凡事康流體明確組織定位，落實管理制度

文：蔡慧君

凡事康流體

發(fā)布時間： 2018-08-29 18:31:00

企業(yè)流程管理

凡事康流通 面對成長不得不變的系統(tǒng)管理思維

　　凡事康在水處理領(lǐng)域裡的技術(shù)與服務(wù)一直是客戶的滿意信心來源，十餘年來，內(nèi)部經(jīng)營管理都延用一套個體開發(fā)的進銷存軟體，可隨時依據(jù)內(nèi)部需求進行系統(tǒng)調(diào)整。但隨著市場需求與反應(yīng)門檻越益升高，就算是傳統(tǒng)製造業(yè)也必須能夠更即時、更準確的回應(yīng)顧客需求，加速內(nèi)部作業(yè)處理與溝通等組織運作，因此，數(shù)年前凡事康開始尋求相關(guān)資源供應(yīng)廠商，欲導(dǎo)入適合本身體質(zhì)之ERP及相關(guān)管理產(chǎn)品。

　　凡事康花費許久時間評估當時市面上的資訊軟體廠商，經(jīng)多方面審慎思量後，信任鼎新電腦經(jīng)過長期發(fā)展與通過市場考驗，決定導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)，也一併選擇整合性高且穩(wěn)定的鼎新EasyFlow流程管理系統(tǒng)，將內(nèi)部表單簽核流程全面電子化，希望可以透過系統(tǒng)協(xié)助，落實內(nèi)部流程與制度管理，由凡事康管理部經(jīng)理蔡金樹先生(以下簡稱蔡經(jīng)理)及人事副組長陳振泰先生擔任專案負責人及主要執(zhí)行系統(tǒng)導(dǎo)入的任務(wù)。

運用系統(tǒng)整合，落實組織階層，明確組織自我定位

　　凡事康剛開始導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)主要目的，是與鼎新ERP系統(tǒng)的單據(jù)整合，能夠輕鬆銜接，減輕人員loading，故先鎖定導(dǎo)入單量較高的採購模組與訂單模組相關(guān)單據(jù)，依照公司核決權(quán)限設(shè)定至EasyFlow系統(tǒng)自動傳簽。

　　同時，凡事康也採用鼎新的M-Business進行行動簽核及公司內(nèi)部資訊的取得，打破時間與空間的限制，透過手機可即時獲得需要的訊息。當表單需簽核時，也可即時透過手機簽核快速回應(yīng)與決策，提升決策與行動效率。

　　就像是業(yè)務(wù)單位原本的客戶報價單由客戶回簽後只存放於文件夾中，沒有明確的報價權(quán)責與制度，但在導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)時，相關(guān)主管針對報價制度與簽核流程明確訂定出來，並透過EasyFlow系統(tǒng)落實核決權(quán)限，主管即使外出也可直接透過手機進行核決。除了免去人工送簽的困擾，希望藉此將流程透明化，職責權(quán)限畫分明確，組織運行也更順暢。

　　以往組織在員工心裡就是一張組織架構(gòu)圖，難以具體呈現(xiàn)，導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)後，員工對於公司組織結(jié)構(gòu)定位更加清楚，因為EasyFlow系統(tǒng)主要由組織流程應(yīng)用，使組織中各單位所擔任職掌更加明確。若能再應(yīng)用績效考核管理，擬定各單位KPI，落實流程管理，更加明確定訂組織目的，不會再有工作模糊地帶，過去互相推責或未界定工作事項等狀況也將不再發(fā)生。

　　管理部蔡經(jīng)理提到：『EasyFlow系統(tǒng)導(dǎo)入上線後，改變了原本管理模式。除了組織、階層更明顯，每個人在組織自我定位更明確，流程重點能夠明顯顯現(xiàn)，進而落實內(nèi)部管理制度，讓管理制度不再只是口號?！?/p>

　　EasyFlow系統(tǒng)使用效益在上線後立即呈現(xiàn)，流程可隨時追蹤查詢，資訊回覆也更即時，也因為EasyFlow系統(tǒng)上線而讓內(nèi)部流程不足的地方更能明顯顯現(xiàn)出來，進而引動內(nèi)部人員主動溝通與調(diào)整相關(guān)作業(yè)流程。例如在國內(nèi)出貨流程原先內(nèi)部出貨處理程序常常因為雙方認知有差異而發(fā)生衝突，後來因為系統(tǒng)上線而重新規(guī)範與訂定實際出貨標準程序與流程，透過EasyFlow系統(tǒng)設(shè)定後自動執(zhí)行相關(guān)流程，相關(guān)人員皆依照標準流程進行。

深化應(yīng)用，建構(gòu)內(nèi)部組織資訊網(wǎng)

　　在EasyFlow系統(tǒng)導(dǎo)入時，管理部也開始著手規(guī)劃與進行e化內(nèi)部紙本表單與流程，上線表單包含對內(nèi)部管理很重要的每月人員績效表、每月人事單位需耗時蒐集的請假單\加班單、紀錄會議重要事項的會議通知單、透過系統(tǒng)自動發(fā)布的管理部電子公告單等相關(guān)重要表單電子化。

　　對凡事康績效考核與獎金制度很重要的每月人員績效表，原本是每個月都要靠紙本傳遞與人工整理，耗費人力工時處理的表單，常常逾時?，F(xiàn)在透過EasyFlow系統(tǒng)直接填寫表單與內(nèi)容，將表單送出後由系統(tǒng)自動傳簽，最後經(jīng)由負責單位透過系統(tǒng)將績效考核結(jié)果匯出EXCEL，資料即可直接利用或產(chǎn)生相關(guān)報表。

　　另一張紀錄會議重要事項的會議通知單，在每次會議結(jié)束後，將當次會議重要決策與待辦事項紀錄於表單中，並透過EasyFlow系統(tǒng)通知會議相關(guān)人員作為依據(jù)。相關(guān)人員可隨時透過系統(tǒng)查詢會議通知單未完成待辦事項，也成為之後行動與決策重要依據(jù)。

　　運用EasyFlow系統(tǒng)做為內(nèi)部管理機制的基礎(chǔ)來源，將原先許多無法量化或不易搜集的資料，藉由EasyFlow系統(tǒng)讓使用者將資訊記錄在表單上，相關(guān)管理單位不需再自行人工搜集資訊，可利用表單記錄自行匯整、統(tǒng)計，達到更佳的管理效益。

　　管理部蔡經(jīng)理更提到：『EasyFlow Power很大，應(yīng)用範圍可無止盡延伸，透過EasyFlow系統(tǒng)可將內(nèi)部各組織部門構(gòu)成緊密的內(nèi)部資訊網(wǎng)?！?
根據(jù)系統(tǒng)統(tǒng)計目前使用表單電子化使用狀況，成果如下清單：

▲表單使用狀況分析表(資料來源：凡事康流體科技)

著重溝通與教育訓(xùn)練，有效應(yīng)用鼎新資源

　　在開始導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)後，凡事康因應(yīng)資訊系統(tǒng)導(dǎo)入專案而成立專案上線小組，成員中主要Key Man有生管副理徐祥亮先生、財務(wù)副理林麗瑛小姐、人事副組長陳振泰先生，皆具有高抗壓性與積極度的特性，其中財務(wù)副理林麗瑛小姐有導(dǎo)入經(jīng)驗與財務(wù)背景，對導(dǎo)入過程幫助頗大。

　　各部門種子人員除了本身的工作需完成，還有導(dǎo)入專案賦予的任務(wù)要同時進行，一開始分身乏術(shù)，員工開始出現(xiàn)不適應(yīng)、不願意配合學(xué)習(xí)等反彈現(xiàn)象，甚至還有人因排斥而離職。管理部蔡經(jīng)理與小組成員因而密切重視各部門實際導(dǎo)入狀況，與各部門隨時保持良好溝通，即時協(xié)助與解決各部門問題。

管理部蔡經(jīng)理也分享鼎新系統(tǒng)導(dǎo)入成功的關(guān)鍵因素，如下：

1. 與鼎新顧問保持密切與良好互動: 因每間公司流程與狀況不同，一開始先讓鼎新顧問充分了解公司內(nèi)部流程，再藉由鼎新顧問依據(jù)過去輔導(dǎo)經(jīng)驗提供解決方案。

2. 充分學(xué)習(xí)與討論:凡事康除了指派人員至鼎新上面授大班課，也規(guī)劃員工在公司內(nèi)部一起透過elearning學(xué)習(xí)，盡量排除個人或工作因素共同學(xué)習(xí)，在學(xué)習(xí)過程中大家互相討論，課程結(jié)束後也定會透過實機操作驗證學(xué)習(xí)狀況。

深化應(yīng)用資訊系統(tǒng)，E化之路永無止盡

　　凡事康目前已完成ERP整合表單電子簽核與自製表單開發(fā)，後續(xù)管理部將繼續(xù)規(guī)畫其他進階表單，鼎新顧問也建議凡事康後續(xù)可再將日常管理或異常管理相關(guān)的表單應(yīng)用至EasyFlow系統(tǒng)中，舉凡工作日報表、客訴單、矯正預(yù)防措施等表單。

　　日後可運用EasyFlow資料統(tǒng)計分析，選取關(guān)鍵欄位等資料作為分析來源，讓管理者能夠依據(jù)資料進行內(nèi)部流程檢討會議或進行最佳決策，洞悉管理瓶頸，調(diào)整內(nèi)部作業(yè)流程，朝深度使用方向進行，未來將繼續(xù)朝向企業(yè)資訊化，將資訊化範圍擴及至專案進度控管、生產(chǎn)進度控管、客戶關(guān)係管理等層面繼續(xù)邁進。

　　未來凡事康更可以因為全面資訊化這樣的好基礎(chǔ)，可以在各方便取得起跑優(yōu)勢，鼎新也將持續(xù)站在輔助的角色，提供良好的E化顧問諮詢。

▲感謝凡事康接受鼎新電腦採訪。左起為人事副組長陳振泰先生、鼎新電腦中南區(qū)整合輔導(dǎo)事業(yè)部顧問經(jīng)理黃子豪、
凡事康管理部經(jīng)理蔡金樹先生、鼎新電腦EasyFlow顧問師陳杏君、顧問師蔡慧君。

企業(yè)簡介

　　凡事康流體科技股份有限公司(以下簡稱凡事康)創(chuàng)立於2000年，從事水處理設(shè)備、各種濾芯耗材之生產(chǎn)製造與銷售。提供給顧客各種水處理設(shè)備之產(chǎn)品與零配件，透過資源累積與整合，建立企業(yè)優(yōu)勢與競爭能力，並持續(xù)投入研發(fā)，以提昇產(chǎn)品品質(zhì)、市場競爭力與客戶滿意度。積極朝專業(yè)製造廠商提昇一貫性之服務(wù)品質(zhì)，創(chuàng)造客戶與公司之雙贏利潤。

　　凡事康持續(xù)的研究與開發(fā)，組織包括行銷、研究與開發(fā)、製造與創(chuàng)造，擁有R&D團隊部門，並有專業(yè)製造器材的實驗室，充分地顯示它的堅固製造能力；另一投資在過濾器製造業(yè)中，開發(fā)各種的過濾器，凡事康在市場提供OEM與ODM服務(wù)。

　　凡事康成立迄今，在水處理領(lǐng)域裡之技術(shù)與服務(wù)一直是客戶的滿意信心來源，更努力締造中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)成功的典範。為了符合全球?qū)ζ焚|(zhì)管理的潮流與要求，凡事康毅然導(dǎo)入ISO 9001：2008品質(zhì)管理系統(tǒng)標準來建立本公司的品質(zhì)管理系統(tǒng)，期望系統(tǒng)標準化的管理能健全制度、提昇快速服務(wù)品質(zhì)水準，更能提供滿足本公司客戶需求的最佳選擇。更多資訊請至：http://www.fluxtek.com/

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