6月份啟動(dòng)的ERP專案，預(yù)計(jì)以1個(gè)月時(shí)間導(dǎo)入上線，並將2015年1到6月的異動(dòng)單據(jù)補(bǔ)入系統(tǒng)。對(duì)於ERP專案要成功導(dǎo)入風(fēng)險(xiǎn)很高，提到當(dāng)初的決議，林總經(jīng)理補(bǔ)充指出：「除了要配合後續(xù)的上市櫃計(jì)畫，主要是因?yàn)榻衲?到6月份的單據(jù)都有完整保留，所以才決定要進(jìn)行補(bǔ)入?！?/p>

　　專案成員在學(xué)習(xí)系統(tǒng)、準(zhǔn)備基本資料的同時(shí)，還需同時(shí)整理1到6月的補(bǔ)單資料，對(duì)於專案導(dǎo)入期間專案成員的付出和努力，林總經(jīng)理和顧問團(tuán)隊(duì)給予大力的表揚(yáng)，鼎新許逸婷顧問師讚賞地說：「專案導(dǎo)入期間，為了掌握專案時(shí)程，得知禾原同仁假日會(huì)加班，希望能讓系統(tǒng)如期上線，這讓我很驚訝，成員願(yuàn)意這樣努力，真的很難得！所以也盡可能地提供及時(shí)的協(xié)助，幫助他們把任務(wù)完成！」

系統(tǒng)導(dǎo)入成功關(guān)鍵因素

1.高階主管支持與高度關(guān)注：

在ERP導(dǎo)入期間，林總經(jīng)理除了將ERP導(dǎo)入專案列為會(huì)議固定報(bào)告的事項(xiàng)外，也陪伴著專案成員進(jìn)行ERP操作的學(xué)習(xí)和流程擬定。

本次ERP PM許小姐補(bǔ)充說明：「我們留多晚，林總就陪我們留多晚，一開始系統(tǒng)上線，有很多流程問題要決策，有林總在，很多事情就可以立刻得到解答」。

2.專案成員積極參與：

「因?yàn)槲覀冎烙邢到y(tǒng)之後，在資料的追蹤和日常作業(yè)都會(huì)更有效率！」許小姐表示。另外，林總經(jīng)理也提供了專案成員努力的誘因，將鼎新ERP專案導(dǎo)入成功與否作為年度KPI，讓專案成員們對(duì)於工作的目標(biāo)更加清楚有動(dòng)力。

3.鼎新服務(wù)體系與顧問專業(yè)輔導(dǎo)：

除了專門課程及E-Learning外，鼎新提供很多的服務(wù)窗口，顧問除了協(xié)助禾原新能源進(jìn)行流程與系統(tǒng)整體架構(gòu)規(guī)劃外，因?yàn)榭剂繉０干暇€的急迫性，盡可能即時(shí)回覆問題，並追蹤處理進(jìn)度，讓專案兼顧品質(zhì)與時(shí)間，順利上線。林總經(jīng)理對(duì)於顧問的付出給予高度的肯定與感謝：「顧問在這段期間也投入了很多心力，常常會(huì)接到我們千奇百怪的問題，真的是很感謝顧問的幫忙！」

與鼎新攜手創(chuàng)造資訊系統(tǒng)價(jià)值，為精進(jìn)管理紮根

　　禾原新能源在上線後仍持續(xù)精進(jìn)優(yōu)化內(nèi)部的作業(yè)流程，此次ERP專案的成果除了達(dá)到E化的效益外，對(duì)於禾原新能源流程優(yōu)化的能力有所提升。林總經(jīng)理對(duì)於E化的結(jié)果感到滿意，也對(duì)於本次專案成員的付出給予回饋獎(jiǎng)金。禾原新能源ERP專案導(dǎo)入，在管理高層大力支持、專案成員的努力和頂新顧問的專業(yè)協(xié)助下，獲得了良好的成果。

　　未來，透過本此ERP輔導(dǎo)上線的經(jīng)驗(yàn)積累，禾原新能源對(duì)於吳江廠的E化管理和管理優(yōu)化，將邁向更上一層的里程碑。

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