資訊E化是開啟執(zhí)行力大門的一把鑰匙

文：黃子豪

業(yè)興公司

發(fā)布時間： 2018-10-16 16:26:00

企業(yè)流程管理

環(huán)境保護工程從業(yè)興開始

　　業(yè)興公司為國內(nèi)最早從事土壤及地下水環(huán)境保護之專業(yè)公司之一，同時稟承母公司中興工程顧問公司「正派經(jīng)營、品質(zhì)保證、追求卓越、創(chuàng)新突破」理念，致力於發(fā)展土壤與地下水環(huán)境場址調(diào)查、土壤與地下水污染整治以及地下水資源探勘等三大技術(shù)領(lǐng)域，服務(wù)對象遍及各級政府部門、大型技術(shù)顧問機構(gòu)及產(chǎn)業(yè)各界，並以值得信賴的服務(wù)品質(zhì)與踏實誠懇的工作態(tài)度，深獲所有業(yè)主好評。近年來，業(yè)興公司除了土壤及地下水領(lǐng)域，陸續(xù)取得甲級地下水鑿井業(yè)、環(huán)境檢驗測定機構(gòu)(土壤及地下水採樣許可認證)等專業(yè)資格外，更逐步將業(yè)務(wù)範圍擴增至廢水處理工程及廢水處理代操作等其他環(huán)境工程領(lǐng)域，以提供業(yè)主更佳之技術(shù)服務(wù)。

更多《業(yè)興環(huán)境科技》資訊，請至：http://www.setl.com.tw/web/index.htm

一切偉大的行動和思想，都有一個微不足道的開始

　　過去業(yè)興採用傳統(tǒng)紙本簽呈，在營運過程常有大量的表單需由主管核準，但常因主管出差往返臺北、高雄大社、高雄前鎮(zhèn)三大營運據(jù)點，以致於簽核時效受到影響，特別是用印、請假、加班申請影響最大，有鑑於此資訊單位便開始尋訪相關(guān)資訊系統(tǒng)，在這因緣際會中，透由鼎新業(yè)務(wù)介紹EasyFlow電子表單(BPM)產(chǎn)品應(yīng)用，加上鼎新提供專職BPM客服專線服務(wù)深獲業(yè)興信賴，經(jīng)高階主管及資訊單位評估及總經(jīng)理決定後，開始進行鼎新EasyFlow電子表單(BPM)導(dǎo)入，業(yè)興環(huán)境科技就此展開一連串工程表單企業(yè)流程管理。

成功不是贏在起跑點或終點，而是贏轉(zhuǎn)折點

　　絕大部份的企業(yè)在導(dǎo)入系統(tǒng)的過程實難免遇到瓶頸，如同業(yè)興要由紙本作業(yè)轉(zhuǎn)為系統(tǒng)化的過程。但高層的支持總經(jīng)理全程參與並布達上線目標，加上專案負責人秋梅密切與相關(guān)單位共同討論排除問題，本專案最後才能順利上線。

　　本專案透過雙向溝通共同訂定請假、請購…等單據(jù)流程及各相關(guān)單位核決權(quán)限，如下表：

?

　　透過EasyFlow流程設(shè)計精靈將複雜流程透過簡單的畫面制訂標準流程。表單欄位呈現(xiàn)也是如此，為控管必填資料EasyFlow針對必填欄以黃底提醒使用者，透過貼心的設(shè)計自動將填單者相關(guān)資訊預(yù)設(shè)於欄位中，不但能減少人為填寫的錯誤，還能加速表單的完成。

▲圖：EasyFlow針對必填欄以黃底提醒使用者

管理的價值是由自己決定的

　　業(yè)興有專職的助理透過mail追蹤表單進度，但工作程序相當繁瑣，常發(fā)生單據(jù)缺漏或遺失，流程中應(yīng)簽而未簽也常發(fā)生，以致於影響工程進度。熟悉EasyFlow系統(tǒng)架構(gòu)功能及應(yīng)用價值後，業(yè)興開始發(fā)展工程業(yè)相關(guān)表單，從工作計畫申請單、計畫服務(wù)費劃分表、計畫結(jié)案終止、取消申請單等，系統(tǒng)上線後除了能透過電子表單傳遞資料減少人工mail發(fā)送的錯誤率，申請人員還可由原稿查詢表單流程進度，管理者也能經(jīng)由系統(tǒng)所提供的表單審核狀況查詢作業(yè)，查詢出未審核人員。

業(yè)興上線表單清單如下：

▲圖：計劃工作開始申請單

▲表：未結(jié)案表單

　　然而行動化不在是高科技電子業(yè)的應(yīng)用，競爭力取決於執(zhí)行力。業(yè)興為落實執(zhí)行力，高階主管透過手機操作鼎新行動商務(wù)App，對較急於處理的表單可直接於手機上進行簽核，解決高階主管行動上無法使用電腦簽核的問題，加速決策執(zhí)行力。以往每個簽核流程平均需花約1至2天，導(dǎo)入EasyFlow後簽核時效縮短一半，平均每道流程一天內(nèi)皆可完成。

　　過去人事請假、加班單統(tǒng)一每週由各營運聚點彙整後寄回臺北由專人記錄，相當耗時費力，系統(tǒng)化後人員可隨時隨地填寫表單，系統(tǒng)接獲訊息後由網(wǎng)路自動發(fā)送簽核流程，提醒主管簽核，做到即時送簽即使處理，相較過去更便於掌控單據(jù)進度，除此之外還能針對未簽核的報表資訊，做為改善內(nèi)部管理及運作的依據(jù)。

▲表：表單審核效率分析

偉大進步，來自於嶄新的理想

　　業(yè)興解決使用者填單、異地送單及主管行動簽核問題後，總經(jīng)理對於未來E化的長期規(guī)劃，需將目前表單整合為一套專案管理系統(tǒng)，對以往非結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)表單，整合為一套結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)，讓管理者依據(jù)計劃編號查詢目前計畫相關(guān)業(yè)主資訊、預(yù)算、支出、人員、計劃進度、請款記錄、計劃變更事項、契約內(nèi)容及計劃完成相關(guān)證明等，管理者可以即時得知計劃進度及變更事項，有效控管預(yù)算及支出是否損益兩平，並將表單彙整於一套系統(tǒng)中，進行資訊統(tǒng)疇管理，不再是由人工彙整文件，進行文件歸檔管理，處理回覆時效性也能大大提升。

　　資訊E化不斷進行，業(yè)興一步步朝理想邁進，期望未來透過EasyFlow全面實施E化，讓管理者透過系統(tǒng)經(jīng)營管理，提升企業(yè)競爭力。感謝業(yè)興環(huán)境科技陳秋梅小姐接受鼎新電腦專訪，以及業(yè)興環(huán)境科技全體同仁配合系統(tǒng)上線成功。

更多案例