彈性運用管理報表，提高資金運用效益，監(jiān)控企業(yè)營運效能

文：陳柔澄

睿普工程

發(fā)布時間： 2018-08-29 18:38:00

為國內(nèi)環(huán)保和工業(yè)產(chǎn)業(yè) 提供專業(yè)服務

　　睿普工程股份有限公司成立於2001年，睿普為美國上市公司Thermo Environmental Instruments Inc（現(xiàn)改名為Thermo Fisher Scientific），與德國Siemens PI2 Process Analytics 等一級品質(zhì)及歷史悠久分析儀器製造廠之臺灣獨家代理商，並同時代理其他知名歐美品牌分析儀器及系統(tǒng)軟體，藉由原廠直接技術(shù)支援，配合睿普經(jīng)驗豐富的工程師群及專業(yè)技術(shù)人員提供技術(shù)諮詢、設備銷售、系統(tǒng)規(guī)劃施工、售後服務及操作維護等項目，主要服務客戶對象為環(huán)保和工業(yè)產(chǎn)業(yè)。營業(yè)領域為分析儀器相關專業(yè)，涵蓋系統(tǒng)整合、操作維護技術(shù)服務等主要分為工業(yè)儀器部門和環(huán)境工程部門，除可提供監(jiān)測儀器應用於環(huán)境科學、工業(yè)安全、工業(yè)製程監(jiān)控及毒化物緊急災害應變等領域外，還提供設計規(guī)劃於儀錶管線站房施工，另有組裝取樣系統(tǒng)、資料處理系統(tǒng)服務等。分析儀器之客戶群：國營事業(yè)單位（中油、臺電..等）、研究單位（工研院、各公私立學院..等）、環(huán)境保護單位（環(huán)保署、各縣市環(huán)保局..等）及私人公司(臺塑集團、臺苯..等)。監(jiān)測系統(tǒng)之客戶群：臺北市環(huán)保局「新設空氣品質(zhì)測站計畫」、高雄市環(huán)保局「空氣品質(zhì)自動監(jiān)測站操作及功能維護計畫」..等。製程分析設備之客戶群:如中油、臺塑…等之GC/MS和CGA規(guī)劃設置..等。

尋找符合專案管理的資訊系統(tǒng)，解決基層及中高階層的資訊管理痛點

　　睿普工程產(chǎn)業(yè)商業(yè)模式，從業(yè)務與客戶洽談開始就需要幫客戶做專案需求規(guī)劃預算紀錄。業(yè)務提報報價單給客戶前，需先將專案預算成本表送交業(yè)務主管審核，主管核準後才能給客戶報價。一年約有3、4百個大小專案，大專案工程期有的長達2~3年，小專案平均大概也都要4~6個月。專案的請購、採購、出貨、收款..等進度以及專案成本、費用、利潤..等細項工作的執(zhí)行狀況了解及進度追蹤，缺乏一套有效率系統(tǒng)協(xié)助管理。各單位幾乎都需要靠Excel人工維護收集專案所需的紀錄及產(chǎn)出管理報表，Excel檔案維護耗時費力，容易出錯，能提供分析的內(nèi)容有限，資訊提供落後，管理不夠即時。經(jīng)審慎評估後，選擇與鼎新合作。鼎新協(xié)助規(guī)劃具有專案管理功能的?Workflow ERP系統(tǒng)及搭配V-Point EIS主管決策系統(tǒng)。希望透過ERP的專案系統(tǒng)功能，把專案交易過程中每個重要的環(huán)節(jié)資訊完整的紀錄。藉V-Point系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的整合功能，各單位所需的管理報表資訊可以經(jīng)由V-Point系統(tǒng)協(xié)助產(chǎn)出，希望能脫離人工整理維護Excel的噩夢，提升員工的工作效率，讓管理經(jīng)營層主管能隨時取得即時的管理資訊，提升決策速度及管理績效。

謹慎規(guī)劃，確保系統(tǒng)上線成功

　　楊月寬會計師對工程業(yè)的帳務流程及ERP系統(tǒng)導入都有豐富的經(jīng)驗， 總經(jīng)理特別指派她擔任此次睿普工程Workflow ERP及V-Point專案的PM工作。楊會計師說：「一般導入ERP系統(tǒng)時，常為了求快速上線，導入過程往往只會著重在日常作業(yè)的SOP流程設計，通常會忽略未將管理分析需求報表內(nèi)容納入ERP 的SOP流程的規(guī)劃範疇。往往在ERP上線後，開始需要看一些統(tǒng)計分析報表資訊時，才發(fā)現(xiàn)管理者分析管理報表所需的資訊在ERP有遺漏。好不容易ERP才剛上線，又要二次優(yōu)化重導，將缺少遺漏的資訊重新檢討修訂 ERP SOP流程的窘境」。會計師身兼兩個專案的PM，在ERP導入初期已盡量規(guī)劃預防，但還是有一些細節(jié)，例如：睿普多數(shù)的分析資訊都需要靠專案代號做串聯(lián)查詢，但ERP剛上線各單位並未落實維護專案代號，直到使用BI設計以專案代號做分析管理報表時，常會有專案資料維護疏漏或維護錯誤的問題，要再三叮嚀請各單位配合正確維護後，才順利取得正確的分析資訊。V-Point系統(tǒng)是中高階決策層取得經(jīng)營管理決策資訊的最佳資訊平臺，ERP系統(tǒng)是這些資訊提供的來源系統(tǒng)，兩者緊密相關。未能審慎完善的規(guī)劃，求快的結(jié)果反而是事半功倍，這個重要觀念一定要在ERP專案啟動初期就讓所有的專案成員充分了解，方能確保ERP及V-Point系統(tǒng)都能順利上線成功。

　　V-Point專案導入過程，透過鼎新專業(yè)的BI顧問師的引導，將需求題目做為實作教育訓練的題材，在顧問師循序漸進的引導下，很快就能學會如何活用工具設計所需的分析管報的技能。楊會計師說：「我沒有IT相關的背景，初期會先觀摩顧問課堂上協(xié)助教學設計完成的需求報表範例學習，先學習簡單的修改，再練習新增新的需求分析模型及報表，多練習幾題需求後，就越來越上手了。我本身對ERP資料流程很熟，與各單位主管討論需求後，很快可以協(xié)助設計出各單位所需的分析管理報表。透過這個專案的過程，不但順利協(xié)助公司推動V-Point專案順利上線，個人也多學會了一項專業(yè)技能，我個人從這個專案過程獲得很大的學習成就感 」。

V-Point 系統(tǒng)成功上線，提升人員工作效能

　　從2010年8月~2011年已經(jīng)將把各單位主要的分析報表改用V-Point系統(tǒng)設計取代，從2012年開始已全面完成上線。楊會計師分享一些已開發(fā)上線的分析管理報表如下：

專案總表及結(jié)算明細表--精準掌控專案執(zhí)行績效

　　睿普非常仰賴專案執(zhí)行流程控管，所以利用專案總表來查看報價、接單及實際執(zhí)行各階段的專案收入、成本(費用)、毛利、應收帳款收款、毛利率、收款達成率並比較各階段的收入、成本、毛利之差異率…等資訊。結(jié)算明細表可查看明細項目的接單時的數(shù)量、金額及最後結(jié)案的實際數(shù)量、金額的差異狀況。以往人工維護整理這些資料，每月至少要花10個工作人天，且結(jié)算過程中，若任一階段資料變動過，所有人工Excel資料都要逐項調(diào)整，故常會有人為疏忽或調(diào)錯的狀況。現(xiàn)在透過V-Point系統(tǒng)，ERP資料只要有修正，報表只要按下重新整理，分析資料就會呈現(xiàn)最新結(jié)果，不僅V-Point系統(tǒng)與ERP資料整合的功能效益十足，透過V-Point?MAIL OUT派送功能，主管們可以定期收到派送報表或隨時連到系統(tǒng)查看專案執(zhí)行績效，再也不用再擔心人為維護Excel疏忽造成錯誤資訊影響決策判斷的問題了。專案總表及結(jié)算表是專案工程業(yè)最難精確難掌控的資訊，透過鼎新ERP及V-Point系統(tǒng)的導入成功，決策層終於實現(xiàn)隨時可以取得各公司別、專案類型別的專案各階段的執(zhí)行績效資訊的願望。

資金預估表--加強營運資金管理及提高資金的運用效益

　　睿普有許多大型專案工程期平均都會超過2、3年，大型專案又是公司主要的營收來源，所以資金預估是決策層非常關注的管理重點。以往財務主管每月要耗費約3個工作天人工處理ERP與資金相關的資料，匯出Excel人工彙算整理，尤其是大型專案的資金預估資料，只能靠業(yè)務單位從Excel資料整理提供的數(shù)字做預估，資金預估的準確度約只有70%，且因為是人工編製資金預估表，通常最多只做到最近3個月的資金預估。配合ERP的專案預估系統(tǒng)上線，透過V-Point系統(tǒng)取得大型專案的資金預估，結(jié)合ERP其他相關作業(yè)資料直接從系統(tǒng)產(chǎn)生資金預估表，不但讓資金預估的準確度提升到85%，且主管隨時都可以從系統(tǒng)查到最新的資金預估表，需要查到未來3個月或6個月，甚至1年的資金預估的資料也都沒有問題。

透過資訊系統(tǒng)自動化管理機制提升整體營運績效

　　以前經(jīng)常會有專案請購單主管遺漏未簽核，或者是採購交期已逾期未交貨，未能即時跟催，影響專案的工程進度，目前已經(jīng)針對這些流程管控點設計異常檢核跟催報表，每天自動MAIL OUT派送提醒相關人員，系統(tǒng)主動提示異常待辦事項，大大提升人員的工作績效。又如過往採購單位每月至少要花3個工作人天，維護統(tǒng)計品類採購品項數(shù)量及金額提報原廠。現(xiàn)在隨時需要，立即可產(chǎn)生統(tǒng)計報表，透過V-Point系統(tǒng)讓睿普各單位主管都享受到主動式管理的便利性。睿普工程 張鍾祥 總經(jīng)理說：「在訊息萬變的競爭市場中，每個企業(yè)決策者都應該掌握公司即時的訊息，運用經(jīng)營管理報表，隨時做出正確的決策。導入V-Point系統(tǒng)後，主管們可隨時掌握即時資訊，透過資訊系統(tǒng)自動化管理機制提升整體營運績效，達成目標，邁向永續(xù)經(jīng)營?！?/p>

持續(xù)優(yōu)化管理報表應用深度，提升企業(yè)競爭力

　　透過V-Point系統(tǒng)導入上線已讓睿普的資訊系統(tǒng)與管理實務應用互相結(jié)合，睿普工程的產(chǎn)業(yè)別大型專案常有跨年度的問題，現(xiàn)行成本採用工程業(yè)全部認列法，用「在建成本」科目累積相關成本。目前已著手計畫要改採行完工比例法，待前端ERP流程細節(jié)都已經(jīng)完善後，相關的V-Point管理報表也將配合修正改版。企業(yè)經(jīng)營的多變是常態(tài)，透過V-Point系統(tǒng)上線成功的經(jīng)驗，睿普目前已經(jīng)能靈活應用V-Point系統(tǒng)，未來將持續(xù)定期與各單位主管檢討找出關鍵的管理需求議題，進行優(yōu)化分析報表內(nèi)容。決策層有信心將V-Point系統(tǒng)應用落實成為各單位主管的最佳決策工具，讓睿普的決策管理能力及企業(yè)競爭力更上一層樓。

▲感謝睿普工程接受鼎新電腦專訪。上圖由左而右：睿普工程 張鍾祥總經(jīng)理、
楊月寬會計師 (陳柔澄 攝影)

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